GHIDUL SECRETARULUI CONSILIULUI LOCAL UNIVERSITATEA DE STAT DIN MOLDOVA INSTITUTUL DE ADMINISTRAȚIE PUBLICĂ GHIDUL SECRETARULUI CONSILIULUI LOCAL CHIŞINĂU, 2024

UNIVERSITATEA DE STAT DIN MOLDOVA INSTITUTUL DE ADMINISTRAȚIE PUBLICĂ GHIDUL SECRETARULUI CONSILIULUI LOCAL Chi ș in ă u, 2024

Ghidul secretarului consiliului local Această publicație a fost realizată cu sprijinul Friedrich-Ebert-Stiftung(FES). Opiniile exprimate în această publicație aparțin autorilor și nu reprezintă în mod neapărat opinia FES. Coordonator de ediție: Serghei PALIHOVICI, doctor în politologie, director al Institutului de Administrație Publică din cadrul Universității de Stat din Moldova Echipa de autori: 1. Angela Popovici, doctor, conferențiar universitar, IAP/USM; 2. Tatiana Șaptefrați, doctor, conferențiar universitar, USM; 3. Diana Chiriac, master, Cancelaria de Stat; 4. Aurelia Țepordei, master, IAP/USM; 5. Tatiana Savca, master, IAP/USM; 6. Ludmila Andrievschi, master, IAP/USM; 7. Tatiana Castrașan, master, IAP/USM; 8. Svetlana Mitrofan, Președinta Rețelei Secretarilor din cadrul CALM. Descrierea Camerei Naționale a Cărții 2

CUPRINS: Ghidul secretarului consiliului local LISTA ABREVIERILOR...........................................................................................5 INTRODUCERE.......................................................................................................6 CAPITOLUL I. SECRETARUL CONSILIULUI LOCAL: ASPECTE GENERALE ȘI PROCEDURI DE PERSONAL..........................................11 1.1. Instituirea în funcție a secretarului consiliului local................................................. 11 1.2. Drepturi, obligații și incompatibilitățile funcției de secretar al consiliului local........ 19 1.3. Încetarea raporturilor de serviciu ale secretarului consiliului local........................ 23 1.4. Rolul secretarului în gestionarea resurselor umane.................................................. 24 CAPITOLUL II. ATRIBUȚIILE SECRETARULUI ÎN ASIGURAREA ACTIVITĂȚII CONSILIULUI LOCAL............................................29 2.1. Convocarea ședinței consiliului local.......................................................................... 29 2.2. Organizarea și participarea la şedinţele consiliului local.......................................... 32 2.3. Asistarea consilierilor şi comisiilor consultative de specialitate.............................. 33 CAPITOLUL III. ROLUL SECRETARULUI ÎN CONSOLIDAREA DEMOCRAȚIEI PARTICIPATIVE..............................................37 3.1. Asigurarea transparenței și accesul la informații de interes public......................... 37 3.2. Mecanisme de consultare și implicare a cetățenilor.................................................. 45 3.3. Participarea cetățenilor în procesul de achiziții publice........................................... 55 3.4. Implicarea cetățenilor în bugetarea participativă...................................................... 57 CAPITOLUL IV. ROLUL SECRETARULUI ÎN DESFĂȘURAREA PROCESULUI DECIZIONAL......................................................63 4.1. Elaborarea și consultare proiectelor de decizii ale consiliului local........................ 63 4.2. Participare și implicarea cetățenilor în procesul decizional..................................... 67 4.3. Facilitarea dezbaterilor și organizarea procedurii de vot în cadrul ședinței.......... 71 4.4. Documentarea procesului decizional.......................................................................... 74 CAPITOLUL V. GESTIONAREA ACTELOR NORMATIVE ALE AUTORITĂȚILOR PUBLICE LOCALE.............................................................83 5.1. Esența, categoriile și tipurile actelor normative locale.............................................. 83 5.2. Structura și conținutul actului normativ local........................................................... 87 5.3. Evidenţa actelor autorităţilor publice locale............................................................... 92 5.4. Controlul executării actelor normative locale............................................................ 96 3

Ghidul secretarului consiliului local CAPITOLUL VI. ATRIBUȚIILE SECRETARULUI ÎN ASIGURAREA BUNEI FUNCȚIONĂRI A PRIMĂRIEI.........................................103 6.1. Administrarea sediului şi a bunurilor primăriei....................................................... 103 6.2. Managementul documentului în administrația publică locală.............................. 109 CAPITOLUL VII. EXERCITAREA ATRIBUȚIEI UNITĂȚII GENDER LA NIVEL LOCAL..................................................................135 7.1. Rolul Secretarului consiliului local în asigurarea egalității de gen........................ 135 7.2. Abordarea integratoare de gen(Gender Mainstreaming) în procesul de guvernare locală.................................................................................. 137 7.2. Facilitarea colaborării pentru egalitate de gen și incluziune................................. 153 7.3. Monitorizarea cazurilor de discriminare.................................................................. 154 CAPITOLUL VIII. ETICA ȘI INTEGRITATEA SECRETARULUI CONSILIULUI LOCAL...............................................................159 8.1. Etică și integritate în administrația publică locală.................................................. 159 BIBLOGRAFIE.....................................................................................................170 4

AAP ADR ANI APC APL BL BNS BP GAL HG ODD ONDRL ONIPM ONU OTCS PP PPP RM SDSE SND SRAP TI UAT UTA UE Ghidul secretarului consiliului local LISTA ABREVIERELOR Academia de Administrare Publică Agenția de Dezvoltare Regională Autoritatea Națională de Integritate Administrația publică centrală Administrația publică locală Buget local Biroul Național de Statistică Buget public Grup de Acțiune Locală Hotărârea Guvernului Obiective de Dezvoltare Durabilă Oficiul Național de Dezvoltare Regională și Locală Oficiul Național de Implementare a Proiectelor de Mediu Organizația Națiunilor Unite Oficiul Teritorial al Cancelariei de Stat Politică Publică Parteneriat Public Privat Republica Moldova Strategie de Dezvoltare Socio-Economică Strategia Națională de Dezvoltare Strategia de Reformă a Administrației Publice Tehnologia informației Unitatea Administrativ-Teritorială Unitate Teritorială Autonomă Uniunea Europeană 5

Ghidul secretarului consiliului local INTRODUCERE „Secretul de a merge înainte este a începe” Mark Twain Republica Moldova, din momentul dobândirii independenţei şi până în prezent, parcurge o cale destul de dificilă spre edificarea unui sistem modern de administraţie publică, spre adaptarea acestuia la standardele europene. Procesul integrării Republicii Moldova în Uniunea Europeană continuă să fie direcţie principală strategică pentru întreaga societate. În acest context, un rol deosebit de important revine autorităţilor administraţiei publice locale. Prin art. 4 din Carta Europeană a Autonomiei Locale, se instituie principiul subsidiarităţii, stipulându-se că colectivităţile locale dispun, în cadrul legii, de întreaga competenţă de a lua iniţiativa pentru orice situaţie care nu este exclusă din domeniul competenţelor lor sau care nu este atribuită unei alte autorităţi. Administraţia publică locală reprezintă un sistem cât se poate de dinamic. Se schimbă permanent esenţa şi conţinutul necesităţilor sociale, deci şi obligaţia administraţiei publice de a le satisface. Pe de altă parte, este unanim recunoscut că valoarea unei administraţii este determinată de potenţialul său uman, după cum este cunoscut şi faptul că administraţia e posibilă cu legi rele şi funcţionari buni, dar nicidecum invers. Atât consiliile locale, cât şi primarii, sunt autorităţi elective, care se schimbă mai devreme ori mai t â rziu. Din acest motiv, o importanţă sporită o capătă prezenţa unei persoane care se bucură de stabilitate în funcţie şi care asigură continuitatea procesului administrativ la nivel local. O astfel de persoană nu poate fi decât secretarul consiliului. Evident, principalul purtător de cuvânt al unei autorități publice locale de nivelul întâi este primarul, dar majoritatea cetăţenilor se adresează după informaţii la secretarul consiliului, astfel secretarul devine o importantă verigă de legătură cu comunitatea. De rând cu aceasta, secretarul consiliului local este responsabil de un domeniu extrem de important – documentarea activității în toate aspectele acesteia. În această ordine de idei, amintim că însuși termenul„secretar” provenind din latinescul„secretum”(secret, taină), desemnează o persoană care ştie şi păstrează secrete. Sub aspect practic, meseria de secretar precedă – în timp istoric, apariţia denumirii sale. Dacă ţinem cont de faptul că primele forme ale scrierii au apărut din necesităţile administraţiei de stat de a emite dispoziţii, de a da ordine şi a administra bunuri, putem lega apariţia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autorităţilor, consideraţi a constitui prima celulă a birocraţiei, în Orientul antic. În special, în perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializaţi în comunicarea scrisa. Problema confidenţialităţii se punea, la vremea respectivă, numai pe cale orală, fiind extrem de rare persoanele care ştiau să citească. Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul şi prin evoluţia mijloacelor de comunicaţie, se conturează alte coordonate funcţionale ale acestei profesii. In perioada feudalismului, o data cu schimbările produse în sistemele de conducere prin apariţia 6

Ghidul secretarului consiliului local anumitor grade de ierarhizare si, prin apariţia hârtiei ca suport informaţional, munca de secretariat capătă contururile specializării. Astfel, persoana desemnată cu titlul de secretar, în Evul Mediu, se ocupa de corespondenţa monarhului sau a unor înalţi demnitari. Aceasta presupunea menţinerea în continuare, a sarcinilor iniţiale de caligrafiere a textelor, la care sau adăugat alte operaţiuni de expediere dar şi de evidenţă a circulaţiei documentelor scrise. In epoca modernă, o dată cu pătrunderea maşinilor de scris mecanice în structurile administrative, imaginea secretarului se asocia atât de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, încât activitatea respectivă se confunda până în epoca contemporana, cu cea de dactilograf. Trebuie să precizăm, însă, că din punct de vedere istoric, această meserie a aparţinut bărbaţilor, până la începutul secolului XX, când au început să fie promovate drepturile cetăţeneşti refuzate femeii secole de-a rândul. În epoca contemporană, conform statisticilor, 90-95% din funcţiile de secretar sunt ocupate de femei, în special în ţările Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate decât bărbaţii în domeniul competenţei sociale şi al inteligenţei emoţionale. Se conturează, astfel, noi cerinţe, privind practicarea acestei profesiuni. La începutul sec. XX funcția de secerar este inclusă în grupul de specialiști din cadrul cancelariilor și numai în 1964 la Institutul de Istorie şi arhivistică din Moscova a fost deschisă facultatea de ţinere a lucrărilor de secretariat de stat. În anul 1966 în sistemul Direcţiei Principale de Arhivă a URSS a fost creat Institutul Unional de cercetări ştiinţifice în domeniul lucrărilor de secretariat şi arhivă, care avea ca sarcină principală crearea Sistemului Unic de Stat de ţinere a lucrărilor de secretariat. Astfel, o perioadă îndelungată, rolul secretarului a fost perceput ca și parte a activității tehnice în cadrul unei entități. Cu referire la activitatea autorităților administrației publice locale, definirea rolului secretarului consiliului local poate fi efectuată doar în raport specificul acesteia, iar evoluția funcției de secretar este percepută în continuu ca o necesitate firească și obiectivă. Instituţia secretarului consiliului local este impusă şi de organizarea şi dezvoltarea continuă a colectivităţilor locale, de creşterea rolului acestora în viaţa economică şi socială, de aplicarea consecventă a principiului descentralizării și autonomiei locale. Conturarea rolului determinant al secretarului are loc odată cu obținerea independenței Republicii Moldova. Potrivit art. 58 al Legii nr. 310/1994 privind administrația publică locală„consiliul sătesc(comunal), orăşenesc(municipal) şi raional are secretar, care era concomitent şi secretarul primăriei satului(comunei), oraşului (municipiului), comitetului executiv raional.” Conform art. 49 al Legii nr. 186/1998„..consiliu local are un secretar salarizat din bugetul local”. Secretarul era funcţionarul public, de regulă, cu studii superioare. Tot acel act normativ stipula că secretarul consiliului local este concomitent şi secretarul satului (comunei), oraşului(municipiului). Legea nr. 123/2003 legifera instituţia secretarului local la art. 42, unde, iarăși, se menţiona că secretarul consiliului local este şi secretar al satului(comunei), oraşului (municipiului). 7

Ghidul secretarului consiliului local Finele anului 2006 pune începutul unei alte perioade, de ajustare a practicilor şi normelor legislative interne la principiile Cartei Europene a autonomiei locale şi al creării unui sistem eficient de funcţionare a administraţiei publice locale. În conformitate cu art. 37 din Legea nr. 436-XVI din 28.12.2006, candidatul la funcţia de secretar se va selecta pe bază de concurs. Persoana numită, în condiţiile legii, în funcţia de secretar trebuie să fie licenţiat al unei facultăţi(secţii) de drept sau de administraţie publică. După cum autoritățile publice reprezintă interesele locuitorilor, tot așa și secretarul este al întregii colectivităţi locale, al unităţii administrativ-teritoriale şi se află în serviciul acestora. Secretarul unităţii administrativ-teritoriale este persoana care asigură continuitatea şi permanenţa administraţiei publice locale. Secretarul are sarcina extrem de importantă de a asigura conformitatea cu legea a tuturor actelor emise de primar, precum şi a celor adoptate de consiliul local. Deşi legea nu o spune în mod expres, secretarul este practic juristul colectivităţii locale în care îşi desfăşoară activitatea. Este şi motivul pentru care legiuitorul a stabilit că pot ocupa o asemenea funcţie numai persoanele pregătite în domeniul respectiv. Prin această prismă, a fost lansată ideea elaborării, pentru prima dată în Republica Moldova, a Ghidului secretarului consiliului local. Scopul Ghidului este de a veni în susținerea secretarilor consiliilor locale cu informații actualizate și recomandări pe diverse aspecte ce țin de realizarea atribuțiilor acestora. 8

Ghidul secretarului consiliului local 9

Ghidul secretarului consiliului local „Succesul este suma unor mici eforturi, repetate zi de zi” Robert Collier 10

Ghidul secretarului consiliului local CAPITOLUL I. SECRETARUL CONSILIULUI LOCAL: ASPECTE GENERALE ȘI PROCEDURI DE PERSONAL 1.1. Instituirea în funcție a secretarului consiliului local Statutul funcției de secretar al consiliului local este definit de cadrul normativ în vigoare. Astfel, conform prevederilor Legii nr.436/2006 privind administrația publică locală, art. 37„ Secretarul consiliului local este și secretar al satului(comunei), orașului (municipiului). Legea nr. 158/2008 cu privire la funcția publică și statutul funcționarului public, prin art.9 litera h) atribuie secretarului consiliului satului(comunei), oraşului(municipiului), raionului şi secretar al preturii statutul de funcționar public de conducere. Funcția de secretar al consiliului local poate fi ocupată prin concurs, organizat în temeiul prevederilor Legii 158/2008, precum și ale Regulamentului cu privire la ocuparea funcției publice vacante prin concurs, aprobat prin Hotărârea Guvernului 201/2009. Ocuparea funcţiilor publice vacante se realizează în baza Sistemului de recrutare şi selectare, prevăzut de cadrul normativ în vigoare – Legea 158/2008, HG 201/2009. În scopul atragerii în autoritatea publică a candidaților pentru ocuparea funcției publice și al selectării din rândul acestora a celui mai potrivit candidat se organizează concurs pentru ocuparea funcției publice vacante. Concursul se organizează și se desfășoară în baza următoarelor principii( Figura 1): competiție deschisă informarea populației privind funcțiile publice vacante și/sau temporar vacante, asigurarea posibilității de participare liberă la concurs, pentru ca orice cetățean eligibil să- și poată realiza dreptul la ocuparea unei funcții publice compete nță și merit profesional selectarea celor mai competente persoane în baza unor criterii clar definite și a unei proceduri unice de evaluare egalitate a accesului la funcția publică transparență 11 asigurarea accesului la funcția publică al oricărei persoane care îndeplinește condițiile stabilite de lege, fără discriminare pe motive de sex, vârstă, rasă, etnie, religie, opțiune politică etc. furnizarea, în mod deschis, explicit și oportun, a informațiilor referitoare la modul de organizare și desfășurare a concursului tuturor persoanelor interesate

Ghidul secretarului consiliului local Dreptul de a participa la concurs îl au persoanele care îndeplinesc condițiile de bază prevăzute de lege pentru a candida la o funcție publică și cerințele specifice stabilite pentru ocuparea acesteia. Astfel, candidatul la funcția de secretar al consiliului local trebuie întrunească, cumulativ, următoarele condiții:  deţine cetăţenia Republicii Moldova;  cunoaște limba română;  are capacitate deplină de exerciţiu;  nu a împlinit vâ rsta de 63 de ani;  este aptă, din punct de vedere al stării sănătăţii, pentru exercitarea funcţiei publice, conform certificatului medical eliberat de instituţia medicală abilitată, dacă pentru funcţia respectivă s u nt stabilite cerinţe speciale de sănătate;  are studii superioare, absolvite cu diplomă de licență sau echivalentă, în drept sau în administrație publică;  în ultimii 5 ani, nu a fost destituită dintr- o funcție publică, inclusiv dintr- o funcție publică cu statut special sau nu i- a încetat contractul individual de muncă pentru motive disciplinare;  în ultimii 5 ani, în cazierul privind integritatea profesională nu are înscrieri cu privire la rezultatul negativ al testului de integritate profesională;  nu are antecedente penale nestinse pentru infracţiuni săvârşite cu intenţie;  nu este privată de dreptul de a ocupa anumite funcţii sau de a exercita o anumită activi tate, ca pedeapsă de bază sau complementară, ca urmare a sentinţei judecătoreşti definitive prin care s- a dispus această interdicţie;  nu are interdicția de a ocupa o funcţie publică sau de demnitate publică, ce derivă dintr- un act de constatare al Autorității Naționale de Integritate. N.B. Autoritatea publică poate stabili şi alte cerinţe specifice care se referă la specialitatea studiilor, cunoştinţe, abilităţi profesionale şi atitudini/comportamente necesare pentru exercitarea eficientă a funcţiei publice, acestea fiind stipulate în fişa postului aferentă funcţiei publice. În cazul în care niciun candidat nu deține studii superioare, absolvite cu diplomă de licență sau echivalentă, în drept sau în administrație publică poate fi numit candidatul care deține studii superioare, absolvite cu diplomă de licență sau echivalentă, în domeniul economic, financiar sau social, precum și candidatul care este încadrat într-un program de studii superioare în drept sau în administrație publică, aflându-se în ultimul an de studii. Organizarea concursului Concursul pentru ocuparea funcției de secretar al consiliului local este organizat de către consiliul local în subordinea căruia se află funcția publică și este desfășurat de co12

Ghidul secretarului consiliului local misia de concurs, modul de constituire al căreia este descris în Hotărârea Guvernului 201/2009. Astfel, comisia de concurs din cadrul autorităților administrației publice locale de nivelul întâi, instituite de consiliul local/primar, în conformitate cu subordonarea funcțiilor publice, este constituită, de regulă, din: - viceprimar, - 2-3 consilieri ai consiliului local, - 1-2 funcționari publici din primărie, inclusiv secretarul consiliului local, - un reprezentant al președintelui raionului care deține statutul de funcționar public. Atenție! Nu poate fi desemnat membru al comisiei de concurs funcționarul public care a fost sancționat disciplinar, iar sancțiunea disciplinară aplicată nu a fost stinsă în condițiile Legii nr. 158/2008.  Comisiile de concurs se constituie din 5-7 membri, inclusiv președinte și secretar și din 2 membri supleanți.  În calitate de președinte al comisiei de concurs pentru ocuparea funcției publice de conducere și de execuție nu poate fi numită o persoană cu funcție de demnitate publică, cu excepția comisiilor de concurs instituite în cadrul autorităților administrației publice locale de nivelul întâi. Conducătorul autorității publice nu poate fi numit în calitate de președinte sau de membru al comisiei de concurs pentru ocuparea funcției publice de conducere. Organizarea și realizarea concursului presupune desfășurarea mai multor activități și anume: 1. Pregătirea pentru organizarea concursului 2. Admiterea la concurs 3. Desfășurarea concursu lui 1. Pregătirea pentru organizarea concursului: Autoritatea publică organizatoare a concursului publică condițiile de desfășurare a concursului pe: - portalul guvernamental al funcțiilor publice pentru ocuparea cărora se organizează concurs(https://cariere.gov.md), - pe site-ul web oficial al autorității respective, - pe profilurile de socializare create pe rețelele de socializare ale autorității publice care a inițiat concursul, după caz. 13

Ghidul secretarului consiliului local DE REȚINUT! Daca autoritatea administrației publice locale care organizează concursul nu dispune de site web oficial sau de profil de socializare creat pe o rețea de socializare, condițiile de desfășurare a concursului pentru ocuparea funcției publice se afișează pe panoul informațional de la sediul autorității respective, într-un loc vizibil și accesibil publicului. Autoritățile publice pot publica condițiile de desfășurare a concursului pentru ocuparea funcției publice și într-o publicație periodică sau în alte mijloace de informare în masă. Condițiile de desfășurare a concursului se publică/afișează cu cel puțin 15 zile înainte de data desfășurării acestuia. Informația privind condițiile de desfășurare a concursului conține în mod obligatoriu: a) denumirea și sediul autorității publice organizatoare a concursului; b) denumirea funcției publice; c) scopul și sarcinile de bază ale funcției publice, conform fișei postului; d) condițiile de participare la concurs; e) documentele ce urmează a fi prezentate; f) bibliografia concursului; g) data-limită de depunere a dosarelor de concurs; h) modalitatea de depunere a dosarelor de concurs; i) cuantumul minim al salariului de bază și alte plăți salariale, determinate în condițiile cadrului normativ privind sistemul de salarizare în sectorul bugetar; j) numărul de telefon, adresa electronică și poștală, numele, prenumele și funcția persoanei responsabile de oferirea informațiilor suplimentare și de primirea dosarelor de concurs. În condițiile de participare la concurs se indică condițiile de bază pentru a candida la o funcție publică, conform legii, precum și cerințele specifice pentru ocuparea acesteia, stabilite în Clasificatorul unic al funcțiilor publice și în fișa postului. Candidații, în termenul indicat în informația privind condițiile de desfășurare a concursului, depun personal/prin poștă/prin poșta electronică dosarul de concurs, care conține:  formularul de participare la concurs, conform modelului prevăzut de cadrul normativ(HG201/2009);  copia buletinului de identitate;  copiile diplomelor de studii, după caz, însoțit de certificatul de recunoaștere și echivalare, eliberat de Ministerul Educației și Cercetării;  copiile certificatelor de absolvire a cursurilor de perfecționare profesională și/ sau de specializare relevante funcției publice vacante; 14

Ghidul secretarului consiliului local  documentele ce atestă experiența profesională de exercitare efectivă a atribuțiilor de serviciu;  certificatul medical(dacă în fișa postului pentru funcția respectivă sunt stabilite cerințe speciale de sănătate);  cazierul judiciar;  documentele care atestă prestarea voluntariatului – în cazul în care candidatul consideră necesar acest lucru. Autoritățile publice oferă oportunitatea depunerii dosarului de concurs de către candidați în format fizic sau electronic , acor dând prioritate cel puțin unei modalități de depunere a dosarului prin intermediul mijloacelor electronice. Termenul de depunere a dosarelor de concurs nu poate fi mai mic de 15 zile de la data publicării anunțului. 2. Admiterea la concurs La concurs sunt admiși numai candidații ale căror dosare de concurs sunt complete. EXCEPȚIE! Pot fi înlocuite cu declarații pe proprie răspundere certificatul medical, cazierul judiciar și documentele ce atestă experiența profesională sau, după caz, prestarea voluntariatului. În acest caz, candidatul are obligația să completeze dosarul de concurs cu originalul documentului în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data la care a fost declarat învingător, sub sancțiunea neemiterii actului administrativ de numire. Dosarele de concurs depuse după termenul-limită nu se examinează de către comisia de concurs, fapt ce este consemnat în procesul verbal, cu notificarea candidatului prin intermediul poștei electronice sau telefon 3. Desfășurarea concursului Concursul pentru ocuparea funcției publice de conducere se desfășoară în două etape: a) proba scrisă b) interviul. a) Proba scrisă are drept scop testarea cunoștințelor și a abilităților necesare pentru îndeplinirea sarcinilor și atribuțiilor funcției publice, conform fișei postului. Testele de concurs(cel puțin 2 variante), sunt elaborate de către Comisia de concurs, în baza bibliografiei. Testele de concurs includ:  un test/test-grilă, care conține 4-6 subiecte, dintre care 2-3 din domeniul specific funcției publice și 2-3 din domeniul cadrului normativ ce reglementează managementul funcției publice și al funcționarilor publici;  2-3 sarcini practice pentru funcțiile publice de conducere(de exemplu, planifi15

Ghidul secretarului consiliului local carea unei sarcini/activități concrete, pregătirea unei ședințe cu un anumit subiect, elaborarea unui proiect de decizie, analiza și/sau soluționarea unui studiu de caz legat de activitatea subdiviziunii, a personalului și/sau a unui angajat etc.) Pentru variantele testelor de concurs se elaborează și grila de evaluare. Testele de concurs se sigilează în plic. Toți candidații la ocuparea uneia și aceleiași funcții publice îndeplinesc aceeași variantă a testului de concurs. Înainte de începerea probei scrise se face apelul nominal al candidaților, în scopul verificării identității acestora. Verificarea identității candidaților se face în baza buletinului de identitate sau a oricărui document care atestă identitatea persoanei fizice, conform legii. Candidații care nu sunt prezenți la efectuarea apelului nominal ori care nu pot face dovada identității prin prezentarea buletinului de identitate sau a oricărui document care să ateste identitatea acestora sunt considerați absenți. Durata probei scrise se stabilește de comisia de concurs, în funcție de gradul de dificultate și complexitate al subiectelor și al sarcinilor, dar nu poate depăși 3 ore astronomice. Se recomandă ca testul de concurs să fie efectuat la calculator. DE REȚINUT! Pe parcursul desfășurării probei scrise, candidaților le este interzisă deținerea sau folosirea vreunei surse de consultare, inclusiv a telefoanelor mobile sau a altor mijloace de comunicare la distanță. Nerespectarea prevederilor menționate atrage după sine eliminarea candidatului din concurs, cu notarea înscrierii„anulat” pe testul de concurs și consemnarea celor întâmplate în procesul-verbal. Evaluarea probei scrise se face prin sistemul de puncte de la 0 la 10, separat de către fiecare membru al comisiei de concurs, și se consemnează într-un proces-verbal. La evaluarea probei scrise se poate aplica valoarea(pasul) de 0,5 puncte, conform grilei de evaluare. Media aritmetică a punctelor acordate de membrii comisiei de concurs se consideră nota finală pentru proba scrisă. Candidații care au obținut la proba scrisă nota finală mai mică de 7,0, pentru ocuparea unei funcții publice de conducere, precum și persoanele c are nu s-au prezentat la proba scrisă la data stabilită de autoritatea organizatoare a concursului sunt excluși din concurs. În cazul în care proba scrisă a fost promovată doar de un singur candidat, concursul continuă. b) A doua etapă a concursului este interviul, ca una din etapele concursului, are drept scop obţinerea informaţiei cu privire la calităţile profesionale şi personale ale candidatului, comportamentul acestuia în diferite situaţii. Interviul se susține, de regulă, nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data susținerii probei scrise pentru funcțiile publice de conducere și de execuție sau de la data desfășurării competiției dosarelor pentru funcțiile publice de conducere de nivel superior. 16

Ghidul secretarului consiliului local Lista candidaților admiși la interviu, data, ora, locul și formatul interviului se plasează: - pe site-ul web oficial al autorit ății publice, - pe profilurile de socializare ale autorității publice. Candidații sunt anunțați personal despre data, ora, locul și formatul desfășurării interviului prin intermediul poștei electronice. Durata interviului, lista întrebărilor de bază și grila de evaluare se stabilesc de comisia de concurs. Pregătiți-vă să răspundeți la întrebări cu privire la: - motivația de accedere în funcția publică; - competența profesională; - gândirea analitică/critică; - abilitățile interpersonale; - etica profesională și buna reputație; - alte aspecte care sunt considerate relevante de către comisia de concurs în raportul cu specificul funcției de secretar al consiliului local. Nu pot fi adresate întrebări referitoare la opțiunea politică a candidatului, religie, etnie, stare civilă, stare materială, origine socială, stare de sănătate, apartenență sindicală sau întrebări care pot fi considerate discriminatorii pe criterii de sex. Aprecierea răspunsurilor la interviu se face prin sistemul de puncte de la 0 la 10, separat de fiecare membru al comisiei de concurs, și se consemnează într-un procesverbal. Sunt excluși din concurs candidații care au obținut la interviu nota finală mai mică de:  6,0 – pentru ocuparea unei funcții publice de execuție;  7,0 – pentru ocuparea unei funcții publice de conducere;  7,5 – pentru ocuparea unei funcții publice de conducere de nivel superior. Media aritmetică a notelor finale obținute la proba scrisă și la interviu se consideră nota finală la concurs. Candidatul care a obținut cea mai mare notă finală se consideră învingător al concursului. În cazul în care mai mulți candidați au obținut note finale egale la concurs, prioritate are candidatul care a obținut notă finală mai mare în cadrul interviului. 17

Ghidul secretarului consiliului local Termenul concursului pentru ocuparea funcției de secretar al consiliului local poate fi prelungit de către autoritatea publică locală în cazul în care:  nu au fost depuse dosare în termenul stabilit;  a depus dosarul de concurs doar un singur candidat;  în urma examinării dosarelor de concurs se constată că niciun candidat nu întrunește condițiile de bază și/sau cerințele specifice pentru ocuparea funcției;  după examinarea dosarelor, la concurs poate fi admis doar un singur candidat;  niciun candidat nu s-a prezentat la proba scrisă sau, după caz, la interviu. Prelungirea concursului se realizează prin modificarea datei-limită de depunere a dosarelor de concurs din informația privind condițiile de desfășurare a concursului în anunțul de concurs plasat anterior. Termenul de depunere a dosarelor de concurs se prelungește cu cel puțin 10 zile de la data-limită stabilită inițial. Dacă, după prelungirea concursului în urma examinării dosarelor/ dosarului, la concurs a fost admis un singur candidat, concursul se desfășoară conform procedurii legale. Candidatul învingător al concursului pentru ocuparea funcției de secretar al consiliului local este numit în funcție de către consiliul local. Poate Consiliul local să refuze numirea în funcţie a învingătorului concursului? În conformitate cu prevederile Legii nr.158/2008 şi a Regulamentului, învingătorul concursului este determinat de către comisia de concurs. La r ândul său, comisia de concurs, inclusiv preşedintele şi secretarul acesteia, este constituită prin act administrativ al Consiliului local. Prin acest act admi nistrativ Consiliul local îi deleagă, de fapt, comisiei de concurs, dreptul şi responsabilitatea de a decide asupra persoanei care va ocupa funcţia publică vacantă. În cazul respectării prevederilor cadrului normativ privind ocuparea funcţiei publice vaca nte prin concurs, Consiliul local nu are temei de a refuza numirea în funcţie a candidatului învingător al concursului. 18

Ghidul secretarului consiliului local Decizia de numire în funcție se adoptă de către Consiliul local. În cazul în care candidatul învingător se încadrează pentru prima dată în serviciul public, în actul administrativ de numire în funcţia publică vacantă se face menţiunea cu privire la stabilirea perioadei de probă. În acest caz, la Dispoziția de numire în funcție, se anexează Programul individual de desfăşurare a perioadei de probă pentru funcţionarul public debutant. 1.2. Drepturi, obligații și incompatibilitățile funcției de secretar al consiliului local Drepturile și obligațiile generale ale secretarului consiliului local sunt stipulate în Legea 158/2008 cu privire la funcția publică și statutul funcționarului public. DREPTURI OBLIGAȚII - să examineze probleme şi să ia decizii- să respecte Constituţia, legislaţia în în limitele competenţei sale; vigoare, precum şi tratatele internaţi- să solicite, în limitele competenţei onale la care Republica Moldova este sale, şi să primească informaţia nece- parte; sară de la alte autorităţi publice, pre- să respecte cu stricteţe drepturile şi licum şi de la persoane fizice şi juridice, bertăţile cetăţenilor; indiferent de tipul de proprietate şi - să fie loial autorităţii publice în care forma lor juridică de organizare; activează; - să-şi cunoască drepturile şi atribuţiile stipulate în fişa postului; - să îndeplinească cu responsabilitate, - să beneficieze de condiții normale de obiectivitate şi promptitudine, în spimuncă și igienă de natură să-i ocrorit de iniţiativă şi colegialitate toate tească sănătatea și integritatea fizică și atribuţiile de serviciu; psihică, de un salariu corespunzător - să păstreze, în conformitate cu legea, complexității atribuțiilor funcției, presecretul de stat, precum şi confidencum și de concediu de odihnă anual; ţialitatea în legătură cu faptele, infor- să beneficieze de stabilitate în funcţia maţiile sau documentele de care ia cupublică deţinută, precum şi de dreptul noştinţă în exerciţiul funcţiei publice, de a fi promovat într-o funcţie publică cu excepţia informaţiilor considerate superioară; de interes public; - să beneficieze de egalitate de şanse şi - să respecte normele de conduită prode tratament între bărbaţi şi femei în fesională prevăzute de lege; ceea ce priveşte accesul la încadrare în funcţia publică, la procesul de dezvoltare profesională continuă şi la promovarea în funcţie. să respecte regulamentul intern și să își folosească concediul de odihnă anual acordat. să participe la activitățile de formare și dezvoltare profesională continuă. 19

Ghidul secretarului consiliului local În literatura de specialitate Incompatibilitatea este descrisă ca interzicerea cumulului de funcții, aceasta justificându-se prin stabilirea unei protecții și independențe de orice influențe de orice proveniență, în scopul asigurării obiectivității în executarea unei funcții publice și evitarea concentrării de către una și aceeași persoană, a unor prerogative excesive. Instituirea unor incompatibilități are drept scop protejarea funcționarilor publici în raport cu multiplele presiuni exterioare care se pot exercita asupra acestora și nu în ultimul rând pentru a evita posibile conflicte de interese. În Republica Moldova domeniul integrităţii în sectorul public la nivel politic, instituţional şi profesional, este reglementat de Legea integrității nr. 82/2017. Incompatibilitățile pentru funcția de secretar al consiliului local, care este și funcționar public de conducere, sunt stabilite prin Legea nr.158/2008 cu privire la funcția publică și statutul funcționarului public, care, la art. 25 statuează că, calitatea de funcționar public este incompatibilă cu orice altă funcție publică decât cea în care a fost numit. Prin urmare, funcționarul public nu este în drept să desfășoare alte activități remunerate: în cadrul autorităților publice, Excepție: Funcţionarul public poate cumula, în cadrul autorităţii publice în care îşi desfăşoară activitatea, atribuţiile funcţiei sale cu atribuţiile funcţiei publice vacante sau temporar vacante, fapt confirmat prin actul administrativ al conducătorului. în funcție de demnitate publică; prin contract individual de muncă sau prin alt contract cu caracter civil, în cadrul societăților comerciale, al cooperativelor, al întreprinderilor de stat sau al celor municipale, al organizațiilor necomerciale din sectorul public sau cel privat, a căror activitate este controlată, subordonată sau, în anumite privințe, este de competența autorității în care acesta este angajat, cu excepția activităților științifice, didactice, a practicii medicale, a activităților în cadrul proiectelor/programelor internaționale de cercetare și inovare, a activităților de creație, de participare în proiecte de dezvoltare finanțate integral din surse externe nerambursabile/rambursabile în cadrul unității bugetare în care este angajat, a activităților de reprezentare a statului și a autorităților administrației publice locale în societățile economice, în calitate de expert antrenat în proiecte implementate peste hotarele țării, cu excepția cazului în care raporturile de serviciu sunt suspendate pe perioada respectivă în condițiile legii; în calitate de consilier în unitățile administrativ-teritoriale de nivelul întâi și cele de nivelul al doilea, cu excepția cazului în care funcționarul public nu se află în raporturi de serviciu cu subdiviziunile autorităților administrației publice locale de același nivel și din aceeași unitate administrativ-teritorială în care activează. Funcționarul public nu este în drept să desfășoare activitate de întreprinzător, cu excepția deținerii calității de fondator al societății comerciale, cu condiția că domeniile de activitate ale acesteia nu sunt în legătură cu atribuțiile exercitate în calitate de funcționar public. 20

Ghidul secretarului consiliului local Nu se află în situaţie de incompatibilitate: funcționarul public care activează în alte domenii de activitate din sectorul privat, care nu sunt în legătură directă sau indirectă cu atribuţiile exercitate ca funcţionar public, potrivit fişei postului, în afara orelor de program. funcţionarul public care este desemnat, prin act administrativ, pentru a face parte din echipa de proiect investiţional sau de proiect de asistenţă tehnică, finanţate din împrumuturi externe contractate sau garantate de stat, rambursabile sau nerambursabile, ori din contul granturilor acordate Guvernului, precum şi din contul granturilor acordate instituţiilor finanţate de la buget. Situaţia de incompatibilitate urmează să înceteze pe parcursul unei luni din momentul apariţiei acesteia. Dacă nu a eliminat situaţia de incompatibilitate în termenul prevăzut, funcţionarul public este destituit din funcţie Controlul respectării regimului juridic al incompatibilităților, restricțiilor și limitărilor este de competența Autorității Naționale de Integritate, investită prin lege cu atribuții unice și exclusive în domeniul respectiv. Secretarul consiliului local nu poate exercita funcţia publică în subordinea nemijlocită a unei rude directe(părinte, frate, soră, fiu, fiică) sau a unei rude prin afinitate(soţ/soţie, părinte, frate şi soră a soţului/soţiei) în cadrul aceleiaşi autorităţi publice. Atribuţiile secretarului consiliului local Conform prevederilor Legii cu privire la administrația publică locală, Secretarul îndeplineşte, sub autoritatea primarului, următoarele atribuţii de bază: Atribuții privind asigurarea activității Consiliului Local  asigură înştiinţarea convocării consiliului local;  participă la şedinţele consiliului local;  avizează proiectele de decizii ale consiliului local şi contrasemnează deciziile;  pregăteşte materialele pe marginea problemelor supuse dezbaterii în consiliul local;  comunică şi remite, în termen de 5 zile, dacă legea nu prevede altfel, autorităţilor şi persoanelor interesate actele emise de consiliul local sau de primar;  asigură consultarea publică a proiectelor de decizii ale consiliului local şi de dispoziţii normative ale primarului;  asigură informarea publicului referitor la deciziile adoptate şi la dispoziţiile emise;  acordă ajutor consilierilor şi comisiilor consiliului local;  asigură întocmirea procesului- verbal al şedinţei, precum şi a dosarelor în care se păstrează materialele privind fiecare chestiune din ordinea de zi a şedinţei, legarea, numerotarea paginilor, semnarea şi şt ampilarea acestora;  contrasemnează, în condiţiile legii, deciziile consiliului, cu excepţia deciziei de numire în funcţie a secretarului consiliului;  remite decizia consiliului local primarului şi, în cazurile prevăzute de lege, oficiului teritorial al Cancelariei de Stat în cel mult 5 zile după data semnării. 21

Ghidul secretarului consiliului local Atribuții privind asigurarea activității primăriei  asigură buna funcţionare a primăriei;  asigură efectuarea lucrărilor de secretariat  primeşte, distribuie şi întreţine corespondenţa  păstrează şi aplică, după caz, sigiliul  administrează sediul primăriei şi bunurile ei Atribuții în asigurarea dr epturilor omului, egalităț ii d e gen și de șanse exercită atribuțiile unităţii gender la nivel local, garant â nd implementarea principiului egalităţii între femei şi bărbaţi Atribuții privind prestarea serviciilor administrative  eliberează extrase sau copii de pe orice act din arhiva consiliului local, în afara celor care conţin informaţii secrete, precum şi extrase şi copii de pe actele de stare civilă;  asigură includerea actelor autorităţii APL în Registrul de stat al actelor locale;  eliberează extrase din registrul actelor notariale deținute, rectifică erorile materiale sau completează omisiunile vădite în actele notariale întocmite până la data de 1.03. 2019;  eliberează duplicate ale actelor notariale emise de către secretarul consiliului local până la data de 1 martie 2019;  p oartă răspundere pentru activitatea serviciilor de stare civilă, de protecţie socială şi exercită, după caz, atribuţiile respective;  ţine evidenţa gospodăriilor ţărăneşti(de fermier) şi a asociaţiilor acestora;  eliberează certificate de proprietate privată ce confirmă dreptul de proprietate asupra cotelor- părţi valorice din patrimoniul fostelor întreprinderi agricole, în baza anexelor la procesul-verbal al comisiei de privatizare a bunur ilor întreprinderilor agricole;  legalizează semnăturile de pe documente, copiile de pe documente și extrasele din ele;  autentifică procurile privind reprezentarea titularului pentru depunerea actelor pentru: - stabilirea, reexaminarea și recalcularea pensiei; - stabilire a alocațiilor și indemnizațiilor, - stabilirea și plata compensațiilor persoanelor cu dizabilități, - primirea pensiilor, alocațiilor și indemnizațiilor, mijloacelor bănești repartizate acționarilor fondurilor de investiții nemutuale în proces de lichidare silită, fondurilor de investiții pentru privatizare în proces de lichidare silită, - dreptul de înregistrare, transmitere în folosință și înstrăinare a dreptului de proprietate asupra cotelor valorice din bunurile întreprinderilor agricole;  înregistrează contractele de arendă a terenurilor agricole şi a altor bu nuri agricole încheiate pe un termen de până la 5 ani inclusiv. 22

Ghidul secretarului consiliului local 1.3. Încetarea raporturilor de serviciu ale secretarului consiliului local Modalitatea de suspendare și încetare a raporturilor de serviciu ale secretarului consiliului local este stipulată în Legea 436/2006 și Legea 158/2008, care statuează că suspendarea și încetarea raporturilor de serviciu ale secretarului consiliului local se efectuează, prin decizia consiliului local. În conformitate cu prevederile art. 51 din Legea 158/ 2008, suspendarea raporturilor de serviciu presupune încetarea îndeplinirii pentru o anumită perioadă a atribuțiilor de către funcționarul public și a plății drepturilor salariale de către autoritatea publică în care acesta activează. Suspendarea raporturilor de serviciu poate interveni în circumstanţe ce nu depind de voinţa părţilor, prin acordul părţilor sau la iniţiativa uneia dintre părţi. Astfel, suspendarea raporturilor de serviciu ale secretarului consiliului local se aprobă sau, după caz, se constată, prin actul administrativ al Consiliului local. Pe durata suspendării raporturilor de serviciu ale secretarului consiliului local, consiliul respectiv poate împuternici un alt funcționar public din cadrul primăriei să exercite, în totalitate sau parțial, atribuțiile secretarului consiliului local. Încetarea raporturilor de serviciu este reglementată de aceleași acte normative și poate interveni în următoarele cazuri: a) în circumstanţe ce nu depind de voinţa părţilor b) eliberare din funcţie c) destituire din funcție d) demisia din funcție  în circumstanţe ce nu depind de voinţa părţilor, inclusiv: ca urmare a constatării, prin hotărâre judecătorească definitivă, a nulităţii absolute a actului administrativ de numire în funcţia publică; în cazul în care funcţionarul public a fost condamnat printr-o sentinţă judecătorească prin care s-a dispus aplicarea unei sancţiuni privative de libertate, la data rămânerii definitive a sentinţei de condamnare; ca urmare a privării de dreptul de a ocupa anumite funcţii sau de a exercita o anumită activitate, ca pedeapsă de bază sau ca pedeapsă complementară, în temeiul sentinţei judecătoreşti definitive prin care s-a dispus această interdicţie.  eliberare din funcţie, inclusiv ca urmare a obţinerii de către funcţionarul public debutant a calificativului„nesatisfăcător” la evaluarea activităţii profesionale.  destituire din funcție, inclusiv: drept sancțiune disciplinară aplicată pentru încălcarea regimului privind evaluarea integrității instituționale; pentru săvârșirea unei abateri disciplinare, dacă anterior au fost aplicate sancțiuni disciplinare nestinse; pentru săvârşirea unei abateri disciplinare care a avut consecinţe grave; nerespectarea regimului juridic al conflictelor de interese, incompatibilităților, res 23

Ghidul secretarului consiliului local tricțiilor și limitărilor, nedepunerea declarației de avere și interese personale sau refuz de a o depune; incompetență profesională stabilită în urma obținerii calificativului„nesatisfăcător” la evaluarea semestrială a performanțelor profesionale ale funcționarului public; refuz de a depune jurământul; absența repetată, nemotivată de la serviciu timp de 4 ore consecutive, fără a ține cont de pauza de masă, în timpul zilei de muncă;  demisia din funcție. Funcţionarul public poate înceta raporturile de serviciu prin demisie comunicată în scris Consiliului local, cu excepţia situaţiei în care conducătorul autorităţii publice a primit de la Centrul Naţional Anticorupţie raportul privind rezultatele evaluării integrităţii instituţionale până la finalizarea procedurilor disciplinare. Secretarul consiliului local nu este obligat să-și motiveze cererea de demisie. Cu acordul părţilor, demisia poate fi acceptată la data solicitată de către funcţionarul public, dar nu mai târziu de 14 zile calendaristice de la comunicare. 1.4. Rolul secretarului în gestionarea resurselor umane Managementul resurselor umane în administrația publică locală implică aplicarea unor strategii și practici pentru a asigura că personalul este recrutat, motivat, dezvoltat și gestionat eficient pentru realizarea obiectivelor autorității. Menționăm aici procedurile de personal aplicate în administrația publică locală și care implică participarea secretarilor consiliilor locale în implementarea acestora: 1. Planificarea resurselor umane 2. Asigurarea cu personal 3. Formarea și dezvoltarea profesională a personalului 4. Evaluarea performanțelor profesionale individuale 5. Acordarea asistenței informaționale și metodologice personalului autorității publice 6. Evidența datelor și documentelor cu privire la personalul autorității publice 24

Ghidul secretarului consiliului local Care sunt acțiunile secretarului consiliului local în implementarea procedurilor de personal aplicate în administrația publică locală? 1. Planificarea resurselor umane - participă la elaborarea documentelor de dezvoltare strategică a autorităţii publice, în special privind stabilirea obiectivelor şi acţiunilor referitoare la managementul resurselor umane; - participă la elaborarea regulamentului de organizare şi funcţionare a autorităţii publice, a regulamentului intern al autorităţii publice; - elaborează regulamentul de organizare şi funcţionare a subdiviziunii resurse umane; - participă la proiectarea structurii organizatorice a autorităţii publice; - planifică/estimează necesarul de personal; - completează statul de personal în corespundere cu structura şi efectivul-limită ale autorităţii publice; - proiectează/reproiectează funcţiile/posturile în cadrul autorităţii publice, coordonează elaborarea/actualizarea fişelor de post pentru diferite categorii de funcţii/posturi din cadrul autorităţii publice şi vizarea acestora. 2. Asigurarea cu personal - organizează şi participă la desfăşurarea/realizarea procedurilor cu privire la ocuparea funcţiilor; - organizează şi coordonează procesul de integrare socioprofesională a noilor angajaţi, perioada de probă a funcţionarilor publici debutanţi; - elaborează Ghidul noului angajat, în scopul familiarizării noului angajat, într-un limbaj accesibil, cu normele și prevederile principale privind politica și procedura de integrare socioprofesională a noului angajat. 25

Ghidul secretarului consiliului local 3. Dezvoltarea profesională a personalului - elaborează, în baza necesităților identificate, planul anual de dezvoltare profesională a personalului, organizează, coordonează și monitorizează implementarea acestuia; - organizează activități de instruire/informare pentru formarea/dezvoltarea competențelor profesionale ale membrilor comisiei de concurs privind aplicarea procedurii de ocupare a funcției publice vacante/temporar vacante; - colectează și generalizează propunerile referitoare la necesitățile de instruire și întocmește nota informativă pentru conducătorul autorității publice care cuprinde inclusiv informații privind resursele necesare; - analizează și evaluează necesitățile de dezvoltare profesională a funcționarilor publici identificate în cadrul procedurii de evaluare, le prioritizează în colaborare cu conducerea autorității publice, luându-le în considerare la elaborarea planului anual de dezvoltare profesională a personalului autorității publice; - participă la organizarea şi desfăşurarea concursurilor/tenderelor privind procurarea serviciilor de instruire, inclusiv la negocierea condiţiilor de organizare şi desfăşurare a cursurilor de instruire; - evaluează rezultatele şi impactul activităţilor de instruire desfăşurate. 4. Evaluarea performanțelor profesionale - elaborează proiectul actului administrativ de stabilire a perioadei de evaluare, a listei evaluatorilor şi contrasemnatarilor identificaţi pentru fiecare funcţionar public supus evaluării şi-i informează despre aceasta înainte de începerea perioadei de evaluare; - acordă conducătorului autorității publice/șefilor subdiviziunilor interne publică asistenţă metodologică şi informaţională privind stabilirea obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă, completarea fişei de evaluare, realizarea interviului de evaluare; - se expune asupra respectării corectitudinii stabilirii obiectivelor şi indicatorilor de performanţă, precum şi a completării componentelor structurale ale fişei de evaluare; - vizează fişele de stabilire/revizuire a obiectivelor şi indicatorilor de performanţă ai funcţionarilor publici din cadrul autorităţii publice şi le transmite conducătorului autorităţii publice pentru aprobare; - completează formularele din dosarul personal cu informaţiile/datele necesare privind rezultatele evaluării performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici; - participă la examinarea contestaţiilor depuse de către funcţionarii publici evaluaţi; - elaborează şi prezintă conducătorului autorităţii publice informaţia referitor la rezultatele evaluării funcţionarilor publici din cadrul autorităţii publice, inclusiv formulează propuneri de îmbunătățire, la necesitate. 26

Ghidul secretarului consiliului local 5. Acordarea asistenței informaționale și metodologice în aplicarea procedurilor de personal și a prevederilor cadrului normativ - elaborează regulamentele de organizare şi funcţionare a subdiviziunilor interne ale autorităţii publice, ale instituţiilor din subordine, ale serviciilor publice descentralizate; - elaborează fişele de post pentru toate categoriile de funcţii/posturi din cadrul autorităţii publice, din instituţiile din subordine, din serviciile publice descentralizate; - organizează şi desfăşoară procedurii de ocupare a funcţiilor, a perioadei de probă a funcţionarilor publici debutanţi, a procesului de evaluare a performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici şi a persoanelor care deţin posturi de deservire tehnică; - identifică şi evaluează necesităţile de instruire a personalului, stabilește factorii motivaţionali; - promovează normele de conduită a funcţionarilor publici. 6. Evidenţa datelor şi documentelor cu privire la personalul autorităţii publice - elaborează proiecte de acte administrative cu privire la angajarea, modificarea/suspendarea/încetarea raporturilor de serviciu/de muncă, la instruirea, evaluarea personalului şi la alte proceduri de personal; - întocmeşte şi actualizează dosarele personale; - completează formularele statistice privind personalul din autoritatea publică; - ţine evidenţa tuturor tipurilor de concedii oferite personalului; - eliberează şi gestionează legitimaţiile de serviciu; - ţine evidenţa persoanelor supuse serviciului militar; - eliberează, la solicitarea colaboratorilor, certificate/copii ale actelor cu privire la datele lor personale; - creează şi administrează baza de date computerizată privind funcţiile şi personalul autorităţii publice; - efectuează controlul privind realizarea deciziilor conducerii cu privire la personal; - formulează şi prezintă conducerii autorităţii publice propuneri pentru înlăturarea neajunsurilor depistate; - acumulează, analizează şi generalizează informaţia cu privire la personal; - întocmeşte şi prezintă conducerii autorităţii publice rapoarte informative; - pregăteşte şi predă în arhivă materiale ce ţin de activitatea personalului. 27

Ghidul secretarului consiliului local „Tot ce ai nevoie este planul, foaia de parcurs și curajul de a merge mai departe către destinație” Earl Nightingale 28

Ghidul secretarului consiliului local CAPITOLUL II. ATRIBUȚIILE SECRETARULUI ÎN ASIGURAREA ACTIVITĂȚII CONSILIULUI LOCAL Consiliul local – autoritate reprezentativă și deliberativă a populației unității administrativ-teritoriale de nivelul întâi sau al doilea, aleasă în vederea soluționării problemelor de interes local. (Legea privind administrația publică locală nr. 436/2006) 2.1. Convocarea ședinței consiliului local Potrivit legii, consiliul local își desfășoară activitatea în ședințe. În administrația publică locală şedinţa consiliului local este un proces care presupune colaborarea unor persoane pentru a adopta decizii în vederea soluționării problemelor comunității. În funcție de modalitatea de convocare, se disting câteva tipuri de şedinţe ale consiliului local. Şedinţă de constituire Conform Legii privind administrația publică locală nr. 436/2006(art.13(2)), consiliul local se întruneşte în şedinţa de constituire în termen de 20 de zile calendaristice de la data validării mandatelor de consilier prin hotărârea consiliului electoral de circumscripţie. Şedinţa consiliului este deliberativă dacă la ea participă cel puţin două treimi din numărul consilierilor aleşi. În cazul în care nu poate fi asigurată această majoritate, şedinţa se va ţine peste 3 zile calendaristice, respectându-se aceleaşi condiţii. Dacă nici la a doua convocare şedinţa nu este deliberativă, se va proceda la o nouă convocare, peste 3 zile calendaristice. La această nouă, a treia, convocare, şedinţa va fi deliberativă dacă se va asigura prezenţa majorităţii consilierilor aleşi. În situaţia în care, din cauza absenţei nemotivate a consilierilor, consiliul nu se va putea întruni nici la ultima convocare, el se consideră dizolvat de drept. Lucrările şedinţei de constituire sunt conduse de cel mai în vârstă consilier, asistat de 1 sau 2 dintre cei mai tineri consilieri prezenţi la şedinţă. Şedinţă ordinară Consiliul local se întruneşte în şedinţă ordinară o dată la 3 luni, la convocarea primarului, cu excepţia primei şedinţe. Aceste 4 şedinţe pe an sunt obligatorii. Convocarea lor se face doar prin dispoziţia primarului, emisă cu 5 zile înainte de şedinţă sau, în cazul în care acesta se află în imposibilitatea de a convoca consiliul, de viceprimar. În dispoziţie se stabileşte data, locul şi ora preconizate pentru şedinţă şi se propune proiectul ordinii de zi, în conformitate cu planul de activitate al consiliului. Şedinţă extraordinară Consiliul local se poate întruni în şedinţă extraordinară, cu ordinea de zi propusă, ori de câte ori este necesar, la cererea primarului sau a cel puţin o treime din numărul 29

Ghidul secretarului consiliului local consilierilor aleşi. Convocarea lor se face prin dispoziţia primarului, emisă cu 3 zile înainte de şedinţă, sau în cazul în care acesta se află în imposibilitatea de a convoca consiliul – de viceprimar. Consilierii, iniţiatori ai convocării şedinţei extraordinare, vor depune o cerere pe numele primarului, în care vor invoca motivul convocării şedinţei şi, respectiv, problemele supuse dezbaterilor în cadrul acesteia. Dacă primarul(sau viceprimarul) refuză convocarea şedinţei la cererea a o treime din consilieri, aceştia se pot întruni de sine stătător cu condiţia că şedinţa este deliberativă. Şedinţa consiliului este deliberativă dacă la ea este prezentă majoritatea consilierilor aleşi. Şedinţă de îndată(ad-hoc) În cazuri de maximă urgenţă- calamităţi naturale, catastrofe, incendii, epidemii, epizootii(contaminarea cu o boală infecțioasă a unui număr mare de vite dintr-o localitate sau dintr-o regiune), epifitii(boli care atacă plantele) şi alte situaţii excepţionale similare- determinată de interesele locuitorilor, convocarea consiliului local se poate face de îndată prin dispoziţia primarului, sau în cazul în care acesta se află în imposibilitatea de a convoca consiliul – de viceprimar. Tabel 2.1 Tipuri de şedinţe şi modalităţi de convocare Tipul ședinței Cererea de convocare Şedinţa de constituire Prin hotărârea consiliului electoral de circumscripţie în termen de 20 de zile calendaristice de la data validării mandatelor de consilier Ședința este deliberativă Prezenţi cel puţin două treimi din numărul consilierilor aleşi Ordinară Art. 13 alin.(2) Primarul(cu 5 zile înainte) sau în cazul în care acesta se află în imposibilitatea de a convoca consiliul –viceprimarul Art. 13, alin.(3) Prezenţi majoritatea consilierilor aleşi Extraordinară De îndată (ad-hoc) Art. 16, alin.(1),(3),(5) Primarul(cu 3 zile înainte de şedinţă) sau în cazul în care acesta se află în imposibilitatea de a convoca consiliul – viceprimarul, saula cererea a cel puţin 1/3 din consilierii aleşi Art. 16 alin.(3),(5) Primarul, sau în cazul în care acesta se află în imposibilitatea de a convoca consiliul – viceprimarul Art. 19, alin.(2) Prezenţi majoritatea consilierilor aleşi Art. 19, alin.(2) Prezenţi majoritatea consilierilor aleşi Art. 16 alin.(4),(5) Art. 19, alin.(2) Notă: Dacă ultima zi a termenului este o zi de duminică, de sâmbătă sau o zi care, în conformitate cu legea în vigoare, la locul executării obligaţiei este zi de odihnă, termenul expiră în următoarea zi lucrătoare.( Codul civil, art. 389). Sursa: elaborat în baza Legii 436/2006 30

Ghidul secretarului consiliului local Temei pentru convocarea şedinţei consiliului local este planul de activitate al acestuia şi problemele care se acumulează şi cer o soluţionare prin intermediul unui act cu caracter normativ sau individual adoptat de organul deliberativ. Convocarea consiliului local se face prin intermediul secretarului consiliului local prin emiterea de către primarul localităţii a unei înștiințări de convocare în care vor fi precizate: - data şedinţei; - ora la care se va ţine şedinţa; - locul desfăşurării; - ordinea de zi a şedinţei consiliului local. La stabilirea datei ședinței se ține cont ca ziua în cauză să nu coincidă cu vreo sărbătoare națională, religioasă sau cu un alt eveniment important din localitate(Hramul satului, sărbători sportive, adunări publice, etc.). Ordinea de zi Ordinea de zi a şedinţelor consiliului local este propusă de primar sau de consilierii care au cerut convocarea lui în condiţiile art. 16 al Legii nr. 436/2006 privind administrația publică locală. Ordinea de zi a şedinţei consiliului cuprinde numărul curent al subiectului propus consiliului spre examinare, denumirea subiectului şi numele raportorului(coraportorului). Subiectele în ordinea de zi sunt expuse în dependență de importanța acestora: primele sunt subiectele de bază din planul de activitate, urmate de subiectele curente și cele ce țin de situații particulare. Modificarea sau completarea ordinii de zi se admite numai la începutul şedinţei şi se efectuează cu votul majorităţii consilierilor prezenţi, respectându-se prevederile Legii privind administrația publică locală nr.436/2006, art. 22 alin.(1) și anume: problemele de pe ordinea de zi a şedinţei consiliului local se examinează de către acesta dacă sunt însoţite de avizul sau raportul comisiei de specialitate a consiliului şi, după caz, de raportul sau avizul primăriei şi/sau al subdiviziunii de resort a serviciului public descentralizat sau a celui desconcentrat, precum şi de sinteza recomandărilor recepţionate în cadrul consultării publice. DE REȚINUT! Referitor la punctul intitulat„Diverse”, se recomandă ca acesta să nu fie cuprins ca şi punct distinct al ordinii de zi al şedinţei consiliului local, fiind nominalizate toate subiectele care urmează a fi discutate. Consiliul local alege prin vot deschis, cu votul majorităţii consilierilor prezenţi, pentru durata unei şedinţe, un preşedinte care o prezidează și desemnează un consilier cu drept de a semna procesul-verbal al ședinței și deciziile în cazul imposibilității președintelui ales. Preşedintele şedinţei este asistat de secretarul consiliului local. Problemele se dezbat în ordinea în care au fost incluse în agendă. Consilierii au obligația de a participa la lucrările consiliului, iar secretarul consiliului va consemna prezența acestora la ședințe. Ordinea de zi se aduce la cunoştinţă locuitorilor satului(comunei), oraşului(municipiului) prin intermediul paginii web a autorității, presa locală sau prin alte mijloace de informare, inclusiv prin afişare. Înștiințarea despre convocarea ședinței consiliului este făcută de secretarul consiliului. În înştiinţarea despre convocarea şedinţei, pe lângă ordinea de zi, data, ora şi locul şedinţei, se indică modul de familiarizare a consilierului cu proiectele de decizii, cu avizele comisiilor 31

Ghidul secretarului consiliului local de specialitate, cu rapoartele sau informaţiile conducătorilor subdiviziunilor subordonate, cu timpul acordat declaraţiilor politice, întrebărilor, interpelărilor, petiţiilor şi altor probleme care se supun examinării în şedinţa consiliului. Dacă în unitatea administrativ-teritorială există delegați sătești, secretarul consiliului va avea grijă ca aceștia să fie invitați obligatoriu la ședințele consiliului local. Delegații sătești pot participa la discuțiile privind problemele de pe ordinea de zi, dar nu au drept de vot. 2.2. Organizarea și participarea la ședințele consiliului local Pe lângă atribuțiile prevăzute de Legea nr.436/2006, secretarului consiliului îi revin și o serie de responsabilități legate de organizarea și desfășurarea ședințelor consiliului:  asigură înştiinţarea consilierilor cu privire la convocarea consiliului și, la cererea primarului/ președintelui raionului sau a cel puțin unei treimi dintre consilierii aleși, organizează și alte acțiuni necesare pentru informarea consilierilor și convocarea consiliului;  realizarea lucrărilor de secretariat legate de ședințele consiliului;  face apelul nominal şi ţine evidenţa participării la şedinţe a consilierilor;  după încheierea procedurii de votare, numără voturile și înregistrează rezultatul, pe care îl prezintă președintelui ședinței, cu excepția situațiilor în care consiliul constituie o comisie specială pentru numărarea voturilor pentru anumite puncte de pe ordinea de zi;  informează, în caz de necesitate, președintele ședinței, despre numărul de voturi necesar pentru adoptarea unei sau altei decizii a consiliului;  asigură întocmirea procesului-verbal al ședinței, precum și a dosarelor care conțin materialele aferente fiecărui subiect de pe ordinea de zi;  urmărește ca, la dezbaterea anumitor probleme și la adoptarea deciziilor asupra lor, să nu participe consilierii prezenți la ședință care sunt vizați de un conflict de interese(art.21 din Legea nr.436/2006), informează președintele despre astfel de situații și face cunoscute consilierilor consecințele în aceste cazuri;  contrasemnează, în condiţiile legii, deciziile consiliului, cu excepţia deciziei de numire în funcţie a secretarului consiliului;  acordă consilierilor, comisiilor de specialitate, asistență și sprijin în activitatea lor, inclusiv la redactarea proiectelor de decizii sau la definitivarea celor discutate și aprobate de consiliu. În organizarea ședinței este important de ținut cont de pașii care facilitează pregătirea acesteia. Pașii care trebuie urmați în pregătirea ședinței sunt:  Identificarea spațiului;  Stabilirea timpului;  Generarea produsului;  Stilul ședinței. Identificarea spațiului. De regulă, ședințele consiliului local se organizează în incinta primăriei. Localul trebuie să dispună de mobilierul necesar, numărul necesar de locuri pentru consilieri și o anumită rezervă pentru ceilalți participanți, deoarece ședințele sunt publice. La fel, trebuie asigurată o sonorizare adecvată. Se recomandă ca în sală să fie prezentă simbolica statului(stema, drapelul de stat al Republicii Moldova), se recomandă drapelul 32

Ghidul secretarului consiliului local Uniunii Europene și drapelul localității. Pentru localitățile care nu dispun în primărie de o sală specială, ședințele pot fi organizate în altă sală disponibilă care corespunde cerințelor. Organizatorul ședinței trebuie să asigure echipamentul necesar pentru desfășurarea cu succes a acesteia. Pentru fiecare consilier se va pregăti setul cu documentele necesare pentru ședință care va conține ordinea de zi, proiecte de decizii, materiale aferente fiecărui subiect, regulamente, alte informații relevante etc., după caz pe suport de hârtie sau în format electronic. Stabilirea timpului. În perioada planificării ședinței trebuie de stabilit data și ora pentru ca participanții să fie disponibili să se prezinte la ședință. Cele mai indicate zile pentru ședința consiliului sunt marți, miercuri, joi. Nu se recomandă convocarea ședinței consiliului luni sau vineri. Luni, de regulă, se organizează ședințele aparatului primăriei/ președintelui raionului pentru totalizarea activității din săptămâna precedentă și planificarea pentru săptămâna curentă. Ziua de vineri precede zilele de odihnă și aceasta poate crea unele incomodități pentru consilieri și participanți. Cât privește ora, este binevenită fixarea ședinței în prima parte a zilei, ca fiind cea mai productivă. Durata ședinței este determinată de numărul de subiecte de pe ordinea de zi. Dacă pe agenda ședinței sunt incluse un număr mare de întrebări, acestea vor necesita mai mult timp pentru discuție, respectiv se recomandă după fiecare două ore de lucru să se facă o pauză de 15-20 de minute. Generarea produsului. Produsul ședinței consiliului local este decizia. Cele mai eficace ședințe sunt acelea în care produsul exprimă consensul tuturor participanților la ședință. Produsul poate fi calitativ atunci când corespunde cadrului juridic, reflectă realitățile și corespunde interesului general al populației. Stilul ședinței. Deseori ieșind de la ședința consiliului local poți auzi că”a fost o ședință slabă”. Asemenea afirmații mai mult se referă la stilul ședinței decât la produsul ei. Reieșind din faptul că pentru durata unei ședințe consiliul local alege prin vot deschis, cu votul majorității consilierilor prezenți, un președinte al ședinței, de măiestri a acestuia de a conduce lucrările ședinței va depinde în ultima instanță rezultatul scontat. De aceea președintele ședinței trebuie să dispună de calitățile necesare pentru a asigura un stil adecvat ședinței. 2.3. Asistarea consilierilor și comisiilor consultative de specialitate Comisiile consultative de specialitate sunt structuri de lucru consultative ale consiliilor menite să asigure eficienţa activităţii organului deliberativ. Comisiile de specialitate se formează pe durata mandatului consiliului. Ele poartă răspundere în faţa consiliului şi sunt subordonate acestuia. Conform Regulamentului-cadru privind constituirea și funcționarea consiliilor locale aprobat prin Legea nr. 457/2003, consiliul formează comisii de specialitate pentru principalele domenii de activitate. Regulamentul specifică următoarele domenii de 33

Ghidul secretarului consiliului local activitate în care se pot forma comisii de specialitate: 1. Agricultură şi industrie 2. Activităţi economico-financiare 3. Activităţi social-culturale, turism şi culte 4. Protecţia mediului, amenajarea teritoriului 5. Învăţămâ nt, protecţie socială, sănătate publică şi muncă 6. Drept şi disciplină. De notat, că această specificare are caracter de recomandare, deoarece comisiile consultative de specialitate se formează în funcţie de specificul şi necesităţile locale. Domeniile de activitate, denumirea comisiilor, numărul consilierilor, care întotdeauna trebuie să fie impar, este prerogativa consiliului local. Membri ai comisiilor consultative de specialitate pot fi numai consilierii. Numărul consilierilor în fiecare comisie depinde de numărul consilierilor în consiliul local. Deoarece numărul minim de consilieri este de 9 în unitățile administrativ-teritoriale cu populație de până la 1500 de locuitori, 11 de la 1501 până la 2500 etc., un consilier poate face parte din 1-3 comisii, dintre care una este comisia de bază a acestuia. De exemplu, în comisia Protecţia mediului, amenajarea teritoriului consilierul este președinte sau secretar, iar în comisia Agricultură și industrie- membru. Nominalizarea membrilor fiecărei comisii de specialitate se face de fiecare fracțiune, iar a consilierilor independenți – de către consiliu, avându-se în vedere pregătirea lor profesională și domeniul de activitate a comisiei. Fiecare comisie de specialitate alege prin vot deschis un președinte și un secretar al comisiei. Activitatea comisiilor consultative de specialitate se realizează în ședințe. Responsabil pentru organizarea și desfășurarea ședințelor comisiei este președintele comisiei, ghidat și asistat în activitate de secretarul consiliului local. Convocarea ședinței comisiei de specialitate se face de către președintele comisiei sau, în absența lui, de către secretarul comisiei. Ședința comisiei de specialitate este deliberativă dacă la ea sunt prezenți majoritatea membrilor comisiei. Prezența consilierilor la ședința comisiei de specialitate este obligatorie. Conform art.11(2) al Legii privind statutul alesului local nr.768 /2000 în cazul în care consilierul este în imposibilitate de a participa la şedinţa respectivă, el comunică despre aceasta cu indicarea motivelor absenţei. Ședințele comisiei sunt publice. În cadrul ședințelor comisiei pot fi invitați atât specialiști din cadrul primăriei, cât și experți din domeniul relevant problemelor discutate. La şedinţa comisiei pot fi prezenţi, fără drept de vot, consilierii care nu sunt membri ai acestei comisii, inclusiv consilieri ale căror propuneri fac obiectul lucrărilor comisiei. Comisia poate decide ca la unele dezbateri să fie prezente şi alte persoane interesate sau reprezentanţi ai mass-media. Membrii comisiei de specialitate sunt înştiinţaţi despre şedinţa acesteia de către preşedintele şi/sau secretarul comisiei, fiind asistați de secretarul consiliului. Comisia de specialitate adoptă decizii cu votul majorității membrilor săi. Decizi34

Ghidul secretarului consiliului local ile comisiei au doar caracter de recomandare pentru consiliul local. Principalele atribuții ale comisiei consultative de specialitate țin de identificarea și examinarea problemelor din domeniul ei de activitate, care sunt incluse în ordinea de zi pentru ședința consiliului, analiza proiectelor de decizii și avizarea lor. Dacă comisia de specialitate consideră că problema inclusă în ordinea de zi nu a fost pregătită corespunzător(de exemplu, lipsește nota informativă sau nu a fost suficient studiată), aceasta poate propune consiliului excluderea sa din ordinea de zi. Secretarul consiliului local acordă suport consilierilor în elaborarea proiectelor de decizii, în care scop realizează o serie de operaţiuni de documentare, informare şi de prelucrare a datelor şi informaţiilor, menite a fundamenta actul administrativ. În vederea adoptării actului administrativ se efectuează o serie de operaţiuni cum sunt: întocmirea de evidenţe şi date statistice, informări, dări de seamă, avize, autorizări etc. Culegerea şi prelucrarea informaţiilor reprezintă, practic, activitatea care are cea mai mare pondere în desfăşurarea etapei de pregătire a actului administrativ, întrucât informaţiile culese stau la baza elaborării soluţiilor cuprinse în act. La elaborarea proiectului de act administrativ trebuie avute însă în vedere şi respectarea unor condiţii de tehnică legislativă referitoare la redactarea proiectului şi la forma sa exterioară. Proiectele de decizii care țin nemijlocit de domeniul de activitate a comisiei de specialitate trebuie să fie avizate de comisia respectivă. În cazul în care comisia de specialitate avizează negativ proiectul de decizie, problema nu poate fi exclusă din ordinea de zi, această decizie revenind exclusiv consiliului. Inițiatorul proiectului de decizie sau al altor propuneri are dreptul să le retragă sau să renunțe la susținerea lor în orice moment, până la înscrierea acestora pe ordinea de zi. După ce compartimentul de specialitate al primăriei și serviciile publice examinează proiectul de decizie și propunerile, comisia de specialitate a consiliului întocmește un raport privind adoptarea, modificarea sau respingerea acestora. Lucrările ședințelor comisiei consultative de specialitate se consemnează de către secretarul comisiei în procese-verbale. Acestea se semnează de către președintele comisiei și se contrasemnează de către secretarul comisiei. Toate materialele ce țin de activitatea comisiei de specialitate se stochează în dosar separat și se păstrează în autoritatea publică. Dosarul se completează cu materiale după fiecare ședință a comisiei de specialitate. Responsabil de conținutul dosarului și de materialele incluse este secretarul comisiei de specialitate. Rapoartele și avizele sunt transmise secretarului consiliului, care se va asigura că acestea sunt remise primarului și consilierilor până la data ședinței consiliului. Proiectele de decizii și alte propuneri, însoțite de avizul comisiei de specialitate și raportul subdiviziunii structurale a primăriei și/sau serviciilor publice, sunt incluse pe ordinea de zi și supuse dezbaterii și votului consiliului. 35

Ghidul secretarului consiliului local „Mulți pot discuta; puțini pot conversa”. A.B. Alcott 36

Ghidul secretarului consiliului local CAPITOLUL III. ROLUL SECRETARULUI ÎN CONSOLIDAREA DEMOCRAȚIEI PARTICIPATIVE 3.1. Asigurarea transparenței și accesul la informații de interes public Transparența este unul din cele 12 principii, care reprezintă valorile fundamentale ale democrației europene și cerințe pentru o bună guvernare democratică. 1 Transparenţa este un principiu prin care autorităţile administrației publice au obligaţia să îşi desfăşoare activitatea într-o manieră deschisă faţă de cetățeni, în care accesul liber şi neîngrădit la informaţiile de interes public să constituie regula, iar limitarea accesului la informaţie să constituie excepţia, în condiţiile legii. Conform articolului 2 din Legea 239 privind transparența procesului decizional transparenţă este oferirea, în vederea informării în mod deschis şi explicit, de către autorităţile publice a tuturor informaţiilor privind activitatea lor şi consultarea cetăţenilor, asociaţiilor constituite în corespundere cu legea, altor părţi interesate în procesul de elaborare şi de adoptare a deciziilor. Asigurarea transparenței actului de guvernare este un deziderat la orice nivel de administrație publică iar la nivel local este fundamental important, deoarece administrația publică locală este cea mai aproape de cetățeni.(Figura 1.) contribuie la redu cerea corupţiei şi a proastei funcţionări a administraţiei publice, prin faptul monitorizării activităţii administraţiei publice de către cetăţenii interesaţi, cât şi de organizaţiile societăţii civile; protejează drepturile individuale, prin informarea cetățenilor afectați de o decizie a autorității publice referitor la conținutul actului, ceea ce-i permitea contestarea acestuia; sporește încrederea cetățenilor în actul de guvernare și deciziile adoptate de autorități le locale; îmbunătăţeşte procesul de comunicare între cetăţeni şi administraţia publică locală; contribuie la eficiența și responsabilitatea autorităților publice locale; Figura 3.1.Importanța asigurării transparenței procesului decizional în administrația publică locală. Republica Moldova este avansată sub raportul existenţei unor legi speciale în ceea ce priveşte informarea, consultarea şi participarea cetăţenească, care stabilesc, totodată, obligaţiile autorităţilor/instituţiilor publice pentru asigurarea procesului decizional 1 www..coe.int/good-governance 37

Ghidul secretarului consiliului local chiar de la etapa iniţială a acestuia şi până la informarea despre adoptarea deciziilor. 2 În această ordine de idei menționăm Cadrul normativ ce reglementează activitatea administrației publice locale în asigurarea transparenței și accesul cetățenilor la informația de interes public:  Constituţia Republicii Moldova, 3 în art.34 alin.(2), subliniază că autorităţile publice, potrivit competenţelor ce le revin, sunt obligate să asigure informarea corectă a cetăţenilor asupra treburilor publice şi asupra problemelor de interes personal.  Legea nr.436 privind administraţia publică locală, 4 în art.3 alin(1) şi art.8 stabileşte importanţa consultării cetăţenilor în probleme locale de interes deosebit în calitate de principiu de bază al administrației publice locale. Aceeași Lege, în art.17„Transparenţa şedinţelor” stipulează că cetăţenii şi organizaţiile acestora au dreptul:  de a participa, în condiţiile legii, la orice etapă a procesului decizional;  de a solicita orice informaţie referitoare la procesul decizional, inclusiv a proiectelor de decizii şi a agendei de subiecte pentru discuţii la şedinţele consiliului local şi primăriei;  de a propune iniţierea elaborării şi adoptării unor decizii;  de a prezenta autorităţilor publice locale recomandări, în nume propriu sau în numele unor grupuri de locuitori ai colectivităţilor respective, privind diverse proiectede decizie supuse dezbaterilor.  Legea nr. 239 privind transparența în procesul decizional 5 în art.3. menționează că autorităţile publice vor consulta cetăţenii, asociaţiile constituite în corespundere cu legea, alte părţi interesate în privinţa proiectelor de acte legislative, administrative care pot avea impact social, economic, de mediu(asupra modului de viaţă şi drepturilor omului, asupra culturii, sănătăţii şi protecţiei sociale, asupra colectivităţilor locale, serviciilor publice). Articolul 8 al Legii 239 stabilește principalele etape în asigurarea transparenței decizionale: a) informarea publicului referitor la iniţierea elaborării deciziei; b) punerea la dispoziţia părţilor interesate a proiectului de decizie şi a materialelor aferente acestuia; c) consultarea cetăţenilor, asociaţiilor constituite în corespundere cu legea, altor părţi interesate; d) examinarea recomandărilor cetăţenilor, asociaţiilor constituite în corespundere cu legea, altor părţi interesate în procesul de elaborare a proiectelor de decizii; e) informarea publicului referitor la deciziile adoptate.  Hotărârea Guvernului nr. 96 din 16.02.2010 cu privire la acţiunile de implementare a Legii nr. 239-XVI din 13.11. 2008 privind transparenţa în procesul decizional, prin care a fost aprobat Regulamentul cu privire la procedurile de asigurare a 2 Șaptefrați T., Buna guvernare prin prisma participării cetățenilor la procesul decizional. În revista: Administrarea Publică, nr.1, 2020. p.22-28. 3 Constituţia Republicii Moldova din 20.07.1994. În: Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr.1 din 12.08.1994. 4 Legea nr.436 privind administrația public locală. Monitorul Oficial, nr.32-35 din 09.03. 2007. 5 Legea privind transparenţa în procesul decizional nr.239 din 13.11.2008. În: Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr.215-217 din 05.12.2008. 38

Ghidul secretarului consiliului local transparenţei în procesul de elaborare şi adoptare a deciziilor. 6 Regulamentul descrie măsurile organizatorice pentru asigurarea transparenţei în procesul decizional, modalităţile de informare în procesul decizional, procedurile de organizare a consultărilor publice, şi a şedinţelor publice, raportarea cu privire la transparenţa în procesul decizional. În conformitate cu prevederile Regulamentului autoritatea administrației publice locale trebuie să: 1. Elaboreze şi aprobe regulile interne de organizare a procedurilor de consultare 2. Desemneze coordonatorul procesului de consultare publică 3. Întocmească lista generală a părţilor interesate. 4 . Creeeze în pagina Web compartimente dedicate transparenţei decizionale 5 . Întocmească şi aducă la cunoştinţa publicului rapoarte anuale privind transparenţa în procesul decizional Ce prevăd Regulile interne de organizar e a procedurilor de consultare? Autorităţile publice elaborează şi aprobă regulile interne privind procedurile de informare, consultare şi participare în procesul de elaborare şi adoptare a deciziilor, care trebuie să conţină prevederi referitoare la: a) atribuţiile coordonatorului procesului de consultare publică în procesul decizional în cadrul autorităţii publice; b) atribuţiile subdiviziunilor responsabile de elaborarea proiectelor de decizii în asigurarea transparenţei procesului de elaborare a deciziilor; c) interacţiunea dintre coordonatorul procesului de consultare publică şi subdiviziunile responsabile de elaborarea proiectelor de decizii; d) întocmirea şi păstrarea dosarului privind elaborarea proiectului de decizie; e) colaborarea autorităţii publice cu societatea civilă(crearea consiliilor consultative, grupurilor de lucru permanente sau grupurilor de lucru ad-hoc cu participarea societăţii civile, semnarea de acorduri sau memorandumuri de colaborare etc.); f) organizarea şedinţelor publice; g) elaborarea raportului anual privind transparenţa procesului decizional. 6 Hotărârea Guvernului nr. 96 din 16.02.2010 cu privire la acţiunile de implementare a Legii nr. 239- XVI din 13.11. 2008 privind transparenţa în procesul decizional. În: Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr.30-31 din 26.02.2010. 39

Ghidul secretarului consiliului local Atribuţiile de bază ale coordonatorului includ:  monitorizarea respectării cerinţelor de asigurare a transparenţei în procesul de elaborare şi adoptare a proiectelor de decizii;  întocmirea raportului anual privind asigurarea transparenţei procesului decizional în cadrul autorităţii publice;  publicarea raportului pe pagina web a autorității. Cine întocmește lista generală a părților interesate și cine pot fi părți interesate? Coordonatorul procesului de consultare publică pregăteşte o listă generală a părţilor interesate, întocmită la iniţiativa subdiviziunilor autorităţii publice, iniţiativa altor autorităţi publice sau la propunerea părţilor interesate, care vor fi informate prioritar despre procesul decizional al autorităţii în cauză. Părți interesate pot fi: a) cetăţeni , conform Legii nr. 239-XVI din 13.11.2008 privind transparenţa în procesul decizional; b) asociaţii obşteşti constituite în corespundere cu legea; c) sindicate ; d) asociaţii de patronat ; e) partide şi alte organizaţii social-politice; f) mijloace de informare în masă ; g) reprezentanţi ai mediului de afaceri , etc. Lista se actualizează o dată pe an, inclusiv cu indicarea părţilor interesate(numele şi prenumele cetăţenilor, denumirile asociaţiilor constituite în corespundere cu legea, altor părţi interesate, informaţia de contact a acestora), care au solicitat în scris informarea despre procesul decizional al autorităţii publice. Ce categorii de informații se plasează pe pagina WEB oficială a autorității APL ? În scopul facilitării accesului părţilor interesate la informaţia privind procesul de elaborare şi adoptare a deciziilor, pe pagina web oficială sunt create compartimente dedicate transparenţei decizionale, unde se plasează informația cu privire la: 40

Ghidul secretarului consiliului local a) regulile interne de organizare a procedurilor de asigurare a transparenţei în procesul de elaborare şi adoptare a deciziilor; b) numele şi informaţia de contact ale coordonatorilor procesului de consultare publică în procesul decizional în cadrul consiliului local; c) programele trimestriale de elaborare a proiectelor de decizii, cu indicarea proiectelor de decizii care urmează a fi supuse consultării publice; d) anunţurile privind iniţierea elaborării deciziei; e) anunţurile privind organizarea consultării publice; f) proiecte de decizii şi materiale aferente acestora, precum şi deciziile adoptate; g) rezultatele consultării publice(procese-verbale ale întrunirilor publice consultative, sinteza recomandărilor); h) raportul anual al autorităţii publice privind transparenţa procesului decizional; i) alte informaţii. Lista integrală a informațiilor care trebuie publicate pe pagina web oficială a autorității publice este expusă în Legea 148/2023, art. 10. Cine elaborează Raportul cu privire la transparența decizională? Coordonatorul procesului de consultare publică întocmește și aduce la cunoştinţa publicului rapoartele anuale privind transparenţa în procesul decizional, care vor conţine:  numărul deciziilor adoptate de autoritatea publică respectivă pe parcursul anului de referinţă;  numărul total al recomandărilor recepţionate în cadrul procesului decizional;  numărul întrunirilor consultative, al dezbaterilor publice şi al şedinţelor publice organizate;  numărul cazurilor în care acţiunile sau deciziile autorităţii publice au fost contestate pentru nerespectarea Regulamentului cu privire la procedurile de consultare publică cu societatea civilă în procesul decizional Activități pentru îmbunătățirea transparenței administrative: 1. Elaborarea planurilor locale de acţiuni privind aprofundarea transparenţei şi asigurarea accesului la informaţie.(anexa nr....) 2. Revizuirea cadrului normativ ce reglementează activitatea primăriei şi a consiliului comunal în domeniul asigurării transparenţei şi a accesului la informaţia de interes public. 3. Constituirea sistemului informaţional comunal(panouri informative, radio local, Pagina Web) conform hărţii locale a transparenţei şi accesului la informaţie. 4. Crearea(instituirea) grupului(corpului) de comunicatori locali. 5. Instruirea funcţionarilor publici şi a consilierilor locali în domeniul asigurării accesului cetăţenilor la informaţie şi a transparenţei administrative. 6. Instruirea specialiştilor din primărie în domeniul utilizării în activitatea lor 41

Ghidul secretarului consiliului local a tehnologiilor informaţionale moderne(internet, intranet etc.). Accesul la informații de interes public. Liberul acces la informațiile de interes public este prima fază în procesul de elaborare – urmat de consultare şi participare- şi punere în aplicare a politicilor publice. Fără informație corectă, care poate fi accesată de orice cetățean- fără discriminare- nu poate exista democrație participativă. Liberul acces la informații este unul dintre criteriile fundamentale pentru existența bunei guvernări. Conform definiţiei Naţiunilor Unite, buna guvernare este participativă, orientată spre consens, responsabilă, transparentă, reactivă, eficientă, eficace, echitabilă, inclusivă şi respectă domnia legii/statul de drept. Accesul la informații de interes public este reglementat de Legea nr.148 din 09.06.2023 privind accesul la informații de interes public care este un document important ce are drept scop asigurarea transparenței activității din sectorul public. Orice persoană fizică sau juridică are dreptul la accesul la informațiile de interes public, în formele și condițiile prevăzute de lege. Care sunt informațiile de interes public? Informații de interes public sunt toate informațiile deținute de furnizorii de informații, indiferent de suportul de stocare (pe hârtie, în formă electronică sau în orice alt format). (art.4 din Legea nr.148/2023) Fluxul de informaţii de la administraţie la cetăţeni este de maximă importanţă, iar lista categoriilor de informaţii accesibile cetăţenilor include:  Informaţii despre cum este organizată administraţia şi despre cum funcţionează. De exemplu: departamente, servicii, titluri, fişe de post, numele managerilor; descrierea detaliată a responsabilităţilor diferitelor departamente şi direcţii; informaţii de contact: nr. de telefon, email, programul de lucru etc.  Informaţii despre serviciile pe care administraţia le furnizează comunităţii. De exemplu: ce compartiment este responsabil de furnizarea serviciului respectiv; cum este organizat compartimentul pentru a furniza serviciul; ce servicii sunt finanţate şi cât costă ele; informaţii bugetare: de ex.: au crescut cheltuielile comparativ cu anul trecut?  Informaţii referitoare la întrunirile în şedinţă ale Consiliului local şi celui raional. 42

Ghidul secretarului consiliului local De exemplu: când vor avea loc şedinţele, agenda detaliată a şedinţelor; cum poate un cetăţean să-şi înscrie problema proprie în agenda de lucru a şedinţei; cum sunt luate hotărârile şi soluţionate petiţiile; ce etape sunt parcurse şi ce decizii sunt luate la fiecare şedinţă; ce comisii are consiliul, cine sunt membrii lor, şi ce decizii vor fi luate de către acestea; când vor avea loc întâlnirile comisiilor; cum poate un cetăţean să-şi înscrie problema personală în agenda întâlnirii comisiei.  Informaţii financiare. De exemplu: bugetul administraţiei publice locale pentru fiecare an, fiind arătate toate veniturile, cheltuielile într-un mod accesibil cetăţenilor; informaţii despre modul cum se realizează bugetul în fiecare compartiment; informaţii despre felul cum şi când îşi pot exprima cetăţenii părerile asupra cheltuielilor bugetare; comparaţie anuală asupra veniturilor şi cheltuielilor. Şi nu în ultimul rând, se poate face lăsând liber accesul publicului la diverse documente ale administraţiei publice locale: planurile de urbanism, procesele-verbale ale şedinţelor consiliului etc. Procesul de informatizare a societăţii a deschis noi posibilităţi de informare şi colectare de informaţii. Astfel multe administraţii locale şi naţionale folosesc Internetul ca o modalitate utilă de a furniza şi a primi informaţii prin intermediul site-urilor proprii. Aceste site-uri ale autorităţilor administrative includ următoarele tipuri de informaţii: ⇒ O descriere a organizaţiei şi a misiunii ei. ⇒ Planul strategic, incluzând obiectivele pe termen lung şi scopurile anuale. ⇒ Organigrama. ⇒ Informaţii de contact pentru toate oficiile: numele persoanei de contact, adresa de e-mail, telefon, fax, numerele de mesagerie vocală. ⇒ Un ghid de telefon cu nume, locaţii şi numerele de telefon ale angajaţilor. ⇒ Informaţii despre buget, incluzând circuitul bugetar şi oportunităţile de participare a publicului. ⇒ Oportunităţi curente de angajare. ⇒ Oportunităţi curente de voluntariat. ⇒ Apariţiile recente şi publicaţiile. Accesul la informațiile de interes public poate fi realizat prin:  transparență proactivă – diseminarea, din oficiu, a informațiilor de interes public, în special prin publicarea acestora pe paginile web oficiale ale furnizorilor de informații; 43

Ghidul secretarului consiliului local  comunicarea informațiilor de interes public la cerere. Care sunt modalitățile de comunicare a informațiilor de interes public? Modalitățile de comunicare a informațiilor de interes public sunt diverse, și pot fi utilizate în funcție de posibilitățile solicitantului:  furnizarea informației în formă electronică;  expedierea informației prin poștă, pe suport de hârtie;  eliberarea informației la sediul administrației publice locale;  examinarea informației în original, la sediul administrației publice locale;  expunerea informației în formă verbală, în cazul cererilor adresate verbal.  furnizarea informației în formă electronică;  expedierea informației prin poștă, pe suport de hârtie;  eliberarea informației la sediul administrației publice locale;  examinarea informației în original, la sediul administrației publice locale;  expunerea informației în formă verbală, în cazul cererilor adresate verbal. Totodată, autoritățile administrației publice locale pot realiza orice forme de informare activă a societății, precum diseminarea informațiilor de interes public prin intermediul: a) propriilor instituții mass-media, după caz; b) serviciilor media audiovizuale; c) publicațiilor periodice scrise și electronice; d) declarațiilor, comunicatelor, briefingurilor, conferințelor și evenimentelor de presă; e) evenimentelor publice(mese rotunde, seminare, conferințe, simpozioane etc.); f) propriilor pagini/conturi/canale pe rețele sociale; g) panourilor informative; h) altor modalități(întâlniri, prezentări de rapoarte sau dări de seamă etc.). C are categorii de informații sunt cu accesibilitate limitată? Accesul la informațiile de interes public poate fi limitat dacă dezvăluirea informației va prejudicia: a) siguranța publică; b) relațiile internaționale; c) prevenirea sau descoperirea infracțiunilor ori contravențiilor; d) efectuarea urmăririi penale; e) desfășurarea procedurii administrative sau judiciare; f) protecția datelor cu caracter personal; g) drepturile de proprietate intelectuală; h) secretul comercial. 44

Ghidul secretarului consiliului local Accesul la informațiile de interes public este limitat și atunci când restricția este prevăzută expres de lege, inclusiv în cazul informațiilor ce constituie secret de stat, bancar sau medical. 3.2. Mecanisme de consultare și implicare a cetățenilor Participarea cetăţenilor la luarea deciziilor este un proces gradat, care presupune parcurgerea anumitor etape. Aceste etape se suprapun peste cele două niveluri de participare, ca parte a unui model ideal de implicare a cetăţenilor. Primul nivel al participării este informarea, care presupune eforturi atât din partea cetăţenilor, cât şi din partea administraţiei locale. Administraţia publică este datoare să emită informaţii către cetăţeni privind activitatea şi planurile sale pentru ca aceştia să poată înţelege direcţiile prioritare ale politicii administrative a aleşilor locali. Al doilea nivel se referă la consultarea cetăţenilor, aceasta fiind acţiunea autorităţilor pentru identificarea necesităţilor cetăţenilor, pentru evaluarea priorităţilor unor acţiuni sau colectarea de idei şi sugestii privind o anumită problemă. Al treilea nivel este un nivel superior care permite cetăţenilor să devină parteneri în luarea deciziilor în politica publică. Administraţia publică şi cetăţenii dezbat împreună problemele, identifică şi propun soluţii de alternativă. Ce presupune implicarea cetățenilor? Implicarea cetățenilor este procesul prin care preocupările, nevoile și valorile cetățenilor sunt incluse în procesul decizional? Participarea cetăţenilor în procesul de guvernare locală este componenta de bază a unei democraţii. Este un mecanism de sporire a transparenţei procesului decizional şi eficienţei actului de guvernare. Necesitatea implicării cetăţenilor în luarea deciziilor este condiţionat şi de faptul că deciziile luate de autorităţile administraţiei publice locale au un impact direct asupra oamenilor. În acelaşi context, reformele administraţiei publice din ultima perioadă au completat funcţiile autorităţilor administraţiei publice locale din Republica Moldova cu noi competenţe şi responsabilităţi, cele mai multe din acestea fiind dificil de implementat fără sprijinul comunităţii. În același timp implicarea cetăţenilor în procesul decizional este un proces complex condiţionat de patru factori: 45

Ghidul secretarului consiliului local Administraţia locală deschisă spre implicarea cetăţenilor în activitatea complexă a procesului de guvernare. Transferul continuu de informaţii de la administraţie la cetăţeni. Modalităţi eficiente prin care administraţia culege informaţii de la cetăţeni. Cetăţeni informaţi care îşi onorează obligaţia de a participa ca parteneri egali în activităţile administraţiei, deoarece înţeleg problemele. Pentru o implicare și participare activă a cetățenilor este important stabilirea unui set de reguli care ar facilita procesul de participare al cetățenilor, și anume: Respect reciproc; Deschidere, transparență și incluziune; Receptivitate pentru oferirea feed-beack-ului adecvat și oportun; Nediscriminare și incluziune; Egalitate de gen și participare egală; Accesibilitate(limbaj clar și a mijloacelor adecvate de participare, online sau offline). Care sunt avantajele implicării cetățenilor? Implicarea cetăţenilor în procesul decizional responsabilizează autorităţile administraţiei publice locale şi cetăţenii deopotrivă pentru implementarea politicilor de dezvoltare a comunităţilor. Într-o comunitate unde cetăţenii vor fi implicaţi în procesul decizional, administraţia publică locală va: împărtăşi informaţiile într-o manieră onestă, completă şi clară; oferi cetăţenilor posibilitatea de a-şi exprima opiniile şi de a influenţa deciziile într-un mod corect şi deschis; încuraja cetăţenii să profite de aceste posibilităţi; argumenta şi explica modul in care s-a luat decizia, furnizând toate argumentele care au fundamentat această decizie. la rândul lor cetăţenii: vor înţelege drepturile şi obligaţiile care le revin pentru a participa la luarea deciziilor la nivel local, decizii care le pot influenta direct sau indirect vieţile; vor fi pregătiţi să lucreze onest şi constructiv pentru a sprijini reprezentanţii administraţiei publice locale în rezolvarea problemelor. Autorităţile administraţiei publice locale(primarul, funcţionarii implicaţi în lucru direct cu publicul) în baza cadrului normativ şi a misiunii pe care o au, sunt responsabili 46

Ghidul secretarului consiliului local de implicarea cetăţenilor în procesul decizional. Administraţia publică locală organizează şi prestează servicii pentru cetăţeni. Prin urmare, autorităţile locale trebuie să comunice cu cetăţenii în vederea identificării problemelor lor şi a elaborării şi implementării soluţiilor acestora. Întreaga activitate a administraţiei publice locale trebuie să fie orientată pe cetăţean. Funcţionarii publici şi oficialii aleși trebuie să perceapă cetăţeanul prin prisma categoriilor: • CETĂŢEANUL este persoana cea mai importantă pentru funcţionarul public în cadrul comunicării prin telefon, prin poştă sau când vine personal. • CETĂŢEANUL nu depinde de autorităţile locale, ci autorităţile locale depind de el. • CETĂŢEANUL nu este cel care întrerupe din muncă, ci este scopul acestei munci. • CETĂŢEANUL nu este în afara activităţii APL, ci o parte a acesteia. • CETĂŢEANUL nu este o cifră statistică goală, ci o fiinţă umană; cu sentimente şi emoţii, cu prejudecăţi şi preferinţe. • CETĂŢEANUL nu este cineva cu care trebuie să se certe sau să încerce puterile administraţia publică locală. Nimeni nu a câştigat vreodată ceva din disputa cu un client. • CETĂŢEANUL este persoana care comunică dorinţele sale administraţiei publice locale. Menirea administraţiei publice locale este să le trateze într-o manieră avantajoasă pentru ambele părţi. Ideea principală este că administrația publică locală este în serviciul cetățenilor și trebuie să informeze cetățenii despre activitatea realizată, precum și să-i consulte în procesul de luare a deciziilor Participarea cetăţenilor la procesul decizional este reglementat de: • Constituţia Republicii Moldova 7 care prevede că„cetăţenii Republicii Moldova au dreptul de a participa la administrarea treburilor publice nemijlocit, precum şi prin reprezentanţii lor, iar fiecărui cetăţean i se asigură accesul la o funcţie publică”. Legea supremă a ţării stabileşte şi drepturile cetăţenilor de asociere, dreptul la informare, dreptul de a organiza şi participa la mitinguri, demonstraţii, dreptul de petiţionare. Legea cu privire la administrația publică locală n. 436 din 28.12.2006 8 conţine prevederi importante privind participarea cetăţenilor în procesul decizionale: • Consultarea populaţiei(art. 8) În problemele de importanţă deosebită pentru unitatea administrativ-teritorială, populaţia poate fi consultată prin referendum local, organizat în condiţiile Codului electoral. În problemele de interes local care preocupă o parte din populaţia unităţii administrativ-teritoriale pot fi organizate, cu această parte, diverse forme de consultări, 7 Constituţia Republicii Moldova. 8 Legea cu privire la administrația publică locală Nr. 436 din 28.12.2006. 47

Ghidul secretarului consiliului local audieri publice şi convorbiri, în condiţiile legii. Proiectele de decizii ale consiliului local se consultă public, în conformitate cu legea, cu respectarea procedurilor stabilite de către fiecare autoritate reprezentativă şi deliberativă a populaţiei unităţii administrativ- teritoriale de nivelul întâi sau al doilea, după caz. • Transparenţa şedinţelor Consiliului local şi publicarea deciziilor(art.17). Cetăţenii şi organizaţiile de cetăţeni au dreptul: de a participa, în condiţiile legii, la orice etapă a procesului decizional; de a solicita orice informaţie referitoare la procesul decizional, inclusiv cunoaşterea proiectelor de decizii şi a agendei de subiecte pentru discuţii ale şedinţelor consiliului local şi primăriei; de a propune iniţierea elaborării şi adoptării unor decizii; de a prezenta autorităţilor publice locale recomandări, din nume propriu sau din numele unor grupuri de locuitori ai colectivităţilor respective, privind diverse proiecte de decizie, supuse dezbaterilor; • Legea cu privire la transparența în procesul decizional nr. 239 din 13.11.2008 9 . În prevederile acestei legi(art. 6) se stipulează că Cetăţenii, asociaţiile constituite în corespundere cu legea, alte părţi interesate au dreptul: a) să participe, în condiţiile prezentei legi, la orice etapă a procesului decizional; b) să solicite şi să obţină informaţii referitoare la procesul decizional, inclusiv să primească proiectele de decizii însoţite de materialele aferente, în condiţiile Legii 148/2023; c) să propună autorităţilor publice iniţierea elaborării şi adoptării deciziilor; d) să prezinte autorităţilor publice recomandări referitoare la proiectele de decizii supuse discuţiilor. Conform art. 7 al Legii 239/2008, autorităţile publice sunt obligate, după caz, să întreprindă măsurile necesare pentru asigurarea posibilităţilor de participare a cetăţenilor, a asociaţiilor constituite în corespundere cu legea, a altor părţi interesate la procesul decizional, inclusiv prin: a) diseminarea informaţiei referitoare la programele(planurile) anuale de activitate prin plasarea acestora pe pagina web oficială a autorităţii publice, prin afişarea lor la sediul acesteia într-un spaţiu accesibil publicului şi/sau prin difuzarea lor în mass-media centrală sau locală, după caz; b) informarea, în modul stabilit, asupra organizării procesului decizional; c) instituţionalizarea mecanismelor de cooperare şi de parteneriat cu societatea; d) recepţionarea şi examinarea recomandărilor cetăţenilor, asociaţiilor constituite în corespundere cu legea, ale altor părţi interesate în scopul utilizării lor la elaborarea proiectelor de decizii; e) consultarea opiniei tuturor părţilor interesate de examinarea proiectelor de decizii. Legea nr.148 privind accesul la informații de interes public, din 09.06.2023. În conformitate cu prevederile acestei legi, autorităţile administraţiei publice sunt obligate: să asigure informarea activă, corectă şi la timp a cetăţenilor asupra chestiunilor 9 Legea cu privire la transparența în procesul decizional Nr. 239 din 13.11.2008. 48

Ghidul secretarului consiliului local de interes public şi asupra problemelor de interes personal; să garanteze liberul acces la informaţie; să respecte termenele de furnizare a informaţiei, prevăzute de lege; să dea publicităţii propriile acte adoptate în conformitate cu legea. Care sunt beneficiile implicării cetățenilor în procesul decizional? Realizarea unui proces responsabil de participare a cetăţenilor la luarea deciziilor aduce beneficii atât autorităţilor administraţiei publice locale cât şi cetăţenilor:  Restabileşte şi construieşte încredere între administraţia publică locală şi cetăţeni.  Ajută administraţia locală să devină şi să rămână transparentă în procesul guvernării.  Permite fiecărui cetăţean să aibă acces la informaţii.  Ajută administraţia locală să identifice nevoile comunităţii mai repede şi cu o satisfacţie mai mare pentru cetăţeni.  Încurajează dezbaterile faţă în faţă, astfel încât cetăţenii pot auzi direct opinii diferite.  Direcţionează comunitatea către o decizie responsabilă, cu suport politic  Conduce comunitatea către consens şi nu către conflict.  Ajută în promovarea unui cadru legal nou, potrivit unui nou mod de cooperare.  Ajută administraţia locală să rezolve nevoile cetăţenilor înainte de interesele speciale. DE REȚINUT! Participarea cetăţenilor în procesul decizional presupune o comunicare bidirecţională: • de la administraţie către cetăţeni; • de la cetăţeni către administraţie. Tipurile de participare: • Furnizare de informaţii; • Consultare; • Dialog; • Implicare activă. Metode de implicare a cetățenilor în procesul decizional • Consultarea. Consultarea cetăţenilor se realizează pentru a identifica necesităţile şi problemele lor, pentru a evalua priorităţile unor acţiuni şi a colecta idei şi sugestii pentru elaborarea şi implementarea politicilor publice locale. În această ordine de idei, consultarea implică dialogul cu cetăţenii şi presupune: renunţarea la atitudinea „directivă şi dogmatică” a autorităţilor publice, eliminarea„jargonului profesional” prin folosirea unui limbaj comun, clar şi simplu, şi folosirea unor tehnici socio-culturale par49

Ghidul secretarului consiliului local ticipative, deoarece a-i face pe cetăţeni să îşi exprime opiniile este chiar mai important decât a le explica. • Acceptarea partajului puterii de decizie. În acest caz, autorităţile publice renunţă parţial de a-şi exercita o parte din puterea ce le-a fost atribuită. Pentru o participare eficace a cetăţenilor, trebuie de avut în vedere: Cu cât problema este de anvergură mai mică(implicând un teritoriu cu un număr limitat de persoane), cu atât nivelul de participare poate fi mai ridicat şi şansele cetăţenilor de intervenţie reală la conducere sunt mai mari. Cetăţenii formează grupuri sociale cu aptitudini şi posibilităţi diferite de a reacţiona la demersul participativ. Persoanele cu educaţie şi pregătire superioară îşi fac cunoscute mai uşor interesele specifice sau preferinţele. Dacă se doreşte să se evite situaţia în care cei ce ştiu să vorbească monopolizează avantajele demersului participativ, atunci trebuie să existe o voinţă politică care să se exercite în beneficiul celor care nu ştiu sau nu pot să se facă auziţi. Planificarea strategică pe termen lung, pentru un teritoriu vast şi cu o populaţie numeroasă, se prestează greu la o rezolvare cu o largă participare a cetăţenilor, dar se pot folosi procedurile primelor niveluri: informarea şi consultarea. Sunt cunoscute şi alte tehnici utilizate pentru participarea cetăţenilor la procesul de luare a deciziilor. În unele cazuri, s-ar putea să fie de ajuns organizarea unei întâlniri publice pentru a afla părerile cetăţenilor în legătură cu anumite planuri şi propuneri. În alte cazuri, s-ar putea să fie nevoie de a combina metodele(organizarea unor serii de întruniri publice, apoi un sondaj de opinie, după care se stabileşte o perioadă pentru primirea opiniilor cetăţenilor). Poate fi folosită şi metoda formării unui comitet consultativ al cetăţenilor. • Întâlnirile publice. Aceasta este cea mai clasică metodă privind participarea cetăţenilor în procesul de guvernare locală. O întâlnire publică se poate realiza cu un număr relativ redus de participanţi – un reprezentant al administraţiei şi câţiva cetăţeni, sau, cu un număr mare de participanţi – un comitet al reprezentanţilor, sau membri ai consiliului local şi zeci sau sute de cetăţeni. Pentru ambele situaţii, întâlnirea publică are următoarele caracteristici: ♦ Reprezentanţii administraţiei locale au posibilitatea de a educa publicul în legătură cu o anumită problemă – care ar putea să fie, de exemplu, bugetul, protecţia mediului, aprobarea contribuţiilor dezvoltării economice ş.a. ♦ Reprezentanţii administraţiei au posibilitatea de a lua cunoştinţă cu părerile membrilor interesaţi ai publicului despre problemele importante cu care se confruntă, şi de a câştiga idei care vor facilita procesul decizional sau vor furniza perspective care vor ajuta managementul administraţiei. ♦ Publicul are şansa să-şi exprime opiniile şi are posibilitatea să influenţeze cursul planurilor administraţiei publice locale. ♦ Atât reprezentanţii administraţiei cât şi publicul au posibilitatea de a clarifica schimbul de păreri şi opinii, iar prin acest proces se educă unii pe ceilalţi. • Forumuri. Înainte de desfăşurarea unei şedinţe a consiliului, forumul poate oferi 50

Ghidul secretarului consiliului local cetăţenilor posibilitatea de a ridica orice problemă care, după părerea lor, necesită luarea unor măsuri. De regulă, forumul durează maxim o oră. Problemele ridicate de cetăţeni ajută autorităţilor administraţiei publice să îşi stabilească priorităţile în activitatea lor. • Anunţuri publice. Pentru a informa publicul în legătură cu diferite planuri sau propuneri, se pot afişa anunţuri. Astfel de anunţuri pot fi făcute în locurile tradiţionale, cum ar fi ziarele sau radioul, sau în alte locuri. De exemplu, dacă se lansează un program pentru tineret, administraţia publică locală ar putea plasa anunţuri în şcoli sau în centrele pentru distracţii. De asemenea, administraţia publică locală poate prezenta temporar, informaţii despre proiectele vaste la afişele prin parcuri sau în pieţele publice. • Perioada de primire a comentariilor publicului. Acestea sunt perioade obligatorii de aşteptare, în timpul cărora se primesc comentariile publicului pe marginea proiectului lansat. De exemplu, în scopul soluţionării problemelor de ordin social, administraţia publică locală intenţionează să construiască un centru sportiv, perioada pentru primirea comentariilor populaţiei poate începe cu un anunţ prin care administraţia publică locală îşi exprimă interesul de a afla părerile pe care le au cetăţenii despre necesitatea, amplasarea, proiectarea sau administrarea centrului sportiv. Perioada de primire a comentariilor publicului poate dura şi şaizeci de zile. În acest timp, administraţia publică locală trebuie să încerce în mod activ să afle opiniile unor largi categorii şi grupuri de cetăţeni. La finalizarea perioadei de primire a comentariilor publicului, trebuie făcute publice rezultatele părerilor exprimate şi alte informaţii primite. De asemenea, la aceste comentarii trebuie să se dea un răspuns într-o şedinţă publică a consiliului. • Sondaje de opinii. Administraţia publică locală trebuie să afle opiniile unor largi categorii de cetăţeni. Aceasta se poate face eficient prin sondaje de opinie. Dacă sondajele de opinie sunt expediate prin poştă, le vor primi foarte mulţi oameni, care vor afla că părerile lor interesează autorităţile locale. E posibil ca puţini cetăţeni să facă eforturi de a răspunde la un sondaj de opinie primit prin poştă, în afară de cazul în care problema este foarte urgentă. Se obţin cele mai bune rezultate la un sondaj de opinie atunci când întrebările se pun direct cetăţenilor. Există trei feluri de sondaje de opinie: a. Sondaje pentru întregul grup Când iniţiatorii sondajului doresc să descopere realitatea dintr-un grup mai mic, ei realizează un sondaj care se adresează fiecărui membru în parte. b. Sondaje eşantionate – realizate pe un eşantion reprezentativ În general, un sondaj este folosit pentru a evalua opiniile unui grup mai larg, ca de exemplu întreaga populaţie a unei comunităţi, ori o parte însemnată a acesteia. În atare caz, un sondaj este de obicei realizat pe un grup considerat a fi un eşantion reprezentativ al populaţiei, şi nu pe fiecare persoană în parte. Astfel, informaţiile colectate de la o parte a populaţiei sunt considerate a fi reprezentative pentru întreaga populaţie. c. Sondaje aleatorii Pentru a obţine rezultate reale, un chestionar trebuie să fie distribuit unei majorităţi semnificative, unui eşantion reprezentativ pentru populaţia sondată. Opusul unui sondaj care se realizează pe un eşantion reprezentativ este un sondaj în cadrul căruia 51

Ghidul secretarului consiliului local chestionarul se distribuie oricui îl solicită. Astfel de sondaje se mai numesc şi„sondaje aleatorii”. Rezultatele unor asemenea sondaje pot fi interesante, dar nu constituie o bază reală pentru prezicerea comportamentului unei mari majorităţi a populaţiei. Sondajele pot fi instrumente importante în planificarea bugetelor administraţiei, pentru investiţii şi dezvoltare economică. De exemplu, printr-un sondaj pot fi întrebaţi cetăţenii despre nivelul lor de satisfacţie faţă de serviciile administraţiei, ca de exemplu: reparaţia străzilor, curăţenie, iluminatul străzilor, spaţiile publice, colectarea deşeurilor, transportul public etc. • Căsuţa poştală a cetăţeanului. Opiniile cetăţenilor pot fi adunate în căsuţe poştale, în numeroase locuri publice din localitate. Comentariile cetăţenilor trebuie strânse cu regularitate şi publicate în buletinul informativ al consiliului. • Grupuri de discuţie şi întruniri cu caracter neoficial. Funcţionarii publici pot lua legătura cu cetăţenii ducându-se efectiv în mijlocul lor şi discutând cu ei. Un„focusgrup” reprezintă o întrunire cu caracter neoficial, cu 10-15 cetăţeni aleşi la întâmplare, pentru a se exprima opinii, priorităţi şi interese în legătură cu o problemă sau cu un proiect la nivel local. Cel care facilitează întrunirea le pune întrebări cetăţenilor şi nu încearcă să-i îndrepte către o anumită concluzie. În afară de grupurile de interes, administraţia locală poate lua legătura cu cetăţenii organizând întâlniri cu caracter mai puţin oficial. • Colaborarea cu mass-media. Mass-media ar trebui considerată un instrument eficient pentru lărgirea dialogului dintre cetăţeni şi funcţionarii publici. Mijloacele de informare în masă pot fi folosite atât pentru a-i asculta pe cetăţeni, cât şi pentru a vorbi cu ei. Astfel funcţionarii din administraţia publică locală pot fi gazdele unor emisiuni radiofonice în timpul cărora cetăţenii pot da telefon şi vorbi despre problemele locale sau despre dificultăţi generale cu care se confruntă. • Colaborarea cu organizaţiile neguvernamentale. ONG-urile pot oferi un cadru valoros, prin care cetăţenii pot fi informaţi despre planurile administraţiei locale şi pot fi implicaţi în luarea deciziilor şi punerea în aplicare a proiectelor. De exemplu, funcţionarii publici şi aleşii locali pot organiza întruniri cu asociaţiile de locatari pentru a afla ce sugestii au de făcut cetăţenii în legătură cu amenajarea unui parc. În viitor, asociaţiile de locatari pot contribui la mobilizarea cetăţenilor pentru amenajarea parcului. Sau, poate o asociaţie de mici întreprinzători are recomandări de făcut pentru îmbunătăţirea aspectului unor piețe agricole/comerciale. • Comitete consultative ale cetăţenilor şi forţe de presiune. Energia şi experienţa cetăţenilor pot fi folosite de administraţia publică locală în cercetarea problemelor şi formularea de recomandări. Formând Comitete consultative ale cetăţenilor(CCC), administraţia publică locală poate să atragă participarea cetăţenilor la un nivel mai înalt. De exemplu, se poate întruni un grup de cetăţeni pentru a face recomandări în legătură cu infracționalitatea din localitate. Administraţiile locale din ţările cu o democraţie avansată consideră Comitetele consultative ale cetăţenilor importante pentru angajarea cetăţenilor în procesul de guvernare aducând următoarele argumente în acest context: ♦ În primul rând, CCC-urile cresc atât nivelul cât şi calitatea implicării cetăţe52

Ghidul secretarului consiliului local nilor în activitatea administraţiei locale, în felul acesta construindu-se toate acele punţi importante de încredere între guvernanţi şi guvernaţi, consolidându-se societatea civilă. ♦ În al doilea rând, pentru o administraţie care se doreşte transparentă şi complet democratică, ele reprezintă o modalitate concretă şi foarte vizibilă pentru a demonstra angajamentul faţă de comunitate. ♦ În al treilea rând, ele reprezintă un mecanism de a aduce expertiza tehnică şi opiniile comunităţii în rezolvarea problemelor administraţiei locale. ♦ În al patrulea rând, ele realizează un for pentru oameni din diverse domenii de activitate şi cu opinii diferite şi, în acest fel, sporesc dialogul despre aspectele relevante şi rezolvă conflictele. ♦ În al cincilea rând, CCC-urile sporesc comunicarea dintre legislativ şi executiv, dintre administraţie şi comunitate şi în cadrul administraţiei. ♦ În al şaselea rând, ele reprezintă o sursă de noi perspective, idealuri şi opinii pentru aleşii şi funcţionarii administraţiei, a căror creativitate poate fi reprimată de presiunile şi complexitatea operaţiunilor zilnice. ♦ Şi nu în ultimul rând, în comunităţile în care există diviziuni politice, sociale şi etnice puternice, CCC-urile care au o largă reprezentare a întregii comunităţi pot ajuta la diminuarea tensiunilor şi la depolitizarea procesului de guvernare. Un CCC poate fi înfiinţat oricând administraţia are o sarcină de îndeplinit şi intenţionează să beneficieze de consultarea cetăţenilor. Administraţia trebuie să definească sarcinile pe care le vor îndeplini CCC-ul, câţi membri va avea, cum vor fi selectaţi aceştia şi pentru cât timp(de obicei între 1 şi 5 ani) şi alte aspecte, ca de exemplu cât de frecvent se va întâlni CCC-ul. Administraţia publică furnizează suportul logistic CCC-ului, ca de exemplu locul unde acesta se va întruni, personalul care îl va asista pentru a pregăti întîlnirea, pentru a întocmi agenda şi procesele verbale şi pentru a facilita accesul la informaţiile administraţiei. Membrii CCC-ului sunt voluntari. Ei pot fi selectaţi de către administraţie, aleşi de către electorat sau altfel, dintre membrii unui ONG(ca de exemplu un grup de mediu). Oricum ar fi aleşi, membrii trebuie să fie confirmaţi de către administraţie printr-un angajament formal. Diversele CCC-uri pot avea programe şi sarcini diferite. De exemplu, un CCC care furnizează sugestii pe tema bugetului administraţiei se va întâlni lunar pe durata perioadei de pregătire bugetară, dar este posibil să se întâlnească săptămânal pe parcursul unei perioade intensive, în care bugetul este finalizat de către administraţie, prezentat, revizuit şi aprobat de către consiliul local. Unele CCC-uri sunt permanente şi au responsabilităţi care se continuă de la un an la altul. Alte CCC-uri funcţionează pe o perioadă specifică, limitată în timp. • Planificare participativă. Aceasta este poate cea mai sofisticată abordare a participării cetăţenilor. În planificarea participativă, administraţia locală îi consideră pe liderii locali şi pe cetăţenii interesaţi parteneri egali în dezvoltarea planurilor şi proiectelor. Punctul-cheie este identificarea tuturor celor interesaţi în mod real şi aducerea lor„la masa de discuţii” chiar de la începutul procesului de planificare. Într-un astfel de proces, 53

Ghidul secretarului consiliului local liderii administraţiei locale şi personalul consiliului trebuie să faciliteze o discuţie care să conducă la identificarea intereselor şi a problemelor, înainte de a căuta soluţii. De exemplu, în locul unui personal profesionist care să stabilească, în spatele uşilor închise, priorităţile şi proiectele de salubrizare, o abordare a planificării participative ar aduna personalităţile importante pe plan local, cum ar fi conducătorii de afaceri, specialiştii în domeniul mediului, pensionarii, pentru a discuta împreună soluţiile. Procesul trebuie să aibă un caracter continuu şi regulat. Liderii administraţiei locale şi personalul consiliului au răspunderea de a cerceta aceste soluţii şi de a le transforma în opţiuni pentru proiecte. Trebuie căutat acordul prin consens pentru luarea hotărârilor în privinţa priorităţilor. Utilizarea acestei metode solicită de la funcţionarii publici locali putere şi înţelepciune de a-şi da seama când este cazul să îşi exercite autoritatea şi să ia hotărâri independent. Când problemele sunt controversate şi când trebuie luate hotărâri dificile, o abordare a problemei prin colaborare poate fi o metodă eficientă de obţinere a unui sprijin larg pentru schimbările care sunt necesare. • Audierile publice. Audierile publice reprezintă un instrument democratic pentru realizarea autonomiei locale şi constau în consultarea cetăţenilor privind problemele de interes public, în vederea identificării celor mai stringente probleme sociale. Audierile publice reprezintă un tip special de întâlniri cu cetăţenii şi sunt adecvate pentru problemele majore ce ţin de politica publică locală. Scopul audierilor publice este ca funcţionarii publici şi oficialii aleşi să asculte cetăţenii. Nu este un forum pentru dezbateri cu cetăţenii. Audierea publică nu este doar o simplă întâlnire publică. Este un eveniment public foarte special, în cadrul căruia administraţia publică locală trebuie să asculte cetăţenii într-un mod bine organizat. La audierea publică nu se adoptă decizii, ci se ascultă atent fiecare cetăţean care doreşte sa fie auzit, pentru o reflectare ulterioară asupra celor spuse. Ce probleme pot fi supuse audierilor publice? Audierile publice sunt recomandate pentru problemele majore din comunitate. Aceste probleme majore sunt de aşa natură încât necesită deliberări profunde din partea oficialilor aleşi şi a funcţionarilor publici, ca să se ia ulterior o decizie. Printre problemele majore care pot fi supuse audierilor publice pot fi menţionate:  elaborarea strategiilor de dezvoltare durabilă integrată comunităţilor;  elaborarea şi aprobarea bugetelor locale;  ajustarea taxelor locale;  stabilirea tarifelor pentru serviciile comunale;  stabilirea graficelor pentru serviciile comunale;  alte probleme importante pentru satul, comuna, oraşul, municipiul, raionul respectiv. Pentru desfăşurarea audierilor publice, întâi de toate este necesar de a stabili clar problema pe care autoritatea publică o va supune audierii. 54

Ghidul secretarului consiliului local Identificarea problemelor poate fi efectuată în cadrul unor şedinţe de lucru ale aparatului primăriei, la atelierele de planificare strategică, la şedinţele Consiliului local. Cine are dreptul de inițiativă în desfășurarea audierilor publice? Iniţiativa organizării audierilor publice aparţine Consiliului local. Decizia trebuie să fie adoptată cu votul majorităţii consilierilor prezenţi la şedinţă. Iniţiativa aparţine şi autorităţilor executive. Audierile publice pot fi organizate și prin dispoziţia primarului. Decizia consiliului/dispoziţia primarului trebuie să conţină: data, ora, locul desfăşurării, problema supusă audierii, persoanele responsabile de organizare(grupul de lucru), sursele financiare necesare pentru organizare. Grupul de lucru privind organizarea audierilor publice este compus, de regulă, din primar, viceprimar, secretarul consiliului, membrii Comisiei consultative de specialitate a consiliului în problemele supuse audierii, precum din şi alte persoane interesate în problema abordată. Cu 10 zile înainte de data desfăşurării audierilor publice, grupul de iniţiativă trebuie să publice în mijloacele de informare în masă o descriere succintă a problemei abordate în cadrul audierii, să pregătească şi să difuzeze populaţiei un pliant cu aceeaşi tematică. Dacă se discută bugetul, este important ca informaţia să conţină veniturile şi cheltuielile preconizate pentru anul bugetar. Poziţiile importante trebuie să fie ilustrate prin scheme şi diagrame cât mai simple, accesibile pentru publicul larg. 3.3. Participarea cetățenilor în procesul de achiziții publice Ce sunt achizițiile publice? Achizițiile publice sunt procurarea, prin intermediul unui contract, de bunuri, de lucrări sau servicii de către una sau mai multe autorități contractante de la operatorii economici selectați de acestea. Indiferent dacă bunurile, lucrările sau serviciile sunt destinate sau nu unu scop public. (din Legea nr. 131 din 03.07.2015 privind achizițiile publice) 55

Ghidul secretarului consiliului local Programul Național de dezvoltare a sistemului de achiziții publice pentru anii 2023-2026 10 prevede dezvoltarea următoarelor elemente ale sistemului de achiziții publice, care sunt și recomandările Consiliului Organizației pentru Dezvoltare și Cooperare Economică pentru achizițiile publice: 1) transparența – asigurarea transparenței informațiilor la toate etapele în procesul de achiziție publică pentru toți participanții și părțile interesate; 2) integritatea – asigurarea elaborării și implementării mecanismelor de integritate specifice procesului de achiziții publice; 3) accesul echitabil – asigurarea accesului la achizițiile publice pentru toți potențialii participanți, indiferent de valorile criteriilor de clasificare ale acestora. 4) durabilitatea – asigurarea necesităților de bunuri, servicii, lucrări ținând cont de impactul economic, de mediu și cel social la fiecare achiziție desfășurată; 5) urmărirea echilibrată a obiectivelor conexe – asigurarea faptului că politica publică de dezvoltare a sistemului de achiziții publice urmează să contribuie într-un mod echilibrat la dezvoltarea altor domenii conexe( de ex.: achiziții durabile pentru dezvoltarea economiei verzi); 6) participarea și consultarea părților interesate – asigurarea faptului că toate părțile interesate participă la dialogul cu privire la modernizarea sistemului de achiziții publice; 7) eficiența – asigurarea optimizării cadrului instituțional, a instrumentelor și procedurilor de achiziții publice pentru a elimina dublările și a maximiza„valoare pentru bani”; 8) e-achiziții – asigurarea digitalizării procesului de achiziții publice care permite dezvoltarea unui sistem de e-achiziții, capabil să acopere toate etapele ciclului de achiziții; 9) dezvoltarea capacităților – asigurarea procesului de fortificare a capacităților personalului responsabil de achiziții publice, capabil să asigure implementarea achizițiilor într-un mod eficient și eficace; 10) evaluarea – asigurarea evaluării periodice a sistemului de achiziții publice la toate nivelurile sale în baza unor indicatori de performanță pentru a asigura îmbunătățirea sistemului; 11) managementul riscurilor – asigurarea integrării strategiilor de management al riscurilor la toate etapele ciclului de achiziții publice; 12) responsabilitatea – asigurarea dezvoltării și implementării mecanismelor de control și monitorizare în procesul de achiziții publice, inclusiv a mecanismelor de contestații și sancțiuni; 13) integrarea – asigurarea integrării și corelării politicii publice de dezvoltare a achizițiilor publice cu cele din domeniul managementului finanțelor publice. Republica Moldova a adoptat abordarea de„ a nu lăsa pe nimeni în urmă” care implică nu doar includerea celor mai săraci dintre săraci, ci și încercarea de a combate discriminarea, și creșterea inegalităților în țară. Adaptarea acestei cerințe la funcția de achiziții publice, presupune identificarea specifică a grupurilor vulnerabile de către 10 Hotărârea Guvernului nr.625 din 30.08.2023 cu privire la aprobarea Programului Național de Achiziții Publice pentru anii 2023-2026. Monitorul Oficial nr. 370-372 din 23.09.2023. 56

Ghidul secretarului consiliului local autoritățile locale, având în vedere că achizițiile publice sunt utilizate, inclusiv ca un vehicul, pentru a reflecta preocupări sociale cum ar fi reducerea sărăciei și incluziunea socială Grupurile vulnerabile, pentru care procesul de achiziție publică(și nu rezultatul acestuia) ar putea face diferența, sunt: 1) persoanele cu dizabilități, cărora li se poate permite accesul pe piața muncii; 2) tinerii; 3) micii producători agricoli; 4) întreprinderile mici şi mijlocii(ÎMM). 3.4. Participarea cetățenilor în procesul de bugetare participativă Necesitatea participării cetăţenilor la treburile publice este evidenţiată de Carta Europeană a Autonomiei Locale. În același context Recomandarea 19 a Comitetului de Miniștri al Consiliului Europei specifică faptul că participarea cetăţenilor este esența ideii de democrație, iar dialogul dintre aceștia şi reprezentații lor aleşi este esențială pentru existența democrației locale, întrucât consolidează legitimitatea instituțiilor locale şi a acțiunilor întreprinse de către acestea. Ce este bugetarea participativă? Bugetarea Participativă reprezintă un mecanism(sau un proces) prin care populația decide sau contribuie în luarea deciziei cu privire la destinația unei părți sau a tuturor resurselor publice disponibile. Bugetarea participativă presupune ca cetățenii să identifice probleme, să elaboreze soluțiile și să estimeze costurile, scriind propuneri de proiect, ce vor fi înainte spre finanțare către administrația publică locală. Astfel, cetățenii sunt cei care prioritizează problemele locale, administrația publică vine doar cu expertiza legală și tehnică, decizia finală de finanțare fiind luată de cetățeni. Valoarea Bugetării Participative este cu atât mai mare cu cât poate afecta în mod simultan două procese de o fundamentală importanță: performanța administrativă şi calitatea democrației. Bugetarea Participativă are şi un rol important de educație a cetăţenilor, în special prin pregătirea lor cu privire la legătura dintre obținerea resurselor financiare şi modalitățile de utilizare a lor. Atunci când sunt implicați şi un număr semnificativ de cetăţeni cu nivelul scăzut de venit şi/sau educație formală, Bugetarea Participativă poate crea condițiile pentru ca membri ai grupurilor social marginalizate să fie integrați în procesul de luare a deciziei. Participarea în procesul de Bugetare Participativă poate reprezenta o adevărată școală 57

Ghidul secretarului consiliului local cetățenească prin educarea populației cu privire la drepturile şi obligațiile acestora, dar şi a responsabilităților administrației publice locale. În procesul de Bugetare Participativă cetăţenii învață să negocieze între ei şi cu instituțiile administrative pentru distribuția unor resurse limitate şi prioritizarea anumitor cheltuieli iar efectul de învăţare poate avea consecințe sociale deosebit de pozitive pe termen scurt mediu şi lung. Procesul de organizare a Bugetării participative are un efect direct asupra ameliorării calității administrației locale prin intermediul a trei mecanisme: • Descentralizarea administrativă. • Descentralizarea procesului de luare a deciziei prin crearea unor forumuri locale. În acest fel autoritățile locale sunt stimulate să-şi amelioreze capacitatea de comunicare cu cetăţenii. • Integrarea diferitelor compartimente administrative în procesul de realizare, dezbatere şi implementare a politicilor publice. Beneficii a le bugetării participative : Îmbunătățește transparența administrației publice şi eficiența cheltuirii banului public; Încurajează implicarea cetățenilor în luarea deciziilor, alocarea şi supravegherea folosirii resurselor publice; Conduce la creșterea cererii de responsabilizare din partea liderilor locali şi a managementului autorităților locale; Crește capacitatea colectivității de a realiza o prioritizarea adecvată a folosirii resurselor publice; Crește nivelul de încredere între guvernarea locală şi populație; Generează şi cultivă atitudini democratice Cele mai importante instrumente de consultare a comun C it e ă p ți r i o î b n le p m ro e c p es o u t l fi d s e u b p u u g se et a a u r d e i p er a i r l t o i r ci p p u a b ti l v ic ă e?  Organizarea unor cafenele publice – oferă posibilitate analizei celor mai importante probleme care pot fi puse în discuție în cadrul unui proces de bugetare participativă  Organizarea de focus grupuri – este un instrument de cercetare care poate fi aplicat cu succes în faza de planificare a unui proces de bugetare participativă  Utilizare paginii de internet a instituției sau a unei pagini speciale pentru a înregistra propuneri legate de procesul de bugetare participativă sau organizarea unui proces de vot 58

Ghidul secretarului consiliului local  Inițierea unui comitet de organizare a procesului de bugetare participativă – în general acest comitet trebuie să conțină persoane atât din administrația locală cât și din societatea civilă.  Organizarea de forumuri deliberative – poate fi organizat atât în faza de planificare dar și în faza de implementare a procesului. Acest instrument presupune selectare aleatorie a unor membri ai comunității, pregătirea unei analize a problemelor puse în discuție și oferirea a 2-4 soluții alternative. De exemplu, un astfel de instrument poate fi folosit pentru a identifica potențiale resurse pentru organizarea unui proces de bugetare participativă. În acest sens, deciziile de realocare a unor resurse către proiecte care pot fi votate în cadrul unui proces de bugetare participativă pot căpăta un grad mult mai ridicat de legitimitate.  Sondarea opiniei publice – proces care poate fi folosit într-o primă fază pentru a identifica problemele cele mai importante de pe agenda cetățenilor. Pentru aceste probleme, autoritățile locale pot gândi o serie de proiecte care să vină în întâmpinarea lor. Într-o fază ulterioară un sondaj de opinie poate analiza gradul de susținere la nivelul comunității pentru anumite proiecte. În general organizarea unui sondaj de opinie nu ar trebui să se substituie organizării unui proces de implicare directă a cetățenilor în diferitele etape ale unui proces de bugetare participativă.  Organizarea unor audieri – poate reprezenta un instrument deosebit de util în faza de identificare a proiectelor care urmează să intre în cadrul procesului de selecție. Cetățenii pot ca în cadrul unei întâlniri cu reprezentanții autorităților locale să vină cu diferite propuneri de proiecte de rezolvare a anumitor probleme, proiecte care sunt argumentate de cei care le propun. În cazul în care se optează pentru organizarea unei audieri publice numărul celor care participă poate fi semnificativ, soluție care are avantajul că poate contribui și la informarea celor prezenți cu privire la alte proiecte propuse. Reguli pentru organizarea unei audieri publice de succes în cadrul procesului de bugetare participativă: 1. La intrarea în sală va avea lor înregistrarea participanților. De asemenea se vor distribui materialele(carnete pixuri, broșuri, pliante etc.) în cazul în care acestea există; 2. Persoana de la înregistrare va avea 2 liste:(a) una pentru înregistrarea tuturor participanților;(b) una pentru înregistrarea participanților doritori să i-a cuvântul(nu li se va permite sa i-a cuvântul celor ce nu vor fi înregistrați în listă, fapt despre care vor fi informați la înregistrare); 3. Audierea publică va începe cu cuvântul de deschidere a primarului și prezentarea consiliului ședinței(echipa se va stabili din timp). Apoi preia moderarea Președintele consiliului ședinței care va prezenta agenda și durata evenimentului și va trece în revistă regulile de organizare a Audierilor Publice; 4. Se va oferi un scurt mesaj despre Programul Bugetare Participativă(3-5min); 5. Președintele ședinței va desemna o persoană din consiliu responsabilă de procesul verbal; Președintele oferă Primarului posibilitatea de a prezenta Taxele și 59

Ghidul secretarului consiliului local Proiectul bugetului comunei pentru anul viitor(max.20 minute). După Primar vor lua cuvântul cei înregistrați în listă după ordinea înregistrării; 6. Ordinea persoanelor care vor lua cuvântul se determina pe baza principiului „primul înregistrat ia cuvântul”. Timpul rezervat pentru luare de cuvânt este 3-5 min; 7. Toate comentariile vor fi adresate Consiliului Local. Scopul audierii publice nu este o dezbatere; încercările de a iniția o dezbatere vor fi considerate încălcări ale ordinii; 8. Președintele va redirecționa situația; 9. Nu se va permite fumatul sau consumul de mâncare în sala audierii publice; 10. Audierile NU vor dura mai mult de 1,5 ore. Președintele ședinței poate anunța pauze periodice la propria discreție; 11. Președintele ședinței va declara Audierea Publică închisă când toți participanții au avut ocazia să ia cuvântul sau după expirarea timpului alocat pentru audiere; 12. Președintele Audierii publice, de asemenea, va reaminti cetățenilor ca sa-și expună părerea lor vis-a-vis de cea mai stringentă problemă din comunitate, decupând sticherul respectiv și plasându-l în cutia pregătită pentru acest scop; 13. După finisarea Audierii Publice și după ce s-a ajuns la o decizie cu privire la temele discutate atunci se organizează eveniment de informare a populației despre rezultate. Adițional se pregătește un comunicat de presă și, după caz, ar fi bine de organizat o conferință de presă. Un aspect important, cu relevanță directă asupra bugetării participative este oferirea de putere de decizie cetăţenilor asupra planificării locale. Cetăţenii trebuie să aibă posibilitatea de a fi implicați în diferite faze ale procesului de luare a deciziilor, cu referire la directă de planificarea financiară şi bugetară. De asemenea, fiecare fază trebuie ilustrată inteligibil, utilizând cât mai multe metode alternative, diferite de cele clasice. 60

Ghidul secretarului consiliului local Anexa nr. 3.1 Structura Planului local de îmbunătățire a transparenței administrative Ac țiuni Perioada Responsabil Resurse materiale financiare umane 61

Ghidul secretarului consiliului local „Succesul este o consecință a deciziilor pe care le ei și a acțiunilor pe care le întreprinzi”. John Maxwell 62

Ghidul secretarului consiliului local CAPITOLUL IV. ROLUL SECRETARULUI ÎN DESFĂȘURAREA PROCESULUI DECIZIONAL 4.1. Elaborarea și consultarea proiectelor de decizii ale consiliului local Decizia administrativă reprezintă elementul central al activității desfășurate de structurile administrației publice pentru realizarea sarcinilor de conducere și organizare. La toate nivelurile, activitatea administrației publice se realizează în temeiul unor decizii, care este un proces de schimbare a realității, a resurselor naturale, financiare și umane de care dispune unitatea, de alegeri raționale dintre alternative Preocupările legate de corectitudinea întocmirii actului administrativ, inclusiv sub aspect procedural au determinat legiuitorul să întreprindă anumite acțiuni concrete. În acest sens, la nivelul autorităților locale secretarul consiliului local are rolul de garant al respectării regulilor și procedurile aferente adnotării sau emiterii actelor administrative. Ce este decizia? Decizia este actul juridic prin care autoritatea deliberativă a unităţii teritorial-administrative(consiliul local) îşi manifestă voinţa deliberativă, produce efecte pe întreg teritoriul unităţii administrativ-teritoriale respective pentru îndeplinirea atribuţiilor stabilite prin lege. Dreptul de iniţiere a proiectelor de decizii aparţine consilierilor. Propuneri vizavi de elaborarea anumitor decizii pot face primarul şi, respectiv, preşedintele raionului. 11 Adoptarea unui asemenea act este rezultatul unui proces raţional, urmare a obligativităţii aplicării unor dispoziţii exprese ale unei legi, atribuită în competenţa materială şi teritorială a consiliilor, dar şi din oficiu, din propria iniţiativă ori la sesizarea altor organe. În toate cazurile, autoritatea publică locală desfăşoară o activitate de pregătire a actului decizional, realizând o documentare şi o prelucrare a datelor necesare temeinică, în baza căreia se fundamentează decizia. 11 Legea nr. 457/2003 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind constituirea și funcționarea consiliilor locale și raionale. În Monitorul Oficial nr. 248-253, art. 998 din 19.12.2003. 63

Ghidul secretarului consiliului local Orice decizie trebuie să corespundă unui şir de cerinţe: 12  să fie fundamentată juridic(persoanele cu competenţă decizională trebuie să posede cunoştinţe, metode, tehnici şi deprinderi manageriale şi în special capacitate de înţelegere a mecanismelor specifice vieţii sociale);  să aibă un caracter realist(să vină cu soluție la o problemă care să implice examinarea prealabilă a situaţiei pornind de la specificul comunităţii);  să intervină în timp util(decizia trebuie adoptată într-o perioadă optimă de timp pentru a putea satisface anumite interese sociale);  să fie integrată în ansamblul deciziilor adoptate anterior(luarea în considerare a conţinutului deciziilor deja aprobate pentru a preveni contrapunerile sau, dimpotrivă, divergenţele);  să fie oportună(decizia administrativă trebuie să contribuie pe deplin la realizarea scopului pentru care a fost emisă. Astfel, organul emitent trebuie să sesizeze momentul potrivit pentru adoptarea deciziei administrative). Procesul de elaborare și adoptare a deciziilor include acțiuni concrete de asigurare a calității și abordării complexe a problemelor constituie procesul decizional, care convențional este conceptualizat în trei etape consecutive: predecizională, decizională și postdecizională. Rolul secretarului consiliului local îl vom analiza prin prisma activităților specifice fiecărei etape. Potrivit art. 39 al Legii nr. 436/2006, 13 la etapa predecizională, secretarul consiliului local asigură înștiințarea convocării ședinței, pregătește materiale pe marginea problemelor supuse dezbaterii în consiliul local și acordă ajutor consilierilor și comisiilor consultative de specialitate. Proiectarea deciziilor administrative presupune identificarea problemei ce urmează a fi soluționată, elaborarea proiectului de decizie și examinarea acestuia în cadrul comisiilor consultative de specialitate și a consiliului. Rolul secretarului consiliului este definitoriu, deoarece acestuia îi revine sarcina de a informa consilierii, părțile interesate și vizate(după caz), cetățenii despre faptul că se planifică organizarea consiliului local. În acest sens, secretarul va pregăti și transmite invitațiile( Anexa 4.1 model de invitație) în adresa părților interesate și vizate și înștiințările( Anexa 4.2 model de înștiințare) în adresa consilierilor. O importanţă deosebită în procesul desfăşurării şedinţelor o are stabilirea timpului, datei şi locului. Timpul înseamnă nu numai perioada în care s-a planificat să se ţină şedinţa, dar şi durata ei şi respectarea programului. La proiectarea deciziilor ca acte normative se va ține cont de prevederile art. 41 al legii nr. 100/2017 cu privire la actele normative, care stabilește elementele constitutive ale actului: denumire, preambul, clauza de adoptare, dispozi12 Centrul de Analiză și Prevenire a Corupției. Ghid privind elaborarea proiectelor de decizii și dispoziții ale autorităților publice locale https://www.capc.md/docs/ghid.doc, p. 11. 13 Legea nr. 436/2006 privind administrația publică locală. În Monitorul oficial nr. 32-35 art.116 din 09.03.2007. 64

Ghidul secretarului consiliului local ţii de conţinut, dispoziţii finale, dispoziţii tranzitorii, anexe, formula de atestare a autenticității actului. Modalitatea de expunere trebuie să fie consecutivă, ordonată şi sistematizată precum şi interpretarea şi aplicarea corectă a actului normativ. 14 Proiectele de decizii se perfectează în limba română sau în limba utilizată pe teritoriul unităţii administrativ-teritoriale respective. În acest sens, secretarul consiliului acordă asistență tehnică și de specialitate la redactarea proiectelor de decizii și a notelor informative. DE REŢINUT: „…deciziile comisiei de specialitate au doar caracter de recomandare pentru consiliul respectiv. Chiar dacă comisia de specialitate va a viza negativ unele proiecte de decizii, aceasta nu implică excluderea întrebării de pe ordinea de zi. Dreptul de a decide aparţine membrilor consiliului în timpul aprobării ordinii de zi.” Proiectele de decizii cu materialele de însoţire se transmit spre examinare comisiilor de specialitate ale consiliului. Convocarea comisiilor consultative de specialitate se face de către președintele comisiei, de asemenea în baza înștiințării. Activitatea comisiei consultative se desfășoară până la ședința consiliului local, în baza ordinii de zi aprobate. Pe marginea chestiunilor dezbătute și analizate în timpul ședinței, comisia adoptă, cu votul majorității membrilor prezenți un aviz( Anexa nr.4 model de aviz). Ședința comisiei consultative se protocolează, iar materialele aferente desfășurării ședinței și avizul se transmit secretarului consiliului. Ulterior proiectele de decizii şi alte propuneri, însoţite de avizul comisiei de specialitate sau după caz de raportul subdiviziunii structurale a primăriei şi al serviciilor publice, se înscriu pe ordinea de zi şi se supun dezbaterii şi votului consiliului în şedinţa ordinară/ extraordinară a acestuia. Secretarul asistă și acordă suport în organizarea și desfășurarea ședinței comisiei. De regulă procedura de consultare a proiectelor de decizii este asigurată de secretarul consiliului local sau de o persoană împuternicită în acest sens. Potrivit Hotărârii Guvernului Republicii Moldova nr. 967/2016 15 cu privire la mecanismul de consultare publică cu societatea civilă în procesul decizional, autoritatea publică locală aprobă reguli interne referitoare la procedurile de elaborare, informare, consultare, participare şi adoptare a deciziilor. Astfel, procesul complex de consultare a proiectelor de decizii se va efectua în conformitate cu propriul Regulament de consultare publică cu societatea civilă în procesul decizional, care va conține reglementări referitoare la:  modul de asigurare a transparenței în procesul decizional;  etapele procesului de consultare publică;  conținutul procesului de consultare;  modalități de informare a cetățenilor referitor la deciziile adoptate; 14 Legea nr. 100/2017 cu privire la actele normative. În Monitorul oficial nr. 7-17 art. 34. 15 Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr. 967/2016 cu privire la mecanismul de consultare publică cu societatea civilă în procesul decizional. În Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 265-276, art. 1050 din 19.08.2016. 65

Ghidul secretarului consiliului local  drepturi și responsabilități în procesul de consultare publică;  modalitatea de păstrare a materialelor aferente proiectului de decizie;  forme de colaborare a autorității publice cu societatea civilă;  reguli de întocmire a raportului privind asigurarea transparenței. INFORMAREA ÎN CADRUL CONSULTĂRILOR PUBLICE INCLUDE: 1. Informarea generală- plasarea informaţiei pe pagina WEB oficială 2. Informarea direcţionată- transmitere a informaţiei despre procesul decizional în cadrul autorităţilor publice, către părţile interesate Potrivit prevederilor normative, autoritatea publică va desemna o persoană responsabilă de coordonarea procesului de consultare pentru a creștere încrederea publică în autoritatea locală și la luarea unor decizii care reflectă nevoile și dorințele comunității. De regulă această misiune îi revine secretarului consiliului local. Acesta se asigură că toate proiectele de decizii sunt disponibile publicului într-un mod accesibil, prin publicarea lor pe site-ul oficial al consiliului local și în alte medii de comunicare(panouri informative, buletine locale etc.) pregătește și distribuie materiale informative care explică scopul, implicațiile și contextul fiecărui proiect de decizie. Aceste materiale ajută cetățenii să înțeleagă mai bine esența și contextul și să participe activ în procesul de consultare. Pentru asigurarea transparenței, autoritatea publică întreprinde următoarele acțiuni: 1) informează publicului larg despre iniţierea elaborării deciziei și organizarea consultărilor publice asupra proiectului de decizie; 2) pune la dispoziţia părţilor interesate, a proiectului de decizie şi a materialelor aferente acestuia; 3) asigură consultarea cetăţenilor, asociaţiilor constituite în corespundere cu legea, precum și a altor părţi interesate, în scopul aprobării unor decizii/dispoziții necesare; 4) examinează recomandările parvenite din partea cetăţenilor, asociaţiilor constituite în corespundere cu legea, precum și a altor părţi interesate în procesul de elaborare a proiectelor de decizii; 5) informează publicul cu conținutul unor decizii deja adoptate, prin publicarea acestora pe pagina web. 66

Ghidul secretarului consiliului local Procesul de consultare publică se desfăşoară conform următoarelor etape: 1. Determinarea proiectului de decizie ce urmează a fi supus co nsultării publice 2. Identificarea persoanei responsabile de procedura de consultări publice 3. Identificarea părților interesate 4. Selectarea modului de consultare 5. Proiectarea acțiunilor procesului de consultare 6. Anunțarea organizării co nsultărilor 7. Desfășurarea procedurii de consultare 8. Recepționarea, examinarea și luarea deciziei de acceptare sau neacceptare a recoman dărilor și întocmirea sintezei 9. Îmbunătățirea proiectului de decizie 10. Păstrarea materialelor afe rente pe pagina web și în subdiviziunea autor 11. Informarea părților interesate Prin facilitarea eficientă a procesului de consultare publică, secretarul consiliului local joacă un rol esențial în promovarea democrației participative și în asigurarea faptului că vocea cetățenilor este auzită și respectată în procesul decizional. Această abordare nu numai că îmbunătățește calitatea deciziilor luate, dar și consolidează relația de încredere între administrația locală și comunitate. 4.2. Participarea și implicarea cetățenilor în procesul decizional Dezvoltarea democraţiei în Republica Moldova practic este imposibilă în lipsa creării condiţiilor necesare pentru participarea cetăţenilor în viaţa societăţii, în special, în procesul decizional la nivel local. Exercitarea puterii publice la nivel local, înţeleasă în principal ca soluţionarea problemelor de interes local, presupune existenţa unor autorităţi permanente, formate în baza unor proceduri democratice şi aflate sub controlul colectivităţii locale. Aceasta este una din modalităţile de exercitare a puterii de către popor. În general, trebuie să recunoaştem că cetăţenii înţeleg foarte vag esenţa autonomiei locale, precum şi rolul, răspunderea lor ca subiecţi primari ai autonomiei; nu a fost depăşită înstrăinarea colectivităţii şi a individului faţă de puterea publică, nu sunt suficiente premise pentru implicarea responsabilă a cetăţenilor în procesul soluţionării problemelor locale. Luarea propriu-zisă a deciziilor se face în timpul ședințelor consiliului. Autoritatea locală trebuie să promoveze şi să accentueze esenţa muncii în echipă, indiferent de nivelul, originea, rolul şi poziţia participanţilor în grup. Dezvoltarea activităţii în echipă este strâns legată de delegarea responsabilităţii luării deciziei şi rezolvării problemelor 67

Ghidul secretarului consiliului local spre niveluri logice de acţiune. Deşi în grup acţionează diferite persoane, este necesară existenţa unor reguli anumite pentru atingerea eficienţei şi coerenţei în promovarea cu succes a operaţiunilor. Aceste reguli pot servi drept instrucţiuni specifice pentru orice echipă. 16 Întrucât şedinţele consiliului local sunt publice, orice persoană interesată poate asista la şedinţele acestuia. Cetăţenii, asociaţiile constituite în corespundere cu legea şi alte părţi interesate au dreptul: de a participa, în condiţiile legii, la orice etapă a procesului decizional; de a avea acces la informaţiile privind bugetul localităţii şi modul de utilizare a resurselor bugetare, la proiectele de decizii şi la ordinea de zi a şedinţelor consiliului local şi ale primăriei; de a propune iniţierea elaborării şi adoptării unor decizii; de a prezenta autorităţilor publice locale recomandări, în nume propriu sau în numele unor grupuri de locuitori ai colectivităţilor respective, privind diverse proiecte de decizie supuse dezbaterilor. Autorităţile publice locale şi funcţionarii publici ai unităţilor administrativ-teritoriale respective sunt obligaţi să întreprindă măsurile necesare pentru asigurarea posibilităţilor efective de participare a cetăţenilor, a asociaţiilor constituite în corespundere cu legea şi a altor părţi interesate la procesul decizional, inclusiv prin intermediul: informării adecvate şi în timp util asupra subiectelor dezbătute de consiliul local; recepţionării şi examinării, în timp util, a tuturor recomandărilor, sesizărilor, scrisorilor, adresate de către cetăţeni autorităţilor lor reprezentative, la elaborarea proiectelor de decizii sau a programelor de activitate; promovării unei politici de comunicare şi dialog cu cetăţenii; publicării programelor, strategiilor, agendei şedinţelor pe diverse suporturi informaţionale. Împiedicarea accesului liber la şedinţele consiliului local sau compromiterea procesului decizional prin acţiuni deliberate de ascundere a informaţiei de interes public se sancţionează conform legislaţiei în vigoare. Implicarea publicului în procesul decizional este eficientă, atunci când este prezentă la toate etapele de informare, consultare şi participare cetăţenească. Prin urmare, participarea publicului trebuie planificată şi realizată ca un proces integru, dar nu ca unul sporadic. În procesul decizional trebuie să se ţină cont de interesele, nevoile, doleanţele, sugestiile, propunerile şi recomandările tuturor factorilor interesaţi, iar informarea publicului trebuie realizată la toate etapele procesului decizional, inclusiv şi după adoptarea deciziei, astfel încât să se vadă în ce măsură au fost luate în calcul propunerile şi recomandările cetăţenilor, organizaţiilor nonguvernamentale, altor factori interesaţi. Implicarea cetățenilor în procesul decizional se ciocnește de o serie de dificultăţi în procesul de realizare. Autoritățile administrației publice locale utilizează cel mai des afişarea anunțului privind organizarea consultării publice a proiectelor de decizie și cele referitoare la ședințele publice la sediul autorităţii publice într-un spaţiu accesibil publicului. 16 Deliu Tudor, Procesul decizional în administrația publică locală din Moldova, Chișinău 2001, p.10 68

Ghidul secretarului consiliului local ATENȚIE!!! În pofida garantării accesului tuturor părților interesate la aceste ședințe, din motivul lipsei spațiului adecvat(săli de ședințe corespunzătoare), de multe ori această normă este imposibil de realizat. Se recomandă reglementarea detaliată a modalității de acces în sala unde se desfășoară o ședință publică, conduita obligatorie a părților participante, modalitățile de sancționare a comportamentului neadecv at, etc. Toate acestea ar trebui să se regăsească în Regulamentul intern de organizare a procedurilor de consultare publică în procesul de elaborare şi adoptare a deciziilor ce urmează a fi aduse la cunoştinţă participanţilor la şedinţă, care sunt obligaţi să le respecte. Suplimentar, aceste norme ar putea fi incluse și în Regulamentul propriu privind constituirea şi funcţionarea consiliilor locale şi raionale, elaborate în baza Regulamentului-cadru în condiţiile Legii nr.457 din 14.11.2003. Practica încetățenită, din ultima perioada de transmitere online a ședințelor consiliului local a făcut ca adresările către Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal al Republicii Moldova( în continuare CNPDCP) să fie numeroase și să solicite opinia în legătură cu înregistrarea și transmiterea în direct prin intermediul internetului a ședințelor consiliilor locale 17 . Prin publicarea pe internet a ședințelor consiliilor locale, se va oferi acces la anumite informații care sunt puse în discuție în cadrul ședințelor, nu doar părților interesate din localitatea respectivă, dar unui număr nelimitat de persoane. Problematica discutată în cadrul ședințelor nu se referă doar la activități privind organizarea administrativă a localității, dar și la cazuri individuale care vizează persoane fizice concrete, care pot dezvălui anumite aspecte ale vieții private, cum ar fi situația materială sau categorii speciale de date, spre exemplu privind starea de sănătate. În acest sens, autoritatea locală urmează să respecte prevederile art. 4 al Legii nr. 133/2011 privind protecția datelor cu caracter personal 18 , datele cu caracter personal care fac obiectul prelucrării, în sensul în care acestea trebuie să fie: – prelucrate în mod corect şi conform prevederilor legii; – colectate în scopuri determinate, explicite şi legitime, iar ulterior să nu fie prelucrate într-un mod incompatibil cu aceste scopuri; – adecvate, pertinente şi neexcesive în ceea ce privește scopul pentru care sunt colectate şi/sau prelucrate ulterior. În conformitate cu prevederile art. 5 alin.(1) al Legii nr. 133/2011, operațiunile de prelucrare a datelor cu caracter personal se efectuează cu consimțământul subiectului datelor cu caracter personal. Totodată, consimțământul subiectului datelor cu caracter personal nu este cerut în 17 https://datepersonale.md/aspecte-privind-inregistrarea-si-transmiterea-on-line-a-sedintelor-consiliilor-locale/ 18 Legea nr. 133/2011 privind protecția datelor cu caracter personal. În Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 170-175, art. 492 din 14.10.2011 69

Ghidul secretarului consiliului local cazurile prevăzute exhaustiv de art. 5 alin.(5) al aceleiași legi, spre exemplu, pentru îndeplinirea unei obligaţii care îi revine operatorului conform legii ori executarea sarcinilor de interes public sau care rezultă din exercitarea prerogativelor de autoritate publică cu care este învestit operatorul sau terțul căruia îi sunt dezvăluite datele cu caracter personal. CNPDCP atrage atenția asupra faptului că deciziile cu caracter individual, ar putea să conțină categorii speciale de date cu caracter personal care dezvăluie apartenența socială a persoanelor, datele privind starea de sănătate etc. Prelucrarea acestor categorii de date urmează a fi efectuată în strictă conformitate cu prevederile art. 6-8 ale Legii nr. 133/2011, având la bază cerința asigurării nivelului sporit de protecție din motivul prezenței unor riscuri speciale pentru inviolabilitatea dreptului la viață intimă, familială și privată 19 . Potrivit prevederilor art. 17 alin.(1) al Legii nr. 436/2006 privind administrația publică locală, ședințele consiliului local sunt publice. Alin.(2) al aceluiași articol, menționează că orice persoană interesată poate asista la ședințele consiliului local. Suplimentar, alin.(3) al aceluiași act normativ, prevede că cetățenii, asociațiile constituite în corespundere cu legea şi alte părţi interesate au dreptul: a) de a participa, în condiţiile legii, la orice etapă a procesului decizional; b) de a avea acces la informațiile privind bugetul localității şi modul de utilizare a resurselor bugetare, la proiectele de decizii şi la ordinea de zi a ședințelor consiliului local şi ale primăriei; c) de a propune inițierea elaborării şi adoptării unor decizii; d) de a prezenta autorităților publice locale recomandări, în nume propriu sau în numele unor grupuri de locuitori ai colectivităților respective, privind diverse proiecte de decizie supuse dezbaterilor. Prevederile legii nr. 436/2006 nu instituie dreptul cetățenilor, asociațiilor şi altor părţi interesate de a înregistra și plasa ședințele consiliilor locale în spațiul on-line, ci oferă oportunitatea persoanelor interesate de a participa în procesul decizional. Totodată, potrivit alin.(1), art. 3 al Legii nr. 768/2000 privind statutul alesului local, 20 în unitatea administrativ-teritorială respectivă, alesul local este persoană oficială, el fiind reprezentantul autorității deliberative sau executive din administrația publică locală. Atragem atenția asupra faptului că, în contextul art. 11 al Legii nr. 64/2010 cu privire la libertatea de exprimare, 21 informația despre viața privată şi de familie a persoanei publice sau celei ce exercită o funcție publică, poate fi dezvăluită doar dacă prezintă un interes public(interes al societății şi nu simpla curiozitate a indivizilor față de evenimentele ce țin de exercitarea puterii publice într-un stat democratic sau față de alte probleme care, în mod normal, nu trezesc interesul societății sau al unei părți a ei). Chiar și potrivit raționamentelor CEDO, persoanele publice trebuie să accepte anumite ingerințe în viața 19 https://datepersonale.md/aspecte-privind-inregistrarea-si-transmiterea-on-line-a-sedintelor-consiliilor-locale/ 20 Legea nr. 768/2000 privind statutul alesului local. În Monitorul Oficial nr. 34, art. 231 din 24.03.2000. 21 Legea nr. 64/2010 cu privire la libertatea de exprimare. În Monitorul Oficial nr. 117-118, art. 355 din 09.07.2010. 70

Ghidul secretarului consiliului local lor privată în mai mare măsură decât persoanele obișnuite și gradul accesibil de cercetare mai atentă urmează să fie cu atât mai mare cu cât figura publică în cauză şi informația ce se dezvăluie sunt mai importante. Elementul care trezește interesul public poate fi statutul persoanei(mandatul consilierului local) sau orice alte circumstanțe legate de exercitarea mandatului alesului local. 22 DE REȚINUT! „… informații, inclusiv datele cu caracter personal ce vizează un ales local ar putea deveni informații de interes public în măsură în care nu afectează capacitatea de exercitare a funcției publice de persoana dată, ținându-se cont de existența dreptului la respectarea vieții sale private şi de familie.” Ținând cont de sarcinile de interes public sau care rezultă din exercitarea prerogativelor de autoritate publică cu care este învestit consiliul local, acesta din urmă va analiza, prin prisma normelor menționate și să reglementeze clar, printr-un act normativ, ce subiecte urmează a fi plasate public, ce categorii de date cu caracter personal vor fi dezvăluite în acest sens, modalitatea de informare a subiecților de date cu caracter personal despre plasarea în spațiul internet a ședințelor, oferirea posibilității realizării dreptului de opoziție, asigurarea măsurilor de securitate și confidențialitate a datelor cu caracter personal, stabilirea unui termen concret pentru care informațiile vor fi lăsate publice, mecanismul de ștergere a acestor înregistrări etc. Respectiv, acesta trebuie să stabilească clar care ședințe urmează a fi înregistrate și ulterior plasate în spațiul public, cine sunt persoanele desemnate/autorizate pentru înregistrarea ședințelor și difuzarea acestora în spațiul public, în condițiile legale. Totodată, având în vedere că operatorul de date cu caracter personal(Consiliul local/Primăria) stabilește scopul și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal, de asemenea este responsabil și răspunde pentru orice prelucrare a datelor cu caracter personal efectuată, doar acestuia îi revine dreptul de a decide asupra posibilității furnizării datelor cu caracter personal spre acces public. 4.3. Facilitarea dezbaterilor și organizarea procedurii de vot în cadrul ședinței Așa după cum s-a reiterat, rolul secretarului în organizarea și desfășurarea procesului decizional este decisiv. Facilitarea dezbaterilor este un proces complex care implică pregătirea minuțioasă a ședinței, organizarea și moderarea discuțiilor, documentarea detaliată și promovarea participării publicului. Prin aceste acțiuni, secretarul asigură că dezbaterile sunt eficiente, ordonate și incluzive, contribuind la luarea unor decizii informate și reflectând în mod fidel nevoile și opiniile comunității. Secretarului îi revine misiunea de a acorda suport președintelui ședinței în facilitarea dezbaterilor. Ședințele consiliului local se desfășoară cu respectarea Regulilor de organizare și desfășurare a ședinței unde se menționează expres durata de timp(câte 22 https://datepersonale.md/aspecte-privind-inregistrarea-si-transmiterea-on-line-a-sedintelor-consiliilor-locale/ 71

Ghidul secretarului consiliului local minute) acordată prezentării chestiunii, rundei de întrebări-răspunsuri, intervenții din partea publicului și procedurii de vot. Secretarul va organiza, după caz va modera și va documenta discuțiile/dezbaterile astfel încât acestea să se desfășoare într-un mod ordonat și constructiv. Pentru ca ședința să decurgă constructiv, ea trebuie bine pregătită. Se prezumă că secretarul a distribuit ordinea de zi și materialele aferente(avize, rapoarte, studii, etc.) cu suficient timp înainte de ședință, astfel încât consilierii și publicul să fie informați despre subiectele care urmează să fie discutate. Aceasta include toate proiectele de decizii și alte puncte de discuție. De multe ori, în cadrul ședințelor se uită de consecutivitatea subiectelor din agendă, iar discuțiile deraiază de la cursul lor ordonat. De aceea, secretarul asigură respectarea ordinii de zi a ședinței, garantând că fiecare subiect este discutat în mod adecvat și în ordinea stabilită. În caz de necesitate, secretarul va facilita intervențiile prin moderarea intervențiilor consilierilor și ale publicului, asigurându-se că toți cei care doresc să intervină au ocazia să o facă. Secretarul gestionează lista vorbitorilor și fa media eventualele conflicte. În caz de dezbateri aprinse sau conflicte, secretarul poate interveni pentru a calma situația și a redirecționa discuția către subiectul în cauză, asigurând un dialog respectuos și constructiv. Totuși, activitatea autorităților locale trebuie să fie transparentă, încurajându-se participarea publicului la ședințe. Pentru a se asigura un dialog constructiv cetățeniiparticipanți trebuie să fie familiarizați cu prevederile regulatorii nu doar în timpul ședinței, dar să le fie asigurat accesul la acestea permanent prin plasarea pe pagina web sau panoul informativ. Adoptarea deciziilor se face conform procedurii de vot. Fiecare consilier dispune de un sigur vot și poate opta pentru una din op țiunile pro, contra sau abținut. Procedura de vot este reglementată de capitolul IV al legii nr. 457/2003 și prevede la pct. 44 că votul consilierului este individual și nu poate fi transmis altei persoane. Votul poate fi deschis sau secret. În cadrul votării deschise, consilierul își exprimă votul public prin ridicarea mâinii, prin apel nominal sau prin mijloace electronice. Votul prin apel nominal poate fi efectuat printr-un sistem electronic de votare. Consiliul decide modalitatea de vot la propunerea președintelui ședinței sau a unuia dintre consilieri, cu excepția cazului în care, prin lege sau prin regulamentul de organizare și funcționare a consiliului local respectiv se stabilește o anumită modalitate. Votul consilierului este individual și nu poate fi transmis altei persoane. De regulă, deciziile sunt adoptate pin vot deschis, prin ridicarea mâinii. Pentru exercitarea votului secret se folosesc buletinele de vot. Textul buletinului trebuie să fie clar şi concis. Pentru exprimarea opţiunii se folosesc cuvintele„pro”,„contra” şi„abţinut”. La efectuarea votării secrete, potrivit pct. 46 al legii nr.457/2003, din rândul consilierilor, se alege comisia de numărare a voturilor. Buletinele de vot se introduc în urna de votare. La numărarea voturilor nu se au în calcul buletinele în care nu a fost exprimată 72

Ghidul secretarului consiliului local opţiunea consiliului sau au fost folosite mai multe cuvinte decât cele prevăzute de regulament. De obicei, prin vot secret se aleg unele persoane în funcţii de răspundere, iar prin vot nominal se adoptă decizii cu un caracter deosebit de important pentru colectivitate şi în acest caz colectivitatea trebuie să cunoască cum au votat aleşii ei. Cât priveşte votul secret, acesta poate fi utilizat în cazurile în care asupra consilierilor pot fi exercitate unele presiuni de către propriul partid sau grupele de influenţă. Votul secret poate fi considerat ca o protecţie a consilierului în scopul exercitării libere a mandatului. Totuşi, menţionăm că consiliile nu ar trebui să abuzeze de această posibilitate, stabilind în Regulament cu claritate cazurile în care poate fi utilizat votul secret, oricum, alegătorii deţin şi ei dreptul de a şti cum activează alesul lor, care este atitudinea lui în diferite probleme de interes major pentru colectivitate. 23 Votarea prin apel nominal se face în conformitate cu prevederile pct. 45 al Legii nr. 457/2003. Preşedintele şedinţei oferă explicaţii asupra obiectului votării şi sensul cuvintelor„pro” şi„contra”. Secretarul consiliului dă citire numelui şi prenumelui fiecărui consilier, fie în ordine alfabetică, fie în ordinea validării mandatelor. Consilierul nominalizat se ridică şi pronunţă cuvântul„pro” sau„contra”, în funcţie de opinia sa. Opţiunile consilierilor vor fi reflectate în procesul-verbal. Deci votul nominal este un vot deschis, care se face prin apel, al fiecărui consilier, acesta expunând oral opţiunea care se înregistrează în proces-verbal. Votul nominal poate fi executat şi prin semnătura consilierului sub decizia care se adoptă. Votul prin apel nominal poate fi efectuat printr-un sistem electronic de votare. Consiliul decide modalitatea de vot la propunerea președintelui ședinței sau a unuia dintre consilieri, cu excepția cazului în care, prin lege sau prin regulamentul de organizare și funcționare a consiliului local respectiv se stabilește o anumită modalitate. Tendințele digitalizării vieții cotidiene nu evoluează lăsând în afară sistemul administrativ. Astăzi, autoritățile deliberative locale pot aplica și votul electronic, reglementat de art. 45¹ al Legii nr. 457/2003. Pentru a putea aplica sistemul electronic de votare, consiliul local trebuie să aprobe un Regulament care definește aspecte legate de votul în consiliu prin mijloace electronice, inclusiv procedura de autentificare și identificare a consilierilor, accesibilitatea votului prin mijloace electronice, testarea și pilotarea votului prin mijloace electronice, modul de utilizare a sistemului și procedura de vot propriu-zisă, securitatea, confidențialitatea datelor, responsabilitatea și procesul de contestare a rezultatelor, transparența rezultatelor votării în consiliu și alte aspecte pe care consiliul le consideră necesare pentru asigurarea unui sistem electronic de votare sigur, transparent și eficient. Votul prin mijloace electronice se efectuează prin atribuirea fiecărui consilier a unui mijloc de autentificare în sistemul de vot. Votul exprimat de către consilier prin mijloace electronice este personal. Votarea în locul altui consilier este interzisă. Totodată, mijloacele electronice pentru votarea electronică se utilizează în cadrul 23 Popa V., Manole T., Mihăiluţă I. Administraţia publică locală а Republicii Moldova. Chişinău: Museum, 2000. 220 p., p. 39 73

Ghidul secretarului consiliului local ședințelor consiliilor locale pentru verificarea cvorumului, exprimarea votului și totalizarea rezultatelor votării. Votul prin mijloace electronice se efectuează prin inițierea procedurii de vot și selectarea opțiunii„pro”,„contra” sau„abținut”. Timpul rezervat votului prin mijloace electronice va permite exprimarea votului de către toți consilierii, dar nu va depăși două minute. În cazul în care, în timpul votării sau imediat după încheierea procedurii de vot, unul dintre consilieri sesizează președintele ședinței cu privire la încălcarea procedurii de vot sau se depistează abateri de la regulament ori existența unor erori sau deficiențe tehnice ale mijloacelor electronice de vot, președintele ședinței dispune că votul este anulat și propune repetarea procedurii de vot, în cadrul aceleiași ședințe, după înlăturarea problemelor de ordin tehnic sau regulamentar. Rezultatele votării prin mijloace electronice se afișează pe ecran, se anunță de către președintele ședinței și se consemnează în procesul-verbal al ședinței, se publică pe pagina web oficială a autorității publice locale sau raționale, se stochează și se arhivează în variantă electronică. În cazul imposibilității utilizării mijloacelor electronice de vot se utilizează celelalte modalități de vot. DE REŢINUT! ” Potrivit art. 44 al legii 457/2003 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind constituirea și funcționarea consiliilor locale și raionale, consiliul decide modalitatea de vot la propunerea președintelui ședinței sau a unuia dintre consilieri, cu excepția cazului în care, prin lege sau prin regulamentul de organizare și funcționare a consiliului local respectiv se stabilește o anumită modalitate.” 4.4. Documentarea procesului decizional Ideea potrivit căreia luarea de decizii se limitează la formularea unei politici comune nu este tocmai completă, considera autorul M.Platon. Procesul de decizie nu se încheie în momentul când scopul general al organizaţiei a fost determinat. 24 Procesul decizional nu se încheie cu votarea„pro” la şedinţa de consiliu. Dimpotrivă, chiar şi cea mai bună decizie a consiliului va rămâne o simplă foaie de hârtie cu două semnături dacă nu se vor întreprinde anumite acţiuni posterioare. Aici se includ proceduri de semnare, contrasemnare, comunicare a deciziei, executare şi evaluare a acesteia, după caz operaţiuni de control, etc. Dezbaterile chestiunilor în timpul şedinţelor consiliului local se consemnează într-un proces-verbal( anexa nr.4.6)- document unic ce ţine evidenţa lucrărilor şedinţei. Este important de stabilit modul de protocolare a procesului-verbal, iar responsabil direct de acest proces este secretarul consiliului local. 24 Platon M. Administraţia publică. Curs universitar. Chişinău: Universul, 2007. 928 p., p. 848 74

Ghidul secretarului consiliului local Proces verbal al şedinţei va cuprinde: - tipul şedinţei de consiliu(ordinară sau extraordinară); - data şedinţei; - locul desfășurării şedinţei; - prezenţa, iar în cazul absenței se indică motivul; - lista invitaților la ședință; - alegerea p reședintel ui ședinței; - desemnarea consilierului cu dreptul de a semna decizia în caz de i mposibilitate a preşedintelui şedinţei - ordinea de zi a şedinţei și raportorii - dezbaterile generale şi pe articole asupra proiectelor de decizii; - modul şi rezultatul votului; - decizia luată; - întrebările, adresate consiliului local şi informarea consilierilor locali, opiniile separate; - alte informații, după caz. Procesul verbal al şedinţei va fi semnat de preşedintele ședinței și contrasemnat de secretarul consiliului, ce îşi asumă astfel prin semnătură responsabilitatea veridicităţii celor consemnate. Pentru perfectarea procesului-verbal, secretarul are la dispoziție 5 zile, după care este plasat pe pagina web în compartimentul respectiv. Potrivit art. 26, pct 2) al Hotărârii Guvernului nr. 672/2017 pentru aprobarea regulamentelor cu privire la Registrul de stat al actelor locale, în termen de 10 zile, procesul-verbal al ședinței se publică în Registrul electronic de stat al actelor locale. Procesul-verbal şi documentele care au fost dezbătute în şedinţă se depun într-un dosar special, care va fi numerotat, sigilat şi semnat de preşedintele şedinţei şi de secretarul consiliului local. 75

Ghidul secretarului consiliului local DE CONSEMNAT:  consultarea publică se realizează la fiecare etapă a procesului decizional, în conformitate cu regulamentul propriu aprobat;  participarea publicului larg și a părților interesate se face potrivit regulilor de comportament decise în prealabil;  accesul la ședințe este asigurat astfel încât să fie prelucrate corect datele cu caracter personal, responsabilitatea aparținân d nu doar consilierilor, ci și participanților la ședință;  procesul decizional este documentat pentru a asigura continuitatea activității și memoria instituțională. 76

Invitaţie la şedinţa consiliului Ghidul secretarului consiliului local Anexa nr. 4.1 Consiliul local________________________, raionul____________________ Stimate Dle(Dnă)____________________________________________________ Avem onoarea să Vă invităm să asistaţi la lucrările şedinţei Consiliului local, care va avea loc la data de___________, ora_____, în incinta_______________ La şedinţă se vor pune în dezbatere următoarele probleme: 1._____________________________________________________________ 2._____________________________________________________________ 3._____________________________________________________________ 4._____________________________________________________________ 5._____________________________________________________________ La sfîrşitul şedinţei va avea loc________________________________________ __________________________________________________________________ ( se descrie orice activitate suplimentară) Primarul satului(comunei), oraşului__________________________________ ( numele, prenumele) 77

Ghidul secretarului consiliului local Chemare la ședința consiliului Anexa nr. 4.2 Consiliul local_____________________________________________________ Consilierului_______________________________________________________ Vă înștiințăm că la data de____________, ora_______ în incinta______________ va avea loc ședința consiliului local. Ordinea de zi 1.____________________________________________________________ 2.____________________________________________________________ 3.____________________________________________________________ 4.____________________________________________________________ 5.____________________________________________________________ .... În conformitate cu art. 19, alin(1) al Legii nr. 436/2006 privind administraţia publică locală, prezenţa la şedinţă este obligatorie. Primar______________________ semnătura __________________ numele, prenumele 78

Ghidul secretarului consiliului local Anexa nr. 4.3 CONSILIUL LOCAL__________________ Comisia pentru________________________________________ AVIZ din_________ 202__ la proiectul de decizie nr.______ din_________202_____ În conformitate cu art.22 al Legii nr. 436/2006 privind administraţia publică locală, şi pct.___ din Regulamentul privind constituirea şi funcţionarea Consiliului local ___________________________________, aprobat prin decizia Consiliului local nr. _______ din______________________, Comisia de specialitate_________________ ___________________ DECIDE: 1. Se recomandă Consiliului local__________________ adoptarea proiectului de decizie nr.______ din________________________”Cu privire la ………” Preşedintele Comisiei___________________________ Secretarul Comisiei____________________________ 79

Ghidul secretarului consiliului local Anexa nr. 4.4 ANUNŢ-TIP privind organizarea consultării publice a proiectului de decizie Consiliul local/raional_____________________________ (denumirea UAT) iniţiază, începând cu data de________________, consultarea publică a proiectului de decizie________________________________________________________ (denumirea proiectului) .Scopul deciziei este_________________________________________________ Necesitatea elaborării şi adoptării proiectului de decizie este____________. Prevederile de bază ale proiectului sunt:_________________________________ Beneficiarii proiectului de decizie sunt:___________________________________ Rezultatele scontate ca urmare a implementării deciziei supuse consultării publice sunt:_______________________ Impactul estimat al proiectului de decizie este:____________________________ Proiectul de decizie este elaborat în conformitate cu legislaţia în vigoare: __________________________________________________________________, (denumirea documentelor relevante) prevederile corespondente ale legislaţiei comunitare________________________ şi cu tratatele internaţionale la care Republica Moldova este parte______________ ____________________________________________________ (denumirea documentelor relevante) Recomandările pe marginea proiectului de decizie, supus consultării publice, pot fi expediate pînă pe data de___________, la adresa dnei/dlui___________________, pe adresa electronică:________________, la numărul de telefon______________ sau pe adresa______________________________________________________ (adresa sediului autorităţii administraţiei publice locale) Proiectul deciziei_______________________________________________ (denumirea) şi nota informativă(alte materiale care au stat la baza elaborări proiectului de decizie etc.) sunt disponibile pe pagina web oficială:____________ sau la sediul autorităţii administraţiei publice locale, situat pe adresa___________________________. 80

Ghidul secretarului consiliului local Republica Moldova Consiliul local________________ Raionul______________________ Anexa nr. 4.5 Proces-verbal nr.______ din_____________ 202_____ al şedinţei Consiliului______________________________ Total membri ai Consiliului__________________, din ei prezenţi____________ Absenţi: motivat______________, nemotivat___________(lista se anexează), Invitaţi___________________(lista se anexează). Preşedintele şedinţei________________________________________________ Consilier desemnat cu dreptul de a semna decizia în caz de imposibilitate a preşedintelui şedinţei_______________________________________________ ORDINEA DE ZI: 1._______________________________________________________________ (specificarea chestiunii)(raportor) 2 ….. 1. S-A EXAMINAT:____________(expunerea în conformitate cu ordinea de zi). AU LUAT CUVÂNTUL:_____________________________________________ (numele, prenumele)(redarea succintă a opiniilor, propunerilor) S-A DECIS:________________________________________________________ (textul deciziei) AU VOTAT: Pentru________, Contra________, S-au abţinut__________ 2. S-A EXAMINAT: se expune după aceleași model _____________________________________________________________ Preşedinte al şedinţei Secretar al consiliului _____________________________ (semnătura)(numele, prenumele) _____________________________ (semnătura)(numele, prenumele) 81

Ghidul secretarului consiliului local „Succesul nu se întâmplă peste noapte. Succesul se întâmplă atunci când în fiecare zi devii mai bun la ceea ce faci față de ziua precedentă” Dwayne Johnson 82

Ghidul secretarului consiliului local CAPITOLUL V. GESTIONAREA ACTELOR NORMATIVE ALE AUTORITĂȚILOR PUBLICE LOCALE 5.1. Esența, categoriile și tipurile actelor normative locale Actul administrativ este unul din instrumentele de realizare a activității autorităților publice locale. Esența actului administrativ constă în manifestarea voinței autorităților publice prin emiterea unor decizii sau măsuri obligatorii, cu scopul de a organiza și reglementa activitățile și relațiile din cadrul unei comunități sau al unui teritoriu administrativ. Cadrul normativ aferent elaborării actelor administrative include un set de legi, reglementări și proceduri care guvernează modul în care autoritățile publice trebuie să întocmească, să adopte și să le pună în aplicare, după cu urmează:  Constituția Republicii Moldova  Codul administrativ nr.116/2018  Codul contravențional nr. 218/2008  Legea nr. 768/2000 privind statutul alesului local  Legea nr. 457/2003 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind constituirea şi funcţionarea consiliilor locale şi raionale  Legea nr. 435/2006 privind descentralizarea administrativă  Legea nr. 436/2006 privind administrația publică locală  Legea nr. 121/2007 privind administrarea şi deetatizarea proprietăţii publice  Legea nr. 158/2008 cu privire la funcția publică și statutul funcționarului public  Legea nr. 239/2008 privind transparenţa în procesul decizional  Legea nr. 100/2017 cu privire la actele normative  Hotărârea Guvernului nr.201/2009 privind punerea în aplicare a prevederilor Legii nr.158/2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public  Hotărârea Guvernului nr. 845/2009 cu privire la oficiile teritoriale ale Cancelariei de Stat  Hotărârea Guvernului nr. 672/2017 pentru aprobarea regulamentelor cu privire la Registrul de stat al actelor locale  Hotărârea Guvernului nr. 23/2019 cu privire la aprobarea Metodologiei de analiză a impactului în procesul de fundamentare a proiectelor de acte normative. Ce este un act administrativ? Actul administrativ este un act juridic emis de autoritățile, în cazul nostru, cele locale, și persoanele ce-și desfășoară activitatea în acea administrație publică locală, actul reprezentând, în sine, o parte din activitatea acelei autorități. Pe de altă parte, este acea formă de realizare a administrației publice în teritoriul unității administrativ-teritoriale. 83

Ghidul secretarului consiliului local Care este scopul unui act administrativ? Scopul actului administrativ este de a se asigura, că prin emiterea ori adoptarea acestuia vor fi realizate sarcinile și obiectivele administrației publice, dar și a puterii executive în per general. Figura 5.1. Cum își exercită competențele autoritățile administrației publice locale? Autorităţile publice locale îşi desfăşoară activitatea în domeniile stabilite de Legea nr.435/2006 și Legea nr.436/2006, în condițiile competenţelor depline stabilite de aceste acte normative, dar și alte acte adoptate ori aprobate, care nu pot fi limitate de nici o autoritate publică, decât în condiţiile legii. În vederea excluderii ori suprapunerii de competențe între autoritățile publice locale, atribuțiile/sarcinile lor sunt delimitate, în funcție de nivelul acestora, cât și între atribuțiile autorităţilor publice: deliberative(care au dreptul de a decide, a hotărî) şi executive(care au sarcina de implementa, a executa) de nivelurile întâi şi al doilea. Care sunt actele administrative emise/ adoptate de autoritățile administrației publice locale? Autoritățile administrației publice locale în virtutea realizării competențelor sale emit și adoptă acte administrative( de exemplu: decizie, instrucțiune, ordin, dispoziție, regulament, hotărâre, acte permisive, dispoziții ale Guvernatorului UTA Găgăuzia, legi locale și hotărâri ale Adunării Populare ale UTA Găgăuzia, hotărâri ale Comitetului Executiv, dispoziții ale președintelui raionului, etc.). 84

Ghidul secretarului consiliului local În funcție de caracterul acestora distingem următoarele tipuri de acte administrative: cu caracter normativ cu caracter individual. Ce este un act administrativ cu caracter normativ? Actul administrativ cu caracter normativ este acel act juridic adoptat, aprobat sau emis de autoritatea administrației publice locale, care are caracter public, obligatoriu, general şi impersonal și care stabileşte, modifică ori abrogă norme juridice care reglementează naşterea, modificarea sau stingerea raporturilor juridice şi care sunt aplicabile unui număr nedeterminat de situaţii identice. La elaborarea unui act administrativ cu caracter normativ se vor respecta următoarele principii: ✓✓ constituționalitate; ✓✓ respectarea drepturilor şi libertăţilor fundamentale; ✓✓ legalitatea și echilibrul între reglementările concurente; ✓✓ oportunitatea, coerența, consecutivitatea, stabilitatea şi predictibilitatea normelor juridice; ✓✓ asigurarea transparenţei, publicității şi accesibilității; ✓✓ respectarea ierarhiei actelor normative. Actul administrativ cu caracter normativ trebuie să se integreze organic în cadrul normativ în vigoare, scop în care, proiectul actului administrativ cu caracter normativ trebuie corelat cu prevederile actelor normative de nivel superior sau de acelaşi nivel cu care se află în conexiune și să nu depășească limitele competenţei instituite prin actul de nivel superior şi nici nu poate contraveni scopului, principiilor şi dispoziţiilor acestuia. În condițiile enumerate mai sus actul administrativ normativ va fi public, obligatoriu, general şi impersonal. Prevederile acestuia sunt executorii, opozabile tuturor subiecţilor de drept şi, în caz de necesitate, sunt impuse prin forţa de constrângere a statului. DE REȚINUT! Etapele elaborării proiectului actului administrativ normativ: 1. desemnarea persoanei responsabile sau, după caz, formarea grupului de lucru care va elabora proiectul, precum şi asigurarea suportului tehnic, organizatoric şi financiar al procesului de elaborare; 2. determinarea categoriei, conceptului şi stabilirea structurii actului normativ; 3. elaborarea versiunii iniţiale a proiectului şi întocmirea notei de fundamentare; 4. consultarea publică; 5. întocmirea sintezei, cu inserarea obiecțiilor, propunerilor și recomandărilor recepționate în cadrul consultării publice; 6. elaborarea versiunii finale a proiectului de act normativ. 85

Ghidul secretarului consiliului local Ce este un act administrativ cu caracter individual? Actul administrativ cu caracter individual(altfel spus act administrativ individual) este orice dispoziție, decizie sau altă măsură oficială întreprinsă de autoritatea publică pentru reglementarea unui caz individual în domeniul dreptului public, cu scopul de a produce nemijlocit efecte juridice, prin nașterea, modificarea sau stingerea raporturilor juridice de drept public. De exemplu: Decizia autorității administrației publice locale privind acordarea despăgubirilor pentru prejudiciile cauzate prin activitatea administrativă ilegală este un act administrativ individual. Actul administrativ cu caracter individual poate fi de mai multe categorii: 1) acte favorabile – actele care creează destinatarilor săi un beneficiu sau un avantaj de orice fel. Destinatar al unui act administrativ individual este doar persoana vizată direct în actul administrativ și are efecte asupra acestuia. Terții, ale căror drepturi sunt afectate de actul administrativ individual, nu sunt destinatarii acestuia. 2) acte defavorabile – actele care impun destinatarilor lor obligații, sancțiuni, sarcini sau afectează drepturile/interesele legitime ale persoanelor ori care resping, în tot sau în parte, acordarea avantajului solicitat. Pentru emiterea unui act administrativ individual vor fi respectate următoarele formalități: 1) obligativitatea întocmirii procesului-verbal al ședinței de către persoana care prezidează ședința sau altă persoană stabilită prin lege, pentru modul de îndeplinire a cerințelor legale privind cvorumul și majoritatea necesară emiterii unui act administrativ individual de către organele colegiale. Opiniile separate/minoritare se consemnează în alt act/notă. 2) motivare a este operațiunea/procedura administrativă prin care se expun considerentele care justifică emiterea unui act administrativ individual. În motivare se indică temeiurile esențiale de drept și de fapt pe care le-a luat în considerare autoritatea publică pentru decizia sa. Din motivarea deciziilor discreționare trebuie să poată fi recunoscute și punctele de vedere din care autoritatea publică a reieșit la exercitarea dreptului discreționar. Motivarea trebuie să se refere și la argumentele expuse în cadrul audierii. Motivarea trebuie să fie completă, deoarece este parte integrantă a actului administrativ individual și condiționează legalitatea acestuia. Pentru o motivare completă a unui act administrativ individual urmează să se indice: a) temeiul legal, pentru emiterea actului administrativ, inclusiv formele procedurale obligatorii pe care se bazează actul, aceasta fiind motivarea în drept; b) oportunitatea emiterii actului administrativ, inclusiv modul de exercitare a dreptului discreționar, dacă este cazul, aceasta fiind motivarea în fapt; c) în cazul actelor administrative defavorabile – este necesară o descriere succintă a procedurii administrative care a stat la baza emiterii actului: investigații, probe, audieri, opinii ale participanților contrare conținutului final al actului etc. 86

Ghidul secretarului consiliului local ATENȚIE! Doar în 3 cazuri motivarea nu este obligatorie: a) autoritatea publică admite o petiție în totalitate fără ca prin decizia de soluționare a ei să fie afectate drepturile sau interesele legitime ale altor persoane; b) acest lucru este prevăzut expres de lege; sau c) autoritatea publică emite acte administrative individuale de același fel într-un număr mai mare sau automatizat și, conform circumstanțelor de fapt ale cazului în parte, nu se cere o motivare. Actul administrativ individual al autorității administrației publice locale trebuie să fie cert/sigur și poate fi emis în scris, verbal sau prin comportament concludent. Forma actului administrativ individual este aleasă de autoritatea publică care emite actul administrativ în baza dreptului discreționar corespunzător obligațiilor sale. Actul administrativ scris poate fi emis pe suport de hârtie sau în formă de document electronic. 5.2. Structura și conținutul actului normativ local Actele autorităților publice locale sunt: deciziile autorităților deliberative( anexa 5.1), dispozițiile autorităților executive( anexa5. 2). În condițiile Legii nr. 344/1994 privind statutul juridic special al Găgăuziei(Gagauz-Yeri), Guvernatorului emite dispoziții, Adunarea Populară legi locale și hotărâri și Comitetului Executiv – hotărâri. DE REȚINUT! Potrivit regimului juridic al actului administrativ al autorității administrației publice locale acesta presupune respectarea: 1) condiţiilor de formă; 2) condiţiilor de fond; 3) procedurii de emitere. Condiţiile de formă ale actului administrativ includ: 1) forma scrisă; 2) clauza de emitere şi dispozitivul; 3) informaţiile necesare pentru a identifica autoritatea emitentă, destinatarul actului, măsura adoptată, termenul şi condiţiile în care se execută măsura dispusă; 4) sigiliul autorităţii sau ştampila; 5) numărul actului şi numărul de înregistrare al actului administrativ; 6) data emiterii etc. Condiţiile de fond ale actului administrativ prevăd: 1) legalitatea actului, ceea ce presupune și conformitatea cu actele normative adoptate de Parlament, Guvern etc. 2) competenţa materială şi teritorială, care sunt stabilite de art. 14 și art. 43 din Legea nr.436/2006 privind administraţia publică locală, dar și de art. 4 din Legea nr. 435/2006 privind descentralizarea administrativă. Procedura de emitere: 1. forme procedurale anterioare/ premergătoare(avizele, propunerile, rapoartele, studiile, opinii ale specialiștilor, comisiilor de specialitate etc.; 87

Ghidul secretarului consiliului local consultarea publică a actului administrativ(asigurarea transparenței procesului decizional); 2. proceduri concomitente- exemplu: cvorumul- nr. de consilieri prezenţi la dezbatere şi la adoptarea Deciziei prevăzut de prevederile Legii nr.436/2006 și a Legii nr. 457/2003, majoritatea minimă necesară de voturi exprimate în favoarea acestuia. Pentru ca decizia să fie valabilă este nevoie de majoritate: - simplă – majoritatea consilierilor prezenţilor; - absolută – majoritatea consilierilor aleşi; - calificată – 2/3 din numărul consilierilor aleşi. 3. proceduri posterioare(semnarea şi contrasemnarea, comunicarea; aducerea la cunoștință prin înmânare directă, comunicare prin oficiul poştal, afişare); includerea în RSAL); Care sunt elementele actului administrativ? Conform prevederilor art. 41 al Legii nr. 100/2017 cu privire la actele normative, elementele actului administrativ sunt: denumirea- trebuie să fie laconică, să exprime cu claritate obiectul reglementării și nu poate fi identică cu cea a altui act normativ în vigoare preambul- prevede scopul şi raţiunea adoptării, aprobării actului normativ clauza de adoptare- cuprinde denumirea emitentului, decizia și poate conţine, după caz, temeiul legal de adoptare a actului normativ respectiv dispoziţii generale- determină obiectul, scopul, domeniul de aplicare, orientează întreaga reglementare, explică termeni(noţiuni) şi definesc concepte dispoziţii de conţinut- stabilesc reguli, drepturi şi obligaţii, precum şi modul de realizare a acestora, consecinţele juridice ale nerespectării regulilor dispoziţii finale dispoziţii tranzitorii- cuprind măsurile ce se instituie cu privire la continuarea raporturilor juridice născute în temeiul vechilor reglementări care urmează a fi abrogate sau înlocuite de noul act normativ anexe- desene, exprimări cifrice, tabele, planuri sau altele asemenea, statute, regulamente, instrucţiuni, reguli, metodologii cu caracter predominant tehnic formula de atestare a autenticităţii actului- semnătura persoanei împuternicite, data şi numărul ce se atribuie separat pentru fiecare categorie de acte, începând cu numărul„1” în fiecare an calendaristic, locul adoptării. 1) Preambulul actului normativ, care prevede scopul şi raţiunea adoptării, aprobării sau emiterii actului normativ, motivaţia social-politică, economică sau de altă natură, precum şi direcţiile principale care sunt reflectate în actul normativ. Preambulul precedă clauza de adoptare şi nu conţine norme juridice şi reguli de interpretare. De regulă, acesta însoţeşte un act normativ de importanţă majoră pentru societate. 2) Clauza de adoptare a actului normativ este obligatorie pentru toate actele administrative cu caracter normativ și constă în a menționa într-o propoziţie care cuprinde denumirea autorităţii publice emitente şi decizia de adoptare, aprobare sau emitere a ac88

Ghidul secretarului consiliului local tului normativ. Clauza de adoptare a actului normativ poate conţine, după caz, şi temeiul legal de adoptare a actului normativ respectiv. 3) Dispoziţiile generale sunt prevederile care determină obiectul, scopul şi domeniul de aplicare; orientează întreaga reglementare; explică termeni(noțiuni) şi definesc concepte. În cazul actelor normative de importanță majoră şi al celor cu un conţinut specific, dispoziţiile generale se expun, de regulă, sub formă de principii. 4) Dispoziţiile de conţinut reglementează raporturile sociale care formează obiectul actului normativ, după cum urmează: reguli, drepturi şi obligaţii, precum şi modul de realizare a acestora, consecinţele juridice ale nerespectării regulilor, drepturilor şi obligaţiilor. 5) Dispoziţiile finale cuprind momentul intrării în vigoare şi măsurile necesare punerii în aplicare a actului normativ. Tot în dispoziţiile finale se includ reglementările privind obligaţia autorităţilor responsabile de a executa actul normativ, de a întreprinde măsurile şi de a realiza procedurile necesare executării. În cazul în care pentru punerea în aplicare a actului normativ este necesară adoptarea sau aprobarea unor norme de aplicare(metodologii, regulamente etc.) ori constituirea unor organe sau instituţii, proiectele actelor normative respective se prezintă spre adoptare, aprobare sau emitere nu mai târziu de intrarea în vigoare a actului normativ de bază, dacă în actul normativ de bază nu este prevăzut altfel. Dacă actele administrative normative stabilesc un caracter temporar, în dispozițiile finale se indică şi perioada de aplicare sau data de încetare a aplicării actului. În cazul în care proiectul actului normativ prevede modificarea și/sau abrogarea a cel mult două acte normative, prevederile respective se includ în dispozițiile finale ale proiectului ca elemente structurale distincte. 6) Dispoziţiile tranzitorii ale actului normativ cuprind măsurile ce se instituie cu privire la continuarea raporturilor juridice născute în temeiul vechilor reglementări care urmează a fi abrogate sau înlocuite de noul act normativ. Dispoziţiile tranzitorii au menirea să asigure, pe o perioadă determinată, corelarea noilor reglementări cu cele ale actelor normative preexistente, menţinerea temporară a unor situaţii juridice născute în temeiul vechilor reglementări și, după caz, să asigure modificarea altor acte normative. Tot aici se indică, după caz, perioada de tranziţie necesară implementării dispoziţiilor actului normativ şi perioada necesară pentru aducerea legislaţiei în conformitate cu noile norme juridice. 7) Anexele sunt elemente constitutive ale actului, au natură și forță juridică și care includ desene, exprimări cifrice, tabele, planuri sau altele asemenea. Anexele pot include de asemenea reglementări care trebuie aprobate de autoritatea publică competentă, precum statutele, regulamentele, instrucţiunile, regulile, metodologiile sau alte norme cu caracter predominant tehnic. Anexa trebuie să aibă un temei cadru în textul actului normativ şi să se refere exclusiv la obiectul determinat prin norma de trimitere, iar dacă sunt mai multe anexe acestea sînt însemnate cu numere ordinare, exprimate prin cifre arabe, în ordinea în care au fost enunțate în textul actului. Din punct de vedere tehnic: exprimările cifrice, tabelele, planurile şi altele asemenea, 89

Ghidul secretarului consiliului local care sunt incluse în anexe, pot fi urmate de explicaţii suplimentare, care se notează cu indici numerici, în ordinea în care au fost enunţate în textul anexei. Reglementările din anexe se numerotează cu cifre arabe urmate de punct, prin adăugarea consecutivă a cifrelor arabe, până la gradul de detaliere necesar. Potrivit structurii, orice act administrativ individual emis ori confirmat în scris trebuie să cuprindă: a) numele/denumirea autorității publice care a emis actul administrativ; b) numele demnitarului autorității publice care a emis actul administrativ; c) numele destinatarului actului administrativ; d) data la care a fost emis actul administrativ; e) decizia luată(partea dispozitivă a actului administrativ); f) motivarea deciziei luate, inclusiv indicarea actelor normative pentru a căror punere în aplicare se emite actul administrativ; g) decizia cu privire la cheltuieli; h) informația cu privire la exercitarea căilor de atac; i) semnătura olografă/electronică a persoanei din cadrul autorității publice care a emis actul administrativ sau, după caz, semnătura electronică a autorității care a emis actul administrativ. Orice act administrativ individual trebuie să fie semnat, cu semnătură olografă sau cu semnătură electronică și se face de către conducătorul autorității publice sau de către persoana împuternicită de acesta, dacă legea nu prevede altfel. În cazul organelor colegiale, persoana competentă să semneze actul administrativ este președintele organului colegial sau, după caz, persoana desemnată conform normelor de organizare și funcționare a organului colegial. Dacă persoana competentă refuză să semneze actul administrativ individual emis în mod valabil de un organ colegial poate fi acoperit prin semnarea actului de către persoane stabilite prin lege sau desemnate de însuși organul colegial de conducere și atrage răspunderea celor vinovați. Orice act administrativ cu caracter individual dacă nu este semnat – devine nul. Dacă legislația prevede expres contrasemnarea, atunci acest lucru se face de persoanele abilitate în privința legalității sau oportunității/conținutului, revenindu-i responsabilitatea privind obiectul contrasemnării. Dacă persoana refuză contrasemnarea actului administrativ individual acesta cade sub incidența nulității, adică devine nul. Ce face secretatul consiliului local? Întrucât, secretarului consiliului local îi revine misiunea de avizare a proiectelor de decizii ale consiliului local şi le contrasemnează, se îngrijește ca acestea să întrunească toate condițiile prevăzute de cadrul normativ. Aceasta implică verificarea atentă a legalității și conformității actelor administrative propuse cu legislația națională, reglementările locale, precum și cu procedurile administrative interne. Secretarul consiliului local trebuie să colaboreze îndeaproape cu consilierii, prima90

Ghidul secretarului consiliului local rul și cu aparatul de specialitate al primăriei pentru a se asigura că proiectele de decizii sunt corect elaborate, complete și fundamentate juridic. De asemenea, acesta trebuie să fie la curent cu orice modificări legislative care ar putea afecta activitatea consiliului local, informând prompt consilierii locali și propunând ajustări necesare în actele administrative. Însă, se atestă situații când se greșește. În astfel de cazuri, consecințele pot fi semnificative, afectând atât legalitatea actelor administrative emise, cât și încrederea cetățenilor în autoritatea locală. Greșelile pot varia de la erori de redactare și omisiuni în documente până la interpretări greșite ale legislației sau ignorarea unor proceduri esențiale. Atunci, când o greșeală este identificată, este crucial să se acționeze prompt pentru a corecta situația. Secretarul consiliului local trebuie să colaboreze cu echipa juridică și cu ceilalți membri ai consiliului pentru a rectifica erorile și a asigura că actele administrative afectate sunt revizuite și aduse în conformitate cu cadrul normativ. Acest proces poate implica adoptarea unor hotărâri de corectare sau chiar anularea și remiterea unor decizii, dacă este necesar. Greșeli de formă și de procedură(nicidecum de legalitate a actului) sunt considerate: a) cererea necesară emiterii actului administrativ se întocmește ulterior; b) motivarea necesară se recuperează ulterior de către autoritatea publică; c) audierea necesară a unui participant se face ulterior; d) decizia unei comisii, necesară pentru emiterea actului administrativ, se ia ulterior; e) colaborarea necesară a unei autorități publice are loc ulterior. DE REȚINUT! Odată cu adoptarea Codului administrativ, unele aspecte procedurale sunt noi pentru Republica Moldova. Noutate, dar și obligativitatea reprezintă inclusiv includerea direct în actul administrativ individual a datelor privind: a) calea de atac care urmează să fie înaintată; b) denumirea și adresa autorității publice sau ale instanței de judecată la care trebuie înaintată calea de atac; c) termenul pentru exercitarea căii de atac. Aprobarea este un alt aspect obligatoriu, care reprezintă acordul dat de o autoritate, altei autorități pentru publice locale în privința unui act administrativ individual. Actele supuse aprobării produc efecte juridice doar din momentul aprobării exprese sau tacite. Această procedură este obligatorie numai în cazurile expres prevăzute de lege și se realizează în scris în termenul general de soluționare a petițiilor, calculat de la data solicitării de aprobare. Dacă comunicarea răspunsului nu se efectuează în termen legal, atunci această acțiune este echivalentă cu aprobarea tacită a actului administrativ individual. Comunicare actului administrativ individual este o altă procedură obligatorie. Actul administrativ cu caracter individual se comunică persoanei căreia îi este destinat sau ale cărei drepturi sunt atinse de acesta. Această prevedere se aplică și atunci când persoana 91

Ghidul secretarului consiliului local ale cărei drepturi sunt atinse de actul administrativ nu a participat la procedura administrativă. Dacă o persoană este reprezentată de un reprezentant legal sau împuternicit, se notifică reprezentantul legal sau împuternicit, în condițiile art.98 din Codul administrativ. Forma comunicării este stabilită de fiecare autoritate publică locală. Confidențialitatea actului administrativ cu caracter individual este păstrată în condițiile legii, și actul poate fi comunicat public doar dacă este admis. Aceeași situație se aplică și vizavi de notificare, adică trebuie să fie prevăzută de lege sau autoritatea publică alege această formă de comunicare(pentru aceste cazuri de aplică prevederile art. 96–114 din Codul administrativ). Procedura comunicării este simplă, ori se consider că avut loc dacă actul administrative cu caracter individual a ajuns la persoana vizată ori a nimerit în sfera persoanei căreia urma să îi fie comunicat. Pentru valabilitatea comunicării este suficient ca la persoana în cauză să ajungă partea dispozitivă a actului administrativ. O altă cale de comunicare este cea prin poștă. Respectiv, un act administrativ individual emis în scris care pe teritoriul țării se expediază prin scrisoare simplă se consideră comunicat în a șaptea zi lucrătoare de la predarea lui la poștă. Actul administrativ individual transmis prin mijloace electronice(poșta electronică) de comunicație se consideră comunicat începând cu următoarea zi lucrătoare de la data trimiterii. În cazul litigiilor în instanța de judecată sarcina probațiunii revine autorității publice locale care trebuie să asigure cu probe că actul administrativ cu caracter individual a fost transmis corespunzător și/sau a ajuns la destinatar, cînd acesta nu recunoaște acest fapt. 5.3. Evidenţa actelor autorităţilor publice locale (Registrul de stat al actelor locale) Evidenţa actelor supuse controlului administrativ se efectuează prin intermediul resursei informaționale a Registrului de stat a actelor locale fiind creat în scopul asigurării accesului persoanelor fizice și juridice la actele aprobate/emise de autoritățile publice locale., care joacă un rol esențial în asigurarea transparenței, accesibilității și legalității actelor administrative la nivel local. Ce este Registrul de stat al actelor locale? Registrul de Stat al Actelor locale(RSAL) este resursă informațională de stat, care conține textele electronice ale actelor autorităților publice locale. Începând cu 28 octombrie 2019 controlul este exercitat în baza acestei resurse informaționale. Cancelaria de Stat acordă nivelul de acces pentru angajații autorizați indicați în cadrul normativ(HG nr.672/2017), cu atribuirea funcțiilor şi drepturilor de acces la interfaţa şi informațiile acestuia. Registrul de stat al actelor locale este o resursă informaţională de stat, asigurând acces gratuit şi garantat de lege, care conţine textele electronice ale actelor autorităţilor 92

Ghidul secretarului consiliului local administraţiei publice locale şi datele adiţionale stabilite, realizând următoarele funcţii: a. evidenţa, înregistrarea şi păstrarea actelor autorităţilor administraţiei publice locale; b. asigurarea accesului public la actele autorităţilor administraţiei publice locale; c. oferirea mecanismelor de efectuare a controlului administrativ al actelor autorităţilor administraţiei publice locale. Actele normative ale autorităţilor administraţiei publice locale, incluse în Registrul de stat al actelor locale, cu excepţia actelor ce conţin date cu caracter personal, pot fi accesate public fără restricţii. Actele cu caracter personal şi actele cu caracter individual se introduc în Registrul de stat al actelor locale şi pot fi accesate în conformitate cu Legea nr.133/2011 privind protecţia datelor cu caracter personal. În vederea asigurării evidenţei actelor autorităţile administraţiei publice locale sunt obligate să includă în Registrul de stat al actelor locale: a) deciziile consiliilor locale de nivelurile întâi şi al doilea; b) dispoziţiile primarului şi ale preşedintelui raionului; c) actele pretorului; d) alte acte ale autorităţilor publice locale, care sunt supuse controlului obligatoriu de legalitate conform art.64 din Legea nr.436/2006. Textul actelor administrative se include în Registru în limba de stat. Actele emise de autoritățile administrației publice locale cu populație preponderent de alte etnii sau din cadrul unității teritoriale cu statut juridic special se includ în una dintre limbile stabilite de legislație, cu asigurarea traducerii în limba de stat. Actele autorităţilor administraţiei publice locale incluse în Registru vor corespunde normelor în vigoare ce reglementează inițierea, elaborarea, emiterea și aplicarea actelor autorităților administrației publice locale, precum și cerințelor stabilite în domeniul ținerii lucrărilor de secretariat în organele administrației publice locale. Textul actului inclus în Registru de către autoritățile administrației publice locale trebuie să fie o reproducere exactă a actului emis/adoptat și semnat/contrasemnat de persoanele responsabile, cu aplicarea ștampilei, în varianta scanată(PDF). Actele administrative care conțin date cu caracter personal urmează a fi incluse cu respectarea prevederilor Legii nr.133/2011 privind protecția datelor cu caracter personal. Responsabilitatea pentru autenticitatea, plenitudinea și integritatea actelor administrative incluse în Registru, protecția datelor cu caracter personal le revine secretarilor consiliilor raionale/municipale/locale și angajaților autorizați desemnați de către autoritățile administrației publice locale, Bașcanul Găgăuziei, Adunarea Populară a Găgăuziei și Comitetul Executiv al Găgăuziei în condițiile prevederilor prezentului Regulament. În partea ce ține de proiectele actelor normative ale autorităţilor administraţiei publice locale se fac publice, în vederea consultării, cu cel puţin 15 zile lucrătoare înainte de ziua aprobării actului. Adoptarea actelor în regim de urgenţă se efectuează în conformitate cu Legea nr.239/2008 privind transparenţa în procesul decizional. Ordinea de zi a şedinţei consiliului local/raional se afişează în locuri publice şi se 93

Ghidul secretarului consiliului local plasează pe pagina web a consiliului, în vederea consultării publice, cu cel puţin 3 zile lucrătoare înainte de ziua şedinţei. Secretarul consiliului, în termen de cel mult 5 zile de la data semnării, asigură includerea deciziilor consiliului în Registrul de stat al actelor locale, afişează deciziile cu caracter normativ ale consiliului în locuri publice. Deciziile cu caracter normativ intră în vigoare la data includerii lor în Registrul de stat al actelor locale sau la data indicată în textul deciziei, care nu poate preceda data includerii acesteia în Registrul de stat al actelor locale. Deciziile cu caracter individual intră în vigoare la data comunicării persoanelor vizate sau la data indicată în textul deciziei, care nu poate preceda data includerii acesteia în Registrul de stat al actelor locale. Cu referire la Dispoziţiile preşedintelui raionului, acestea de asemenea se includ în Registrul de stat al actelor locale în termen de 5 zile lucrătoare de la data semnării de către acesta. Suplimentar, dispoziţiile cu caracter normativ se afişează în locuri publice. Aceste acte administrative intră în vigoare la data includerii lor în Registrul de stat al actelor locale sau la data indicată în textul dispoziţiei, care nu poate preceda data includerii acesteia în Registrul de stat al actelor locale. Dispoziţiile cu caracter individual intră în vigoare la data comunicării persoanelor vizate sau la data indicată în textul dispoziţiei. În ambele cazuri, intrarea în vigoare nu poate preceda data includerii în Registrul de stat al actelor locale. Lucrul în Registru(RSAL) poate fi efectuat după următorii pași: 1) actul se include în sistem 2) parvine automat spre control 3) se examinează de specialist și ori se bifează, ca legal ori se notifică (în cazul neconformității cadrului normativ) DE REȚINUT! Toate informațiile obligatoriu se includ în compartimentele RSAL(privind rectificări, notificări, cereri de chemare în judecată, răspunsuri APL, documente conexe etc.) Evidenţa actelor supuse controlului administrativ de către oficiile teritoriale ale Cancelariei de Stat se realizează prin includerea acestora în Registrul de stat al actelor locale, asigurându-se: a) evidenţa, înregistrarea şi păstrarea actelor supuse controlului; b) stocarea, păstrarea materialelor aferente emiterii actelor administrative(procesele-verbale ale şedinţelor consiliilor, avizele comisiilor de specialitate şi alte materiale relevante); c) accesul public la informaţia privind rezultatele controlului actelor autorităţilor administraţiei publice locale; d) efectuarea controlului intern al activităţii oficiilor sale teritoriale de către Cancelaria de Stat. Desemnarea persoanelor responsabile * Pasul 1. Autoritatea executivă emite actul administrativ privind desemnarea angajatului autorizat, concomitent cu persoana supleantă. 94

Ghidul secretarului consiliului local * Pasul 2. În 3 zile de la semnare actul se remite Cancelariei de Stat. * Pasul 3. Atribuția privind calitatea de angajat autorizat cu accesul în Registru se include în fișa postului a persoanei. * Pasul 4. În cazul substituirii angajatului autorizat se informează Cancelaria de Stat. ATENȚIE! Asigurarea continuității includerii actelor în Registru este responsabilitatea autorității publice locale executive. În Registru se includ obligatoriu:  deciziile consiliilor locale de ambele niveluri;  dispozițiile primarului și ale președintelui raionului;  actele emise de pretor;  alte acte care se supun controlului administrativ de legalitate(Legea nr. 436/2006 privind administrația publică locală);  materialele aferente, ce au stat la baza aprobării(inclusiv, procesele-verbale ale ședințelor consiliilor locale și licitațiilor). Actele se includ:  în format PDF, DOC și DOCX.  în varianta originală și depersonalizată(actele cu caracter individual). Cerințe și reguli generale pentru intrarea în vigoare și executarea actelor aprobate. Respectarea procedurii  semnarea și contrasemnarea actului(dispoziție, decizie)  respectarea termenului de includere în Registru(5 zile de la semnare)  aducerea la cunoștință persoanelor vizate(sub semnătură)  Includerea în termen(5-10 zile de la semnare) pentru control a documentelor ce au stat la baza aprobării actelor, în particular, a PROCESULUI-VERBAL SEMNAT AL ȘEDINȚEI CONSILIULUI LOCAL Actul administrativ ne inclus în registru: nu există, nu produce efecte juridice, nu este aplicabil și executoriu Actul administrativ nesemnat/necontrasemnat este nul (art.121, art.122 din Codul administrativ) În Registru NU se includ:  Decizii nesemnate/ necontrasemnate  Decizii, care nu au întrunit numărul necesar de voturi  Alte documente(note informative, avize etc.) în locul actelor administrative Modificarea, completarea, abrogarea sau anularea actelor publicate în Registru se efectuează de angajații autorizați în baza: actului administrativ de modificare, completare, abrogare; hotărârii definitive și irevocabile a instanței de judecată. Noul act de modificare, completare și abrogare se include în Registru, făcându-se legătura electronică cu actul administrativ inițial/de bază Modificarea, completarea și anularea actului în temeiul hotărârii instanței, se efectu95

Ghidul secretarului consiliului local ează prin includerea în Registru a hotărârii în varianta scanată(PDF). Rectificarea datelor din Registru Rectificarea erorii materiale poate fi efectuată în 24 ore de la data includerii actului în Registru. Actul administrativ corectat substituie actul care conține erori și se face public, în condițiile procedurii stabilite. !!! În cazul omiterii termenului stabilit – corectarea este posibilă doar în baza unui nou act administrativ. RECOMANDĂRI: * utilizarea semnăturii electronice pentru includerea actelor în Registru; * includerea actelor și materialelor în termen; * așteptarea finalizării controlului de legalitate de către oficiul teritorial; solicitarea de către persoanele interesate a extrasului din Registru(capitolul VIII din Anexa nr.2 la Hotărârea Guvernului nr.672/2017); * conlucrarea cu oficiul teritorial al Cancelariei de Stat pentru evitarea aprobării actelor neconforme; * preluarea bunelor practici pentru îmbunătățirea calității actelor publicate; * aplicare la cursuri de dezvoltare profesională(Academia de Administrare Publică). 5.4. Controlul executării actelor administrative ale autorității publice locale Asigurarea activității autorității publice locale este realizată prin intermediul controlului. Potrivit Legii nr.436/2006 privind administrația publică locală, activitatea autorităţilor administraţiei publice locale de nivelurile întâi şi al doilea, precum şi a celor din cadrul unităţii teritoriale autonome cu statut juridic special este supusă controlului administrativ. Controlul administrativ este de 2 tipuri: controlul de legalitate şi controlul de oportunitate a activităţii autorităţilor administraţiei publice locale, și se efectuează din oficiu sau la cererea persoanei. Controlul administrativ vizează, în principal, legalitatea activităţii autorităţilor administraţiei publice locale, deoarece exercitarea controlului administrativ de oportunitate de către autorităţi de nivel superior se admite doar în cazul realizării competenţelor delegate de către stat autorităţilor administraţiei publice locale. Subiecţi ai acestuia sunt Guvernul, autorităţile de specialitate ale administraţiei publice centrale, alte autorităţi administrative, care acţionează în unităţile administrativ-teritoriale, inclusiv prin intermediul serviciilor lor desconcentrate, potrivit competenţelor ce le revin în condiţiile legii. Controlul de legalitate. Toate deciziile adoptate de consiliu sunt supuse în mod obligatoriu controlului de legalitate de către Oficiul Teritorial al Cancelariei de Stat 96

Ghidul secretarului consiliului local (OTCS). În cazul în care OTCS consideră că decizia este ilegală, el notifică consiliului emitent ilegalitatea ei, cerând modificarea sau abrogarea ei totală sau parţială. Sesizarea OTCS trebuie făcută într-un termen de 30 de zile de la data primirii deciziei. În termen de 30 de zile de la data primirii modificării, consiliul trebuie să modifice sau să abroge decizia. În cazul în care, în termenul stabilit, autoritatea locală emitentă şi-a menţinut poziţia sau nu a reexaminat actul contestat, OTCS poate sesiza instanţa de contencios administrativ în termen de 30 de zile de la data primirii notificării refuzului de a modifica sau de a abroga actul contestat sau în cazul tăcerii autorităţii locale emitente în termen de 60 de zile de la data notificării cererii de modificare sau de abrogare a actului în cauză. În cazul în care OTCS consideră că decizia poate avea consecinţe grave, în scopul prevenirii unei pagube iminente, el poate sesiza direct instanţa de contencios administrativ imediat după primirea deciziei pe care o consideră ilegală, informând imediat consiliul care a adoptat decizia. În termen de 3 zile de la primirea sesizării, după audierea părţilor vizate, instanţa de contencios administrativ decide asupra suspendării sau dispunerii unor alte măsuri provizorii solicitate de OTCS. În aceste cazuri, consiliul desemnează reprezentantul său în instanţele de judecată, în litigiile privind legalitatea deciziilor adoptate. În procesul de exercitare a controlului de legalitate subiecților de control se vor întemeia pe următoarele principii: a) exercitarea acestuia numai potrivit procedurilor şi în cazurile prevăzute de legislaţia în vigoare; b) respectarea proporţionalităţii între amploarea intervenţiei autorităţii de control şi importanţa intereselor pe care le protejează; c) neadmiterea limitării dreptului autorităţii administraţiei publice locale de a administra în mod autonom, în condiţiile legii, afacerile ce ţin de propria competenţă. De exercitarea controlului de legalitate a actelor administrative a autorităților administrației publice locale este responsabilă Cancelaria de Stat, acesta fiind exercitat nemijlocit de oficiile sale teritoriale. Controlul de oportunitate. Pentru ca autorităţile administraţiei publice locale să-şi exercite atribuţiile delegate de stat, subiecţii controlului de oportunitate (autoritatea publică centrală care a delegate competența) sunt în drept să modifice ori să abroge actul, în termen de 15 zile de la data primirii lui, pe motiv de oportunitate. În caz de inacţiune a autorităţii administraţiei publice locale chiar şi după avertismentul subiectului controlului de oportunitate, acesta poate să emită actul respectiv în locul autorităţii locale incapabile de a lua decizia. Subiectul controlului de oportunitate notifică decizia sa autorităţii administraţiei publice locale în termen de 5 zile de la data adoptării, iar în cazul în care consideră că decizia subiectului controlului de oportunitate este ilegală, autoritatea administraţiei publice locale este în drept să atace decizia în instanța de 97

Ghidul secretarului consiliului local judecată, în conformitate cu prevederile Codului administrativ, fără respectarea procedurii prealabile. La solicitarea subiectului controlului administrativ, autoritatea administraţiei publice locale este obligată să-i furnizeze, în termen de 10 zile, copiile de pe toate documentele solicitate şi alte informaţii. Fiecare autoritate publică este responsabilă de executarea actelor în care este vizată ori are stabilite anumite sarcini pentru executare. În cazul nerespectării cadrului normativ aferent activității persoana responsabilă poartă răspundere. Pentru nerespectarea prevederilor Legii nr.436/2006 privind administraţia publică locală și în condițiile art.326 1 Codului contravențional nr. 218/2008, persoana responsabilă poartă răspundere contravențională. Dacă autoritatea administrației publice locale a aprobarea un act normativ al cărui proiect nu a fost publicat în vederea consultării publice se sancționează cu amendă de la 6 la 12 unități convenționale aplicată persoanei cu funcție de răspundere. Dacă persoana responsabilă a omis termenul prevăzut de lege pentru includerea actelor emise de autorităţile administraţiei publice locale, inclusiv a proceselor-verbale ale şedinţelor consiliului local, a documentelor şi informaţiilor prevăzute de lege, în Registrul de stat al actelor locale se sancţionează cu amendă de la 6 la 12 unităţi convenţionale. Împiedicarea accesului liber la şedinţele consiliului local se sancționează cu amendă de la 30 la 45 de unități convenționale aplicată persoanei fizice, cu amendă de la 45 la 60 de unități convenționale aplicată persoanei cu funcție de răspundere. Includerea în Registrul de stat al actelor locale a unui text care diferă de textul actului aprobat de autoritatea competentă se sancționează cu amendă de la 30 la 45 de unități convenționale aplicată persoanei fizice, cu amendă de la 45 la 60 de unități convenționale aplicată persoanei cu funcție de răspundere. Neincluderea pe ordinea de zi a şedinţei consiliului local(raional) de către persoana responsabilă a notificării oficiului teritorial al Cancelariei de Stat se sancţionează cu amendă de la 30 la 60 de unităţi convenţionale. Încălcările în cauză sunt constatate de către Cancelaria de Stat şi oficiile sale teritoriale. Potrivit normei juridice sunt în drept să constate contravenţii şi să încheie procese-verbale şefii oficiilor teritoriale ale Cancelariei de Stat, fiind agenți constatatori în condițiile Codului contravențional. Procesele-verbale cu privire la contravenţii se remit spre examinare în fond instanţei de judecată competente. 98

Ghidul secretarului consiliului local DE CONSEMNAT:  actele normative locale sunt instrumente juridice prin care autoritățile publice locale reglementează relațiile sociale de interes local;  actul normativ trebuie să fie expus clar și coerent, astfel încât actul să fie ușor de înțeles și aplicat de către toate părțile implicate;  secretarul trebuie să verifice dacă actul administrativ respectă cadrul legal național, fiind responsabil de asigurarea respectării procedurilor de transparență și consultare publică;  structura unui act normativ local trebuie să fie organizată logic, cu secțiuni distincte care să faciliteze identificarea rapidă a scopului, reglementărilor și procedurilor;  secretarul trebuie să se asigure că actele administrative adoptate de consiliu și primar sunt publicate în mod corespunzător în Registrul de Stat al actelor locale. 99

Ghidul secretarului consiliului local Republica Moldova Consiliul local_____________________________ Raionul_________________________________ Anexa nr. 5.1 Decizie nr._________ din____________________ 202____ Satul/Comuna___________________________ Cu privire la examinarea notificării Oficiului teritorial______al Cancelariei de Stat nr.______din______ Examinând Notificarea Oficiului teritorial__________al Cancelariei de Stat nr._____din______ cu privire la solicitarea abrogării Deciziei consiliului(local/ raional) nr.______din__________cu privire la_____________, având în vedere avizul pozitiv al comisiei de specialitate_____________(denumirea comisiei) din ______, în temeiul art.68 ali.(3) din Legea nr.436/2006 privind administrația publică locală, consiliul DECIDE: Se ia act de Notificarea Oficiului teritorial__________al Cancelariei de Stat nr._____din______ cu privire la solicitarea abrogării Deciziei Consiliului(local/ raional) nr.______din__________cu privire la____________________. Se abrogă Decizia Consiliului(local/raional) nr.______din__________cu privire la____________________. Prezenta Decizie se aduce la cunoștința persoanelor interesate. Controlul executării prezentei Decizii se pune în sarcina dnei/dlui_________, Secretar al Consiliului local. Preşedintele şedinţei_________________ (semnătura) _________________________ (numele, prenumele) CONTRASEMNEAZĂ: Secretar al consiliului_______________ (semnătura) _________________________ (numele, prenumele) 100

Ghidul secretarului consiliului local Anexa nr. 5.2 Republica Moldova Primar al_____________________________ Dispoziție nr._________ din____________________ 202____ Cu privire la acordarea concediului anual de odihna In temeiul art.51, alin.(4), art. 53, alin.(2), art. 54, alin.(l),(3),(4) al Legii nr. 436/2006 privind administraţia publica locala, art.43, alin.(1),(2) al Legii nr.158/2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, Legii nr.270/2018 privind sistemul de salarizare în sectorul bugetar, art. 115, alin.(1),(5),(6), art.117, alin(1),(2),(3) al Codul Muncii nr. 154/2008 cu modificările și completările ulterioare, contractul colectiv de munca(la nivel de entitate), examinând cererea din _____a dnei/dlui____________, funcția__________, preşedintele raionului DISPUNE: 1. Se acorda dnei/dlui_________(prenume, nume, funcția) concediul de odihna anual, pentru perioada de activitate________, cu durata de_____ zile calendaristice, începând cu data din________________pînă pe data de______inclusiv. 2. În perioada concediului atribuțiile de funcție a dnei/dlui_________(prenume, nume, funcția) vor fi exercitate de către dna/dl_________(prenume, nume, funcția). 3.(Persoana responsabilă sau subdiviziunea din cadrul APL), va efectua calculele necesare și achitarea corespunzătoare, conform legislaţiei în vigoare. 4. Controlul executării prezentei Dispoziții mi-l asum. Primar________________________ semnătura prenume, nume Am luat act___________________ (prenumele, numele, semnătura persoanei care a solicitat concediul) 101

Ghidul secretarului consiliului local „Succesul succesului tău se găsește în rutina zilnică” John Maxwell 102

Ghidul secretarului consiliului local CAPITOLUL VI. ATRIBUȚIILE SECRETARULUI ÎN ASIGURAREA BUNEI FUNCȚIONĂRI A PRIMĂRIEI 6.1. Administrarea sediului și a bunurilor primăriei Conform Legii nr.436 din 28.12.2006 privind administrația publică locală, pct.(1), lit.(o), secretarul consiliului administrează sediul primăriei şi bunurile ei. Legea nr.29 din 05. 04.2018 privind delimitarea proprietății, art.2, specifică: bunuri ale domeniului privat – bunurile care nu fac parte din domeniul public, dar care aparţin statului sau unităţilor administrativ-teritoriale; bun de interes local – bunul proprietate publică a unităţii administrativ-teritoriale din domeniul public, care serveşte cauzei de utilitate publică locală; administrarea bunurilor – totalitatea atribuţiilor exercitate de autoritatea publică centrală sau locală, împuternicită să dirijeze activitatea entităţilor din subordine, realizând nemijlocit dreptul de dispoziţie asupra bunurilor acestora; gestiunea bunurilor – totalitatea atribuţiilor exercitate de o entitate privind posesiunea și folosinţa bunurilor reflectate în contabilitatea acesteia; entitate – persoană juridică de drept public sau privat; Prevederile legale menționate supra servesc pentru stabilirea unor reguli specifice aplicabile proprietății publice și private a statului sau a unităților administrativ-teritoriale. Administrația publică are nevoie pentru girarea serviciului public de bunuri mobile si imobile. Aceste bunuri care fac parte din patrimoniul unității administrative constituie domeniul administrativ. Domeniul/patrimoniul administrativ este împărțit in două categorii, si anume: domeniul public si domeniul privat. Din domeniul public fac parte bunurile mobile si imobile ale administrației publice care sunt afectate unui interes general, fie ca ele sunt afectate unui serviciu public (ca, de exemplu: școli, grădinițe, materialul rulant al căilor ferate, fluviale etc.), fie ca sunt afectate uzului tuturora(drumurile, străzile,canalele, pieţele, malul râurilor etc.) Din domeniul privat al administrației publice fac parte bunurile mobile și imobile ale administraţiei, ce nu sunt afectate în mod direct unui interes general. Astfel, domeniului public îi sunt atașate căile de comunicație, monumentele publice, biserici, teatre, gări, piețe, malul râurilor/ lacurilor, clădirile amenajate special pentru serviciile publice, terenurile si bunurile utilizate pentru funcționarea si prestarea serviciilor publice, adică bunurile care prin natura lor sau prin destinatia legii sunt de uz sau de interes public. Celelalte bunuri mobile sau imobile, care nu fac parte din domeniul public si sunt proprietatea statului, raionului, orașului, satului sau comunei, alcătuiesc domeniul privat si/sau administrativ al acestora. Este necesar a se cunoaște cum se constituie și clasifică proprietatea publică pentru ca aceasta sa fie identificată și gestionată corespunzător. 103

Ghidul secretarului consiliului local Imobilul primăriei este un BUN PUBLIC, o clădire special amenajată pentru a presta servicii publice cetățenilor și care este administrată de către secretarul /- a consiliului, desigur, cu implicarea întregului stat de personal al primăriei pe domeniile lor de activitate. Propunem în continuare un șir orientativ de acțiuni necesare pentru administrarea sediului și a bunurilor primăriei întru asigurarea bunei funcționări a entității publice, acțiuni executate și monitorizate de către secretarul /- a consiliului. Acțiunea Modalitatea Responsabil/a Cadrul legal Secretarului/ei de executare de executare Secretarul /-a consiliului verifică deținerea/ actualizarea ( în cazul validării primarului nou – ales) a Extrasului din Registrul de stat al unităţilor de drept Prezentarea la Departamentul înregistrare a unităților de drept din cadrul Agenției Servicii Publice, pe suport de hârtie sau electronic, a formularului completat, conform Primarul/a HG nr. 1004 din 29 august 2006. - Legea nr.467-XV din 21 noiembrie 2003 cu privire la informatizare şi resursele informaţionale de stat; - HG nr.272/ 6.03.2002«Despre măsurile privind crearea sistemului informaţional automatizat«Registrul de stat al unităţilor de drept» -»Registrul de stat al unităţilor de drept», aprobată prin HG.272/2002; -HG nr. 1004/2006 pentru aprobarea Regulamentului cu privire la evidenţa de stat a organelor centrale de specialitate ale administraţiei publice și autoritățile publice locale şi autorităţilor APL 104

Ghidul secretarului consiliului local Inventarierea și evidența financiarcontabilă a bunurilor primăriei 1.Toate bunurile primăriei(inclusiv, al căror gestionar este secretarul /- a consiliului) sunt supuse inventarierii anuale; Primarul/-a 2. Inventarul bunurilor, inclusiv din sediul primăriei, se întocmește și se actualizează de către o comisie special constituită, condusă de autoritatea executivă( primarul) ori de o altă persoană împuternicită să exercite atribuțiile respective, după caz; Comisia de inventariere Contabilul/-a 3. Comisia se constituie prin Dispoziția fiecărei autorități executive a unității administrativteritoriale; Primarul/-a Secretarul/-a consiliului 4. Autorității deliberative( consiliului) i se prezintă anual, de către autoritatea executivă, un raport asupra situației gestionării bunurilor; Contabilul/-a 5. Inventarul prevăzut se atestă/ se aprobă prin Decizia autorității deliberative a unității administrativ-teritoriale; Consiliul local 6. Secretrul /-a consiliului, în calitatea ca de gestionar, păstrează o copie a Inventarului bunurilor primăriei și, după caz, a Actului de decontare a bunurilor scoase din uz; Secretarul/-a consiliului 7. Asigurarea evidenței /contabilizării bunurilor primăriei conform politicilor contabile și planului de conturi în entitățile publice; 8. Secretarul/-a monitorizează păstrarea integrității bunurilor transmise pentru exercitarea atribuțiilor funcționale și /sau crearea condițiilor adecvate de muncă prin Act de răspundere materială către personalul primăriei. Contabilul/-a Secretarul/-a consiliului Contabilul/-a Angajații primăriei Comisia Control Intern Managerial -art. 29, pct.1, lit.(g) din Legea privind Administraţia publică locală nr.436/ 2006; - Legea contabilităţii nr.113/ 2007; -Ordinul Ministerului Finanţelor nr. 60 din 29.05.2012 ” Cu privire la aprobarea Regulamentului privind inventarierea; -Fișa Postului (după caz) -Codul Muncii al R. Modova nr. 154 din 28.03.2004, Art 333 – 347; - HG 449/2004despre aprobarea Nomenclatoarelor funcţiilor deţinute şi lucrărilor executate de către salariaţii cu care angajatorul poate încheia contracte scrise cu privire la răspunderea materială individuală sau colectivă(de brigadă) deplină, precum şi a contractelor-tip cu privire la răspunderea materială deplină. 105

Ghidul secretarului consiliului local Monitorizarea amenajării terenului adiacent sediului primăriei Asigurarea căilor de acces, care cuprind intrările si ieșirile din incinta primăriei, de evacuare și de intervenție 1.Crearea căilor de acces liber și în siguranță a cetățenilor spre sediul primăriei; 2. Crearea locului de parcare a mijloacelor de transport a vizitatorilor primăriei; 2. Dotarea cu bănci și rampă de acces în sediu pentru persoanele cu nevoi speciale, vârstnice, cărucioare copii etc; 3. Iluminare externă; 4. Amenajări floristice( după caz și posibilități) 1.Dotarea sediului cu mijloace tehnice de alarmă și apărare împotriva incendiilor; 2.Afișarea la loc vizibil a Schemelor de evacuare, a marcajelor cu indicarea numărului de telefon unic al Serviciului național unic pentru apelul de urgență 112; 3. Crearea condițiilor de evacuare nestingherită si in condiții de siguranță a persoanelor aflate in pericol si a bunurilor materiale; 4. Asigurarea accesul in tot timpul anului al mașinilor, utilajelor si al personalului care acționează la stingerea incendiului sau la salvarea persoanelor si a bunurilor; 5. Asigurarea neobstrucționată a căilor de evacuare din sediul primăriei; 6.Iluminarea conformă a căilor de evacuare; 7. Verificarea periodică a ieșirilor de evacuare și evitarea acoperirii/ camuflării acestora cu decorațiuni, panouri etc. 8.Asigurarea că ușile care nu sunt căi de evacuare dar sunt situate în apropierea punctelor de acces ale ieșirilor sunt etichetate“ Nu este cale de evacuare” sau etichetate cu modul de utilizare a acestora (de exemplu, “ La subsol”); 9. Afișarea clară a semnelor în sensul direcționării oamenilor către ieșiri; 10. Plasarea obligatorie a semnelor “IEȘIRE/ EXIT” Primarul Consiliul local Muncitorii auxiliari Primarul /-a Secretarul/-a Munciorul auxiliar Muncitorul auxiliar Primarul/-a Electricianul Secretarul /-a Muncitorul Auxiliar Secretarul /-a Muncitorul Auxiliar -Legea nr.267/1994 privind apărarea împotriva incendiilor cu modificările ulterioare; - HG nr. 847 din 07.12.2022 pentru aprobarea Regulilor generale de apărare împotriva incendiilor în Republica Moldova 106

Ghidul secretarului consiliului local Amenajarea birourilor și a holului de la intrare –spațiu practic și funcțional. 1.Afișarea Programului de lucru al primăriei; 2.Instalarea de placuțe de semnalizare/ personalizare birouri, uși, cai de acces, prize, stingătoare etc; 3.Implementarea Sistemului de management al vizitatorilor Cheia pentru o securitate modernă în clădirile de birouri; Secretarul /-a Muncitorul Auxiliar Primarul/-a - Regulamentul intern al primăriei; 4. Cearea condițiilor de așteptare pentru vizitatori( Wi- Fi, mobilă moale, apă potabilă, WC etc.) Primarul/-a 5. Asigurarea condițiilor adecvate locurilor de muncă a funcționarilor publici și angajaților primăriei prin dotarea cu mobiler și echipamente, căldură și aer condiționat; Primarul/-a Secretarul /-a Codul Muncii al R. Moldova; 6. Dotarea holului cu panouri informative și afișarea proactivă a informațiilor de interes public pe domenii și servicii prestate de primărie conform Hărții Transparenței Primarul/-a Funcționarii publici (se anexează) Legea Nr. 148 din 09-06-2023 privind accesul la informațiile de interes public 107

Ghidul secretarului consiliului local Implementarea și monitorizarea activităților de întreținere și reparații necesare bunei administrări a sediului primăriei 1. Menținerea sediului primăriei în stare de a-și atinge scopul căruia i-a fost afectat( astfel, administrația este constrânsa la obligații de întreținere a imobilului. Această obligație protejează bunul public de eventualele neglijențe, dar și de administrația însăși, care, deseori ,nu valorifică spațiile neutilizate pentru diversificarea serviciilor publice, dar le transmite în comodat, Primarul/-a Consiliul local 2. Asigurarea bunei funcționări a sistemelor de apă, electricitate, canalizare și încălzire; 3.Asigurarea înverzirii și îngrijirii florilor, curăţeniei şi igienei în imobil şi incintele auxiliare, inclusiv, prin activităţi de curăţare, dezinsecţie şi deratizare Muncitorul auxiliar Fochiștii 4.Elaborarea propunerii de reparații curente /capitale a imobilului administrativ 4. Planificarea/ alocarea/ și aprobarea în bugetul local a cheltuielilor de reparații curente /capitale /întreținere a imobilului administrativ; Îngrijitoarea de încăperi Muncitorul Auxiliar Comunicarea cu angajații primăriei 5. Secretarul/-a, ca un bun administrator, va etala permanent disponibilitatea de a răspunde la întrebările și preocupările angajaților primăriei, va asigura transparență în deciziile luate și va comunica clar și regulat cu aceștia, organizând ședințe periodice pentru discutarea problemelor importante ce vizează starea sediului, condițiile de muncă și modalitățile de optimizare a cheltuielilor pentru întreținerea sediului și buna funcționare a primăriei. Secretarul/-a consiliului Primarul/-a Contabilul /-a Consiliul local Secretarul/-a 108

Ghidul secretarului consiliului local 5.2. Managementul documentului în administrația publică locală Este cunoscut faptul, că activitatea autorităților publice este organizată în baza documentelor, aceasta reprezentând una dintre caracteristicile importante ale modelului birocratic de organizare a instituţiilor administraţiei publice. Atât funcționarii sistemului administrativ, cât și cetățenii operează, în mare parte, cu cuvântul„document”, atunci când este vorba de relațiile dintre aceste părți. În această ordine de idei, este firesc să se pună întrebarea: Ce înțelegem prin cuvântul „DOCUMENT”? Cuvântul`document- provine din latină:„ documentum”:- act, act oficial și „ docere”:- a învăța, preda. Astfel, sensul poate fi tratat ca și„a învăța un act oficial”. Totodată, există multiple abordări ale noţiunii de document, fiecare punând accent pe unul şi acelaşi aspect cheie. Pornind de la definiția dicţionarului:„act prin care se adevereşte, se constată sau se preconizează un fapt, se conferă un drept, se recunoaşte o obligaţie; text scris sau tipărit, inscripţie sau altă mărturie servind la cunoaşterea unui fapt real actual sau din trecut” 25 , mai amintim unele viziuni la acest capitol, cum ar fi: „document” –„acte oficiale, cu caracter particular care consemnează, atestă, adeveresc, confirmă, preconizează și înfățișează fapte și informații” 26 sau„unitate de informații identificată în mod unic pentru utilizarea de către om, de exemplu un raport, o specificație, un manual sau o carte” 27 . Am putea aduce și alte exemple în raport cu tratarea noțiunii de„document”, dat, considerăm, în contextul lucrului cu documentele în sistemul administrativ, ar fi aplicabilă cea mai simplă tratare:„o reprezentare a gândirii, în formă scrisă, fixată pe un suport de memorie”. Astfel, cu referire la activitatea autorităților publice, prin cuvântul„document”, ne referim la actele emise de acestea, dar și alte tipuri de înscrisuri, care se referă la activitatea autorităților publice(corespondența, toate tipurile de informații etc.) În acest context, managementul documentelor trebuie să asigure, în primul rând gestiunea documentului: atât a hârtiei fizice, cât și, pe măsură ce a crescut a apărut nevoia de gestionare a documentelor prin intermediul soluţiilor oferite de tehnologia informaţiei – a documentului electronic. Menționăm, că specialiștii în domeniul, în mare parte, atribuie sintagma„managementul documentului” – documentelor în format elec25 DEX ediţia a II-a 1996, Editura Univers Enciclopedic 26 Ciurea S., Drăgulănescu N., Managementul calității totale, Editura Economică, 1995, p.173. Enătescu A. M., Enătescu M. A., Calitate Terminologie Comentată, Editura Tehnică, București, 2000, ISBN:973-31-1514-2, p.67 27 Enătescu A. M., Enătescu M. A., Calitate Terminologie Comentată, Editura Tehnică, București, 2000, p.67 109

Ghidul secretarului consiliului local tronic. De aici reiese și funcții realizate prin prismă managementului documentului: • Urmărirea versiunilor, pentru a vedea modul în care un document evoluează în timp. • Distribuirea documentului, pentru a verifica modul în care un document este utilizat şi reutilizat în diferite procese de afaceri. • Revizuirea pentru a permite utilizatorilor să adauge comentarii la document fără modificarea efectivă a documentului. • Securitatea documentului pentru a rafina comenzile de acces al diferitelor documente pentru diferiţi utilizatori. • Management publicare pentru a controla livrarea documentelor către diferite aplicaţii de publicare. • Integrarea fluxului de activitate pentru a asocia ciclul de viaţă al unui document cu oameni, proiecte şi programe. • Creşterea productivităţii(prin intermediul unor baze de date sau a programelor specializate) • Reducerea costurilor(în special, în sistemul de păstrare a documentelor). • Administrarea tuturor informaţiilor. • Acces rapid la informaţii etc. Astfel, putem deduce, că managementul documentelor vizează colectarea, gestionarea și accesul la informații într-un mod eficient și organizat. Dar, referindu-ne la aspectele organizatorice și tehnice, este necesar să ținem cont și de a doua latură importantă în raport cu documentul – structura și conținutul acestora. Tratarea noțiunii de„management al documentului” în autoritățile publice, ar fi corectă, având în vedere atât aspectul tehnico-organizatoric(colectarea, prelucrarea, gestionarea informației și accesul la aceasta, cât și partea de conținut, luând în considerație tipul și structura documentului. Activitatea de documentare în cadrul autorității publice este o activitate cu caracter de amplă generalizare. Deși existenţa compartimentelor de secretariat, în fond, are caracter extins( structura, formele de organizare, amploarea, numărul de funcţii, atribuţii), din punct de vedere a activității autorităților publice locale de nivelul I, realizarea acestor atribuții sunt în vizorul secretarului consiliului local. CADRUL NORMATIV Pentru lucrul cu documente oficiale  Instrucțiuni-tip cu privire la ținerea lucrărilor de secretariat în organele administrației publice centrale și ale autoadministrării locale, aprobate prin Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr.618 din 05.10.1993;  Instrucțiuni cu privire la ținerea lucrărilor de secretariat în organele administrației publice locale ale Republicii Moldove, aprobate prin Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr.115 din 28.02.1996; Pentru lucrul cu petițiile 110

Ghidul secretarului consiliului local  Codul administrativ nr. 116 din 19.07.2018;  Instrucțiunii privind ținerea lucrărilor de secretariat referitoare la petițiile persoanelor fizice și juridice, adresate organelor de stat, întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor Republicii Moldova, aprobate prin Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr. 208 din 31.03.1995; Excepție: - actele normative ale Guvernului şi ale altor autorităţi ale administraţiei publice (reglementate prin Legea privind actele normative nr. 100/2017); - Legea nr. 124/2022 privind identificarea electronică și servicii de încredere; - documentele secrete, modul de întocmire şi păstrare al cărora este reglementat prin instrucţiuni speciale. DE REȚINUT!! Tehnica ţinerii lucrărilor de secretariat pe suport electronic este prevăzută în actele normative speciale, aprobate de Guvern, ce reglementează crearea şi implementarea Sistemului integrat de circulaţie electronică a documentelor Instrucțiunile respective se referă la documentele organizatorice(regulamente interne, statute, fişe de post, scheme de încadrare a personalului, programe şi planuri de activitate, dări de seamă, note informative, corespondenţă ş.a.) şi de dispoziţie(ordine, dispoziţii, indicaţii, hotărâri, procese-verbale, instrucţiuni ş.a.), cu excepţia actelor normative ale Guvernului şi ale altor autorităţi ale administraţiei publice(reglementate prin cadrul normativ respectiv), petiţiilor(reglementate prin Codul administrativ nr. 116/2018) şi documentelor secrete, modul de întocmire şi păstrare al cărora este reglementat prin instrucţiuni speciale. RECOMANDARE! Autoritățile publice pot elabora, în baza prevederilor cadrului legal național, acte normative intern(Instrucțiuni, Regulamente etc.), care ar prevedea regulile și tehnica lucrului cu documentele oficiale în cadrul autorității publice respective, ținînd cont de atribuțiile și specificul acesteia. În cadrul autorităților administrației publice instrucţiunile sînt aprobate de conducător(președintele raionului/șef Direcție(secție)/ primar), după coordonarea acestora cu Serviciul Teritorial de Arhivă. Asigurarea documentară a administrării, exercitarea controlului asupra respectării sistemului unic al lucrărilor de secretariat în subdiviziunile structurale ale autorităților publice, ghidarea metodică şi instruirea în acest domeniu este pusă în sarcina Secretarului. În scopul eficientizării și optimizării activității de documentare, conducătorii autorităților publice organizează activitatea în vederea reducerii volumului documentelor, evitând emiterea documentelor privind problemele ce ar putea fi soluţionate verbal sau în mod direct. 111

Ghidul secretarului consiliului local Obligațiuni de bază în organizarea activității de documentare Conducătorul autorității Secretarul consiliul local publice Funcționari - efectuarea controlului privind starea lucrărilor de secretariat şi modul de păstrare a documentelor de arhivă în instituția subordonată; - organizarea instruirii personalului responsabile de ţinerea lucrărilor de secretariat; - implementarea tehnologiilor informaţionale în lucrările de secretariat; - asigurarea documentară a administrării, - exercitarea controlului asupra respectării sistemului unic al lucrărilor de secretariat în instituție, - monitorizarea și dirijarea metodică, - instruirea cadrelor în acest domeniu. poartă răspundere personală pentru respectarea cerinţelor instrucţiunilor în lucrul cu documentele şi pentru integritatea documentelor ce se află în posesia/executarea lor. asigurarea familiarizării noilor angajaţi cu instrucţiunile cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat. La schimbarea conducătorilor subdiviziunilor structurale sau a persoanei responsabile de activitatea de documentare, predarea-recepţionarea dosarelor şi a documentelor în curs de executare se efectuează prin întocmirea unui proces-verbal, care se păstrează în autoritatea publică. Atribuţiile în domeniul secretariatului Compartimentul secretariat este un nucleu funcţional(grupare de funcţii şi respectiv de persoane care le ocupă) cu activităţi, atribuţii şi sarcini individuale complexe, devizînd din complexitatea funcţiilor unităţii, subordonat ierarhic direct conducerii, şi care dispune de resursele necesare desfăşurării activităţii în limita unor competenţe şi responsabilităţi stabilite. Unele atribuţii generale specifice compartimentului secretariat sunt: - lucrările privind corespondenţa primită sau emisă de unitate; - evidenţa circulaţiei şi clasarea corespondenţei; - organizarea evidenţelor operative în cadrul sistemului informaţional al unităţii; - controlul executării documentelor; - organizarea şedinţelor; - primirea vizitatorilor; - întocmirea statisticelor etc. Totodată ținînd cont de particularitățile activității autorităților publice, rolul și importanța lucrului cu documentele în organele administrației publice locale, atribuțiile ce țin de compartimentul secretariat sunt realizate de către secretarul consiliului local 112

Ghidul secretarului consiliului local (asistat în cazurile prevăzute de legislație de unul sau mai mulți angajați) și sunt stabilite prin Legea privnd administrația publică locală nr. 436 din 28.12.2006. Nr Atribuţii Sarcini 1. Lucrări cu corescitirea corespondenţei primite; pondenţa primită şi emisă de unitate prezentarea la conducere şi primirea rezoluţiilor; documentarea pentru întocmirea răspunsului; întocmirea scrisorii; prezentarea la semnat; 2 Documentare pregătirea scrisorii pentru expediere. - depistarea surselor interne şi externe; - selectarea materialului; - difuzarea materialului; - clasificarea documentaţiei. 3 Multiplicarea mate-- culegerea textelor; rialelor - multiplicarea prin xerox. 4 Probleme de- organizarea audiențelor; protocol şi relaţii - organizarea ședințelor, seminarelor, altor activități ce presupun acțiuni de documentare; - întocmirea proceselor- verbale - pregătirea materialelor promoționale, mesajelor de felicitare, gratitudine etc. Nomenclatorul dosarelor Nomenclatorul dosarelor – este lista sistematizată a tuturor dosarelor cu indicarea termenilor lor de păstrare. Nomenclatorul se întocmeşte după un model special, se vizează de către Serviciul teritorial de arhivă, se aprobă de către conducătorul instituţiei şi se pune în aplicare începînd cu data de 1 ianuarie a fiecărui an. Nomenclatoarele sunt valabile în decursul a mai multor ani şi sunt supuse reîntocmirii şi aprobării numai în cazul cînd intervin schimbări în structura instituţiei. 113

Ghidul secretarului consiliului local În Nomenclator se includ: În Nomenclator nu se includ grupele de documente create în cadrul institu- Publicaţii ţiei în raport cu problemele la care se referă, cu indicarea termenilor de păstrare; registrele Broşuri condicile; Îndrumare fişierele etc. Buletine Hărţi etc. La întocmirea dosarelor este necesar să fie respectat volumul lor şi componenţa documentelor ce trebuie să fie incluse în dosarul respectiv. Se înlătură documentele nefolositoare, duplicatele, maculatoarele, documentele de alt domeniu, cele, agrafele, clamele metalice şi filele nescrise. Documentele cu termen de păstrare permanent şi temporar se clasifică în dosare aparte. Fiecare dosar trebuie să constituie cel mult 250 file. Model de structură a Nomenclatorului dosarelor APROB _____________________________ (denumirea funcţiei conducătorului) __________________ (semnătura)(numele, prenumele) data NOMENCLATORUL DOSARELOR _____________________________________________________ (denumirea instituţiei) pentru anul__20___________ Indicele şi numă- Denumirea dosarului rul dosarului Termenul de păstrare Notă a dosarului, 1 16- 01 16-02 articolul 2 3 4 Acte normative privind ac- Permanent, art. XX tivitatea autorităților publice locale Dispozițiile primarului 10 ani, Art. XX Minim de documentaţie necesară în cadrul autorității publice: 1. Nomenclatorul dosarelor 2. Planul de activitate 3. Registrul de evidenţă a documentelor intrate(+ dosar respectiv) 114

Ghidul secretarului consiliului local 4. Registrul de evidenţă a documentelor expediate(+ dosar respectiv) 5. Fișe de evidență și control a petiţiilor(+ dosare respective pentru fiecare petiție, conform cadrului legal) 6. Registrul de evidență a cererilor de solicitare a informațiilor de interes public 7. Registrul de evidenţă a audienţelor 8. Registrul de evidenţă a dispozițiilor(ordinelor) conducătorului(+ dosar respectiv) 9. Procesele verbale ale şedinţelor 10. Acte normative ce vizează domeniul de activitate al instituţiei 11. Programe de dezvoltare, planuri strategice etc. 12. Dări de seamă, informaţii, statistici privind activitatea instituţiei 13. Documente ce țin de activitatea comisiilor, grupurilor de lucru etc. În funcție de necesitate se constituie şi alte dosare pe domenii de activitate. Tipuri de documente Darea de seamă Cuprinde expunerea și analiza activității unei unități economic-sociale, organizații, organ colectiv de conducere etc. într-o anumită perioadă de timp sau pe o anumită problemă. Prezentarea informației se face în spirit analitic, confruntându-se sarcinile prevăzute în planul de activitate cu datele concrete ale realizărilor obținute. Se analizează reușitele, problemele, riscurile și se fixează sarcini concrete pentru etapa următoare. Structura: - Titlul(cu specifica a cui activitate se prezintă); - Perioada pentru care se prezintă darea de seamă; - Introducerea; - Obiectivele conform planului de activitate; - Analiza activității pe perioada dată; - Realizările; - Neajunsurile și cauzele lor; - Concluziile și propunerile. 115

Ghidul secretarului consiliului local Raportul Cuprinde o expunere cu privire la îndeplinirea unei sarcini sau atribuții, semnalarea unor stări de lucruri, prezentarea situației activității într-un compartiment de muncă. Poate fi utilizat şi în exteriorul autorităţii publice respective pe cale ierarhică, de la nivel inferior spre nivelul superior. Cerinţa majoră, pentru a se asigura eficienţa rapoartelor, este de a le prezenta întro formă clară, cu conţinut edificator, bazat pe cunoaşterea temeinică a problemei, cu concluzii argumentate. Rapoartele sunt elaborate: - în temeiul prevederilor exprese a actelor normative; - urmare a unei indicații/dispoziții/ porunci; din oficiu. Tipuri de rapoarte: Raport de activitate Raport de autoevaluare Constatările concrete pe marginea problemelor abordate se expun în alineate separate și/sau numerotate. Raportul nu necesită în mod obligatoriu răspuns sau aprobare. Raport de audit Raport de evaluare Raport special Raport de gestiune Raport de bilanţ Nota informativă Reprezintă actul comunicări utilizate atât în cadrul corespondenţei interne, cât şi în cadrul corespondenţei externe. I. Structura Introducere(referinţă la baza Conţinutul acesteia constă în prezentarea unei singure situaţii concrete sau a unei sinteze a activităţilor administrative realizate. normativă, scop, obiective) II. Partea de bază(analiză argumentată a chestiunii de referinţă, realizări, probleme, cauză) III. Încheiere(concluzii şi propuneri) Nota internă( nota de serviciu) Este utilizată pentru comunicarea între compartimente, servicii. Evidenţa notelor interne se ţine într-un registru special. În acest tip de corespondenţă nu se folosesc formule de introducere şi nici formule de încheiere; mesajul trebuie să fie scurt, să conţină o singură idee. 116

Ghidul secretarului consiliului local Acte explicative Instrucţiunile sunt acte explicative, de detaliere a unor acte cu caracter normativ(legi, ordine etc.). Ele au acelaşi caracter normativ ca şi reglementările pe care le însoţesc Circulara este documentul prin care un organ ierarhic superior transmite unităţilor din subordine, concomitent şi cu acelaşi conţinut, dispoziţii sau îndrumări. O caracteristică tehnică a scrisorii circulare constă în faptul că ea se scrie în mai multe exemplare, adresa destinatarului completându-se pe fiecare exemplar separat sau, după caz, fiind adresate la general instituțiilor cu același statut. Copiile, având valoarea originalului, se expediază cu semnătura conducătorului şi ştampila unităţii. Acte doveditoare Adeverinţa este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice, prin care se atestă un drept, un fapt, o situaţie. Elementele adeverinţei: antetul, numărul şi data, Adeverinţa se eliberează pe baza unor acte, registre etc., în care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverinţei. De ex., adeverinţa eliberată celor care frecventează o formă de învăţământ pe baza documentelor şcolare; adeverinţa eliberată de unităţi salariaţilor care îşi desfăşoară activitatea în cadrul acestora(cel mai frecvent tip de adeverinţă, eliberată pe baza deciziilor de încadrare). titlul„Adeverinţă”, atestarea dreptului sau faptului respectiv, indicarea scopului(„prezenta a fost eliberată pentru a-i servi la…”), semnătura(semnăturile), ştampila unităţii emitente. Certificatul este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin care se atestă drepturi sau fapte deosebite: certificat de căsătorie, de studii, de naștere etc. Certificatele sunt documente tipizate, cu rubricaţii specifice, pentru faptele care se atestă şi care sunt extrase, în general, din registre. Pe certificate nu se permit modificări de text. 117

Ghidul secretarului consiliului local Alte tipuri Invitaţia Invitaţiile se trimit unor persoane importante şi sunt adresate din partea unei persoane de conducere. Structura invitaţiei: denumirea şi sigla instituţiei; Invitaţia scrisă este un mod de prezentare a gazdei şi a evenimentului care are loc, dar informează şi despre locul, data, cauza desfăşurării respectivei manifestări. O invitaţie poate fi nominală şi nenominală. Dacă în text este indicat numele invitatului sau titlul invitatului, fără nume, sau şi numele şi titlul, invitaţia este nominală. Pe invitaţia nenominală nu este scris numele invitatului( Stimate domn...). numele şi funcţia celui care lansează invitaţia; formularea invitaţiei; evenimentul propriu-zis; scopul întâlnirii; data, ora; locul; instrucţiuni speciale(după caz) Formulele cele mai utilizate sunt: Avem plăcerea să vă invităm la...; Vă rugăm să ne faceţi onoarea de a participa la...; Vă rugăm să ne onoraţi cu prezenţa Dumneavoastră la... Felicitările Felicitarea este cea mai bună alegere în cazul relaţiilor mai puţin strânse. Există o multitudine de prezentări. În cazul în care felicitarea este prezentată în formă tipărită, formulele de adresare şi de încheiere se vor scrie obligatoriu de mână. Acest tip de corespondenţă trebuie să ajungă la destinatar cu câteva zile înainte de producerea evenimentului. CORESPONDENŢA Clasificarea corespondenţei: I. După obiect şi scop: 1. de solicitare( cerere) 2. de informare(dare de seamă, ofertă) 3. de constatare(proces-verbal) 4. de îndrumare şi control(ordin, decizie) 5. de reclamaţie(juridică, economică) 6. însoţitoare de acte II. După modul de întocmire: Documente tipizate(întocmite pe formular-tip): cu regim special(se anulează în cazul înscrierilor cu greşeli) fără regim special(pot fi făcute corectări pe document, cu mențiunea respectivă) 118

Ghidul secretarului consiliului local Documente netipizate(întocmit în mod liber, dar cu respectarea structurii unui document oficial) Scrisorile oficiale In interesul obţinerii unei colaborări fructuoase între doi parteneri se desfăşoară un schimb de scrisori. Există trei categorii de scrisori: - scrisoarea iniţială(de iniţiativă sau din oficiu); - scrisoare de răspuns; - scrisoarea de revenire, determinată de cauze speciale. Acestor trei tipuri de scrisori le sunt comune elementele de structură a fiecărei scrisori(antet, adresă, dată etc.), dar fiecare dintre ele au caracteristici proprii de formulare, limbaj de stil. Scrisoare iniţială. Scrisoarea iniţială este prima scrisoare din ciclul de corespondenţă pe care îl deschide în interesul destinatorului şi al expeditorului. Ei îi sunt proprii formule de introducere ca:«Prin prezenta vă rugăm(a dispune, a decide, a livra, a executa, a expedia, a analiza...)»,«Prin prezenta vă informăm că...»,«...vă comunicăm...»,«... vă aducem la cunoştinţă...». Scrisoare de răspuns. Potrivit normelor de politeţe, orice corespondent este obligat să răspundă operativ la scrisorile primite. Scrisorile de răspuns devin necesare şi obligatorii în cazul instituţiilor. În unele cazuri, legea obligă instituțiile să răspundă la scrisorile primite în anumite termene şi în condiţii legale de rezolvare. În introducerea scrisorii de răspuns apar formule uzuale ca: ”Răspunzând la scrisoarea...”,”Ca răspuns la scrisoarea...”,”Urmare a primei scrisori...”,”Conform scrisorii...”,”Cu referință la scrisoarea…” și alte variante, după caz. Scrisoare de revenire. Scrisoarea de revenire constituie, de fapt, o repetare a unei scrisori iniţiale pentru un anumit motiv şi într-o formă oarecum diferită, în funcţie de motivul care a determinato. După justificarea lor, revenirile se grupează în două categorii: reveniri din cauze subiective sau nejustificate şi reveniri din cauze obiective sau justificate. Cauzele care dau naştere la reveniri pot să aparţină expeditorului sau destinatorului, după cum urmează: - reveniri din vina expeditorului, expeditorul este nevoit să revină asupra scrisorii sale iniţiale, când aceasta conţine greşeli sau are omisiuni ce trebuie să fie rectificate sau completate sau când a întocmit o scrisoare neclară, care a produs confuzii sau răspuns incomplet; - reveniri din vina destinatarului, în frecvente cazuri, autorul scrisorii iniţiale este nevoit să revină asupra ei din vina destinatarului, când acesta întârzie răspunsul, refuză să răspundă, dă un răspuns cu greşeli şi omisiuni, dă un răspuns confuz sau incomplet, necorespunzător, dă dovadă de rea voinţă sau rea credinţă; - reveniri din cauze obiective, uneori, autorul scrisorii este nevoit să revină asupra 119

Ghidul secretarului consiliului local acesteia din cauze obiective. De exemplu, cînd a intervenit o dispoziţie legală nouă, care schimbă raporturile dintre corespondenţi sau modul de rezolvare a problemelor, când s-au ivit situaţii sau fapte noi, care schimbă datele problemei la care trebuia să răspundă expeditorul, când s-au ivit motive de anticipare sau întârziere a răspunsului aşteptat, solicitate. Privitor la introducere, toate scrisorile de revenire se redactează similar, printr-o formulă, din care trebuie să rezulte ideea de revenire. În toate scrisorile de revenire, stilul şi limbajul trebuie să fie politicos, cuprinzând şi unele expresii pentru exprimarea de regrete pentru întîrzieri etc. La revenirile provenite din vina destinatorului se foloseşte un stil de limbaj ferm, dar politicos, iar cînd este nevoie, se utilizează formule sau expresii de avertizare pentru întrarea în legalitate. Cererea este o scrisoare de iniţiativă prin care se solicită un drept legal. Cererea poate fi adresată atât de persoanele juridice cît şi de persoanele fizice, în funcţie de aceasta destingându-se cererea oficială şi cererea personală. Structura generală a unei scrisori oficiale: 1. Antet(denumirea deplină a instituţiei, adresa juridică) 2. Nr de înregistrare, data 3 Destinatar 4. Conţinutul scrisorii: - formula protocolară de adresare(după caz) - preambul - partea de bază - încheiere(utiliz â nd, după caz, formulă protocolară) - semnătura 5. Executantul Destinatarul documentului. La expedierea documentelor se utilizează mai tarii documentelor pot fi: a) organizaţii- persoane juridice; b) subdiviziunile acestora; c) persoane cu funcţie de răspundere; d) persoane fizice. multe formule de adresare. Destinaa) Dacă documentul este adresat unei organizaţii – persoana juridică sau unei subdiviziuni a acesteia, fără a se indica persoana cu funcţie de răspundere concretă, denumirea se scrie la cazul nominativ. De exemplu:- Ministerul Educației al Republicii Moldova 120

Ghidul secretarului consiliului local Ministerul Economiei Direcția analiză, monitorizare și control Dacă documentul este adresat mai multor instituții cu același statut, poate fi utilizată o formă unică de adresare De exemplu:- Primarilor satelor(comunelor), orașelor (conform listei) Dacă documentul se expediază la mai mult de patru destinatari diferiți, se întocmeşte o listă de expediere, iar pe fiecare document se indică destinatarul concret. b) Dacă documentul este adresat unei persoane cu funcţie de răspundere concrete, prenumele şi numele se indică fiind însoţite de abrevierea„dlui”(domnului) sau„dnei” (doamnei), iar denumirea instituției se scrie la cazul nominativ. De exemplu:- Dlui Ion MORARU, Ministru al Finanţelor - Dlui Petru MOCANU, Primar al comunei Vatra mun. Chișinău c) Dacă documentul se expediază unei persoane fizice, se indică mai întîi prenumele şi numele destinatarului, apoi adresa. De exemplu: Dnei Maria COȚAGA, str. Viilor 23, ap. 19 MD-2031, mun. Bălți Dacă documentul este adresat unei persoane cu funcții de răspundere concrete/ unei persoane fizice, se pot utiliza formule protocolare de adresare și de încheiere De exemplu: de adresare(stimate domnule, Distinsă Doamnă, Excelență) de salut(în numele Consiliului local X, primiți expresia deosebitei stime) de invitație(vom fi onorați de prezența Dvs, Vă invităm să participați,) de încheiere(Cu respect, cu stimă, cu alese considerațiuni, În speranța soluționării problemei abordate, Vă mulțumim anticipat). Textul documentului Textul documentului se expune în Ms Word, pentru Windows(Times New Roman), mărimea caracterelor/font poate varia de la 12 până la 14 pt, la 1,0- 1,5 intervale; câmpurile: stânga – 3,0 cm; dreapta-1,5 cm; sus, jos – câte 2,0 cm(format A 4- portret). La redactare de text se respectă anumite cerințe: alegerea vocabularului; folosirea unor forme gramaticale şi construcţii sintactice specifice. În scrisorile oficiale nu se admit greşeli gramaticale, de punctuaţie şi de dactilografiere, erori la transcriere, erori la scrierea cuvintelor cu majuscule etc. 121

Ghidul secretarului consiliului local Se practică: folosirea pluralului în loc de singular: Vă informăm, Vă rugăm, Aprobăm etc.; folosirea prezentului în loc de viitor: aprob, dispun etc.; folosirea reflexivului impersonal care poate înlocui diateza activă sau pasivă: Se numeşte...; Se aprobă...; Se eliberează... Sunt de preferat frazele scurte, concise. Se vor folosi cuvinte şi expresii cum ar fi: în consecinţă, deci, prin urmare, aşadar, totuşi, cu toate acestea, de altfel, mai mult decât atât, astfel, în acest mod, dimpotrivă, din contra, pe de altă parte, în acelaşi timp etc. Nu se vor folosi elementele de argou, regionalismele, expresiile familiare, populare, vulgare La prezentarea scrisorilor se va ține cont de: plasarea echilibrată a textului pe coala de hârtie; păstrarea unei margini fixe în partea stângă a colii de hârtie( 3-cm); alinierea capetelor de rând în partea dreaptă, cât mai uniform posibil. evitarea despărţirii cuvintelor în silabe la capătul rândului. dispunerea textului în paragrafe, lăsând între acestea un interval suplimentar faţă de rândurile din text, dacă scriem la un rând. continuarea textului pe o filă nouă numai dacă acesta conţine minimum două rânduri. distanţa dintre rânduri trebuie să ţină cont atât de cantitatea de text care trebuie să intre pe pagina respectivă, cât şi de scopul scrisorii. Pentru anumite tipuri de scrisori( mesaje de salut, de gratitudine, de felicitare) se va alege din multitudinea de fonturi cel corespunzător cu scopul scrisorii. Semnătura Se semnează, de regulă, două exemplare ale documentului, unul dintre care va fi contrasemnat de serviciile respective(după caz; jurist, contabil-șef, șef Secție/Direcție etc). Destinatarului se expediază un exemplar original al documentului semnat, iar în dosarul instituției se păstrează al doilea exemplar original semnat, care conține și contrasemnările de rigoare. Elementul„Semnătura” conţine: - denumirea funcţiei persoanei care semnează documentul; - semnătura personală; prenumele şi numele(se indică fără paranteze). De exemplu: Primar(semnătura) Tudor MUNTEANU În cazul în care lipseşte persoana cu funcţie de răspundere, indicată în elementul„Semnătura” a proiectului documentului, documentul este semnat de interimarul său indicându-se în mod obligatoriu funcţia, prenumele şi numele semnatarului. Nu se admite aplicarea barei înaintea denumirii funcţiei. Nu se permite utilizarea facsimil-ului pe documentele oficiale. 122

Ghidul secretarului consiliului local Informație privind executantul documentului Pe toate documentele ieşite se indică numele executantului şi numărul de telefon de serviciu, e-mail(în caz de necesitate) care se plasează pe recto sau, în lipsă de spaţiu, pe verso a documentului, jos, în colţul din stînga, sub elementul„Semnătura”. Textul respectiv se expune în Times New Roman, mărimea caracterelor/font – 10 sau 11 pt, la 1,0 interval, se permite Italic. De exemplu: Ex. Ion Ţurcanu tel. 0 22 22 22 22, e-mail: ţurcanu@registru.md Notă: la pozițiile”Destinatar”,”Semnatar”,”Executant” nu se practică abreviere în scrierea numelui.( de exemplu: nu se va scrie T. MUNTEANU) Exemple de scrisori: Situație de caz 1. Urmează să expediaţi Preşedintelui raionului, la solicitarea acestuia, o informaţie privind activitatea consiliului local pe parcursul anului X(6 file) Formulaţi scrisoarea de însoţire. Domnului Ion MUNTEANU, Preşedinte al raionului XX Cu referinţă la scr. nr. 34/65-345 din 16 decembrie 20xx, Vă prezentăm informaţia privind activitatea consiliului local ZZZ în anul X Anexă: 6 file. Primar Mihai MOCANU Ex. Lidia Movilă tel. 0 222 2 22 22 Situație de caz 2 Formulaţi o scrisoare de solicitare Ministerului Finanţelor privind alocarea suplimentară a 5,0 mii lei pentru organizarea seminarelor de instruire cu participarea experţilor de domeniu de peste hotare. Domnului Ion ROTARU, Ministru al Finanţelor Stimate domnule ministru, Prin prezenta Vă informăm, că în bugetul raionului XX pentru anul X au fost planificate mijloace financiare în sumă de 20,0 mii lei(douăzeci mii lei) pentru organizarea seminarelor de instruire cu participarea experţilor de domeniu de peste hotare. 123

Ghidul secretarului consiliului local Menţionăm, că devizul de cheltuieli a fost elaborat cu 6 luni înainte de desfăşurarea seminarului, în conformitate cu preţurile actuale la moment. În perioada ulterioară au parvenit mai multe modificări ale tarifelor la servicii(energie electrică, termică, apă etc.) şi consumabile, respectiv, au intervenit rectificări şi la devizul de cheltuieli. Având în vedere faptul, că seminarul menţionat a fost anunţat preventiv, experţii internaţionali sunt disponibili de a-şi onora obligaţiunile, cât şi ţinând cont de necesitatea asigurării perfecţionării profesionale a specialiştilor în conformitate cu cerinţele timpului, solicităm respectuos examinarea posibilităţii alocării suplimentare a sumei de 5,0 mii lei(cinci mii lei) pentru asigurarea procesului de organizare a seminarului. În speranţa soluţionării problemei abordate, Vă mulţumim anticipat. Cu respect, Preşedintele raionului Sergiu VÎNTU Ex. Lidia Movilă tel. 0 246 2 22 22 Situație de caz 3 Urmează să desfăşuraţi un Festival tradiţional pentru satul D-Voastră“Am venit să colindăm”, la care intenţionaţi să invitaţi şi delegaţia unei localităţi – înfrăţite din România. Întocmiţi o scrisoare – invitaţie la acest festival. Domnului Marius STÎNGACIU, Primar al or. Fălticeni Stimate domnule primar, Sărbătorile de Crăciun sunt un prilej frumos de a ne revedea, având în vedere relaţiile de colaborare dintre localităţile noastre, care s-au consolidat în special în ultimul timp. După cum ştiţi, noi suntem anual gazda unui festival tradiţional„Am venit să colindăm”, care în acest an se va desfăşura în perioada 23-26 decembrie. Vom fi foarte bucuroşi să ne fiți alături, oferindu-Vă şi o invitaţie specială pentru colectivele de artişti amatori, în speranţa, că vor binevoi să evalueze în cadrul festivalului nostru. Totodată, mizăm, în cadrul acestei vizite, la o întrevedere de lucru pentru a discuta unele momente ce ţin de extinderea relaţiilor noastre de colaborare. Vă rugăm să ne comunicaţi despre disponibilitatea Dumneavoastră, cît şi despre prezenţa colectivelor de artişti. Cu respect, Primar Vasile URSU 124

Ghidul secretarului consiliului local Situație de caz 4 În cadrul pregătirilor către jubileul de 250 ani de la atestarea documentarea a satului, intenţionaţi să stabiliţi relaţii de colaborare cu o regiune similară de peste hotare, cu semnarea ulterioară a unui Acord de colaborare. Formulaţi scrisoarea de iniţiere. Domnului Marius STÎNGACIU, Primar al or. Fălticeni Stimate domnule primar, Experienţa activităţii de mai mulţi ani ne permite să afirmăm o dată în plus, că în comun se înfăptuiesc mai multe lucruri bune. Localitatea noastră, care este aşezată la hotar cu Ucraina, într-un loc foarte pitoresc: malul Nistrului, Mănăstirea de la Rudi, Farfuria Turcului, Izvoraşul Verde, locuri care ademenesc atât băştinaşii, cât şi turiştii, pe parcursul a mai mulţi ani întreţine relaţii de colaborare cu localităţi din Ucraina şi Bulgaria. Urmare a acestor relaţii sunt mai multe lucruri frumoase realizate în ultimul timp: participarea în realizarea unor proiecte investiţionale comune, schimbul de elevi în cadrul odihnei de vară, donaţii a loturilor de carte etc. La moment examinăm posibilităţile extinderii micului business prin întreprinderilor mixte, fapt ce va contribui la deschiderea locurilor noi de muncă şi extinderea pieţei de desfacere. În acelaşi context, venim către Dumneavoastră cu o propunere, în viziunea noastră, benefică pentru ambele părţi – de a discuta posibilitatea stabilirii relaţiilor de colaborare între localităţile noastre cu semnarea ulterioară a unui Acord. Pentru a Vă face cunoştinţă mai aproape cu cele realizate, folosim prilejul de a Vă invita la Ziua Satului – sărbătoare tradiţională, la care vor participa şi partenerii noştri de peste hotare. În cadrul acestei întâlniri vom avea posibilitatea de a discuta mai multe aspecte ale iniţiativei noastre. Vă rugăm să ne comunicaţi despre disponibilitatea Dumneavoastră de a ne vizita la 28 august curent. Cu alese consideraţiuni Primar Vasile URSU ALTE TIPURI DE SCRISORI Scrisoare de gratitudine 1 Doamnei Maria MOCANU, Director al Bibliotecii Municipale ,,B.P. Haşdeu” Stimată doamnă director, Având sentimentul unei profunde recunoştinţe pentru activitatea rodnică, plină de abnegaţie, desfăşurată de Biblioteca Municipală ,,B.P.Haşdeu”, care astăzi marchează 10 ani de activitate, în numele colectivului Consiliului local_______ Vă adresez since125

Ghidul secretarului consiliului local re felicitări şi urări de bine cu prilejul frumoasei aniversări. Această sărbătoare este un deosebit prilej pentru a aprecia înalt realizările obţinute şi a aduce omagiul nostru tuturor colaboratorilor bibliotecii, care prin înaltul profesionalism, căldura sufletului şi dăruire de sine, fiind promotori ai spiritului național în lumea cărţilor, au reuşit să-şi asigure o imagine pozitivă şi să se afirme ca un centru cultural şi educaţional care oferă acces liber la informaţie, studiu, documentare şi delectare tuturor rezidenţilor, promovând valorile naţionale şi universale. Fie ca şi pe viitor să Vă menţineţi rolul important de promotor de frunte pe calea progresului şi a celor mai performante realizări în domeniul culturii, ştiinţei şi educaţiei. Vă dorim multă sănătate, prosperitate şi noi împliniri. La mai mult şi la mai mare! Cu alese considerațiuni, Primar Vasile URSU Scrisoare de gratitudine 2 Domnului______________, Primar al municipiului xxxxxxxx Stimate domnule primar, În numele Consiliului........ îmi exprim recunoştinţa pentru receptivitatea de care aţi dat dovadă în organizarea Conferinţei internaţionale ştiinţifico-practice“Administrarea publică în statele aflate în tranziţie în contextul proceselor de globalizare şi integrare”. Susţinerea Dumneavoastră este deosebit de importantă pentru noi, iar conlucrarea ulterioară va contribui substanţial la consolidarea şi aprofundarea relaţiilor de colaborare dintre instituţiile noastre. Totodată ţinem să menţionăm, că Consiliul... este gata de a susţine prin potenţialul său activităţile desfăşurate în cadrul consiliului municipal. În speranţa unei colaborări fructuoase pe viitor, Vă rog să primiţi, domnule primar, expresia deosebitei mele stime. Preşedintele::: XXX Scrisoare de recomandare 1 Prin prezenta scrisoare se recomandă dl Ion MOCANU pentru desfășurarea Programului de stagiu în Parlament. Dl Ion MOCANU, născut la_______, este absolvent al Universității de Stat din Mol126

Ghidul secretarului consiliului local dova(specializarea Drept). În anul 2012 a fost înmatriculat la studii superioare de masterat la Academia de Administrare Publică, specializarea Administrare Publică, fiind recomandat de Consiliul raional Ialoveni. Pe parcursul studiilor în Academie s-a evidenţiat prin atitudine responsabilă faţă de sarcinile, care-i sunt înaintate, capacitatea de a acţiona calm şi foarte tacticos în diferite împrejurări. Demonstrează cunoștințe în domeniu, o pregătire bună la lecții și seminare, manifestă interes față de domeniul studiat, este prezent la toate orele de studii. Lucrează permanent asupra sporirii nivelului profesional. În anul 2010, în cadrul Institutului de Formare Continuă, a realizat programul de formare profesională continuă pentru obținerea unei noi calificări, atribuindu-se calificarea de manager. Este responsabil de lucrul încredinţat, corect în relaţiile cu colegii, modest, atent şi receptiv. Este flexibil la situaţiile create şi se mobilizează maximal pentru a realiza cele încredinţate, fiind un coechipier devotat, fapt pentru care se bucură de respectul colegilor. Considerăm, că realizarea Programului de stagiu în Parlament, va contribui la dezvoltarea profesională a dlui Mocanu, care posedă capacitățile profesionale și calitățile personale necesare unui bun administrator Cele expuse permit de a afirma, că dl Ion Mocanu va face față lucrurilor și se va înscrie cu succes în Programul menționat. XXXXX numele XXXXX funcţia Scrisoare de recomandare 2 Dl Ion MARCU a fost înmatriculat la studii superioare de masterat în cadrul Universității de Stat din Moldova în 2009, după absolvirea Academiei de Studii Economice, specialitatea Drept. În cadrul USM a studiat la specializarea„Drept constituţional şi instituţii politice”. În perioada studiilor s-a manifestat prin atitudine conştiincioasă, sârguinţă şi dorinţa de a se perfecţiona. A dat dovadă de atitudine responsabilă faţă de sarcinile, care i-au fost înaintate, capacitate de a forma în jurul său un mediu pozitiv şi de a acţiona calm şi foarte tacticos în diferite împrejurări. Atât practica de licenţă, cît şi stagiul în perioada studiilor de master au fost realizate în cadrul autorităților publice locale ale raionului Ialoveni, ca rezultat fiind obţinut un calificativ înalt. Cele expuse permit de a afirma, că dl Ion MARCU este pregătit pentru activitate în domeniul studiat şi posedă potenţialul necesar pentru deveni un specialist înalt calificat. XXXXX numele XXXXX funcţia 127

Ghidul secretarului consiliului local Mesaj de mulțumire Orchestrei de muzică populară„Ciobănaş” Conducător artistic şi prim dirijor Dl Mihai Moraru, artist al Poporului, În numele Consiliului local_______ Vă exprim sincere mulţumiri pentru participarea la festivitatea prilejuită de aniversarea a 10-a de la fondarea Muzeului satului. Evoluarea Dumneavoastră a contribuit la crearea unui aspect frumos de sărbătoare şi a bunei dispoziţii, iar vocile fermecătoare ale grupului etno-folcloric„Vatra neamului” ne-a alinat sufletul. Apreciind înalt aportul Dumneavoastră în păstrarea şi promovarea Tezaurului naţional, Vă dorim multă sănătate, fericire, prosperitate şi realizări frumoase în activitatea de creaţie. Cu respect, Primar Mihai PÎSLARU Perfectarea actelor normative interne Activitatea organizaţiei sau instituţiei este asigurată de un sistem de acte administrative ce constituie baza lui documentară. Structura documentară este determinată de competenţa instituţiei, de cercul funcţiilor administrative, specificate în regulamentele au statutele lor, de modul de soluţionare a problemelor(unipersonal sau colegial), de proporţiile şi caracterul relaţiilor reciproce dintre instituţie şi organele ierarhic superioare, unităţile subordonate şi alte organizaţii. Se califică următoarele acte normative interne de bază: Dispoziţie, Decizie. În afară de aceasta se întocmesc regulamente, statute, instrucțiuni, etc., care, la fel au un caracter normativ. Ordinul/ dispoziţia şi decizia/hotărârea sunt acte producătoare de efecte juridice, emise de funcţionari de decizie. Ele produc efecte juridice numai în cadrul organului în care sunt emise sau în unităţile subordonate acestuia. Ordinul este o prevedere obligatorie, scrisă sau orală, dată de o autoritate sau de o persoană oficială pentru a fi executată întocmai. În raportul de muncă, precum şi în celelalte relaţii sociale care implică o activitate organizată, ce se desfăşoară în comun, respectarea ordinului constituie o necesitate obiectivă şi o componentă a disciplinei. Dispoziţia este o prevedere obligatorie cuprinsă într-o lege sau într-un regulament; măsură sau hotărâre luată de un organ ierarhic superior şi obligatorie pentru organul în subordine. Ordinul/Dispoziţia, de regulă, este alcătuit din două părți: partea constatată(sau preambul) și partea de dispoziție. În partea constatată se face referință la cadrul legal/clauza de emitere şi începe cu formularea de tipul„În conformitate cu...”,„În temeiul...”,„În vederea realizării...” etc. și la scopul actului respectiv. Partea de dispoziție se separă de preambul prin alineat și conține indicarea acţiunii preconizate, prin reflexivul impersonal: se obligă, se indică, se propune, se aprobă etc. 128

Ghidul secretarului consiliului local Dispoziţiile se semnează de către conducător şi se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic. Decizia(hotărârea) este un act specific emis de consiliul local/raional. Textul deciziei trebuie să fie laconic, cu formulări clare, să fie alcătuit din două părţi: partea constatată şi partea decizională. În partea constatată se descriu cauzele adoptării deciziei, scopul şi sarcinile acţiunilor preconizate. Dacă drept bază pentru adoptarea deciziei a servit un document de dispoziţie a organelor ierarhic superioare, atunci în partea constatată se indică denumirea, numărul, data şi titlul documentului.(Partea constatată poate să lipsească în cazul în care acţiunile preconizate nu au nevoie de explicare). Partea decizională trebuie să înceapă cu cuvintele Consiliul DECIDE, care se tipăreşte cu majuscule fără a întrerupe textul. În calitate de executanţi sunt indicate unităţile. Persoana oficială se indică în calitate de executant numai în cazul în care rezolvarea sarcinii este pusă în seama unei persoane concrete. În asemenea situaţii se scrie denumirea completă a funcţiei, numele şi prenumele persoanei respective. În ultimul punct a conţinutului se indică instituția/subdiviziunea sau persoana oficială în seama căruia este pus controlul executării deciziei. Deciziile sunt semnate de către preşedintele şedinţei şi secretarul consiliului. O modalitate aparte este numerotarea deciziilor, care de fapt se formează din numărul procesului verbal al şedinţei, urmat de numărul de rând al deciziei din ordinea de zi a şedinţei separat prin bară. Se interzice introducerea rectificărilor în textul original al deciziilor adoptate. Astfel, ordinul, decizia, dispoziţia sunt acte cu o structură similară. Ele cuprind în general: denumirea unităţii emitente; titlul, numărul şi data actului; preambul(partea constatată): prevederea legală care dă dreptul organului respectiv de a emite asemenea acte şi temeiul care justifică emiterea actului respectiv; scopul actului; formula de dispoziţie; conţinutul grupat pe puncte numerotate; încheierea, cuprinzând organul sau organele care urmează să aducă la îndeplinire actul în cauză; semnătura emitentului. 129

Ghidul secretarului consiliului local Exemple de Decizii, dispoziții Situație de caz 1. Specialistul pentru lucrul cu tineretul al primăriei urmează să fie participe la un seminar de instruire de la 10 iunie 20XX. Angajatul se află în concediu ordinar până la data de 27 iunie 20XX. Emiteţi dispoziţia primarului. Nr.____ ________ 20XX D I S P O Z I Ţ I E din„__” Cu privire la delegare În conformitate cu art.__ al Codului muncii al Republicii Moldova, art. al Legii privind funcția publică și statutul funcționarului public, art.___ al Legii privind administraţia publică locală, Comanda de Stat privind dezvoltarea profesională a personalului din autoritățile publice, aprobată prin Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr. ___ din___ şi în scopul asigurării dezvoltării profesionale a personalului DISPUN. 1. Se recheamă dl Sergiu Moraru, specialist pentru lucrul cu tineretul în cadrul primăriei, din concediu, de la 10 iunie 2017, cu acordul dumnealui. 2. Se deleagă dl Sergiu Moraru, de la 10 iunie 2017, pentru o perioadă de 10 zile, pentru participarea la seminarul de instruire în cadrul Academiei de Administrare Publică(Chişinău). 3. Contabilitatea(dna M. Frunză) va efectua calculele respective şi va achita cheltuielile pentru deplasare conform actelor normative în vigoare. 4. Controlul executării dispoziţiei mi-l asum. Primar Mihai MOCANU Situație de caz 2. Elaboraţi proiectul deciziei Consiliului local: Cu privire la aprobarea Planului de activitate al Consiliului local pentru anul 20. DECIZIE nr.___ dn„___”_____ 20_ „Cu privire la aprobarea Planului de activitate al Consiliului local pentru anul 2017” În scopul realizării prevederilor Strategiei de dezvoltare a localității____, aprobate prin Decizia Consiliului nr.__ din____ şi în scopul organizării eficiente a activităţii, Consiliul local decide: 1. Se aprobă Programul de activitate al Consiliului local X pentru anul 20XX.(se 130

Ghidul secretarului consiliului local anexează) 2. Consiliul local, primarul vor întreprinde măsuri de rigoare pentru realizarea prevederilor planului aprobat. 3. Consiliul local va asigura transparenţa activităţilor realizate şi va examina în cadrul şedinţelor mersul executării planului menţionat. 4. Controlul executării deciziei se atribuie primarului. Preşedintele şedinţei xxxx Secretarul consiliului xxxx Situație de caz 3. În cadrul ședinței Consiliului local este examinată chestiunea„Cu privire la constituirea Comitetului organizatoric al întrunirii zonale a primarilor.” Elaborați decizia consiliului loca l. DECIZIE nr.__ din„__”_______201__ „Cu privire la constituirea Comitetului organizatoric al întrunirii zonale a primarilor.” Examinând informaţia privind organizarea instruirii zonale a primarilor prezentată de dl Ion MOȘANU, vicepreședintele raionului, Consiliul raional constată, că instruirea personalului din serviciul public este o prioritate de bază a activităţii autorităţilor administraţiei publice, iar diversificarea formelor şi metodelor de instruire vor contribui la sporirea gradului de formare personală a funcţionarilor publici. În conformitate prevederile art.... al Legii privind administraţia publică locală, a Planului de activităţi privind instruirea profesională a personalului din serviciul public şi în scopul asigurării procesului de perfecţionare profesională în conformitate cu cerinţele timpului, Consiliul raional decide: 1. Se constituie Comitetul organizatoric al întrunirii zonale a primarilor(lista nominală se anexează) 2. Comitetul organizatoric: 2.1 în termen de 5 zile va elabora şi propune spre aprobare Planul de activităţi şi devizul de cheltuieli pentru organizarea întrunirii zonale a primarilor. 2.2 va coordona activităţile instituţiilor implicate în procesul de organizarea a întrunirii. 2.3 va informa sistematic Consiliul raional despre realizarea Planului de pregătirea a întrunirii. 3. Controlul executării deciziei se atribuie vicepreședintelui raionului dlui I. Moșanu. Preşedintele şedinţei xxxx Secretarul consiliului xxxx 131

Ghidul secretarului consiliului local Organizarea controlului executării documentelor Controlul asupra executării documentelor este realizat de către conducătorii autorităților publice şi ai subdiviziunilor în procesul semnării sau aprobării acestora. Controlul asupra termenelor de executare a documentelor se pune în seama serviciului/ specialistului respectiv(Secretariat), sau a persoanelor desemnate în acest scop. Scopul controlului este de a asigura rezolvarea calitativă şi în termenele stabilite a documentelor şi însărcinărilor fixate în ele. Pe toate documentele ce urmează să fie luate la control se aplică simbolul controlului „C” sau parafa„CONTROL”. Termenele de executare a documentelor se clasifică în: termene tip şi termene individuale. Termenele tip de executare se stabilesc, de regulă, pentru categoriile generale de documente și constituie până la 30 de zile. În celelalte cazuri, termenele de executare a documentelor nu vor depăşi 10 zile lucrătoare. Un termen mai lung poate fi stabilit pentru executarea documentelor dificile prin caracterul executării lor. Termenele individuale de executare se stabilesc în rezoluţiile conducătorilor autorităților publice sau se indică direct în document. La stabilirea termenului de executare se ţine cont de complexitatea conţinutului documentului şi de posibilităţile practice ale autorității publice. Dacă termenul individual de executare a documentului diferă de termenul tip, stabilit pentru categoria respectivă de documente, timpul executării se consideră termenul individual. În cazul în care în documentul de intrare este indicat termenul la care se aşteaptă răspuns, acest termen trebuie respectat. Termenul de executare a documentului de intrare se calculează începînd cu momentul intrării lui în instituție. Termenul de executare a documentului poate fi prelungit numai de către persoana sau instituţia care l-a stabilit. Prelungirea termenului de executare trebuie efectuată cu cel puţin 2-3 zile înainte de expirarea termenului de executare, în cazurile în care se constată imposibilitatea respectării termenului indicat. În caz contrar, se consideră că documentul nu a fost executat în termenul stabilit. Documentul se consideră executat numai în cazul în care sînt soluţionate toate problemele abordate în el şi s-a expediat răspunsul. Dacă executarea nu a fost documentată, atunci pe documentul-solicitare şi pe fişa de control(în registrul de evidenţă, pe suport electronic) se face menţiunea cu privire la executare. După executare, controlul asupra documentelor se ridică. Ridicarea controlului poate fi dispusă numai de conducătorul care a luat documentul la control. Datele privind executarea documentului şi ridicarea controlului se includ în fişă(în registrul de evidenţă, pe suport electronic). Datele privind executarea documentelor monitorizate se generalizează conform situaţiei la data de întâi a fiecărei luni şi se raportează conducătorilor O.A.P. şi ai subdiviziunilor acestora. 132

Ghidul secretarului consiliului local În cadrul instituției se fac bilanţuri lunare privind executarea documentelor monitorizate, iar datele cu privire la rezultatele controlului executării documentelor se analizează periodic. În baza acestor analize se elaborează propuneri privind urgentarea executării documentelor, mărirea responsabilităţii executanţilor şi perfecţionarea organizării controlului. 133

Ghidul secretarului consiliului local „Numai activitatea determină valoarea” omului îi J. G. Fichte 134

Ghidul secretarului consiliului local CAPITOLUL VII. EXERCITAREA ATRIBUȚIEI UNITĂȚII GENDER LA NIVEL LOCAL 7.1. Rolul Secretarului consiliului local în asigurarea egalității de gen Potrivit legislației, 28 în cadrul autorităţilor administraţiei publice locale funcţionează unităţi gender. În autorităţile administraţiei publice locale de nivelul întâi, funcţiile unităţii gender sunt exercitate de către secretarul consiliului local. Astfel secretarul consiliului local în calitate de unitate gender trebuie să:  prezinte propuneri de integrare a principiului egalităţii între femei şi bărbaţi în politicile, programele şi actele normative ale administraţiei publice locale, în bugetele unităţilor administrativ-teritoriale;  colaboreze cu organizaţiile neguvernamentale şi cu alte organizaţii în problema egalităţii între femei şi bărbaţi;  participe la examinarea petiţiilor persoanelor juridice şi ale persoanelor fizice asupra cazurilor de discriminare după criteriul de sex;  monitorizeze activitatea administraţiei publice locale în domeniu;  prezinte periodic autorităţilor administraţiei publice locale rapoarte despre lucrul efectuat;  elaboreze rapoarte privind implementarea politicii naţionale de asigurare a egalităţii de şanse între femei şi bărbaţi pentru a fi prezentate organului specializat;  exercite și alte atribuţii de domeniu, conform legislaţiei Responsabilitatea pentru realizarea de către administraţia publică locală a atribuţiilor stabilite de lege şi pentru asigurarea activităţii unităţilor gender din subordine revine, respectiv, preşedintelui raionului şi primarului. Potrivit art. 39 al Legii privind administrația publică locală, nr.436/2006 secretarul consiliului local exercită atribuțiile unităţii gender la nivel local, garantând implementarea principiului egalităţii între femei şi bărbaţi; Cadrul normativ în domeniu Cadrul legal şi instituțional privind promovarea egalităţii de gen în Republica Moldova relevă progrese semnificative în ultimii ani. Cu toate acestea, existența reglementărilor şi a cadrului instituțional este insuficientă sau nu garantează instantaneu şi realizarea egalităţii de gen. Astfel, până în prezent, femeile întâmpină multe obstacole în atingerea unei egalități reale, inclusiv în ceea ce privește concilierea vieții de familie cu viața profesională, discriminarea pe piața muncii şi participarea la procese de luarea deciziilor la nivel central şi local. • Legea cu privire la asigurarea egalităţii de șanse între femei şi bărbaţi, nr. 5 din 09.02.2006; 28 Legea nr.5 din 09-02-2006, cu privire la asigurarea egalităţii de şanse între femei şi bărbaţi 135

Ghidul secretarului consiliului local • Hotărârea Guvernului privind instituirea Comisiei Guvernamentale pentru egalitate între femei şi bărbaţi nr.350 din 07.04.2006; • Legea privind prevenirea şi combaterea violenței, nr. 45 din 01.03.2007; • Legea privind modificarea şi completarea Codului muncii al Republicii Moldova nr. 168 din 09.07.2010; • Legea cu privire la asigurarea egalităţii, nr. 121 din 25.05.2012; • Legea privind completarea și modificarea unor acte legislative, nr. 71 din 14.04.2016 Au fost modificate cu prevederi ce contribuie la promovarea egalității de gen: • Legea cu privire la Guvern- cu atribuția de a„asigura integrarea principiului egalității între femei și bărbați în actele normative și în documentele de politici”; la formarea Guvernului se stabilește o cotă de 40% pentru ambele sexe; • Legea cu privire la administrația publică locală- specifică atribuțiile consiliului local și raional, primarului, președintelui raionului și a unităților gender; • Legea presei, nr. 243/1994- Publicaţiile periodice şi agenţiile de presă sînt obligate să utilizeze un limbaj corect şi nediscriminatoriu, în care statutul egal şi rolul femeilor şi al bărbaților sunt reflectate în aceeaşi măsură şi tratate ca avînd aceeaşi valoare şi aceeași demnitate, contribuind la diminuarea stereotipurilor sexiste; • Legea cu privire la protecţia civilă, nr. 271/1994- s-a exclus o prevedere discriminatorie; • Legea ocrotirii sănătăţii, nr. 411/1995 – serviciul de sănătate se va acorda respectând necesităţile copiilor, femeilor şi bărbaţilor, persoanelor cu dizabilităţi şi ale persoanelor în etate, se recunoaște dreptul tatălui de a beneficia de îndemnizații pentru îngrijirea copilului; • Legea cu privire la sistemul penitenciar, nr. 1036/1996 – asigurarea unor condiții de detenție adaptate necesităților specific a femeilor, minorilor; • Legea cu privire la publicitate, nr. 1227/1997 – interzice publicitatea sexistă; • Codul electoral – stabilește obligativitatea ca Listele candidaților pentru alegerile parlamentare și locale să fie întocmite respectîndu-se cota minimă de reprezentare de 40% pentru ambele sexe; • Legea privind Inspectoratul de Stat al Muncii, nr.140/2001-„k) prevenirea şi eliminarea cazurilor de discriminare după orice criteriu şi de hărţuire sexuală la locul de muncă.” • Codul muncii al Republicii Moldova, nr. 154/2003 – concediul paternal de 14 zile; eliminarea condițiilor de dezavantajare a angajaților; • Legea cu privire la asigurarea egalităţii de şanse între femei şi bărbaţi, nr. 5/2006- grup coordonator în domeniul gender, explică noțiunile de hărţuire sexuală,„limbaj sexist” și„principiul egalității între femei și bărbați”, tipurile de discriminare după sex; condiții pentru partidele politice de a asigura cotă minimă de reprezentare de 40% pentru ambele sexe în organele de conducere; interzicerea anunţurilor discriminatorii după criteriul de sex în domeniul angajării; • Codul audiovizualului al Republicii Moldova nr. 260-XVI din 27 iulie 2006- se 136

Ghidul secretarului consiliului local interzce utilizarea limbajului sexist şi a imaginilor violente şi degradante ale femeilor şi bărbaţilor; la desemnarea Consiliului Coordonator al Audiovizualului se va respecta cota minimă de reprezentare de 40% pentru ambele sexe. • Legea privind statutul ofiţerului de informaţii şi Securitate, nr. 170/2007- asigurarea acordării concediilor pentru ambii părinți pentru îngrijirea copilului; • Legea privind partidele politice, nr. 294/2007 – specificarea sexului în evidența membrilor de partid; • Codul contravenţional al Republicii Moldova, nr. 218/2008- pedeapsa pentru fapte sexiste. • Ordin, Ministerul Muncii și Protecției Sociale, nr. 11/2021- Cu privire la aprobarea Clasificatorului Ocupațiilor din Republica Moldova. Este declarat principiul egalității la baza drepturilor, oportunităților, responsabilităților la angajare în câmpul muncii. Se folosește terminologia la genul feminin în denumirea tuturor ocupațiilor. 7.2. Abordarea integratoare de gen(Gender Mainstriming) în procesul de guvernare locală Ce reprezintă„abordarea integratoare de gen”? Abordările privind aspectul de gen au evoluat, mai pronunțat, de la începutul secolului XX, printr-o serie de evenimente şi declarații la nivel internațional, iar pentru prima dată, egalitatea de gen apare ca element-cheie al sistemului dreptului omului, fiind fixat în Declarația Universală a Drepturilor Omului din 1948. 29 Evenimentul fondator al promovării egalităţii de gen se consideră Convenţia cu privire la eliminarea tuturor formelor de discriminare împotriva femeilor(CEDAW), din cadrul sesiunii ONU, adoptată în 1979 30 . În cadrul Convenţiei, a fost definită noţiunea de discriminare împotriva femeilor şi a fost fixată agenda pentru acţiuni naţionale privind stoparea tuturor formelor de discriminare. 31 În cadrul dezbaterilor Comisiei ONU pentru Condiţia Femeilor privind rolul femeilor în ţările în curs de dezvoltare, s-a formulat ideea impactului diferit, pe care deciziile îl pot avea asupra femeilor şi bărbaţilor. În consecinţă, conceptul de„abordare integratoare” sau gender mainstreaming a fost utilizat, pentru prima dată, în timpul celei de-a treia Conferințe Mondiale privind Condiția Femeilor(Kenya, Nairobi, 1985 32 ), unde a fost exprimat angajamentul guvernelor participante de a pune în practică liniile directoare cu29 Cronologia – activismul femeilor. http://interactive.unwomen.org/multimedia/timeline/womenunite/en/index. html#/1840 30 CEDAW: http://www.un.org/womenwatch/daw/cedaw/history.htm 31 Cronologia- Egalitatea de gen în cadrul ONU: https://trainingcentre.unwomen.org/timeline/#0 32 Conferința Mondială privind condiţia femeilor, Nairobi, 1985. http://www.5wwc.org/conference_back ground/1985_WCW.htm l 137

Ghidul secretarului consiliului local prinse în Strategiile viitoare de acțiune pentru promovarea femeilor adoptate la Nairobi. 33 Un moment istoric determinant vizează Conferința Internațională a ONU cu privire la Condiția Femeilor, organizată la Beijing, în 1995, care s-a soldat cu elaborarea unei Platforme pentru Acțiune, unde se subliniază faptul că:„Egalitatea dintre femei şi bărbaţi reprezintă o problemă ce ţine de domeniul drepturilor omului şi o condiție eminentă pentru justiție socială, constituind, de asemenea, şi o pre- condiție fundamentală pentru egalitate, dezvoltare şi pace”. Începând cu anul 2000, asistăm la amploarea acțiunilor determinate de promovarea egalităţii de gen, reflectată în mai multe documente de politici specifice, adoptate pe plan internațional, regional, național: Tabelul 7.1. Evoluția documentelor strategice în promovarea egalității de gen ONU UE RM Obiective de Dezvoltare ale Mileniului (ODM) 2000-2015 Pactul european pentru egalitatea de gen, 2006-2010 Programul național de asigurare a egalităţii de gen pe anii 20102015, Hotărârea Guvernului nr. 933 din 31.12.2009 Obiective de Dezvoltare Durabilă, 20162030 – Obiectivul 5. Strategia pentru egalitatea între femei şi bărbați, 2010-2015 Strategia pentru asigurarea egalităţii între femei şi bărbaţi în Republica Moldova pe anii 20172021, Planului Strategic al UN Women pentru anii 2022-2025 Pactul european pentru egalitatea de gen, 2011-2020 Strategia Consiliului Europei pentru egalitate între femei și bărbați pentru perioada 20182023 O Uniune a egalității: Strategia privind egalitatea de gen pentru perioada 2020 – 2025 Hotărârea Guvernului nr.259 din 28.04.2017 Strategia naţională de prevenire şi combatere a violenţei faţa de femei şi violenţei în familie pentru perioada 2018-2023, Hotărârea Guvernului nr.281 din 03.04.2018 Hotărârea Guvernului nr. 1064 din 16.09.2016 cu privire la aprobarea Programului”Femei în Afaceri” În ceea ce privește conceptul privind abordarea interatoare a egalității de gen, acesta a fost definit în sensul interpretării cuvântului„mainstreaming” din limba engleză. Astfel, abordarea integratoare însemnând o modalitate de promovare şi răspândire a unor 33 Bocioc F., Dimitriu D., Teşiu R., Văileanu C., Gender mainstreaming: metode şi instrumente. Ghid practic pentru abordarea integratoare a egalităţii de gen, Bucureşti, CPE 2004, p.9. 138

Ghidul secretarului consiliului local viziuni și valori noi prin transformarea strategică a politicilor. Altfel spus, abordarea integratoare presupune procesul de acceptare de către cei mai mulți oameni a unui fenomen, situații-caz, ca fiind normale și propice societății. În sens larg, abordarea integratoare se referă la totalitatea deciziilor și alegerilor ce influențează opțiunile economice, politice și sociale și modul în care sunt distribuite resursele în societate. În sensul acestei lucrări, abordarea integratoare a egalității de gen se referă la organizarea proceselor de luare a deciziilor, a procedurilor și a reglementărilor uzuale, organizarea responsabilităților și capacităților în scopul integrării perspectivei de gen în toate aceste proceduri, reglementări, politici, responsabilități etc în vederea dezvoltării umane a societății. Abordarea integratoare urmărește să asigure că toate măsurile şi acțiunile generale, care influențează viața socială, iau în considerare în mod deschis şi activ – în timpul planificării, aplicării, monitorizării şi evaluării – impactul diferit asupra situației femeilor şi bărbaților. Pentru factorii de decizie, includerea genului în strategii înseamnă identificarea, în mod constant, a consecințelor acestora asupra diverselor grupuri de femei şi bărbați ca activitate cotidiană şi să rezolve orice probleme care apar pe parcursul aplicării strategiei. Aceasta înseamnă să fie luate în considerare relațiile complexe dintre bărbați şi femei, să fie înțelese circumstanțele diferite în cadrul cărora aceștia acționează şi să fie analizate diferențele şi diversitatea acestora. Abordarea integratoare a egalităţii de gen este complementară politicilor raportate la egalitatea de gen. În timp ce politicile privind egalitatea de gen sunt special create pentru a rezolva o problemă specifică, care rezultă dintr-o discriminare de gen sau dintr-un dezechilibru istoric. Abordarea integratoare este o strategie sistemică pentru includerea egalității de gen în atenția generală, ca un obiectiv permanent al politicilor publice. 34 Altfel spus, abordarea integratoare a egalității de gen include încadrarea și aplicarea perspectivei de gen(analiza cauzelor și a consecințelor) în toate sferele, cât și în activitățile interne, operaționale a tuturor entităților publice sau private. 34 Bocioc F., Dimitriu D., Teşiu R., Văileanu C., Gender mainstreaming: metode şi instrumente. Ghid practic pentru abordarea integratoare a egalităţii de gen, Bucureşti, CPE 2004, p.15. 139

Efecte ale abordării integratoare de gen Ghidul secretarului consiliului local Importanța abordării integratoare a dimensiunii de gen în cadrul politicilor publice derivă din următoarele 5 considerente majore: Plasarea oamenilor în centrul politicilor Conduce la o mai bună guvernare Utilizarea tuturor resurselor umane prin implicarea mai ridicată atât a femeilor, cât şi a bărbaţilor. Oferă o vizibilitate mai clară asupra problemelor privind egalitatea între femei şi bărbaţi în cadrul societăţii și impactul asupra bunăstării societății Presupune diversitatea intereselor şi comportamentelor femeilor şi bărbaților. Plasarea oamenilor în centrul politicilor. Factorii de decizie trebuie să fie mai atenți la efectele generate de politici asupra vieții cetățenilor(bărbați, femei, fete, băieți) şi reprezintă o abordare mai mult umană şi mai puțin economică în gestionarea societăților contemporane. Conduce la o mai bună guvernare printr-o gestiune eficientă a resurselor(financiare, naturale, materiale) şi eficacitatea crescută a impactului asupra femeilor şi bărbaţilor. Utilizarea tuturor resurselor umane prin implicarea mai ridicată atât a femeilor, cât şi a bărbaţilor. Deoarece persoanele implicate în implementarea abordării integrate vizează întreagă forță de muncă activă, aceasta va conduce la creşterea numărului de actori abilitați și de participanți la toate procesele și activitățile. Oferă o vizibilitate mai clară asupra problemelor privind egalitatea între femei şi bărbaţi în cadrul societăţii și impactul asupra bunăstării societății. Abordarea integratoare demonstrează că egalitatea între femei şi bărbaţi reprezintă o problemă fundamentală, care afectează dezvoltarea generală a societăţii. Presupune diversitatea intereselor şi comportamentelor femeilor şi bărbaților. Politica în materia egalităţii vizează femeile în ansamblul lor, dar abordarea integratoare ţine cont de situaţiile particulare ale bărbaţilor şi/sau a diferitelor grupuri de femei şi bărbaţi (migranţi, femei tinere etc.). În prezent, abordarea integratoare a egalității de gen(gender mainstreaming) constituie o strategie de bază în realizarea obiectivului de dezvoltare durabilă în cadrul Agendei globale 2030, scopul final fiind dezvoltarea umană a societății. În conformitate cu Platforma de acțiune de la Beijing, 1995, guvernele şi alți actori trebuie„să promoveze o politică activă şi vizibilă de integrare a perspectivei de gen în toate politicile şi programele, astfel încât, înainte de luarea deciziilor, se face o analiză 140

Ghidul secretarului consiliului local a efectelor asupra femeilor şi a bărbaţilor, respectiv”. Iar principalele politici publice și domeniile vizate în Platforma, ce trebuie revizuite prin prisma aspectelor de gen, sunt: drepturile omului, violența împotriva femeilor; educația; sănătatea; copiii şi tinerii; puterea şi procesul de luare a deciziilor; mecanismele instituționale; gestionarea resurselor naturale. 35 Abordarea integratoare de gen(AIG) în politicile publice:  AIG face explicită dimensiunea de gen în toate sectoarele de politici.  Egalitatea de gen nu mai este privită ca un“ subiect separat”, ci devine o preocupare pentru toate politicile şi programele.  AIG nu priveşte femeile izolat, ci concepe bărbaţii şi femeile în calitate de actori în procesul de dezvoltare şi de beneficiari ai acestuia.  AIG nu presupune faptul că politicile şi intervenţiile vor afecta în acelaşi mod bărbaţii şi femeile, băieţii şi fetele. În Republica Moldova, în ultimele decenii, s-au făcut progrese semnificative pentru ca femeile și bărbații să beneficieze de șanse egale în toate domeniile de activitate. 36 Raportul privind implementarea angajamentelor declarației de la Beijing și a platformei de acțiune Beijing+25 in R. Moldova 37 include analiza progreselor în cele douăsprezece domenii critice ale Platformei; progresele și provocările înregistrate privind statistica de gen și datele dezagregate pe gen, precum și un capitol referitor la procese și mecanisme privind punerea în aplicare și monitorizarea Declarației și a Platformei de acțiune de la Beijing și sinergia cu Agenda dezvoltare durabilă 2030. Realizările Guvernului Republicii Moldova în vederea îmbunătățirii cadrului legal privind egalitatea de gen sunt reflectate în Raportul Beijing+25 în Republica Moldova 38 și vizează:  introducerea a 14 zile calendaristice de concediu de paternitate plătit;  Interzicerea limbajului sexist, dar și a imaginilor sexiste în mass-medie și în publicitate;  consolidarea mecanismului instituțional la nivel central și local;  stabilirea Grupului de coordonare a egalității de gen in administrația publică central;  instituirea grupurilor coordonatoare în domeniul egalității de gen în cadrul subdiviziunilor cu competențe de elaborare, promovare și monitorizare a politicilor în sfera de activitate a autorităților publice central;  extinderea responsabilităților autorităților publice locale cu privire la egalitatea de gen; 35 A se vedea paragrafele 79, 105, 123, 189, 202, 229, 252, 273 ale Platformei de Acţiune. Platform for Action, Fourth World Conference on Women, Beijing, 1995. Disponibil: http://www.un.org/womenwatch/daw/beijing/ platform/index.htm l 36 National report on the implementation of the Beijing Declaration, the Platform for Action(1995) and the outcomes of the 23rd special session of the General Assembly(2000), R. Moldova, 2014. Disponibil: http:// www.unwomen.org/en/csw/csw59-2015/preparations#National 37 Documentul disponibil: https://msmps.gov.md/sites/default/files/raport_beijing25_draft_1.pdf 38 Documentul disponibil: https://msmps.gov.md/sites/default/files/raport_beijing25_draft_1.pdf 141

Ghidul secretarului consiliului local  introducerea unei cote de gen la 40% în procesele electorale și de luare a deciziilor. De-a lungul anilor, evaluarea și prezentarea progreselor privind situația egalității de gen în Republica Moldova, s-a reflectat în diversele rapoarte în conformitate cu acordurile încheiate cu organismele şi forurile internaționale, precum și în conformitate cu legislația și documentele de politici naționale. Domeniile vizate în rapoartele sunt structurate diferit în funcție de obiectivele stabilite în cadrul convențiilor și/sau al programelor de promovare a egalității de gen 39 , însă, indicatorii, care stau la baza analizei și monitorizării progreselor, sunt determinați și armonizați cu cele stabilite pe plan internațional. Cadrul strategic în vigoare 1. Agenda de Dezvoltare Durabilă Moldova 2030(Obiectivul nr. 5 Realizarea egalității de gen și împuternicirea tuturor femeilor și a fetelor). Asigurarea caracterului transversal al egalității de gen stabilește ,,ancorarea documentelor de politici sectoriale pentru implementarea prezentei strategii cu principiile (interdependență, egalitate și nediscriminare, participare și abilitare, responsabilizare) și standardele privind drepturile omului și egalitatea de gen”. 2. Agenda de Asociere dintre Republica Moldova și Uniunea Europeană pentru perioada 2021-2027 3. Strategia națională de dezvoltare„Moldova Europeană 2030” 4. Programul național privind prevenirea și combaterea violenței față de femei și a violenței în familie pentru anii 2023-2027, Publicat: 14-07-2023 în Monitorul Oficial Nr. 240-245 art. 598, HG NR.332/2023 Scopul Programului constă în dezvoltarea unui cadru robust de politici intersectoriale cuprinzătoare prin stabilirea unui parteneriat cu principalii actori din sectorul public, privat, cu societatea civilă și mass-media pentru un răspuns coordonat la nivel național și local orientat spre prevenirea și combaterea tuturor formelor de violență față de femei și fete și a violenței în familie, centrat pe nevoile femeilor victime și ale copiilor lor. Conform Observațiilor și concluziilor Raportului CEDAW privind Republica Moldova din 10.03.2023 și a Raportului de Evaluare a Strategiei naționale privind prevenirea și combaterea violenței față de femei și violenței în familie pentru 2018-2022, în continuare prezintă îngrijorare numărul scăzut de cazuri de violență în familie raportate, din cauza fricii de stigmatizare și revictimizare, lipsa compensațiilor financiare pentru femeile victime în temeiul Legii Nr. 45/2007 cu privire la prevenirea și combaterea violenței în familie și a Legii Nr. 137/2016 cu privire la reabilitarea victimelor infracțiunilor. Se atestă în continuare un număr insuficient de locuri de plasament din cauza lipsurilor financiare bugetare, fiind necesare cel puțin 75 locuri(60- pentru victimele violenței împotriva femeilor și violenței în familie4 și 15- pentru victimele violenței sexuale)5, iar acoperirea geografică nu este uniformă, serviciile fiind lipsă în special în mediul ru39 Raport de evaluare a implementării Programului național de asigurare a egalității de gen pe anii 2010– 2015. Disponibil: http://www.mmpsf.gov.md/sites/default/files/document/attachments/raport_ evaluare_ pnaeg_2010-2015.pdf 142

Ghidul secretarului consiliului local ral și în partea stângă a Nistrului, accesul din partea victimelor către serviciile existente fiind redusă. Programul național de implementare a Rezoluției 1325 a Consiliului de Securitate al ONU privind femeile, pacea și securitatea pentru anii 2023-2027 De la data adoptării primei Rezoluții 1325 până în prezent au fost adoptate circa 10 rezoluții privind femeia, pacea și securitatea, cu o importanță particulară pentru consolidarea participării femeilor în procesul de asigurare a păcii și contracararea fenomenelor de violență, hărțuire, violență sexuală și altor abuzuri, inclusiv asigurarea accesului la justiție. Astfel, Programul sprijină aplicarea prevederilor Rezoluției 1325 prin intermediul a celor patru piloni fundamentali: reprezentarea, prevenirea, protecția și reabilitarea, accelerând implicarea și încurajarea femeilor de a participa în luarea deciziilor la toate nivelele și de a activa mecanisme de prevenire, management și soluționare a conflictelor la nivel de stat. O creștere substanțială a participării femeilor în operațiuni de menținere a păcii, inclusiv în activitățile dedicate reconcilierii, negocierii păcii, consolidării păcii, impunerii păcii, menținerii păcii și prevenirii conflictelor subliniază cu fermitate necesitatea şi rolul femeii în societate, asigurând o echitate de ordin social şi profesional la toate nivelele sectorului de securitate şi apărare, partajând şi asumând drepturi şi responsabilități comune. Începând cu 24 februarie 2022, afluxul de persoane refugiate și/sau persoane beneficiare de protecție umanitară a crescut vertiginos în Republica Moldova. Pe timp de crize, precum conflicte și război, responsabilitățile, vulnerabilitățile și riscurile femeilor și fetelor, femeilor cu copii cresc. În aceste condiții, Republica Moldova a înregistrat 99 524 de persoane refugiate din Ucraina pe teritoriul său. Numărul total de persoane refugiate ce au intrat prin diferite puncte de trecere pe sensul de intrare din Ucraina sau România constituie 100 494 persoane refugiate. Din numărul total de persoane refugiate în Republica Moldova, 90% formează ponderea cetățenilor din Ucraina și doar 10% a persoanelor din state terțe pentru perioada de referință de la data începerii războiului în Ucraina și până la finele anului 2022. Adițional, 726 676 de persoane au traversat frontiera din Ucraina spre Republica Moldova și 361 591 de persoane au traversat frontiera din Republica Moldova către Ucraina. Majoritatea persoanelor refugiate sunt femei și fete, femei cu copii ce necesită asistență umanitară într-un mediu de siguranță și protecție. Ponderea femeilor și fetelor refugiate constituie 64,08% și a copiilor 28%. În aceste circumstanțe, Republic Moldova a găzduit cel mai mare număr de refugiați raportat la numărul de locuitori. Programul naţional se raportează la două direcţii principale: 1) reprezentarea calitativă a femeilor în sectorul de securitate şi apărare, inclusiv în procesul de negociere a conflictelor; 2) asigurarea unui sector de securitate şi apărare incluziv şi eficient, atât pe plan intern, cât şi internaţional. 143

Ghidul secretarului consiliului local Indexul egalităţii de gen este calculat în baza a 31 de indicatori, pe o scară de la 0 la 100, unde 0 – indică o inegalitate totală între femei şi bărbaţi şi 100 – o egalitate de gen perfectă. Astfel, cu cât indicele calculat este mai aproape de 100, cu atât nivelul egalităţii de gen este mai înalt. 10 paşi pentru aplicarea abordării integratoare de gen în procesul de elaborare a politicilor publice locale Pași Descrierea pașilor 1 O abordare integratoare a părţilor interesate: Cine sunt factorii de decizie? 2 Implementarea unei agende integratoare de gen: Care este problema? 3 Un drum spre egalitatea de gen: Care este scopul? 4 Cartografierea situaţiei: Ce informaţii deţinem? 5 Cizelarea subiectului: Cercetare şi Analiză 6 Deciderea asupra unui parcurs de acţiune: Elaborarea intervenţiilor de politici şi a bugetelor 7 Strategii de promovare: Genul contează!. 8 Monitorizarea: Priviţi asupra lucrurilor cu ochi sensibili la gen! 9 Evaluarea: Cum am reuşit? 10 Abordarea integratoare de gen asupra comunicării 144

Ghidul secretarului consiliului local Analiza perspectivei de gen în politici: • Au fost experienţa şi cunoştinţele de gen luate în consideraţie ca parte a informaţiilor şi consultaţiilor din cadrul procesului de elaborare a programelor şi politicilor? • Politica abordează în mod expres aspectele de gen în definirea problemei? • Acţiunile şi soluţiile de politici iau în consideraţie eventualul impact diferenţiat asupra bărbaţilor şi femeilor? • Sunt identificate în modul corespunzător grupurile-țintă? Auditul actelor normative locale dintr-o perspectivă de gen • Există prevederi adecvate, care să interzică discriminarea pe bază de gen? • Există prevederi care discriminează în mod explicit bărbaţii sau femeile? • Există dovezi că implementarea actelor locale poate conduce la o discriminare indirectă a bărbaţilor sau femeilor? • În procesul de elaborare a actelor normative locale au fost consultaţi experţi de gen? Evaluarea impactului de gen • Ce beneficii va aduce opţiunea atât pentru bărbaţi, cât şi pentru femei? • Ce cheltuieli(financiare, umane) vor implica opţiunea atât pentru bărbaţi, cât şi pentru femei? • Cum părţile interesate de sex masculin şi feminin percep opţiunea în ceea ce priveşte costurile, beneficiile, acceptabilitatea şi caracterul practic? Monitorizarea trebuie să aibă loc la două niveluri diferite: • Monitorizarea progreselor înregistrate în îndeplinirea obiectivelor şi scopurilor esenţiale • Monitorizarea procesului de implementare. Ambele necesită stabilirea de obiective(scopuri) şi elaborarea de indicatori pentru a măsura progresul în realizarea acestor obiective. Indicatorii  Indicatorii calitativi pot fi definiţi ca fiind părerile şi percepţiile oamenilor despre un subiect. Aceştia sunt utili pentru înţelegerea proceselor, dar adesea nu arată cât de tipice sau răspândite sunt punctele de vedere exprimate. Surse generale: audieri publice focus grupuri sondaje de atitudine şi interviuri evaluări participative observaţii ale participanţilor munca sociologică şi antropologică în teren  Indicatorii cantitativi pot fi definiţi ca măsuri ale cantităţii(numărul total, procente, etc.). Aceştia sunt utili pentru a arăta care este rezultatul în medie sau gradul în care un scop sau un obiectiv a fost atins. Surse generale: recensăminte sondaje ale forţei de muncă registrele administrative sondaje sociologice bazate pe populaţia-ţintă 145

Ghidul secretarului consiliului local Exemple de obiective şi indicatori de performanță cu aspecte de gen Programe/ subpro- Obiective I Indicatori de performanță grame Programul 03„Exe- Scăderea gra- Indicatorii de produs: cutivul şi serviciile de suport” Subprogramul 01 „Exercitarea guvernării”(aparatul pridului de inegalitate de gen prin acțiunile întreprinse de APL Numărul de decizii luate de APL întru soluționarea problemelor femeilor/ fetelor; Numărul populației din localitate deservite de APL dezagregate pe sexe: marul • bărbați/băieți • femei/fete. Indicator de eficiență: Cheltuielile medii de exercitare a guvernării la un locuitor din localitate, cu date dezagregate: • bărbați/băieți • femei/fete Indicatorii de rezultat: Ponderea(%) persoanelor beneficiare de acțiunile întreprinse de AP, inclusiv: • bărbați/băieți • femei/fete Criteriile de integrare a intereselor Grupurilor vulnerabile în documentele de politici: ➢ Au fost grupurile vulnerabile indicate în SDSE implicate în procesul de analiză a situației curente? ➢ Au fost actualizate datele privind grupurile vulnerabile și analiza acestora? ➢ Grupurile vulnerabile analizate includ categoriile care sunt menționate în obiectivele și țintele Obiectivelor de Dezvoltare Durabilă relevante domeniului de politici? ➢ În afara grupurilor vulnerabile indicate în SDSE, au fost efectuate analize pentru identificarea și a altor categorii vulnerabile, utilizând următoarele tipuri de dezagregare: (i) sex – bărbați/femei, (ii) vârstă – copii/tineri/adulți/seniori, (iii) mediul de trai – urban/rural, (iv) tipul de dizabilitate, (v) minoritate etnică, 146

Ghidul secretarului consiliului local (vi) minoritate lingvistică, (vii) minoritate religioasă? ➢ În procesul de analiză a grupurilor vulnerabile, au fost implicați reprezentanți ai acestora? Integrarea principiului„nimeni să nu fie lăsat în urmă”(LNOB) în documentele de planificare și documentele de politici publice 40 Principiul„ nimeni să nu fie lăsat în urmă” este o parte esențială a angajamentului statelor semnatare ale Agendei de Dezvoltare Durabilă 2030. Acest principiu stă la baza eforturilor depuse de către fiecare stat cu scopul de a eradica sărăcia în toate formele ei, de a elimina discriminarea și excluderea persoanelor și grupurilor vulnerabile și de a reduce inegalitățile și vulnerabilitățile caracteristice unor grupuri sociale, care astfel subminează capacitatea fiecărei persoane în atingerea potențialului său. Integrarea principiului„nimeni să nu fie lăsat în urmă” atât în Strategia națională de dezvoltare, cât și în cadrul național de politici publice are ca scop să asigure că fiecare persoană participă activ și este parte a procesului de dezvoltare durabilă a Republicii Moldova. Principiul LNOB presupune luarea în considerare a necesităților celor mai vulnerabili oameni și are scopul de a motiva toți actorii implicați în procesul de implementare a Agendei de Dezvoltare Durabilă să depună toate eforturile necesare pentru a înlătura divergențele de ordin social și economic dintre grupurile de populație. Integrarea principiului LNOB presupune o analiză complexă a cauzelor care duc la marginalizarea socială a grupurilor vulnerabile. Astfel, în procesul de stabilire a direcțiilor prioritare și, ulterior, de elaborare a politicilor publice, vor fi luate în considerare următoarele principii: ➢ egalitatea – asigurarea oportunităților de dezvoltare în mod egal pentru fiecare persoană sau grup social; ➢ nondiscriminare – prevenirea tuturor formelor de discriminare asupra fiecărei persoane sau grup de persoane; ➢ echitatea – distribuirea echitabilă a costurilor, beneficiilor și oportunităților disponibile. Pentru a asigura atingerea obiectivelor cu privire la implicarea persoanelor și grupurilor de persoane vulnerabile în toate politicile publice elaborate de către autoritățile publice, este necesară abordarea principiului LNOB prin prisma rolului său central în Agenda de Dezvoltare Durabilă 2030. Astfel, toate politicile publice care sunt elaborate în baza Strategiei naționale de dezvoltare vor include, în mod obligatoriu, principiul LNOB, prin prezentarea datelor și informațiilor disponibile cu privire la persoanele și grupurile de persoane care se află în circumstanțe vulnerabile, acțiunile prevăzute pentru ameliorarea circumstanțelor de risc ale acestora și indicatorii dezagregați, în funcție de elementele care încadrează o persoană sau un grup de persoane în grupul de risc/ vulnerabil. Prin integrarea acestui principiu în toate politicile publice se urmărește de fapt integrarea soluțiilor la cauzele determinante ale vulnerabilităților unor persoane sau grupuri de persoane și asigurarea implementării acțiunilor relevante pentru adresarea 40 Ghid metodologic. Integrarea prevederilor strategiei naționale de dezvoltare în documentele de planificare și documentele de politici publice la nivel național, Chișinău, 2021, pag.52 147

Ghidul secretarului consiliului local acestora, precum și pentru reducerea marginalizării acestora. Persoanele sau grupurile vulnerabile sunt, de obicei, excluse din procesele economice, sociale și politice, deseori din cauza anumitor trăsături care îi încadrează în grupuri ce pot fi vulnerabile și care duc adesea la discriminarea lor. Grupurile și persoanele vulnerabile pot să aibă acces redus în instituțiile publice, să nu aibă acces suficient la informație, să nu beneficieze de sisteme de suport social sau economic și să nu fie incluse în procesele de luare a deciziilor. Grupurile de persoane vulnerabile sunt deseori supuse riscului de a nu beneficia de drepturile lor economice, sociale, politice etc. În procesul de analiză a politicilor publice ale căror opțiuni sunt transpuse în documentele de politici publice și documentele de planificare, informațiile și datele cu privire la populație urmează a fi analizate dezagregat conform următoarelor criterii: ➢ mediu de reședință(rural/urban); ➢ sex; ➢ vârstă; ➢ statut socioeconomic(venituri și nivelul de trai); ➢ dizabilitate(inclusiv tip şi grad de dizabilitate); ➢ etnie; ➢ limbă vorbită; ➢ statut migrațional(dacă e relevant). Un criteriu care este mai rar utilizat la nivelul Republicii Moldova, dar care este relevant pentru anumite politici publici este statutul migrațional, deoarece se referă la persoane sau grupuri de persoane car pot fi vulnerabile – dacă persoana este sau nu cetățean al Republicii Moldova; dacă nu, care este statutul – migrant, rezident temporar, solicitant de azil, persoană refugiată, persoană apatridă etc. În procesul de colectare și analiză a datelor este important a lua în considerare toate sursele de date primare și secundare, pentru a vedea numărul total de persoane dintr-o anumită categorie, nivelul de trai al acestora, riscurile la care sunt supuse, în ce mod vor fi afectate de unele modificări în politica actuală etc. Pentru a asigura integrarea principiului LNOB în documentele de politici publice, la etapa de elaborare a fiecărui tip de document va fi realizată o analiză cu privire la modul în care intervențiile propuse vor afecta sau influența un anumit grup(sau grupuri) vulnerabil(e), utilizând următoarele criterii de evaluare: 148

Ghidul secretarului consiliului local Aspecte generale: pașii necesari pentru integrarea principiului LNOB în politicile publice Puncte de reper Existența unor persoane sau grupuri vulnerabile care pot fi influențate potențial de implementarea politicii Impactul asupra situației lor curente și eventuale Descrierea trăsăturilor specifice ale grupului vulnerabil Întrebări de evaluare ➢ Există persoane sau grupuri sociale vulnerabile care pot fi afectate de această politică publică? ➢ Vor fi afectate în vreun anumit fel persoanele sau grupurile vulnerabile identificate de această politică? În ce mod(pozitiv/negativ)? ➢ Care grup vulnerabil este afectat de acest document de politică publică? ➢ Care sunt necesitățile cele mai stringente ale acestui grup? Instrumente utilizate ➢ Date primare(preluate din sursa originală de colectare a datelor nemijlocit pentru scopul cercetării/analizei) disponibile, rapoarte, studii, note informative ale organizațiilor specializate în domeniu (inclusiv parteneri de dezvoltare) ➢ Analiza datelor dezagregate pe criteriile prezentate în raport cu obiectivul general și/sau obiectivele politicii publice respective(dacă politica țintește anume un grup vulnerabil – de exemplu, o politică sectorială, sau dacă țintește populația generală, iar grupurile vulnerabile vor fi menționate la anumite obiective și, respectiv, acțiuni) ➢ Pentru a argumenta relevanța includerii unor obiective și acțiuni cu privire la unele grupuri vulnerabile, situația și necesitățile acestora vor fi prezentate în documentul de politici publice, iar argumentarea se va baza pe evidențele existente. ➢ Date primare(preluate din sursa originală de colectare a datelor nemijlocit pentru scopul cercetării/analizei) și date secundare(obținute prin utilizarea surselor existente de date colectate în alte scopuri) disponibile, rapoarte, studii, note informative ale organizațiilor specializate în domeniu(inclusiv parteneri de dezvoltare). ➢ Pentru a colecta un set de date și informații calitative direct de la sursă, în procesul de consultare a documentului de politici publice vor fi organizate discuții, audieri publice, focus-grupuri, mese rotunde, consultări publice etc., în cadrul cărora vor fi invitate organizații(de la nivel central și local) specializate și active în domeniul pentru care este elaborat documentul de politici publice 149

Ghidul secretarului consiliului local Prezentarea acțiunilor specifice pentru a asigura un impact pozitiv ➢ Există acțiuni în documentul de politici publice care sunt strict țintite spre răspunderea necesităților grupului/grupurilor vulnerabil(e) afectat(e) de acest document? ➢ Lista de recomandări din materialele studiate(rapoarte, studii, note informative ale organizațiilor specializate în domeniu[inclusiv donatori și parteneri de dezvoltare]). ➢ Propunerile prezentate de organizațiile specializate și active în domeniu în procesul evenimentelor organizate în scopul consultării documentului Includerea unui set de indicatori dezagregați pentru grupul vulnerabil respectiv ➢ Acțiunile incluse care țintesc anume grupurile vulnerabile sunt însoțite și de indicatori măsurabili și relevanți? ➢ Formularea indicatorilor pentru fiecare acțiune cu privire la grupurile vulnerabile afectate poate fi făcută în cadrul consultărilor publice(pasul anterior) împreună cu părțile interesate care sunt consultate. ➢ Indicatorii sunt elaborați în corespundere cu principiul SMART și în corespundere cu acțiunea propusă pentru grupul/grupurile vulnerabil(e) Sursa: adaptată după Ghid metodologic, pag. 55 În procesul de analiză se va ține cont de următoarele aspecte generale, valabile pentru toate documentele de politici publice elaborate: 1) mecanismul de integrare a principiului LNOB în documentele de politici publice este realizat prin aplicarea unei abordări pe etape, aplicată la inițierea elaborării unui document de politică publică. Identificarea grupurilor vulnerabile care pot fi afectate de implementarea acestei politici – la această etapă se analizează datele primare și secundare disponibile și se creează un cadru de evidențe cu privire la grupurile și persoanele vulnerabile care pot fi afectate; 2) cartarea priorităților – la această etapă sunt definite prioritățile și, respectiv, acțiunile care urmează a fi incluse în documentul de politici pentru a răspunde la necesitățile stringente ale grupurilor vulnerabile care au fost identificate la etapa 1; 3) crearea cadrului de monitorizare și evaluare – pentru fiecare acțiune identificată la etapa 2 vor fi stabiliți indicatori măsurabili, pentru a putea fi apreciat impactul politicii publice asupra grupurilor vulnerabile. Cadrul de monitorizare va cuprinde și evaluări intermediare(la anumite intervale stabilite) și evaluarea finală – impactul politicii publice. Asigurarea integrării principiului LNOB în documentele de politici publice va fi efectuată urmând câțiva pași și măsuri simple, la fiecare etapă din ciclul unui document de politici publice: 150

Ghidul secretarului consiliului local Etapele și măsurile necesare pentru integrarea principiului LNOB în documentele de politici publice Etapa de elaborare a unui document de politici publice Aspecte care urmează a fi luate în considerare Inițierea unui document de politici publice La etapa de identificare a grupurilor-țintă vor fi analizate necesitățile persoanelor celor mai vulnerabile din cadrul acestora; necesitățile identificate vor fi integrate, prin intermediul identificării și includerii acțiunilor relevante, cu stabilirea indicatorilor măsurabili. Acțiunile trebuie să răspundă la necesitățile existente ale grupurilor vulnerabile prin atenuarea inegalităților dintre persoanele care fac parte din aceste grupuri-țintă și/sau a inegalităților dintre grupurile sociale identificate(în funcție de domeniul în care este elaborat documentul de politică publică) Consultarea documentului cu publicul larg și/ sau părțile interesate În cadrul consultărilor publice va fi asigurată participarea reprezentanților grupurilor de persoane vulnerabile. Respectiv, vor fi contactate autoritățile publice locale relevante, organizații ale societății civile, mediul academic etc., pentru a identifica reprezentanți ai grupurilor vulnerabile, inclusiv prin intermediul asociațiilor obștești de la nivel local(în mod particular din mediul rural), pentru a asigura participarea acestora la procesul de consultări publice. Scopul asigurării prezenței persoanelor/grupurilor vulnerabile în cadrul consultărilor publice este de a identifica, împreună cu ei, acțiunile cele mai relevante pentru a răspunde necesităților lor prin acțiuni relevante și de impact Elaborarea documentului de politici publice Accesarea datelor/surselor alternative cu privire la situația grupurilor de persoane vulnerabile și includerea unor acțiuni specifice care vor contribui la atenuarea inegalităților dintre diferite grupuri ale societății Monitorizare și evaluare Includerea indicatorilor relevanți care vor genera date cantitative și calitative cu privire la situația grupurilor de persoane vulnerabile la diferite etape de implementare a documentului de politică publică și măsurarea progresului în timp Strategia În strategie, principiul LNOB trebuie să se regăsească în mai multe din elementele de structură ale acesteia. Astfel, va fi inclusă analiza prezentată în conceptul documentului de politici publice (mai sus). La analiza situației, pe lângă descrierea problemelor și a impactului acestora asupra principalelor grupuri vulnerabile afectate, cu utilizarea dovezilor cantitative și calitative, vor fi detaliate cele mai importante aspecte din analiză, și anume cauzele prin151

Ghidul secretarului consiliului local cipale care determină un anumit grup de persoane să fie considerate ca fiind parte a unui grup vulnerabil – nivel precar de trai, dizabilitate, sex, vârstă etc., și oricare alte detalii care explică excluziunea economico-socială sau/și discriminarea acestui grup de persoane. Sursele de date dezagregate pot fi: cel mai recent recensământ, statisticile oficiale care conțin date cu privire la oameni, registrele cu privire la populație(statut civil, statut socioeconomic), sondaje cu privire la situația socioeconomică a populației. Tipul informației privind grupurile vulnerabile reflectate în elementele strategiei Elementul din strategie Tipul informației reflectate Descrierea impactului strate- Detalii cu privire la impactul specific potențial giei asupra grupurilor vulnerabile, dacă este prevăzut Elaborarea obiectivelor Elementele cu privire la modul în care anumite circumstanțe se planifică a fi schimbate la nivelul unor grupuri vulnerabile(spre exemplu, dacă este vorba de accesul la educație de calitate în toate localitățile din țară, va fi menționat faptul că strategia prevede acest obiectiv pentru fiecare copil din țară, indiferent de situația familială, statutul socioeconomic, starea de sănătate și nivelul de dezvoltare etc.) Elaborarea indicatorilor de în contextul unui sector sau• mediul de trai monitorizare și evaluare domeniu de politici publice se vor – urban/rural;• lua în considerare datele cantitative sex – bărbați/feși calitative disponibile, utilizând mei; următoarele tipuri de dezagregare: • vârsta – copii/ tineri/ adulți/seniori; • statutul socioe conomic; • tipul de dizabi litate; • etnia; • limba vorbită; • religia În acest context, va fi analizat și prezentat modul de implementare a principiilor LNOB, menționate mai sus – egalitate, nondiscriminare și echitate. 152

Ghidul secretarului consiliului local Programul La nivelul unui program și, respectiv, al unui plan de acțiuni, ca parte componentă a unui program, este important să fie luate în considerare următoarele aspecte: • identificarea acțiunilor specifice orientate spre ameliorarea circumstanțelor grupu rilor vulnerabile vizate de politica publică respectivă; • indicarea autorităților responsabile pentru aceste acțiuni; • elaborarea indicatorilor relevanți pentru fiecare acțiune(indicatori output), dezagregați în baza acelorași criterii ca și la etapa de analiză a grupurilor vulnerabile (sex, vârstă, etnie, statut socioeconomic, dizabilitate etc.); • prioritizarea acțiunilor orientate spre grupurile vulnerabile – în cazul în care, în urma consultării politicii publice, numărul de propuneri pentru acțiuni va fi unul care depășește capacitatea de implementare, va fi organizat un proces de prioritizare a acțiunilor, în funcție de importanța și impactul acestora. Repere cu privire la identificarea acțiunilor relevante: • Pot fi incluse acțiuni cu privire la modul de depășire a provocărilor celor mai strin gente cu care se confruntă grupurile vulnerabile vizate, barierele administrative și legislative și lacunele sistemice existente etc. • Tipurile de acțiuni pot să includă dezvoltarea comunităților, sporirea calității și accesului la serviciile publice, dezvoltarea parteneriatelor dintre autoritățile publice și societate civilă etc. b) Monitorizarea și evaluarea implementării principiului LNOB Modul în care principiul LNOB a fost integrat în documentele de politici publice și de planificare, respectiv evaluarea impactului implementării acestuia în cadrul Evaluărilor naționale voluntare. Fiecare Obiectiv de Dezvoltare Durabilă al Agendei de Dezvoltare Durabilă 2030 evidențiază necesitățile și provocările particulare grupurilor vulnerabile, astfel Evaluarea națională voluntară va descrie detaliat modul în care se respectă și se implementează principiul LNOB prin reflectarea transpunerii acestuia în acțiuni și măsuri specifice cu privire la combaterea inegalităților, inechităților și a discriminării, dar și acțiuni menite să asigurare caracterul inclusiv și participativ în cadrul procesului de implementare. 7.3. Facilitatea colaborării pentru egalitate de gen și incluziune În realizarea atribuțiilor de serviciu, secretarul consiliului local asistă consiliul locali în activitatea de asigurare a egalității de gen. Așa, potrivit art.20 al Legii 5/2006, secretarul ca asiste consiliul local în realizarea următoarele competențe:  asigurarea integrării principiului de egalitate între femei şi bărbaţi în politici, programe, acte normative şi investiţii financiare la nivel local;  monitorizarea implementării programelor, organizarea campaniilor de informare, a cercetărilor şi altor acţiuni privind egalitatea între femei şi bărbaţi la nivel local;  colaborarea cu organizaţiile neguvernamentale, fundaţiile, sindicatele, patronatul şi organismele internaţionale care contribuie la implementarea egalităţii între femei şi bărbaţi; 153

Ghidul secretarului consiliului local  prezentarea către Ministerul Sănătății, Ministerul Muncii și Protecției Sociale, în modul stabilit, a rapoartelor despre situaţia în teritoriul administrat privind implementarea politicii naţionale de asigurare a egalităţii de şanse între femei şi bărbaţi; alte atribuţii de domeniu, conform legislaţiei. Colaborarea cu angajatorul Secretarul CL este chemat să monitorizeze procesul de angajare în serviciu public. Procedurile necesare asigurării egalităţii între femei şi bărbaţi la locul de muncă urmează a fi inserate în calitate de obligaţii ale angajatorului şi angajatului în contractele individuale de muncă, în contractele colective de muncă şi în convenţiile colective. Monitorizarea procesului de realizare a concursurilor pentru angajarea în funcție publică Potrivit articolului 6 al Legii 5/2006 autoritățile administrației publice trebuie să asigure accesul egal la ocuparea funcţiilor publice Conducătorii autorităţilor administraţiei publice centrale şi locale, alte persoane cu funcţie de răspundere sunt obligaţi să asigure accesul egal la ocuparea unei funcţii publice, la procesul de dezvoltare profesională continuă şi la promovarea în funcţie în conformitate cu exigenţele profesionale, fără diferenţiere după criteriul de sex a pretendenţilor. Colaborarea cu organizațiile societății civile pentru implementarea necesităților de gen. Această colaborare este asigurată și prin implicarea secretarului consiliului local. Colaborarea poate viza organizarea și participarea la diferite evenimente orientate spre asigurarea egalității de gen, lupta împotriva discriminării de orice gen, monitorizarea situației abuzurilor, violenței, inclusiv violența la locul de muncă. 7.4. Monitorizarea cazurilor de discriminare În calitate de unitate gender la nivel local, secretarul consiliului local asigură informarea tuturor angajaţilor cu privire la interzicerea acţiunilor de discriminare şi de hărţuire sexuală la locul de muncă în vederea prevenirii acestora, cu privire la drepturile de care dispun angajaţii pentru soluţionarea situaţiilor de discriminare, cu privire la soluţiile propuse de către angajatori în cazurile de discriminare, precum şi cu privire la răspunderea prevăzută de lege, inclusiv prin afişarea în locuri vizibile a prevederilor respective din regulamentele interne ale unităţii. Totodată, secretarul consiliului local pentru asigurarea egalităţii între femei şi bărbaţi, este obligat: a) să asigure egalitatea de şanse şi de tratament tuturor persoanelor la angajare potrivit profesiei, la perfecţionare profesională, la promovare în serviciu, fără discriminare după criteriul de sex; b) să aplice aceleaşi criterii de evaluare a calităţii muncii și de sancţionare; c) să asigure remunerare egală pentru munci de valoare egală; d) să întreprindă măsuri de prevenire a discriminării după criteriul de sex şi/sau a hărţuirii sexuale a femeilor şi bărbaţilor la locul de muncă, precum şi a persecu154

Ghidul secretarului consiliului local tării pentru depunere în organul competent a plângerilor; e) să asigure condiţii egale pentru femei şi bărbaţi de îmbinare a obligaţiilor de serviciu cu cele familiale; f) să introducă în regulamentul de organizare şi funcţionare a Primăriei a unor dispoziţii pentru interzicerea discriminărilor după criteriul de sex şi de hărţuire sexuală; g) să furnizeze angajaţilor şi/sau reprezentanţilor acestora informaţii despre prevederile legale cu privire la egalitatea de şanse şi de tratament între femei şi bărbaţi în cadrul unităţii. Secretarul CL este chemat să monitorizeze și să înregistreze acțiunile discriminatorii ale angajatorului. Se consideră discriminatorii următoarele acţiuni ale angajatorului: a) plasarea anunţurilor de angajare cu cerinţe şi criterii ce presupun priorităţi pentru unul dintre sexe; b) refuzul neîntemeiat de angajare a persoanelor de un anumit sex; c) stabilirea pentru angajaţi, în funcţie de sex, a unui program de lucru mai favorabil, cu excepţia cazurilor stipulate de legislaţie; d) refuzul neîntemeiat de a admite, în cadrul programului de perfecţionare profesională, o persoană pe motiv de sex, modificarea ori rezilierea contractului de muncă sau angajarea pe acelaşi motiv; e) aplicarea după criteriul de sex a unor condiţii diferite de remunerare pentru munci de valoare egală; f) distribuirea diferenţiată, după criteriul de sex, a sarcinilor de muncă având ca urmare atribuirea unui statut mai puţin favorabil; g) crearea de impedimente ori condiţii adverse persoanei care a depus în organul competent plângere împotriva discriminării după criteriul de sex; h) solicitarea neîntemeiată a informaţiei despre starea civilă a candidaţilor; i) orice alte acţiuni de discriminare după criteriul de sex. Se consideră refuz neîntemeiat de angajare, de perfecţionare, de promovare în serviciu a persoanelor de un anumit sex, în pofida corespunderii lor cerinţelor, sub pretextul: a) necesităţii prezentării unor documente suplimentare care nu sînt specificate în avizul ofertei; b) necorespunderii unor criterii elaborate la moment; c) existenţei unor obligaţii familiale; d) necorespunderii unor alte condiţii ce nu au nimic comun cu profesionalismul necesar îndeplinirii muncii solicitate, cu excepţia cazurilor specificate expres de lege; unor alte condiţii având consecinţe similare. Obligaţia de a demonstra lipsa intenţiei de discriminare directă sau indirectă faţă de persoana care se consideră discriminată revine angajatorului. Persoana care se consideră discriminată prin faptul că angajatorul a angajat, a promovat sau a acordat unei alte persoane facilităţi după criteriul de sex ori a comis alte acţiuni discriminatorii este în drept a solicita prezentarea în scris a motivaţiei deciziei. Angajatorul este obligat să dea răspuns persoanei care se consideră discriminată în 155

Ghidul secretarului consiliului local decursul a 30 de zile de la data depunerii cererii. În caz contrar, persoana este în drept să iniţieze o acţiune conform legislaţiei. În Republica Moldova, femeile şi bărbaţii beneficiază de drepturi şi libertăţi egale, fiindu-le garantate şi şanse egale pentru exercitarea lor. Promovarea unei politici sau efectuarea de acţiuni care nu asigură egalitatea de şanse între femei şi bărbaţi se consideră discriminare şi trebuie să fie înlăturată de autorităţile publice competente, conform legislaţiei. Discriminarea după criteriul de sex poate fi directă, indirectă, prin asociere sau prin victimizare. Acţiunile care limitează sau exclud sub orice aspect tratarea egală a femeilor şi bărbaţilor se consideră discriminatorii şi sunt interzise. Actul juridic care conţine prevederi discriminatorii după criteriul de sex se declară nul de către instanţa de judecată. Totodată, nu se consideră discriminatorii: a) măsurile de asigurare a unor condiţii speciale femeii în perioada sarcinii, lăuziei şi alăptării; b) o diferenţă de tratament bazată pe o caracteristică legată de sex din motive care se referă la natura activităţii profesionale speciale, în cazul în care o asemenea caracteristică reprezintă o cerinţă profesională reală şi determinată, cu condiţia că obiectivul este legitim, iar cerinţa este proporţională; c) anunţurile speciale de angajare a persoanelor de un anumit sex la locurile de muncă care se referă la natura activităţii profesionale speciale, în cazul în care o asemenea caracteristică legată de sex reprezintă o cerinţă profesională reală şi determinată, cu condiţia că obiectivul este legitim, iar cerinţa este proporţională; d) acţiunile afirmative. 156

Ghidul secretarului consiliului local 157

Ghidul secretarului consiliului local „Trăiește și muncește în așa fel încât, atunci când urmașii tăi se gândesc la corectitudine și integritate, să-și aducă aminte de tine” H. Jackson Brown Jr. 158

Ghidul secretarului consiliului local CAPITOLUL VIII. ETICA ȘI INTEGRITATEA SECRETARULUI CONSILIULUI LOCAL 8.1. Etică și integritate în administrația publică locală La etapa actuală, administraţia publică locală din Republica Moldova trece printr-o etapă de reformă şi renovare. În noile condiţii politice şi administrative trebuie schimbate atât rolul cât şi statutul oficialilor aleşi şi al funcţionarilor publici din administraţia publică locală. Noile valori ale angajaţilor în administraţia publică locală trebuie să fie imparţialitatea politică, loialitatea, stabilitatea, profesionalismul, deschiderea şi transparenţa în privinţa activităţii desfăşurate. Un rol important în această perioadă îl au normele morale, în special la nivelul unde activitatea de administrare se intersectează cu politica publică. Aceste norme morale sunt stipulate în cadrul normativ național, în conformitate cu care, orice funcţionar public sau ales local, care îndeplineşte atribuţii ce duc la satisfacerea unui interes general, trebuie să fie ghidat în activitatea sa de respectarea următoarelor principii generale: legalitate, imparţialitate, independenţă, profesionalism. Respectarea acestor principii va asigura creşterea calităţii serviciului public, o bună administrare în realizarea interesului public, eliminarea birocraţiei şi a faptelor de corupţie din cadrul administraţiei publice locale, menţinerea la nivel înalt a prestigiului funcţiei publice, crearea unui climat de încredere şi respect reciproc între cetăţeni şi funcţionarii publici, pe de o parte, şi între cetăţeni şi autorităţile publice, pe de altă parte. În activitatea sa, atât funcționarii primăriei, cât și aleșii locali oficialii aleşi din cadrul autorităţilor administraţiei publice locale trebuie să respecte Constituţia Republicii Moldova şi actele normative în vigoare. Autorităţile administraţiei publice locale sunt constituite în vederea soluţionării problemelor şi promovarea intereselor tuturor cetăţenilor din comunitatea pe care o administrează. În acest context, funcționarii și aleșii locali trebuie: să ia decizii şi să întreprindă acţiuni în mod imparţial, nediscriminatoriu şi echitabil; să nu acorde prioritate unor persoane sau grupuri în funcţie de rasă, naţionalitate, origine etnică, religie, sex, opinie, apartenenţă politică, avere sau origine socială; să aibă un comportament bazat pe respect, exigenţă, corectitudine şi amabilitate în relaţiile cu cetăţenii şi cu colegii; să nu influenţeze şi să nu impună persoanele fizice sau juridice să adopte comportamente ilegale, folosindu-se de poziţia sa oficială. Apartenenţa politică a funcționarilor și aleșilor locali nu trebuie să influenţeze comportamentul şi deciziile acestora. Astfel, oficialii aleşi nu trebuie: să participe la colectarea de fonduri pentru activitatea partidelor politice şi a altor organizaţii social-politice; să utilizeze resursele publice pentru susţinerea concurenţilor electorali; să facă agitaţie în favoarea oricărui partid. 159

Ghidul secretarului consiliului local Secretarul consiliului local, în calitate de funcționar, care se bucură de stabilitate în funcție, dar și prin atribuțiile ce-i revin, trebuie să-şi îndeplinească atribuţiile cu responsabilitate, competenţă, eficienţă, promptitudine şi corectitudine. În procesul de activitate secretarul poate reprezenta autoritatea publică locală în cadrul unor organizaţii internaţionale, instituţii de învăţământ, conferinţe, seminare şi alte activităţi. În aceste circumstanţe el trebuie să aibă o conduită care să nu prejudicieze imaginea autorităţii publice pe care o reprezintă. În deplasările de serviciu şi în cadrul delegaţiilor, secretarul trebuie să aibă un comportament corespunzător regulilor de protocol şi să respecte legile ţării-gazdă. Secretarul, ca și alți funcționari ai primăriei, dar și aleșii locali, nu trebuie să solicite sau să accepte cadouri, servicii, favoruri sau alte avantaje care îi sunt destinate personal sau familiei. Ei pot accepta, conform normelor de politeţe şi de ospitalitate unanim recunoscute, semne de atenţie şi suvenire simbolice a căror valoare nu depăşeşte un salariu minim pe ţară, conform legii privind codul de conduită a funcţionarului public. În caz că oficialului ales i s-a propus un avantaj, el trebuie să informeze comisia de etică a consiliului local ori direct autorităţile competente. CODUL DE CONDUITĂ AL ALEȘILOR LOCALI Model Secțiunea I: Prevederile generale ale codului de conduită al aleșilor locali Codul de conduită al aleșilor locali, denumit în continuare Cod, este lansat pentru a spori încrederea cetățenilor în autoritățile locale, a consolida responsabilitatea personală a aleșilor locali întru executarea adecvată a obligațiilor lor profesionale în exercitarea mandatului de ales local, a asigura transparența și corectitudinea activității Consiliului și pentru a preveni încălcarea eticii, normelor și moralității profesionale. Codul a fost întocmit în baza Legii nr.436-XVI din 28 decembrie 2006 privind administrația publică locală, Legii nr. 768-XIV din 2 februarie 2000 privind statutul aleșilor locali, luând în considerare și Legea nr. 25-XVI din 22 februarie 2008 privind Codul de conduită al funcționarilor publici. Acest Cod se fundamentează pe obiectivele stipulate în aceste legi și își propune drept scop să ofere asistență aleșilor locali întru realizarea acestor obiective, prin identificarea și stabilirea explicită a standardelor de care trebuie să se conducă în exercitarea mandatelor lor. Domeniul de aplicare 1. Aleșii locali trebuie să respecte acest Cod de conduită ori de câte ori: - realizează activitățile Consiliului; - exercită mandatul de ales local- funcție în care au fost aleși; - acționează în calitate de reprezentanți ai Consiliului. 2. Acest Cod de conduită, cu excepția cazurilor expres prevăzute, se va aplica doar acelor activități pe care aleșii locali le exercită în calitatea lor de persoane oficiale. - Atunci când un ales local acționează în calitate de reprezentant al Consiliului sau 160

Ghidul secretarului consiliului local a altui organ, trebuie sa se conformeze Codului de conduită, cu excepția cazurilor când se isca conflicte din cauza obligațiilor legale prevăzute de mandatul exercitat de organul în cauză. Atunci când numirea în funcție a alesului local într-un alt organ nu reiese din mandatul său, prezentul Cod nu se va aplica, el supunându-se codului emis de celalalt organ. Totuși preconizează că un astfel de ales local va ține cont de principiile generale de conduită și de cerințele de a nu defăima buna reputație a oficiului alesului local sau al Consiliului. - Fiecare ales local e obligat să facă cunoștință cu prevederile Codului și să semneze declarația de respectare a acestuia în ziua în care și-a ridicat mandatul /a fost aprobat Codul, astfel confirmând angajamentul de respectare a Codului în exercitarea funcției lor. Declarația semnată trebuie prezentată secretarului Consiliului timp de 10 zile lucrătoare după obținerea mandatului/aprobarea Codului. Secțiunea 2. Principiile de bază ale conduitei aleșilor locali în cadrul activității profesionale În exercitarea funcțiilor lor oficiale, aleșii locali se vor ghida de următoarele principii: 1. Promovarea egalității și a respectului mutual; 2. Obligația de a respecta întocmai legea; 3. Responsabilitate și deschidere; 4. Altruism și control; 5. Obiectivitate și bună-cuviință; 6. Integritate. Promovarea egalității și respectului față de alții Aleșii locali: - trebuie să-și exercite mandatul, respectând necesitatea de a promova egalitatea de oportunități în raport cu toate persoanele, indiferent de gen, vârstă, etnie, orientare sexuală, confesiune și trebuie să manifeste respect și considerațiune față de alții; - nu trebuie să întreprindă careva acțiuni care ar compromite imparțialitatea membrilor Consiliului, persoanelor numite sau angajate. - în exercitarea competențelor sale, trebuie să manifeste respect față de aleșii, funcționarii care raportează în fața Consiliului fără a prejudicia autoritatea ierarhică; - trebuie sa respecte împuternicirile, drepturile și obligațiile celorlalți aleși locali. Obligația de a promova și susține legea Aleșii locali: - în exercitarea mandatului oficial, precum și în orice alt caz, nu trebuie să săvârșească infracțiuni sau să provoace comiterea de infracțiuni; - în exercitarea mandatului lor, precum și în orice alt caz, să dea dovadă de un comportament respectuos, pentru a nu defăima autoritatea din care face parte. Responsabilitate și deschidere Aleșii locali: - nu trebuie să dezvăluie informația confidențială fără acordul persoanei ale cărei drepturi sunt protejate, cu excepția cazurilor când о astfel de acțiune este prevăzuta de lege; - nu trebuie să împiedice accesul oricărei persoane la informația pe care persoana are dreptul s-o obțină prin lege. - în exercitarea funcției, trebuie să manifeste un comportament respectuos și să 161

Ghidul secretarului consiliului local răspundă la orice solicitare referitoare la exercitarea funcției, pentru motivele diferitor acțiuni sau deciziilor luate; - în exercitarea funcției, trebuie să evite măsurile/acțiunile care le-ar oferi un avantaj profesional după încheierea mandatului: În instituțiile publice sau private care au fost supervizate de ei în timpul exercitării mandatului; În instituțiile publice sau private cu care ei au stabilit relații profesionale în timpul exercitării mandatului; În instituțiile publice sau private care au fost create în timpul exercitării funcției și la crearea cărora au contribuit. Altruism și control Aleșii locali: în exercitarea mandatului lor oficial, precum și în orice alt caz, nu trebuie săși utilizeze poziția inadecvat, pentru acordarea sau garantarea unui avantaj sau dezavantaj oricărei persoane în special pentru membrii familiei lor, prieteni sau pentru cei cu care întrețin relații amicale sau pentru a-și garanta lor înșiși un avantaj; trebuie să respecte disciplina financiar-bugetară drept condiție a bunei gestionari a banilor publici; în cazul în care utilizează în mod discreționar sau autorizează alți aleși locali să utilizeze resursele Consiliului, trebuie să le utilizeze în mod judicios și în conformitate cu legea; trebuie să asigure ca resursele Consiliului nu sunt utilizate în mod inadecvat: în scopurile personale ale membrilor familie: acestuia, în scopul promovării unui partid politic, a familiei lor, a prietenilor sau a persoanelor cu care întrețin relații amicale; nu trebuie să solicite altor aleși locali acționarea în așa fel încât să le aducă acestora beneficii personale directe sau indirecte, ori să solicite avantaje pentru un individ sau un grup de indivizi în scopul de a obține beneficii personale de la aceștia. Obiectivitate și buna-cuviință În procesul decizional, aleșii locali: - trebuie să ia decizii pornind de la oportunitățile existente, conform interesului public; - trebuie sa ia decizii ținând cont de orice sfat relevant oferit de oficialii din cadrul Consiliului, în special de către: Secretarul Consiliului, care urmează a fi consultat în cazul când exista dubii cu privire la respectarea competențelor Consiliului sau în cazurile când acțiunea propusă nu ține de cadrul de politici aprobat de către Consiliu( anexa 1); când consecințele legale ale acțiunii sau eșecul Consiliului de a acționa poate dăuna grav; - trebuie să prezinte motive și justificări pentru deciziile luate în conformitate cu legislația și cerințele Consiliului și să specific factorii care au contribuit la luarea deciziilor, demonstrând că decizia este în concordanță cu regulile și regulamentele în vigoare. Integritate Aleșii locali: - trebuie să respecte legea și Regulamentul Consiliului, care stabilește obținerea în162

Ghidul secretarului consiliului local lesnirilor, rambursarea cheltuielilor și compensarea veniturilor ratate, stabilite aleșilor locali; - trebuie sa evite acceptarea de cadouri, ospitalitate materială(altele decât acțiunile ce țin de ospitalitatea oficială, cum ar fi о recepție civica sau un prânz de afaceri, care sunt autorizate în modul cuvenit de către Consiliu) sau servicii pentru sine sau orice persoana cu care conviețuiesc, care le-ar impune obligații improprii aleșilor locali. Leadership Aleșii locali trebuie să promoveze aceste principii în cadrul echipei și prin exemplul propriu, activând în așa fel încât să sporească încrederea publică. Secțiunea 3. Regulile principale de conduita ale consilierilor/aleșilor locali a) Interesele personale. În toate circumstanțele de soluționare a problemelor, aleșii locali trebuie să țină cont de prezența ori nu a oricărui interes personal în chestiunile date și dacă acest Cod de conduită cere declararea acestui interes; Se considera că un ales local are un interes personal într-o anumita problemă, dacă decizia luată de Consiliu cu privire la problema dată ar putea în mod rezonabil să fie percepută ca una care foarte probabil va induce un anumit beneficiu; Consilierului, unui membru al familiei alesului local sau vreunui prieten al acestuia, oricărei altei persoane cu care alesul local întreține relații amicale, aleșii locali trebuie să le perceapă drept persoane care au interes personal într-o anumită problemă, dacă aceasta ține de: o autoritate publică a cărui membru este alesul local; o autoritate în care alesul local deține о poziție de control sau management general; o autoritate în cadrul căreia alesul local a fost numit drept reprezentant al autorității. Aleșii locali trebuie să se perceapă drept persoane care au interes personal într-o anumită problemă, dacă aceasta ține de: - orice ocupație, poziție, administrare, comercializare sau funcție cu program de lucru complet, parțial sau cu întreruperi, care este realizată de către alesul local pentru profit sau câștig; - orice persoană care îi angajează sau care i-a numit în funcție, orice firma în cadrul căreia sunt parteneri sau orice companie în cadrul căreia sunt directori remunerați; - orice contract pentru bunuri, servicii sau lucrări încheiat între Consiliu și consilier, о firmă în cadrul căreia alesul local este partener, о companie în cadrul căreia alesul local este director sau un organ care se conformă stipulațiilor din subpunctul; - orice teren pentru care alesul local sau un membru al familiei alesului local are interes de beneficiu și se afla în aria de cuprindere a autorității; - orice teren al cărui proprietar este autoritatea, iar arendașul este о firmă în cadrul căreia alesul local este partener, о companie în cadrul căreia alesul local este director sau un organ care se conformă stipulațiilor din subpunctul; - orice teren din aria de cuprindere a autorității, pentru care alesul local dispune de о licență(de sine stătător sau împreună cu alții) privind ocuparea terenului în cauză timp de о lună sau mai mult; - orice vizită în afara republicii, pentru care a plătit sau va plăti autoritatea. 163

Ghidul secretarului consiliului local Art.21 din Legea privind administrația publică locală stipulează că alesul local poate fi prezent la ședința Consiliului, dar nu ia parte la luarea deciziei, dacă: a. el(ea) în persoana, soțul/soția, părinții copiilor au interes cu caracter de proprietate în problema supusă dezbaterii; b. el(ea) este directorul sau membrul consiliului de administrare al companiei, instituției, organizației sau oficiilor reprezentative ale acestora, care cad sub incidenta directă a deciziei care urmează a fi luată; c. este incompatibil în corespundere cu prezenta lege și Legea reprezentanților locali ai poporului și incompatibilitatea sa durează mai mult de 30 de zile din momentul apariției. Un ales local care manifestă interes personal într-o anumită problemă și care participă la о ședință a Consiliului la care se discută problema în cauză, trebuie să dezvăluie existența acestui interes, precum și caracterul interesului la începutul discuției sau atunci când interesul devine aparent. Un ales local care manifestă interes personal într-o problemă nespecificată anterior și participă la ședința Consiliului la care se discută problema în cauză trebuie să dezvăluie existența și caracterul acestui interes la începutul discuției sau atunci când interesul dat devine aparent. Dacă acest interes personal este de о așa natură încât alesul local poate concluziona în mod rezonabil că interesul în cauză ar putea afecta semnificativ abilitatea alesului local de a acționa în conformitate cu meritele cazului și în interesul publicului, în caz dacă acest ales local va lua parte la discuțiile purtate pe marginea problemei date, atunci alesul local trebuie să se retragă de la deliberarea problemei în ședința dată, cu excepția cazurilor când este scutit de о astfel de retragere de către Comitetul de standarde al Consiliului. Orice interes dezvăluit trebuie înregistrat în registru de către secretarul Consiliului. Aleșii locali trebuie să dea dovadă de responsabilitate personală în cazul deciderii existenței sau nu a unui interes personal care trebuie dezvăluit. Aleșii locali pot solicita consultanță din partea secretarului Consiliului. Aleșii locali trebuie să notifice secretarul Consiliului despre orice schimbare survenită în interesul lor în decurs de о lună din momentul survenirii schimbării. 2. Cadourile 1. Modul de declarare, evaluare, evidenţă, păstrare, utilizare şi răscumpărare a cadourilor se va desfășura în strict corespundere cu prevederile Hotărârii Guvernului Nr. 116 din 26-02-2020 privind regimul juridic al cadourilor. 3. Ospitalitate - Consiliul percepe prânzurile de afaceri sau echivalentele acestora drept ospitalitate și un mod adecvat de a se ocupa de afaceri, cu condiția că acestea vizează activitatea Consiliului și nu implică extravagante, desfășurându-se în limitele unor prânzuri normale de curtoazie, adică cele care urmează niște serbări de lucru, întruniri ale Comitetului, reuniuni ale partenerilor etc., inclusiv seminarii, conferințe și alte evenimente de acest fel; - În aceeași modalitate, Consiliul autorizează și primirea de ospitalitate oficială, cum ar fi: recepțiile civice de către aleșii locali și persoanele care conviețuiesc cu aceștia; - De altfel, Consiliul insistă asupra acceptării ofertei de ospitalitate, doar dacă se con164

Ghidul secretarului consiliului local sideră că participarea la astfel de evenimente este favorabilă pentru interesele Consiliului sau dacă este potrivit și adecvat pentru Consiliu să fie reprezentat la atare evenimente; - În general, nu este necesară notificarea secretarului Consiliului acțiunilor de ospitalitate menționate, deoarece este puțin probabil că acestea să atingă grila valorică fixata în acest document de politici. Totuși dacă acțiunile de ospitalitate menționate ajung la limitele grilei valorice specificate în acest document de politici, atunci primirea acestor favoruri urmează a fi notificată în modul cuvenit secretarului Consiliului; - În mod adițional, aleșii locali care doresc să accepte orice formă de ospitalitate sus sunt sfătuiți să consulte secretarul Consiliului până la primirea unor astfel de favoruri; - Acceptarea ospitalității de către aleșii locali prin participarea la conferințe, seminarii și alte evenimente similare este permisă atunci când este clar că ospitalitatea în cauză poartă un caracter corporativ și nu personal și atunci când este clar că poziția Consiliului nu este compromisă; - În cazul necesitații vizitelor aleșilor locali la fața locului pentru a vedea niște obiecte sau niște vehicule, echipament, livrarea de bunuri, prestarea de servicii sau orice alta acțiune similară, atunci când aleșii locali participă la demonstrații organizate de soft-uri sau alt echipament IT, aleșii locali necesită a se asigura că vor fi asumate de Consiliu costurile induse de astfel de vizite, pentru a evita punerea în pericol a integrității oricărei decizii ulterioare de achiziție. Aleșii locali pot accepta ospitalitate modestă de curtoazie cu condiția că deciziile de achiziție să nu fie compromise prin acceptarea unor astfel de onoruri; - Aleșii locali trebuie să țină cont de oportunitatea acceptării oricărui cadou, beneficiu material, avantaj sau ospitalitate în ceea ce privește deciziile pe care le poate lua Consiliul în privința celor care oferă astfel de favoruri; - Atunci când cadourile, beneficiile materiale, avantajele și ospitalitatea urmează a fi refuzate, persoanele care parvin cu astfel de oferte trebuie să fie informate în mod ferm și amabilitate despre procedurile și standardele care funcționează în cadrul Consiliului. Secțiunea 4. Controlul asupra respectării codului de conduită Controlul intern asupra respectării Codului de conduită ai aleșilor locali Consiliul va crea о comisie de etică având funcția de: - a promova și menține standard înalte de conduită ale aleșilor locali din cadrul Consiliului; - a monitoriza funcționalitatea Codului de conduită; - a examina și analiza încălcările Codului Consiliului și a recomanda acțiunile ce urmează a fi întreprinse ca răspuns la încălcările pretinse; - a instrui sau a organiza instruirea aleșilor locali pe marginea problemelor ce țin de respectarea Codului de conduită. Raportarea încălcărilor Codului de conduită Aleșii locali: - trebuie să raporteze comisiei desemnate de Consiliu orice comportament al altui ales local, care, în opinia lor, implică sau ar putea implica neconformarea la prezentul Cod de conduită; - trebuie sa raporteze, fie prin procedura de raportare confidențială instituită în ca165

Ghidul secretarului consiliului local drul Consiliului, fie direct către Comisie, orice comportament al oricărei alte persoane care, în opinia lor, implică sau ar putea implica comportament infracțional; - nu trebuie să parvină cu plângeri răzbunătoare sau jignitoare împotriva altor persoane Controlul public asupra respectării Codului de conduită al aleșilor locali Cetățenii pot prezenta Consiliului, în conformitate cu procedurile stabilite de lege, orice plângere cu privire la încălcarea normelor etice de către aleșii locali; Revizuirea faptelor de încălcare a cerințelor expuse în acest Cod de conduită de către aleșii locali se va efectua de comisia de etica; Comisia va colecta și analiza plângerile cu privire la încălcarea conduitei etice de către aleșii locali și va informa în mod regulat publicul despre rezultatele revizuirii. Alte considerațiuni Aleșii locali urmează să stabilească un echilibru între caracterul practic al activității în sfera publică și orice concepție greșită care s-ar putea isca în rândurile publicului, precum că alesul local acceptă a primi cadouri costisitoare sau generoase, beneficii materiale, avantaje sau ospitalitate de un caracter similar;- Consiliul insistă ca aleșii locali să se abțină de la acceptarea unor oferte disproporțional de generoase, care ar presupune obligații inadecvate pentru alesul local, mai cu seama atunci când țin de о tranzacție comercială potențială sau reală la care Consiliul este parte. Anexa DECLARAŢIA DE RESPECTARE A CODULUI DE CONDUITĂ Consiliul local X, raionul X Subsemnatul,_______________________________________________________ ____, fiind ales în calitate de reprezentant local, consilier în Consiliul local X, raionul X, Declar că voi exercita cu corectitudine şi bună credinţă funcţia pe care o deţin şi voi depune toate eforturile pentru realizarea interesului public. Pe parcursul întregului mandat, mă oblig să mă conformez tuturor normelor de conduită aplicate aleşilor locali şi să respect Codul de conduită, fiind conştient de faptul că acesta poate fi revizuit periodic. Semnătura Data Această declaraţie a fost semnată în prezenţa mea, Semnătura Secretarul Consiliului local 166

Ghidul secretarului consiliului local REGULAMENT privind avertizorii de integritate în cadrul Primăriei X I. Dispoziţii generale 1. Prezentul Regulament stabileşte procedura de depunere şi de verificare a avertizărilor despre ilegalităţile săvârşite în cadrul Primăriei X, precum şi de aplicare a măsurilor de protecţie faţă de persoanele care avertizează benevol, cu bună-credinţă şi în interes public despre ilegalităţile comise. 2. În sensul prezentului Regulament noţiunile utilizate semnifică: avertizare – informarea despre comiterea actelor de corupţie şi a celor conexe corupţiei, a faptelor de comportament corupţional, despre nerespectarea regulilor privind declararea veniturilor şi a proprietăţii şi despre încălcarea obligaţiilor legale privind conflictul de interese, făcută benevol, cu bună-credinţă şi în interes public, în formă scrisă sau verbală persoanelor şi/sau organelor competente pentru primirea, înregistrarea şi examinarea acestor informaţii; avertizor de intergitate – funcţionarul public, persoanele cu funcţii de demnitate publică şi alte persoane care prestează servicii publice, ce informează benevol, cu bună-credinţă şi în interes public despre comiterea actelor de corupţie şi a celor conexe corupţiei, a faptelor de comportament corupţional, despre nerespectarea regulilor privind declararea veniturilor şi a proprietăţii şi despre încălcarea obligaţiilor legale privind conflictul de interese; persoană desemnată – funcţionarul primăriei, desemnat prin dispoziţia primarului, responsabil de ţinerea Registrului de evidenţă a avertizărilor despre posibilele ilegalităţi comise în cadrul Primăriei X. 3. La primirea, înregistrarea şi examinarea avertizărilor, precum şi la aplicarea măsurilor de protecţie, se va ţine cont de următoarele principii: a) principiul bunei-credinţe, conform căruia avertizorul de integritate beneficiază de măsuri de protecţie doar în cazul în care a făcut o sesizare fiind convins de realitatea stării de fapt sau că fapta constituie o încălcare a legislaţiei; b) principiul confidenţialităţii, potrivit căruia conducătorul ierarhic superior al avertizorului de integritate, primarul sau persoana desemnată din cadrul autorităţii publice au obligaţia de a păstra confidenţialitatea datelor personale ale persoanei ce face avertizarea, precum şi orice alte date din conţinutul avertizării, ce pot duce la divulgarea identităţii, indiferent de faptul dacă persoana care a depus avertizarea divulgă ulterior aceste informaţii terţilor; c) principiul responsabilităţii, conform căruia persoana care face avertizarea este obligată să o susţină cu probe, în cazul în care dispune de acestea; d) principiul nesancţionării abuzive, potrivit căruia nu poate fi sancţionată persoana care face o avertizare cu bună-credinţă, dar care, ulterior cercetărilor, se dovedeşte a fi nefondată. II. Procedura de depunere şi examinare a avertizării 4. Funcţionarii publici, inclusiv persoanele cu funcţii de demnitate publică şi alte persoane ce prestează servicii publice, care au aflat despre comiterea în cadrul primăriei a actelor de corupţie şi a celor conexe corupţiei, a faptelor de comportament corupţional, despre nerespectarea regulilor privind declararea veniturilor şi a proprietăţii şi despre încălcarea obligaţiilor legale privind conflictul de interese, au dreptul să informeze be167

Ghidul secretarului consiliului local nevol şi cu bună-credinţă despre aceasta(să facă o avertizare în acest sens). 5. Avertizarea poate fi depusă alternativ sau cumulativ următoarelor persoane sau organe: a) conducătorului ierarhic superior al avertizorului de integritate; b) conducătorului autorităţii publice; c) persoanei desemnate; d) organului de urmărire penală; e) comisiei naţionale de integritate; h) procurorului; j) organizaţiilor neguvernamentale sau mass-media. 6. Toate avertizările sunt examinate de persoana desemnată dacă, în urma verificării conţinutului acestora, se constată că ele ţin de competenţa sa. Dacă avertizarea este depusă la conducătorul ierarhic superior al avertizorului de integritate sau la conducătorul autorităţii publice, informaţia recepţionată este transmisă ulterior persoanei desemnate pentru examinare şi întreprinderea măsurilor ce se impun. 7. Avertizarea poate fi făcută în formă verbală sau scrisă şi cuprinde: a) numele şi prenumele avertizorului de integritate şi subdiviziunea în care activează; b) numele şi prenumele persoanei a cărei presupusă ilegalitate este sesizată; c) descrierea presupusei ilegalităţi; d) orice probe(acte/documente) referitoare la presupusa ilegalitate; 5) data când a fost făcută avertizarea şi semnătura avertizorului de integritate. 8. Informaţia prevăzută la pct. 7 din prezentul Regulament va fi consemnată, de către persoana responsabilă, în Registrul de evidenţă a avertizărilor despre posibilele ilegalităţi comise în cadrul primăriei. Persoana responsabilă va asigura confidenţialitatea datelor înscrise în Registrul special. 9. Persoana desemnată, în termen de 3 zile lucrătoare de la primirea avertizării sau informaţiei potrivit pct. 6 din prezentul Regulament, va verifica conţinutul avertizării şi va decide dacă aceasta ţine de competenţa sa, transmiţând, după caz, informaţia la organul sau instituţia competentă, cu indicarea informaţiei din avertizare, a materialelor confirmative, din care, la solicitarea avertizorului de integritate, sunt excluse orice date referitoare la avertizor. 10. Informaţia conţinută în avertizare este examinată de către persoana desemnată, în cazul în care informaţia conţinută în avertizare ţine de competenţa sa, în termen de pînă la 30 de zile de la data consemnării informaţiei în Registru, rezultatele fiind comunicate în scris avertizorului. III. Măsurile de protecţie 11. Avertizorul de integritate beneficiază de următoarele măsuri de protecţie, aplicate alternativ sau cumulativ, după cum urmează: a) prezumţia de bună-credinţă până la proba contrarie; b) confidenţialitatea datelor cu caracter personal; c) transferul în altă subdiviziune a autorităţii publice. 12. Avertizorul de integritate care a făcut avertizarea cu bună-credinţă nu va fi sancţionat disciplinar chiar dacă, ulterior cercetărilor, aceasta s-a dovedit a fi nefondată. 168

Ghidul secretarului consiliului local 13. De aplicarea măsurilor de protecţie prevăzute la pct. 11 din prezentul Regulament sunt responsabili conducătorul ierarhic superior al avertizorului de integritate, conducătorul autorităţii publice şi persoana desemnată. IV. Răspunderea pentru încălcarea prevederilor prezentului Regulament 14. Avertizorul de integritate care a făcut o avertizare despre care ştia sau trebuia în mod rezonabil să cunoască că este falsă poartă răspundere disciplinară sau penală, după caz. 15. Neasigurarea măsurilor prevăzute la pct. 11 din prezentul Regulament pentru protecţia avertizorilor de integritate, precum şi aplicarea acestor măsuri cu încălcarea prevederilor legislaţiei în vigoare atrag răspunderea penală, contravenţională sau civilă, după caz. 169

Ghidul secretarului consiliului local BIBLIOGRAFIE Acte normative 1. Constituţia Republicii Moldova, adoptată la 29 iulie 1994. 2. Declarația Universală a Drepturilor Omului. Disponibil: https://www.ohchr. org/sites/default/files/UDHR/Documents/UDHR_Translations/rum.pdf 3. Convenţia ONU împotriva corupției; 4. Convenţia penală privind corupţia; 5. Convenţia civilă privind corupţia; 6. Carta Europeană a autonomiei locale din 15.10.1985, ratificată prin Hotărârea Parlamentului Republicii Moldova nr. 1253 din 16.07.1997. 7. Codul civil al Republicii Moldova, Legea nr. 1107-XV din 06.06.02. 8. Codul Penal al Republicii Moldova. Nr. 985-XVI din 18.04.2002, art. 326. În: Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 13.09.2002. 9. Codul administrativ al Republicii Moldova, nr.116 din 19.07.2018, MO al RM nr.309-320 din 17.08.2018, art.466, cu modificările ulterioare 10. Codul Contravențional al Republicii Moldova. Nr. 218-XVI din 24.10.08, art. 315. În: Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 16.01.2009, cu modificările ulterioare 11. Codul urbanismului și construcțiilor,nr.434 din 28.12.2023 12. Codul funciar al RM nr.22 din 15.02.2024, în vigoare din 03.03.2025 13. Codul administrativ al Republicii Moldova nr. 116 din 19.07.2018. În Monitorul Oficial Nr. 309-320 art. 466, publicat la data 17.08.2018; 14. Codul electoral al Republicii Moldova nr. 325 din 08.12.2022. În Monitorul Oficial Nr. 426-427 art. 770, publicat la data 23.12.2022; 15. Legea privind administraţia publică locală nr. 436 din 28.12.2006. În Monitorul Oficial Nr. 32-35 art. 116, publicat la data 09.03.2007; 16. Legea pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind constituirea și funcționarea consiliilor locale și raionale nr. 455 din 14.11.2003. În Monitorul Oficial Nr. 248-253 art. 998, publicat la data 19.12.2003; 17. Legea cu privire la actele normative nr. 100 din 22.12.2017. În Monitorul Oficial Nr. 7-17 art. 34, publicat la data 12.01.2018; 18. Legea privind administraţia publică locală, nr. 436 din 28.12.2006. Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 032 din 09.03.2007, cu modificările ulterioare. 19. Legea privind descentralizarea administrativă, nr. 435 din 28.12.2006. Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 029 din 02.03.2007, cu modificările ulterioare. 20. Legea cu privire la statutul persoanelor cu funcții de demnitate publică, Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr.194-196 art 637 din 05.10.2010, ultima modificare 14.03.2024 21. Legea privind organizarea administrativ-teritorială a Republicii Moldova, nr.764XV din 27.12.2001, MO al RM, nr.16 art.53 din 29.01.2002, ultima modificare 16.05.2024 170

Ghidul secretarului consiliului local 22. Legea cu privire la prevederile de bază ale statutului juridic special al localităților din stînga Nistrului(Transnistria), nr.173 din 22.07.2005, Monitorul Oficial al RM nr.101-103 din 29.07.2005, cu modificările ulterioare(11.03.2024), 23. Legea privind finanţele publice locale nr. 397-XV din 16.10.2003. în Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 248-253 din 19.12.2003, cu modificările şi completările ulterioare. 24. Legea privind finanţele publice şi responsabilităţile bugetar-fiscale nr. 181 din 25 iulie 2014. Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 223-230 din 08.08.2014. 25. Legea privind controlul financiar public intern, nr. 229 din 23.09.2010 26. Legea privind Statutul-cadru al satului(comunei), oraşului(municipiului) nr. 436 din 06.11.2003 27. Legea privind Codul de conduită a funcţionarului public, nr. 25-XVI din 22.02.2008. Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 74-75/243 din 04.2008. 28. Legea privind declararea averii și intereselor personale nr. 133 din 17.06.2016, MO al RM nr. 245-246 din. 29. Legea integrității nr. 82 din 25.05.2017. În: Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr 229-243 din 07.07.2017, art. 360 30. Legea privind evaluarea integrităţii instituţionale nr. 325 din 23.12.2013, MO al RM nr.277-287 din 26.08.2016, art.586 31. Legea privind avertizorii de integritate nr.165 din 22.06.2023, Mo al RM nr. 267270 din 26.07.2023, art.451 32. Legea privind transparenţa în procesul decizional, nr.239 din 13.11.2008. Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 215-217 din 05.12.2008, art 798. 33. Legea nr.148 din 09.06 2023 privind accesul la informațiile de interes public. În: Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 234 din 08.07.2023, art. 410. 34. Legea serviciilor publice de gospodărie comunală, nr. 1402 din 24.10.2002. Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 014 din 07.02.2003, cu modificările ulterioare. 35. Legea cadastrului bunurilor imobile, nr. 1543-XIII din 25.02.98. Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 44-46/318 din 21.05.1998. 36. Legea privind achiziţiile publice, nr. 96-XVI din 13.04.07. Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 107-111 din 27.07.2007. 37. Legea privind terenurile proprietate publică şi delimitarea lor, nr. 91 din 05.04.2007. Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 070 din 25.05.2007. 38. Legea cu privire la proprietatea publică a unităţilor administrativ-teritoriale, nr. 523 din 16.07.1999. MO al RM nr. 124 din 11.11.1999, cu modificările ulterioare. 39. Legea privind administrarea şi deetatizarea proprietăţii publice, nr. 121 din 04.05.2007. Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 90-93 din 29.06.2007. 40. Legea cu privire la concesiuni, nr. 534 din 13.07.1995. Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 067 din 30.11.1995, cu modificările ulterioare. 171

Ghidul secretarului consiliului local 41. Legea exproprierii pentru cauză de utilitate publică, nr. 488 din 08.07.1999. Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 042 din 20.04.2000, cu modificările ulterioare. 42. Legea cu privire la transporturi, nr. 1194 din 21.05.1997. Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 067 din 16.10.1997, cu modificările ulterioare. 43. Legea cu privire la spaţiile verzi ale localităţilor urbane şi rurale, nr. 591 din 23.09.1999. Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 133 din 02.12.1999. 44. Legea cu privire la protecţia socială specială a unor categorii de populaţie, nr. 933 din 14.04.2000. Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 70-72 din 22.06.2000, cu modificările ulterioare. 45. Legea cu privire la asigurarea egalităţii de şanse între femei şi bărbaţi nr. 5 din 09.02.2006. Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 047 din 24.03.2006. 46. Legea privind protecția datelor cu caracter personal nr. 133 din 08.07.2011. În Monitorul Oficial Nr. 170-175 art. 492, publicat la data 14.10.2011; 47. Legea privind declararea averii și a intereselor personale nr. 133 din 17.06.2016. În Monitorul Oficial Nr. 245-246 art. 513, publicat la data 30.07.2016; 48. Hotărârea Guvernului pentru aprobarea regulamentelor cu privire la Registrul de stat al actelor locale nr. 672 din 28.08.2017. În Monitorul Oficial Nr. 322-328 art. 775 publicat la data 01.09.2017. 49. Hotărârea Parlamentului nr.442/2023 privind aprobarea Programului național de integritate și anticorupție pentru anii 2024-2028 50. Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr. 967 din 09.08.2016 cu privire la mecanismul de consultare publică cu societatea civilă în procesul decizional. În: Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 265-276 din 19.08.2016, art. 1050. 51. Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr. 728 din 26.09.2023 cu privire la site-urile web oficiale ale autorităților și instituțiilor publice și cerințele minime privind profilurile de socializare ale acestora. În: Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 404-407 din 31-10-2023, art. 958. 52. Hotărârea Guvernului Republicii Moldova privind regimul juridic al cadourilor nr. 116 din 26.02.2020, MO al RM nr.70-74 din 06.03.2020, art. 194 53. Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr.56/2023 cu privire la aprobarea Strategiei naționale de dezvoltare agricolă și rurală pentru anii 2023-2030 54. Strategia energetică a Republicii Moldova până în anul 2030, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 102/2013, 55. Strategia de mediu pentru anii 2014-2023, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 301/2014; 56. Programul național în domeniile cercetării și inovării pentru anii 2020-2023, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 381/2019; 57. Strategia națională de dezvoltare regională a Republicii Moldova pentru anii 2022-2028, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 40/2022; 58. Dispoziția Guvernului Republicii Moldova nr. 158 din 03.11.2023, Cu privire la domeniile prioritare și angajamentele pentru guvernare deschisă 172

Ghidul secretarului consiliului local pe anii 2023-2025. Disponibil: https://cancelaria.gov.md/sites/default/files/ dispozitie_nr._158-d_din_03.11.2023_cu_privire_la_domeniile_prioritare_si_ angajamente_pentru_guvernare_deschisa_pe_anii_2023-2025.pdf 59. Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr. 1027 din 21.12.2023 privind modul de înregistrare a cererilor de comunicare a informațiilor de interes public. În: Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 495-496 din 22-12-2023, art. 1215. 60. Ordinul Ministrului Finanţelor privind aprobarea Regulamentului privind modul de elaborare, monitorizare şi raportare a bugetelor pe programe nr. 187 din 24 decembrie 2013. 61. Ordinul Ministrului Finanţelor privind clasificaţia bugetară nr. 190 din 31 decembrie 2014. 62. Setul metodologic privind elaborarea, aprobarea şi modificarea bugetului, aprobat prin Ordinul Ministrului Finanţelor nr. 191 din 31 decembrie 2014. 63. Decizia CEDO Handyside c. Marii Britanie din 7 decembrie 1976, publicată pe http://cmiskp.echr.coe.int/tkp197/portal.asp?sessionId=79974042&skin=hudoc fr&action=request 64. Decizia CEDO, Autronic AG c. Elveţiei, din 12 decembrie 1988, publicată pe http://cmiskp.echr.coe.int/tkp197/portal.asp?sessionId=79974042&skin=hudoc fr&action=request. Manuale, articole, studii 1. Abordarea integratoare de gen în practică. Un set de instrumente, Metodologie, Analiză pe sectoare și Studii de caz., UNDP 2. Accesul la informațiile publice. Manual privind transparența. Ghid practic al Legii privind accesul la informațiile de interes public. Chișinău, 2024. Disponibil: https://cancelaria.gov.md/sites/default/files/ghid_practic_al_legii_privind_ accesul_la_informatiile_de_interes_public_1_0.pdf 3. Anghel P. Stiluri şi metode de comunicare. Bucureşti: Ed. Aramis, 2003. 208 p. 4. Alexandru I., Structuri, mecanisme şi instituţii administrative, vol. I, Bucureşti, 1996. 5. Alexandru I., Matei L., Serviciile publice, Bucureşti, 1999. 6. Bostan G. Noi perspective pentru intercomunalitate în Republica Moldova, 2011. 7. Bryson J., Planificarea strategică pentru organizaţiile publice şi nonprofit, Chişinău, 2001. 8. Buget curent. Manualul 5. Seria de manuale de instruire în Managementul Financiar pentru Administraţia Publică Locală. Fundaţia Parteneri pentru Dezvoltare Locală. Publicat pe http://www.fpdl.ro/publications.php?do=training_ manuals&id=10 9. Bugetarea pe bază de performanţă: Ghid pentru administraţia publică locală/ experţi: Roşcovan M., Manole T., Secrieru A.(et. al). – Ch.:„ Nova-Imprim”, SRL, 2010. – 62 p. 173

Ghidul secretarului consiliului local 10. Cioaric V. O sută de întrebări şi răspunsuri pentru o bună guvernare în Moldova, Chişinău, 2012. 11. Charier J.L. Code de la Convention europeenne des droits de l’homme. Paris: Litec, 2000. 12. Jackson J., Balducci M., Hertzog R., Swianiewicz P., Cooperare intercomunitară. Ghidul Autorităților Publice Locale, Chișinău, 2015 13. Crăciun C. Comunicarea în administrarea publică. Chişinău: AAP, 1998. 131 p. 14. Davey K. editor, Making Government Accountable. Local Government Audit in Post Communist Europe, Institutul pentru o Societate Deschisă- Budapesta, 2009. 15. Deac A. Comunicarea în administraţia publică. Curs, Universitatea Athenaeum, Bucureşti: 2010. 16. Descentralizarea fiscală. Provocări pentru Republica Moldova, Chişinău: Ed. Epigraf, 2006. 17. Dezvoltarea comunitară în Republica Moldova: realităţi şi perspective. Materialele conferinţei naţionale, 24-26 octombrie 2006, Chişinău, Editura„Elena –V.I.” SRL, 2006. 18. Dicţionar explicativ al limbii române, Bucureşti, Univers Enciclopedic, 1998, pag. 13 19. Elaborarea politicilor financiare, seria de manuale de instruire în Managementul financiar pentru administraţia publică locală, manualul 3, Fundaţia Soros – Moldova, Chişinău: Editura Prut Internaţional, 1999. 20. Ebel D.R., Peteri G. The Kosovo Decentralization Briefing Book. Fundaţia pentru o Societate Deschisă- Kosovo şi Institutul pentru o Societate Deschisă, Budapesta, 2007. 21. Furdui V., Ghidul juridic al alesului local, Chişinău: Editura TISH, 2004. 22. Ghidul alesului local, Chişinău, AAP, 2011, 2015. 23. Ghidul bunelor practici ale autorităţilor publice locale, Chişinău, 2008. 24. Ghidul de bune practici în politicile publice, Ministerul Dezvoltării Regionale și Administrației Publice, România, 2013. 25. Ghig metodologic. Integrarea prevederilor Strategiei Naționale de Dezvoltare în documentele de planificare și documente de politici publice la nivel național, Cancelaria de Stat, Chișinău, 2021 26. Ghidul OECD pentru rezolvarea conflictului de interese în administraţia publică, p.3. Prefaţă. 2003. Publicat pe http://www.oecd.org/dataoecd/13/19/2957377. pdf 27. Ghidul primarului, Chişinău: Editura„Universul”, 2005. 28. Ghidul primarului, Chişinău: Editura ARC, 2001. 29. Guegan M. Le cadre institutionnel de la cooperation intercommunale, Expose des motifs, Commission institutionnelle, www.coe.int 30. Guţuleac V. Drept administrativ. Chişinău: S. n.(Î.S. F.E.-P.„Tipografia Centrală”), 2013, p. 211 174

Ghidul secretarului consiliului local 31. Howlet M., Ramesh M., Studiul politicilor publice, Chişinău: Editura Epigraf, 2004. 32. Instruire pentru aleşii locali, Volumul I, Consilierul în rol de elaborator de politici, Manual Habitat, Chişinău: Fundaţia Soros-Moldova, 2001. 33. Management public, Bucureşti: Editura Universitară, 2005. 34. Managerul ca strateg vizionar, Bucureşti, 2000. 35. Manole T. Finanţele publice locale. Teorie şi aplicaţii. Chişinău: Ed.„Cartier”, 2000, 262 p. 36. Manual de comunicare pentru administraţia publică locală. Chişinău, Ed. Federaţiei Autorităţilor Locale din România, Iaşi, 2006. 37. Mescon A., Osnovî menedjmenta, Moskva: Delo, 1999. 38. Miroiu A., Introducere în politicile publice, Universitatea din Bucureşti, Facultatea de filozofie, 2001. 39. Mocanu V., Cetăţeanul şi procesul decizional local, IDIS„Viitorul”, editura TISH, Chişinău, 2004. 40. Mocanu V., Descentralizarea serviciilor publice, Chişinău, 1999. 41. Ostaf S., Studiu de vulnerabilitate. Taxonomia şi posibilele implicaţii ale politicilor de descentralizare asupra grupurilor vulnerabile din Moldova. Programul Comun de Dezvoltare Locală Integrată. Chişinău, 2011. 42. Prisăcaru V., Tratat de drept administrativ român, Bucureşti, 1996. 43. Planificarea investiţiilor. Seria de manuale de instruire în Managementul Financiar pentru Administraţia Publică Locală. Manualul 6. Fundaţia Parteneri pentru Dezvoltare Locală. Publicat pe http://www.fpdl.ro/publications. php?do=training_manuals&id=10. 44. Popescu L. Comunicarea în administraţia publică, Ediţia a 2-a, rev. Bucureşti: Ed. Economică, 2007. 432 p. 45. Rogojanu A. Comunicarea şi domeniul public. Bucureşti: Ed. Tehnică, 2011, 182p. 46. Savca T., Evaluarea politicilor publice – proces de determinare a eficienţei administrative, în Materialele conferinţei internaţionale ştiinţifico-practice „Administraţia publică: aspecte practico-ştiinţifice, probleme şi perspective” din 30 ianuarie 2004, CEP USM, Chişinău, 2004. 47. Shah A., Shen C. A Primer on Performance Budgeting. Capitolul 5. Expenditure Analysis, Banca Mondială. Washington, D.C., 2005. Publicat şi pe http:// siteresources.worldbank.org/PSGLP/Resources/ShahandShenpaper.pdf 48. Transparență și participare. Ghidul cetățeanului activ, Centrul CONTACT, UNDEF, Chișinău, 2013 49. Vasilache A., Bunyan D. Ghid de planificare strategică pentru dezvoltare socioeconomică, incorporând abordarea bazată pe drepturile omului şi egalitatea de gen, Chişinău, 2011. 50. Autoritatea Națională de Integritate. Ghid privind conflictele de interese. Chișinău 2020, 21p. 175

Ghidul secretarului consiliului local 51. Balan O., Șaptefrați T., Popovici A., etc. Administrația publică locală, editura Academia de Administrare Publică, Chișinău, 2018, 249 p. 52. Deliu T. Procesul decizional în administrația publică locală din Moldova, Chișinău, 2001, 54 p. 53. Platon M. Administraţia publică. Curs universitar. Chişinău: Universul, 2007. 928 p. 54. Popa V., Chiriac L., Mocanu V. Ghidul primarului. Editura Universul, Chișinău 2005, 320 p. 55. Popa V., Manole T., Mihăiluţă I. Administraţia publică locală а Republicii Moldova. Chişinău: Museum, 2000. 220 p. 56. Solomon O. Procesul decizional administrativ local din Republica Moldova prin prisma cadrului legal. În: Materialele Conferinţei internaţionale ştiinţificopractice. Chişinău: Academia de Administrare Publică, 2015. 176

Ghidul secretarului consiliului local 177