GESTION FINANCIÈRE DES ORGANISATIONS DE LA SOCIÉTÉ CIVILE Réponses pratiques à des questions essentielles

GESTION FINANCIÈRE DES ORGANISATIONS DE LA SOCIÉTÉ CIVILE Réponses pratiques à des questions essentielles

TABLE DES MATIÈRES 1. Introduction 3 2. Quelle est l’importance de la gestion financière pour 4 les organisations de la société civile? 3. Quelle est la différence entre la gestion financière des 6 entreprises à but lucratif et la gestion financière des organisations de la société civile? 4. Quelles sont les composantes de base du système 8 financier de l’organisation? Liste des principaux comptes 9 Journal quotidien 10 Budget du projet 14 Budget de l’organisation 21 Calcul du flux de trésorerie ou de la liquidité 23 5. Qu’est-ce qu’un audit financier? 26 6. Quelles sont les difficultés auxquelles on peut être 28 confronté et comment les surmonter? 7. Remarques finales 30 Annexes Annexe 1: Charte des comptes 31 Annexe 2: Journal quotidien de l’OSC 32 Annexe 3: Budget du projet 33 Annexe 4: Calcul annuel de liquidité 34

INTRODUCTION 1. Introduction Ce guide vise à aider les organisations de la société civile(OSCs) émergentes à se familiariser avec les bases de la gestion financière et à développer un système financier simple qui leur permet de disposer des données financières de base nécessaires pour prendre des décisions importantes au travail. Cela est d’autant plus important que, lors de leur création, la plupart de ces OSCs ne disposent pas de toutes les spécialisations ou compétences requises pour une gestion financière professionnelle. Ce guide vise également à aider les OSCs à traiter avec des bailleurs de fonds et des donateurs.trices potentiel.les pour réunir les ressources financières nécessaires afin de mener à bien des projets et programmes susceptibles de les aider à atteindre leurs objectifs ou à s’accroître en vue de servir un plus grand nombre de bénéficiaires. Le guide s’efforce d’adopter une méthode claire et simple pour communiquer des informations en s’appuyant sur des exemples pratiques simples afin de permettre à l’équipe administrative ou à l’équipe de travail de développer et de lire rapidement les divers états financiers de base qui sont requis dans ce domaine, sans avoir pour autant besoin d’une longue expérience ou d’une professionnalisation dans ce domaine. Remarque: Le guide n’aborde pas tous les détails liés à la gestion financière qui supposeraient beaucoup de références pour les traiter et il n’exclut pas la nécessité de s’appuyer sur une expertise spécialisée en cas de besoin. La lecture de ce guide offre plusieurs avantages car il tente d’apporter des réponses à plusieurs questions liées à la gestion financière: • Qu’est-ce que la gestion financière et quelle est son importance pour les OSCs? • Quelles sont les composantes de base du système financier de l’OSC et quelles sont les données financières à soumettre? • Comment lire les états financiers et les utiliser pour prendre les décisions appropriées? • Quelles sont les difficultés auxquelles peuvent faire face les OSCs émergentes dans le domaine de la gestion financière et comment peuvent-elles être surmontées? Le guide comprend également un exemple virtuel d’une OSC nouvellement créée qui se spécialise dans les problèmes des personnes blessées à la suite d’un conflit armé et qui ont divers handicaps. Nous suivrons cette OSC virtuelle à travers les différentes sections du guide et nous l’appellerons l’organisation Al-Amal(Espoir) pour aider les utilisateurs et les utilisatrices du guide à comprendre les idées théoriques présentées et à développer un système financier simple pour leurs OSCs. 3

FRIEDRICH-EBERT-STIFTUNG - GESTION FINANCIÈRE Quelle est l’importance de la gestion 2. financière pour les organisations de la société civile? Les fondateurs.trices et les gestionnaires d’organisations à but non lucratif en général, notamment les organisations de la société civile(OSCs), sont tenu.es de développer des compétences de base en gestion financière, telles que l’enregistrement des transactions financières quotidiennes et le développement de données financières de base pour garantir l’intégrité et l’exactitude des comptes. Dans un deuxième temps, ils/elles doivent également apprendre à lire les états financiers tels que le budget général et le budget du projet pour évaluer la situation financière de l’OSC et prendre les décisions nécessaires. Bien que les OSCs soient à but non lucratif, cela ne signifie pas qu’elles sont inutiles ou inefficaces, ou qu’elles ne cherchent pas à atteindre leur objectif avec la qualité requise et aux coûts les plus bas possibles. Cette question est importante pour deux raisons. La première est la difficulté d’obtention d’un financement et la concurrence croissante pour ses sources car le financement est accordé à des OSCs compétentes et efficientes qui peuvent servir un plus grand nombre de bénéficiaires avec les mêmes ressources que des OSCs similaires. La deuxième raison est propre à l’OSC et concerne la gestion et le contrôle internes pour assurer la bonne utilisation des fonds par l’équipe de travail, même en l’absence de contrôle externe. Une bonne gestion en général(et financière en particulier) distingue l’OSC amatrice de l’OSC professionnelle et montre le sérieux du travail de même que la capacité à servir le plus grand nombre de bénéficiaires, contribuant ainsi à atteindre l’objectif de l’OSC. En fin de compte, plus la gestion financière est solide, plus elle contribue à améliorer la continuité et la pérennité de l’OSC et à lui permettre d’obtenir davantage de financements à l’avenir. Les OSCs dépendent des dons et des subventions comme principale source de financement, et le bailleur de fonds et le/la donateur.trice ont le droit de savoir où et comment ces dons et subventions sont dépensés. Par conséquent, ces OSCs doivent être transparentes en fournissant toutes les informations financières requises avec une grande précision afin de 4

QUELLE EST L’IMPORTANCE DE LA GESTION FINANCIÈRE POUR LES ORGANISATIONS DE LA SOCIÉTÉ CIVILE? pouvoir se bâtir une bonne réputation et ainsi obtenir davantage de financements à l’avenir auprès des bailleurs de fonds actuels ou futurs. En outre, l’État sur le territoire duquel opère l’OSC, ou le ministère auquel elle est affiliée, peut demander à tout moment de consulter des comptes qui doivent toujours être présents, exacts et soumis aux lois régissant le travail selon les lois en vigueur. En effet, cela est lié à la notion de la responsabilité. 5

FRIEDRICH-EBERT-STIFTUNG - GESTION FINANCIÈRE Quelle est la différence entre la gestion financière des entreprises 3. à but lucratif et la gestion financière des organisations de la société civile? Les OSCs fournissent généralement des services qui ne visent pas à générer un profit, mais plutôt à bénéficier à des groupes sociaux spécifiques(en améliorant leur niveau de vie, ou les compétences de membres de ce groupe ou encore en les aidant à revendiquer leurs droits), tandis que les entreprises fournissent généralement des produits et des services en vue de réaliser un profit. Les gestionnaires et l’équipe de travail, que ce soit dans des entreprises à but lucratif ou des organisations à but non lucratif, doivent prendre en permanence de nombreuses décisions simples mais importantes et une gestion financière saine fournit les informations nécessaires pour prendre ces décisions, quel que soit l’objectif de l’entreprise/ organisation. Les entreprises à but lucratif et les organisations à but non lucratif s’appuient toutes deux presque sur les mêmes données financières, telles que le budget, le journal et le compte de trésorerie(liquidité). La différence entre elles se résume comme suit: • Les partenaires, les actionnaires et les parties prenantes dans les entreprises à but lucratif examinent d’abord le chiffre final des profits et des pertes, tandis que les parties prenantes dans les organisations à but non lucratif mesurent l’utilisation appropriée des ressources financières et l’allocation de ces ressources pour servir l’objectif et la mission de l’organisation. Par exemple, dans les entreprises à but lucratif, l’objectif est d’atteindre le pourcentage de profit le plus élevé et a direction regarde donc le chiffre final en bas du budget pour voir le montant du profit ou de la perte réalisée, puis elle étudie les raisons de la baisse des profits ou de leur augmentation en vérifiant le reste des chiffres. Quant aux organisations à but non lucratif, elles visent principalement à équilibrer les revenus et les dépenses dans le budget général. Dans le cas où les revenus augmentent par rapport aux dépenses, l’administration transfère l’augmentation à l’année suivante pour la dépenser sur le même projet après avoir obtenu l’approbation 6

QUELLE EST LA DIFFÉRENCE ENTRE LA GESTION FINANCIÈRE DES ENTREPRISES À BUT LUCRATIF ET LA GESTION FINANCIÈRE DES ORGANISATIONS DE LA SOCIÉTÉ CIVILE? du donateur ou de la donatrice. Elle peut aussi parfois être contrainte à restituer les montants excédentaires à l’entité donatrice. Dans l’éventualité où les dépenses venaient à augmenter par rapport aux revenus, l’organisation devrait rechercher de nouvelles sources de financement. • La méthode d’organisation et de présentation des états financiers dans les OSCs à but non lucratif vise à se concentrer sur la transparence et la responsabilité dans la façon de procéder à des dépenses séparées pour chaque projet. Dans les entreprises à but lucratif en revanche, cette méthode vise à montrer les profits et les pertes dans chaque service, produit ou projet. • Le budget général des projets à but lucratif vise à montrer les bénéfices actuels et futurs pour les actionnaires et partenaires, tandis que le budget général des organisations à but non lucratif vise à indiquer la situation financière de l’organisation, l’étendue de ses besoins de financement, et ainsi sa capacité à continuer de présenter ses programmes. 7

FRIEDRICH-EBERT-STIFTUNG - GESTION FINANCIÈRE Quelles sont les composantes 4. de base du système financier de l’organisation? Les composantes de base du système financier des OSCs ou des organisations à but non lucratif en général ne diffèrent pas des composantes du système financier des entreprises à but lucratif. Chaque organisation doit, au minimum, développer un système financier comprenant les procédures et éléments suivants: • Élaboration de la liste des comptes principaux; • Enregistrement des dépenses et des revenus sur une base quotidienne ou périodique dans ce qui est appelé Journal quotidien; • Élaboration d’un budget pour chaque projet ou programme de l’organisation; • Élaboration du budget général ou annuel de l’organisation; • Préparation périodique du rapport de liquidité pour s’assurer que les ressources financières sont sécurisées et qu’elles ne se sont pas épuisées pendant les travaux. Le guide se concentrera sur chaque étape ou élément séparément afin de simplifier le concept. Le guide fournira un exemple de travail virtuel d’une organisation nouvellement créée qui s’occupe des personnes blessées à la suite d’un conflit armé et qui souffrent de divers handicaps. Nous suivrons cette organisation virtuelle appelée Organisation Al-Amal(Espoir) dans chaque section du guide. Lors de l’étude de chaque élément du système financier de l’organisation, nous supposerons qu’Al-Amal travaille sur trois projets différents: 8

QUELLES SONT LES COMPOSANTES DE BASE DU SYSTÈME FINANCIER DE L’ORGANISATION? • Le premier consiste à enquêter sur le nombre et le type de handicaps en développant une base de données sur le site Web de l’organisation; • Le deuxième consiste à collecter des dons pour acheter des équipements et appareils d’assistance pour les personnes handicapées, comme des fauteuils roulants, des prothèses, des appareils auditifs, etc.; • Le troisième consiste à former des gestionnaires et des formateurs et des formatrices en langue des signes pour dispenser une formation aux enfants sourds ainsi qu’à un groupe de formateurs, de formatrices et de bénéficiaires. Liste des principaux comptes La première étape est l’élaboration de la liste principale des comptes(la charte des comptes). Il s’agit d’une étape essentielle sans laquelle le reste des étapes ne peut être entrepris car cette liste permet la collecte et l’appropriation de tous les types de dépenses et de revenus pour consignation dans un calendrier sur lequel s’appuyer lors du développement des différents éléments du système financier de l’organisation. Cette liste est élaborée lors de la création de l’organisation et elle est revue périodiquement afin que les dépenses et les revenus liés aux nouveaux projets soient ajoutés. La liste comprend deux types de comptes, à savoir les dépenses et les revenus. Les revenus sont des sources de financement telles que les dons, les subventions ou toute autre forme de source. Quant aux dépenses, elles varient selon la nature du projet, mais il y a certaines dépenses qui sont uniquement consacrées aux activités et d’autres qui ne sont pas liées à un projet spécifique mais à la gestion de l’organisation en général. Il s’agit des coûts fixes ou frais généraux, comme le loyer des bureaux, les factures mensuelles(eau, électricité, Internet, frais d’entretien papeterie, etc. 9

FRIEDRICH-EBERT-STIFTUNG - GESTION FINANCIÈRE Exemple: la charte des comptes de l’organisation Al-Amal Type de compte Crédit(revenus) Débit(dépenses) Nom du compte Financement Dons Autres revenus Salaires des employé.es Rémunérations des bénévoles Dépenses lors de la collecte des dons Transfert d’articles donnés Participation à des expositions et conférences Ateliers de formation Salaires des formateurs et formatrices Location des salles de formation Impression et publications Communication Voyages Remboursement des voyages Transports Équipement médical Papeterie Traduction Dépenses administratives Hébergement à l’hôtel Frais d’accueil Site Web Autres locations Annonces Autres dépenses Journal quotidien La deuxième étape est le registre quotidien ou ce que l’on appelle le Journal quotidien, où toutes les opérations comptables sont enregistrées lorsqu’elles se présentent pour être documentées et que l’on consulte lors de l’élaboration du budget général et du budget de divers projets. On utilise à cet effet les noms des dépenses et des revenus tels que mentionnés dans la charte des comptes et les éléments suivants y sont consignés: 10

QUELLES SONT LES COMPOSANTES DE BASE DU SYSTÈME FINANCIER DE L’ORGANISATION? • Numéro d’opération: Il s’agit d’un numéro de série unique de 1 à 100 selon les besoins, qui est utilisé comme référence identique aux fichiers papier pour une récupération facile des documents papier sur demande, pour vérification et examen. • Type d’opération: Un crédit(revenus) comme le financement de subventions ou de dons que nous appelons ici(A), ou un débit(dépenses diverses) désigné ici par(DE). • Historique des opérations: Il est important d’enregistrer les opérations selon l’ordre chronologique et de fixer la date de chaque opération à vérifier si nécessaire. • Nom du compte: selon la charte des comptes affichée lors de la première étape. • Nom du/de la bénéficiaire: Le nom du/de la bénéficiaire doit être ajouté à côté de chaque processus en fonction du paiement. Si le paiement est lié au loyer du bureau, alors le/la bénéficiaire est le/la propriétaire du bien ou son/sa mandataire, si le paiement est lié aux salaires alors le/la bénéficiaire est l’employé.e, si le paiement est lié à la livraison d’un fauteuil roulant à l’un.e des bénéficiaires alors le/la bénéficiaire est la personne utilisant la chaise ou l’une des associations, et ainsi de suite. • Type de bénéficiaires: Il figure sur le type de preuve ou de document attestant du processus engagé, comme les reçus, les factures ou la signature du/de la bénéficiaire sur le reçu. Dans certains cas, notamment dans les OSCs ou les organisations à but non lucratif, lorsqu’aucun document ne peut être fourni, le champ est alors laissé vide, et la raison de l’absence doit être clarifiée sur le document. • Numéro de document: Il s’agit du numéro de facture ou du numéro de virement bancaire ou encore du document utilisé. Il sert de référence identique aux fichiers papier pour une récupération aisée du document sur demande pour vérification ou révision. • Description du processus: Le type d’opération est brièvement expliqué, qu’il s’agisse d’un salaire, d’un abonnement, d’une indemnité de déplacement, de l’organisation d’un événement ou d’une activité spécifique, etc. afin que toute personne qui révise les comptes comprenne la raison du processus comptable. • Montant: Vous devez vous assurer que le montant est défini avec précision et dans la bonne devise, en particulier si l’organisation traite dans plusieurs devises, telles que le dollar et la livre sterling, par exemple. Vous trouverez ci-après un exemple d’enregistrement de deux types de dépenses pour l’organisation Al-Amal liées aux deuxièmes et troisièmes projets: Le premier lot concerne la traduction de livres en braille(la langue utilisée par les nonvoyants pour lire) et le second concerne le salaire des instructeurs et instructrices en langue des signes pour sourds-muets. Au moment de commencer à travailler à l’élaboration du budget, il est important de préparer une liste de toutes les dépenses associées à la mise en œuvre du projet puis de travailler sur le calcul du montant approprié pour chacune de ces dépenses. Par exemple: 11

FRIEDRICH-EBERT-STIFTUNG - GESTION FINANCIÈRE Numéro de l’opération 16 19 Type de l’opération De De Date de l’opération 16/03/2015 19/03/2015 Nom du compte Traduction Salaires des formateurs et formatrices Nom du/de la bénéficiaire Université de Beyrouth Institut des sourds-muets Le journal quotidien de l’organisation Al-Amal au mois de février pourrait ressembler à ceci: Le journal quotidien – février 2015 Numéro de l’opération Type de Date de l’opération l’opération Nom du compte Nom du/de la bénéficiaire 1 À 01/02/2015 Financement Compte du projet 2 De 02/02/2015 Papeterie Office Solutions 3 De 03/02/2015 Transport Amr 4 De 04/02/2015 Communication Houssem 5 De 05/02/2015 Salaires des employé.es Karim 6 De 06/02/2015 Salaires des employé.es Issam 7 De 07/02/2015 Salaires des employé.es George 8 De 08/02/2015 Annonces Facebook 9 De 09/02/2015 Web site Google Drive 10 De 10/02/2015 Voyage Karim 11 De 11/02/2015 Hébergement dans des hôtels Karim 12 De 12/02/2015 Remboursements voyage Karim 13 De 13/02/2015 Équipement médical Magasin d’équipements médicaux 14 De 14/02/2015 Équipement médical Magasin d’équipements médicaux 15 À 15/02/2015 Dons Compte du projet 16 De 16/02/2015 Traduction Université de Beyrouth 17 De 17/02/2015 Annonces Journal El Watan 18 De 18/02/2015 Papeterie Office Solutions 19 De 19/02/2015 Salaires des formateurs Institut des sourd.es-muet.ttes et formatrices Les revenus sont marqués en rouge pour être distingués des dépenses. 12

Type de bénéficiaire Facture Facture QUELLES SONT LES COMPOSANTES DE BASE DU SYSTÈME FINANCIER DE L’ORGANISATION? Numéro° du document 515 453 Descriptif de l’opération Traduction de 18 livres en langue X Former 19 personnes à la langue des signes Montant USD 1.080 333 Type de bénéficiaire Virement bancaire Facture Reçu Reçu Bulletin de salaire Bulletin de salaire Bulletin de salaire Facture Facture Facture Facture Reçu Facture Facture N/A Facture Facture Facture Facture Numéro° du document 500 501 502 503 504 505 506 507 508 509 510 511 512 513 514 515 516 517 518 Descriptif de l’opération La première tranche de financement du projet Conception et impression de questionnaires Frais de Transport lors de la collecte de données Couvrir les appels internationaux relatifs au travail Salaire du mois de février Salaire du mois de février Salaire du mois de février Frais de Publicité payée Un abonnement mensuel à un espace base de données pour le mois de février Location de voiture de Damas à Beyrouth 2 nuitées dans un hôtel Coût des repas lors du voyage Achat de 5 fauteuils roulants Achat de 10 prothèses Revenus de la cérémonie de collecte des dons du 15 mars Traduction de 18 livres en braille Coût d’une annonce dans le numéro du 25 février Impression de 3 carnets de reçus Former 19 personnes au langage des signes Montant USD (10.000) 57 24 14 100 200 300 160 89 90 80 75 2.250 4.198 (1.760) 1.080 68 18 333 13

FRIEDRICH-EBERT-STIFTUNG - GESTION FINANCIÈRE Budget du projet La troisième étape consiste à élaborer le budget du projet: il s’agit de la description financière du plan de travail du projet qui spécifie comment utiliser les ressources financières pendant les travaux pour atteindre les objectifs du projet. Le budget permet également de mesurer et d’évaluer la performance de l’organisation et de l’équipe de projet. En outre, il est considéré comme l’un des outils utiles dans la planification et le contrôle de l’exécution du travail et de l’utilisation des ressources de l’organisation. Il est important que le budget du projet soit transparent et réaliste(c’est-à-dire réalisable). Un budget initial doit être élaboré pour chaque projet de l’organisation lors de la planification de celui-ci. Il est élaboré par le/la responsable de l’organisation ou le/la chef.fe de projet(en coopération avec le directeur ou la directrice financier ou le.la comptable le cas échéant) pour le présenter aux bailleurs de fonds potentiels et connaître le coût du travail et ses besoins et la capacité de l’organisation à fournir les ressources nécessaires à cet effet. Au début de la mise en œuvre du projet, le budget doit être revu périodiquement(au moins une fois par an) et un budget final doit être présenté à la fin du projet. Lors de son élaboration, le budget dépend de la charte des comptes(liste des comptes principaux) en termes de dénomination des dépenses et des revenus avec l’ajout à cette liste si nécessaire. Le budget périodique ou annuel dépend du journal quotidien pour calculer les montants des dépenses et des revenus. Chaque projet doit disposer d’un budget indépendant du reste des projets pour le contrôle interne, afin que les paiements et les dépenses ne soient pas mixtes, d’autant plus que chaque projet financé sera très probablement différent du reste des projets. Avant d’élaborer un budget de projet, il faut répondre aux questions suivantes: • Quel est le but principal(ou les objectifs) du projet? • Quelles activités doivent être entreprises pour atteindre les objectifs du projet? • Quelles sont les ressources financières et humaines nécessaires pour mener à bien ces activités? • Quelle est la disponibilité des ressources et quelle(s) est/sont leur source(s)? Après avoir entièrement répondu à ces questions, vous pourrez commencer à élaborer le budget du projet et à réfléchir aux revenus et aux dépenses comme mentionné précédemment. De retour à l’organisation Al-Amal, nous développerons le budget du deuxième projet de l’organisation lorsque nous travaillerons sur le projet, étape par étape. Au moment de commencer à travailler sur l’élaboration du budget, il est important de préparer une liste de toutes les dépenses liées à la mise en œuvre du projet puis de travailler sur le calcul du montant approprié pour chacune de ces dépenses. Par exemple: 14

QUELLES SONT LES COMPOSANTES DE BASE DU SYSTÈME FINANCIER DE L’ORGANISATION? Type de dépenses Rémunération et salaires des nouveaux.lles employé.es Méthode de calcul du montant Dans le cas où l’employé.e ne connaît pas la rémunération appropriée, on peut se renseigner auprès des organisations ou partenaires similaires ou consulter des offres d’emploi semblables Exemple Le nombre d’employé.es requis étant de 2 x le salaire mensuel et une rémunération appropriée pour chaque employé.e soit 1.500 dollars US par mois x 3 mois Période de mise en œuvre du projet= 9.000 Montant(USD) 9.000 Rémunération et salaires des employé. es actuel.les Un pourcentage du salaire des employé.es actuel.les travaillant sur plus d’un projet Salaires des consultant.es Les consultant.es sont souvent rémunéré.es pour le nombre de jours ouvrables Exemple: un.e agent.e de communication et de financement travaille avec un salaire de 1.500 dollars. Le directeur ou la directrice de l’organisation supervise également la préparation des rapports pour ce projet et gère la relation avec le donateur.trice à raison de 10% de son temps par mois. Supposons que son salaire soit de 3.000 USD par mois x 3 mois= 900 USD Exemple: les conseiller.es sont requis pour une période de dix jours chacun avec des frais d’une journée de 100 dollars. Donc la somme est 2 x 10 x 100= 2.000 3.150 2.000 Rémunération des bénévoles Les bénévoles sont souvent remboursé.es pour les dépenses de base telles que le transport et les repas durant le travail Exemple: 3 bénévoles sont 270 nécessaires pour une période de 3 jours pour mettre en œuvre une activité de financement pour les personnes handicapées. 3 volontaires x(20 dollars de compensation pour les repas pendant le travail pour chaque volontaire tous les jours+ 10 dollars pour le transport par jour ouvrable) x 3 jours ouvrables= 270 Equipements et prothèses pour personnes handicapées Cette dépense est spécifique au projet et se rapporte à ses objectifs de fournir des équipements auxiliaires et des appareils aux mutilés de guerre Exemple: il est nécessaire de fournir 10 fauteuils roulants d’une valeur de 500 dollars par chaise x 10= 5.000+ dix aides auditives d’une valeur de 300 dollars par appareil x 10= 3.000, donc le total est de 8.000 8.000 15

FRIEDRICH-EBERT-STIFTUNG - GESTION FINANCIÈRE Équipements Voyage et déplacements Location et factures Parfois, le projet nécessite Exemple: Il est nécessaire 500 l’achat d’équipements d’acheter une nouvelle caméra supplémentaires tels que: un pour le projet d’une valeur ordinateur pour les nouveaux. de 250 USD+ un ordinateur lles employé.es, un portable pour servir les ordinateur portable, un consultant.es, 250= 500 appareil photo, etc. Le projet nécessite parfois Exemple: Le projet nécessite de 530 des déplacements à se rendre dans les gouvernorats l’intérieur et à l’extérieur du voisins et éloignés comme suit: pays dans lequel il opère, et ces coûts comprennent le transport avec la voiture du projet, qui nécessite de l’essence, de l’entretien, l’assurance, des voyages en voiture privée, en train ou en avion. Les coûts doivent être calculés pour les repas et l’hébergement pendant le voyage si le voyage comprend un voyage de plus d’une journée et le séjour dans un hôtel ou dans différents endroits • Les voyages vers les gouvernorats voisins qui se terminent pendant la journée et ne nécessitent pas d’hébergement pendant la nuit: le nombre de voyages 2 x les frais de transport, qui sont du carburant à 50 dollars pour le voyage+ 30dollars repas= 160 dollars • Voyages dans des provinces éloignées nécessitant un hébergement pendant la nuit: Nombre de voyages 2 x frais de transport, qui sont le carburant pour 75 dollars pour le voyage+ 50 dollars pour les repas+ 60 dollars pour un hôtel pour deux personnes= 370 dollars, donc le total de tous les voyages est de 370+ 160= 530 dollars L’organisation assume de Exemple: Une organisation 750 nombreuses dépenses fixes dispose d’un bureau pour un provenant du loyer des loyer mensuel de 900 dollars bureaux(ou bureaux), des et le coût des factures d’eau, factures d’eau, d’électricité, d’électricité, d’Internet et d’Internet, d’entretien etc. d’entretien est de 350 dollars. Le loyer et ces factures L’organisation travaille sur doivent être prélevés sur cinq projets de taille similaire les projets sur lesquels dans l’année, donc la part de l’organisation travaille à des ce projet provenant de ces tarifs appropriés dépenses est de 5/1250= 250 dollars x 3 mois, période de mise en œuvre du projet= 750 dollars 16

QUELLES SONT LES COMPOSANTES DE BASE DU SYSTÈME FINANCIER DE L’ORGANISATION? Papeterie Diverses dépenses Les frais de papeterie (stylos, papiers, encre de lecture, etc.) peuvent sembler mineurs mais ils s’accumulent au cours de l’année et doivent être pris en charge par divers projets à des taux appropriés Exemple: la papeterie coûte environ 750 dollars tout au long de l’année et l’organisation travaille sur cinq projets de taille similaire dans l’année, de sorte que la part de ce projet est de 5/750= 150 dollars Pour couvrir les dépenses urgentes non comptabilisées qui représentent un pourcentage simple ne dépassant pas 5% de la valeur totale du budget Exemple: Les dépenses totales pour ce projet sont la somme des dépenses antérieures s’élevant à 24350 dollars. Pour tenir compte des provisions pour dépenses d’urgence imprévues de 5%(24350 x 100/5= environ 1217 dollars Total des dépenses 150 1.217 25.567 USD Il est important ici de faire la distinction entre les dépenses pour le projet uniquement et les dépenses indirectes(qui sont les dépenses fixes de l’organisation et qui doivent être engagées sur plus d’un projet, telles que les salaires des personnes travaillant sur plus d’un projet, en plus du loyer des bureaux, des factures d’électricité et d’eau, de la papeterie, de l’entretien, etc.). Remarque importante: la plupart des donateurs.trices évitent de couvrir les dépenses fixes de l’organisation, préférant prendre en charge uniquement les dépenses directes du projet. Si votre organisation est relativement petite ou dépend en grande partie de subventions, elle peut se trouver dans une situation difficile, incapable de faire face à ses dépenses fixes. Nous vous suggérons de calculer précisément les dépenses fixes, en indiquant le pourcentage de temps alloué à chaque projet pour chaque personne de l’équipe de travail et le pourcentage de l’espace de bureau alloué au projet etc. Il conviendra d’inclure ces données dans la proposition de financement pour le/la donateur.trice(ou un groupe de donateurs.trices), à condition qu’il ne dépasse pas 10 ou 15% de la valeur du financement total proposé, afin d’augmenter les chances que le financement soit accepté par les donateurs.trices. Après avoir préparé une liste de toutes les dépenses associées à la mise en œuvre du projet, un travail est effectué sur le calcul des revenus associés au projet. Par exemple, pour les revenus. 17

FRIEDRICH-EBERT-STIFTUNG - GESTION FINANCIÈRE Type de revenus Détail Exemple Financement d’une entité ou d’entités donatrices Dons Le projet peut être partiellement financé par un bailleur de fonds(ou plusieurs entités), et c’est le cas idéal pour l’organisation. Toutefois cela ne se produit pas de façon permanente et la plupart du temps les revenus proviennent de plusieurs sources Nous supposerons que ce projet est partiellement financé(environ 50%) par un bailleur de fonds). Les dons sont distribués par plusieurs organismes(individu. es ou institutions) et généralement sous forme de petits montants pour soutenir un objectif ou un projet Nous supposerons que l’organisation Al-Amal a organisé un dîner de charité pour collecter des dons afin d’acheter des équipements auxiliaires pour personnes handicapées et qu’elle a reçu dix dons comme suit(10 dons de 50 dollars+ 5 dons de 100 dollars+ 3 dons de 500 dollars + 2000 dons= 4500 dollars) Autres revenus Total des revenus Il existe également d’autres sources de revenus, par exemple: • Dotation, par laquelle l’organisation obtient des rendements de certains investissements détenus par une personne ou une institution(le/la donateur.trice) au profit de l’organisation. • L’équipe fait parfois don de son propre argent au projet. • Elle peut parfois utiliser l’excédent du financement des autres projets pour financer le déficit d’un projet, mais cela nécessite bien sûr l’approbation préalable du/ de la donateur.trice ou du bailleur de fonds. Nous supposerons que les autres revenus sont de 0 Nous supposerons que les autres revenus sont de 0 Montant(USD) 12.500* 4.500 0 17.000 USD 18

QUELLES SONT LES COMPOSANTES DE BASE DU SYSTÈME FINANCIER DE L’ORGANISATION? Dans la plupart des cas, le financement fourni par un.e donateur.trice est un financement limité à des activités spécifiques(financement restreint) et convenu à l’avance dans le cadre du projet et du budget prévu.. Parfois, le financement est ouvert à l’organisation afin que l’équipe de direction décide de l’affectation des dépenses en fonction des besoins. La forme finale et résumée du budget est décrite ci-dessous, en notant que la forme budgétaire peut différer d’une organisation à l’autre, de sorte que certaines d’entre elles utilisent la première forme(les revenus et les dépenses sont opposés et la différence en bas montre l’existence d’un excédent ou d’un déficit budgétaire) tandis que certaines organisations choisissent de fixer un budget selon la deuxième forme(revenus en-dessus et dépenses en bas. Après avoir soustrait les dépenses, le déficit ou l’excédent apparaît). Première forme Budget pour le deuxième projet de l’organisation Al-Amal Recueillir des dons pour acheter de l’équipement et des appareils fonctionnels pour les personnes handicapées Revenus Nom du compte Solde du compte Subventions 12.500 Dons Autres revenus 4.500 0 Total des revenus 17.000 Dépenses Nom du compte Rémunération et salaires des nouveaux.lles employé.es Rémunération et salaires des employé.es actuel.les Salaires des consultant.es Rémunération des bénévoles Equipements et prothèses pour personnes handicapées Equipements Voyages et déplacements Location et factures Papeterie Dépenses diverses Total des dépenses Déficit Solde du compte 9.000 3.150 2.000 270 8.000 500 530 750 150 1.217 25.567 8.567 19

FRIEDRICH-EBERT-STIFTUNG - GESTION FINANCIÈRE Deuxième forme Budget pour le deuxième projet de l’organisation Al-Amal Recueillir des dons pour acheter de l’équipement et des appareils fonctionnels pour les personnes handicapées Nom du compte Revenus Subventions Dons Autres revenus Total des revenus Dépenses Rémunération et salaires des nouveaux.lles employé.es Rémunération et salaires des employé.es actuel.les Salaires des consultant.es Rémunération des bénévoles Équipements et prothèses pour personnes handicapées Équipements Voyages et déplacements Location et factures Papeterie Dépenses diverses Total des dépenses Différence(déficit) Solde du compte 4.500 4.500 0 17.000 9.000 3.150 2.000 270 8.000 500 530 750 150 1.217 25.567 8.567 En jetant un rapide coup d’œil au crédit et au débit(dépenses et revenus) du budget précédent, on constate qu’il y a une différence entre les dépenses et les revenus (déficit budgétaire) d’environ 8.000 dollars. Cela place la gestion de l’organisation et de l’équipe de travail devant deux options de base: 20

QUELLES SONT LES COMPOSANTES DE BASE DU SYSTÈME FINANCIER DE L’ORGANISATION? • Augmenter les revenus: Pour financer le déficit et mettre en œuvre le projet dans sa forme actuelle en communiquant avec un plus grand nombre de donateur. trices et en soumettant des propositions financières avec une explication de ce qui a été collecté et des sources de financement actuelles, ou en travaillant à collecter plus de dons auprès de différentes personnes et entités. • Réduire les dépenses: En examinant les dépenses article par article pour tenter de restreindre les dépenses inutiles telles que les déplacements, le transport, en diminuant et le nombre d’employé.es ou de bénévoles, ou en imputant les dépenses indirectes de l’organisation à d’autres projets encore. On peut encore dans le pire des cas, en limiter les activités du projet ou le nombre de ses bénéficiaires. Budget de l’organisation La quatrième étape consiste à élaborer le budget global de l’organisation. Nous élaborons le budget global de l’organisation avec le même principe que le précédent mais en totalisant tous les projets de l’organisation ainsi que le total de toutes les dépenses et revenus selon l’exemple suivant. Nous avons ajouté deux colonnes supplémentaires à droite pour comparer le budget fixé au début de l’année car il est très possible que les dépenses et revenus diffèrent de ce qui est attendu au début de l’année ou au démarrage du projet. L’exemple montre un déficit prévu dans le budget de l’organisation de 5.370 dollars alors que le déficit réel atteint à la fin de l’année n’est que de 2.680 dollars. L’organisation a réussi à obtenir un montant plus important de la part des donateurs.trices et ses dépenses ont été inférieures aux prévisions pour des raisons intentionnelles ou non. Elle a donc pu réduire le déficit. 21

FRIEDRICH-EBERT-STIFTUNG - GESTION FINANCIÈRE Budget de l’organisation Al-Amal à la fin de l’année Nom du compte Solde du compte Solde réalisé Différence Revenus Subventions 50.000 55.000 +5.000 Dons 10.000 7.000 -3.000 Autres revenus 3.000 2.000 -1.000 Total des revenus 63.000 64.000 +1.000 Dépenses Rémunération et salaires des nouveaux.lles employé.es 12.000 13.000-1.000 Rémunération et salaires des employé.es actuel.les 20.000 2.000 0 Salaires des consultant.es 4.000 5.000 -1.000 Rémunération des bénévoles 500 300 1.000 Equipements et prothèses pour personnes handicapées 8.000 7.000 300 Dépenses lors de la collecte des dons 1.500 1.200 -180 Transport des articles offerts 500 680 400 Participation aux expositions et conférences 700 300 290 Ateliers de formation 990 700 200 Salaires des formateurs et formatrices 1.200 1.000 -50 Location des salles de formation 350 400 0 Équipements 500 500 130 Voyages et déplacements 530 400 -600 Location et factures 14.400 15.000 0 Papeteries 200 200 2.000 Dépenses diverses 3.000 1.000 1.690 Total des dépenses Différence(déficit) 68.370 5.370 66.680 2.680 22

QUELLES SONT LES COMPOSANTES DE BASE DU SYSTÈME FINANCIER DE L’ORGANISATION? Calcul du flux de trésorerie ou de liquidité La cinquième étape consiste à calculer les prévisions de trésorerie. Les organisations à but lucratif et à but non lucratif doivent être financièrement solvables, c’est-à-dire que leur financement ne doit pas se tarir pendant les travaux car cela entraînerait un retard dans l’achèvement du projet et impacterait la réalisation de ses objectifs au service des bénéficiaires. Par conséquent, l’un des outils les plus importants utilisés dans la gestion financière pour assurer la solvabilité de l’organisation est la détermination de la liquidité. Ce rapport est très important pour prédire la situation financière de l’organisation à court terme car il montre quand l’organisation espère obtenir un financement, quand elle doit le dépenser et la période pendant laquelle elle aura un excédent ou un déficit. Cela permet à l’organisation de planifier et de prendre les décisions nécessaires à l’avance. Il est très important pour les organisations à but non lucratif de se concentrer sur ce rapport car leur financement n’est pas garanti et elles n’obtiennent souvent pas un flux de financement régulier. Par exemple, l’organisation peut recevoir une subvention à un moment donné, puis plusieurs mois peuvent s’écouler avant d’en obtenir une autre et de surcroît de manière intermittente et instable. La plupart des organisations mettent à jour ce rapport tous les trois ou quatre mois afin que chaque chef.fe de projet détermine son besoin de financement dans la période qui suit(par exemple pour chacun des trois mois à venir) ainsi que le moment de réception des revenus des bailleurs de fonds. Le/la directeur.trice de l’organisation ou Le/la directeur.trice financier (le cas échéant) recueille des informations et détermine l’adéquation de l’organisation et la viabilité du financement au cours de cette période. À ce stade, se pose alors la question de savoir quelle est la différence entre le budget et le rapport de liquidité. Le budget et le rapport sont nécessaires à l’organisation et à sa gestion financière car ils se complètent. Le budget décrit la situation financière de l’organisation ou du projet à un moment déterminé, à savoir lorsque le projet commence ou se termine, par exemple. Il ne fournit aucune information sur le moment où chaque élément de dépenses sera dépensé et quand les revenus seront reçus. Quant au rapport de liquidité, il montre la situation financière de l’organisation dans son ensemble ou pour chaque projet mois par mois, car il présente les dépenses et les revenus dans l’ordre chronologique de leur occurrence, en relevant tout déficit ou excédent auquel l’organisation peut être exposée. Quels sont les éléments du rapport? Le rapport se compose de deux sections principales: les recettes ainsi que les dépenses attendues, selon la liste des principaux comptes(charte des comptes). Les revenus et les dépenses sont projetés sur la base de l’expérience antérieure dans des projets similaires ou sur la base des informations dont dispose l’équipe de travail. 23

FRIEDRICH-EBERT-STIFTUNG - GESTION FINANCIÈRE Si on revient à l’organisation Al-Amal à titre d’exemple, et à la lumière de l’exemple suivant de l’affiche qui fournit le compte de liquidité de l’organisation au cours du premier trimestre de 2015, nous commencerons par les revenus attendus et supposerons qu’elle a convenu avec les bailleurs de fonds de recevoir le financement de 50.000 dollars en trois phases comme suit: la première tranche en février(15.000 dollars), la même somme en juillet et 20.000 dollars au mois d’octobre. L’organisme s’attend également à recevoir 10.000 dollars suite à ses efforts de financement au cours de l’année, comme le montre l’exemple. Ensuite, nous répartirons les dépenses mentionnées dans le budget de manière hypothétique sur les mois de l’année comme suit: Budget de l’organisation Al-Amal à la fin de l’année Type de compte Revenus Nom de compte Dons Autres revenus Rémunération et salaires des nouveaux.lles employé.es Rémunération et temps de travail des employé.es actuel.les Salaires des consultant.es Rémunération des bénévoles Équipement prothèses pour les personnes handicapées Dépenses lors de la collecte des dons Transports des articles donnés Participations aux expositions et conférences Ateliers de formation Salaires des formateurs et formatrices Location des salles de formation Equipements Voyages et transport Attendu Attendu Avril 2015 Mars 2015 (15.000) 1.667 1.667 1.000 200 2.000 200 500 130 Attendu Attendu Fevrier 2015 Janvier 2015 (2.300) (1.200) 1.667 1.000 150 1.667 1.000 150 200 300 300 400 600 200 24

QUELLES SONT LES COMPOSANTES DE BASE DU SYSTÈME FINANCIER DE L’ORGANISATION? Location et factures Papeterie Dépenses diverses Total des dépenses attendues pour un mois Liquidité disponible (revenus après soustraction cumulative des dépenses) 1.200 2.867 1.200 200 1.000 7.597 1.200 1.200 5.717 4.317 (4.436) Après avoir couvert les 0 dépenses (1.119)-1.998 mensuelles de février et janvier Nous notons que certains mois il y a un excédent pour l’organisation(c’est-à-dire que les revenus dépassent les dépenses), comme en février et mars, et que pour certains mois il n’y a pas de liquidité, comme pour le premier mois, alors que l’organisation réalise un déficit en avril(c’est-à-dire que les dépenses dépassent les revenus); ce qui signifie que l’organisation fera face à des difficultés pour financer ses dépenses. Elle souffrira également d’un manque de liquidités car les excédents des mois précédents ne couvrent pas ce déficit. Et c’est ce que le budget ne montre pas. Comment l’organisation peut-elle combler ce déficit? Une organisation peut effectuer l’une des opérations suivantes: 1. Elle peut, dans la mesure du possible, modifier le programme de ses projets et activités pour s’aligner davantage avec les dates des paiements(revenus). 2. Elle peut demander aux donateurs et donatrices de modifier la date et l’heure des paiements en fonction des dates des activités ou des dépenses. 3. Elle peut négocier avec les bénéficiaires des paiements afin qu’ils/elles encaissent leurs paiements plus tard. 4. L’organisation peut emprunter à la banque ou à une autre partie pour couvrir ses obligations. Cette procédure n’est pas souhaitable en raison des intérêts sur les dettes et aussi en raison du temps et des efforts consacrés au remboursement de ces dettes. Calculez maintenant la liquidité de votre organisation à l’aide du tableau de l’annexe 3. 25

FRIEDRICH-EBERT-STIFTUNG - GESTION FINANCIÈRE 5. Qu’est-ce qu’un audit financier? Il incombe à la direction de l’organisation de s’assurer de l’exactitude de ses états financiers, de surveiller tout déséquilibre ou insuffisance du budget et de vérifier qu’il n’y a pas d’erreurs, qu’elles soient intentionnelles ou non de la part des employé. es. Toutefois, dans les derniers stades du développement de l’organisation et après qu’elle ait élaboré son système financier et exercé ses activités pendant plusieurs années, elle peut franchir une étape professionnelle avancée, qui consiste à réaliser l’audit financier annuel. L’audit financier est défini comme un examen indépendant du système financier et des états financiers de l’organisation conduit par des spécialistes financiers. Certains pays exigent que toutes les organisations à but lucratif et à but non lucratif effectuent un audit financier annuel dans le cadre des lois régissant le travail de ces organisations dès leur enregistrement. Dans d’autres pays, cette procédure est facultative. Par ailleurs, les responsables de l’organisation doivent connaître toutes les lois connexes, toutes les obligations de l’organisation et leur mise en œuvre. La réalisation d’un audit financier est une étape positive qui donne une impression de professionnalisme de l’organisation et augmente sa crédibilité et sa transparence, en particulier pour les bailleurs de fonds et les donateurs.trices qui veulent s’assurer que leur argent et leurs dons vont entièrement aux bénéficiaires qu’ils/elles veulent aider. Certain.es donateurs.trices refusent de traiter avec des organisations qui n’effectuent pas d’audit financier annuel. Dans le cas où vous souhaitez mener un audit financier ou que vous y êtes obligé.e, vous devez faire affaire avec un.e comptable agréé.e indépendant.e qui procède à une série de tests sélectifs sur les comptes, tests sur la base desquels il est jugé si les rapports financiers de l’organisation sont fiables ou non. L’auditeur ou l’auditrice 26

QU’EST-CE QU’UN AUDIT FINANCIER? examinent les données et les accords avec les donateurs et donatrices et les comparent avec les paiements et les comptes bancaires pour émettre son rapport à la fin de la période d’audit, qui prend généralement plusieurs jours à environ une semaine. En cas d’audit financier, l’organisation désigne un comité pour sélectionner l’auditeur ou l’auditrice, lui fournir les données requises, répondre à ses questions et revoir son rapport final. 27

FRIEDRICH-EBERT-STIFTUNG - GESTION FINANCIÈRE Quelles sont les difficultés 6. auxquelles on peut être confrontés et comment les surmonter? Une organisation peut faire face à un ensemble de difficultés lorsqu’elle est établie et tente de développer un système financier précis lui permettant de prendre les décisions appropriées et d’acquérir davantage de financement, notamment: • Travailler dans des circonstances exceptionnelles: Les OSCs travaillent parfois dans des conditions difficiles, telles que le manque de ressources financières et humaines et l’absence de cadre juridique réglementant leur travail. Cela entrave leur capacité à construire un système financier intégré et précis en raison du manque de temps ou de compétences pour l’élaborer. En outre, certaines OSCs travaillent parfois dans des circonstances exceptionnelles, telles que des situations de guerre, de conflits armés et de catastrophes, de sorte que l’assistance des bénéficiaires devient urgente et augmente le volume de travail de l’OSC tandis que les questions d’organisation telles que la gestion financière deviennent secondaires et sont placées au bas de l’échelle des priorités. Cette situation est normale et connue mais cela ne signifie pas pour autant qu’il faille négliger ces aspects sur le long terme, surtout si ces conditions perdurent pendant longtemps. En effet les bailleurs de fonds et les donateurs.trices, bien que sensibles à ces conditions, ne toléreront pas, à long terme, le manque d’exactitude et de transparence ou l’incapacité de fournir des données et des rapports financiers intégrés. Par conséquent, la direction des OSCs doit veiller à la construction d’un système financier intégré et précis qui les aide à continuer à travailler et à obtenir plus de financement. • Difficulté à obtenir les données ou documents requis: Parfois, en raison de la nature du travail ou des circonstances environnantes, il est difficile pour l’OSC d’obtenir les factures ou les reçus qui doivent être disponibles et documentés dans les dossiers de l’OSC. C’est également un problème connu et cela peut arriver de temps en temps, mais il doit demeurer exceptionnel. De même, il est nécessaire de disposer de ces données et de tout mettre en œuvre pour les 28

QUELLES SONT LES DIFFICULTÉS AUXQUELLES ON PEUT ÊTRE CONFRONTÉS ET COMMENT LES SURMONTER? obtenir quelles que soient les circonstances. Lorsque cela s’avère impossible, le cas est documenté par une lettre écrite signée ou un e-mail du directeur ou de la directrice compétent.e expliquant la raison de l’absence de telles données et ces pièces seront jointes aux dépenses et conservés dans les fichiers de l’OSC pour référence si nécessaire. • Difficulté à prévoir la liquidité requise: Les OSCs travaillent sur différents projets en termes de type et de taille et dans de nombreux cas, elles peuvent avoir du mal à anticiper la liquidité requise: c’est ce que nous avons mentionné lorsque nous parlions du rapport de liquidité et de ses composants. Cependant, il reste à mettre l’accent sur le fait que, généralement, les conditions de travail entourant les OSCs changent rapidement et parfois radicalement, étant donné que des ressources financières supplémentaires peuvent être disponibles auprès des donateurs et donatrices. Cette éventualité peut pousser ces OSCs à entreprendre de nouveaux projets plus importants que leurs capacités du moment et elles auront alors besoin de plus de ressources humaines ainsi que de plus de salaires, ce qui se reflètera dans leurs besoins en espèces. L’inverse est également vrai dans la mesure où les projets sont parfois nombreux ou bien le financement difficile à obtenir à tel point que cela peut contraindre l’OSC à se passer de certain.es employé.es ou des bureaux qu’elle occupe. Par conséquent, la direction de l’OSC doit être prudente lors de la planification de ses activités et de ses besoins en liquidités et elle doit faire en sorte que son plan soit très flexible pour s’adapter aux changements afin de profiter des opportunités tout en réduisant les risques et les problèmes de manque de financement. Certaines OSCs tablent sur l’expérience pour déterminer le besoin de liquidités au vu des années précédentes et sur l’anticipation de certains changements comme les augmentations ou diminutions. Cependant, cette méthode ne fonctionne pas en cas de fluctuations importantes des circonstances, de sorte qu’un plan alternatif doit être disponible en cas de besoin, comprenant des procédures d’expansion rapide et des ressources humaines prêtes à l’emploi susceptibles d’être disponibles en cas de besoin. Le plan comprend également un ensemble de mesures qui peuvent être prises en l’absence de financement, telles que la recherche de sources de financement supplémentaires et rapides, ainsi que l’identification des dépenses inutiles qui peuvent être supprimées à l’instar des déplacements, des bureaux supplémentaires ou des dépenses non essentielles des employé.es. Dans tous les cas, les OSCs conseillent généralement de ne pas employer de nombreuses personnes avec des contrats fixes, mais de prévoir plutôt des contrats liés à des projets, c’est-à-dire des contrats spécifiques qui prennent fin au terme du projet, un engagement à des baux flexibles et non à long terme et aussi de commencer avec des espaces de bureaux limités et extensibles au lieu de commencer par de grands espaces coûteux. 29

FRIEDRICH-EBERT-STIFTUNG - GESTION FINANCIÈRE 7. Remarques finales Le guide a essayé de considérer la gestion financière des OSCs du point de vue de praticien.nes non spécialistes. Il résume l’importance de la gestion financière pour les OSCs de manière simplifiée, en fournissant des exemples pratiques et des notes utiles de spécialistes qui ont longtemps travaillé dans le secteur de la société civile à des postes administratifs non financiers ou comptables pour aider leurs collègues à se familiariser avec ce domaine, du moins à titre d’initiation. Le guide a tenté de répondre dans ses différentes parties aux questions suivantes: Qu’est-ce que la gestion financière et son importance pour les OSCs, en mettant l’accent sur l’efficience, l’efficacité, le contrôle interne et l’utilisation des données financières pour prendre des décisions éclairées, en expliquant l’importance de la transparence et de la responsabilité pour la durabilité de l’OSC et sa capacité à obtenir plus de financements. Quels sont les éléments de base du système financier de l’OSC(illustrés par des exemples, l’élaboration d’une liste de comptes de base, le registre quotidien, la préparation du budget total, la création d’un compte de liquidité ou de trésorerie) et comment lire ces rapports et les utiliser pour prendre les décisions appropriées. Quelles sont les difficultés auxquelles peuvent faire face les OSCs émergentes dans ce domaine dans des circonstances exceptionnelles et la difficulté d’obtenir parfois les documents requis en plus de l’évolution des conditions de travail et des fluctuations de liquidité, entre autres difficultés. Ce guide fournit des informations initiales et offre une première référence pour développer un système financier pour l’OSC. Cependant, il ne cherche en aucun cas à remplacer ceux et celles qui ont de l’expérience, mais tente plutôt de compenser leur absence dans les circonstances exceptionnelles que traverse la région. Ces circonstances sont en effet poussées à l’émergence de nombreuses OSCs, de manière rapide et sans précédent, pour répondre aux besoins croissants des citoyen.nes ou des réfugié.es et ce, alors que toutes les compétences nécessaires pour gérer ces OSCs ne sont pas disponibles. Nous espérons que ce secteur se développera de manière professionnelle et transparente et que le lecteur et la lectrice ont tiré profit de ce guide et transféreront cette information à leur organisation et à toute organisation qui pourrait en bénéficier. 30

ANNEXES Annexe 1 Charte des comptes Développez une liste de comptes principaux(charte des comptes) pour votre OSC. Pensez à tous les revenus et dépenses associés à l’OSC en général et à chaque projet en particulier Type du compte Nom du compte Crédit(Revenus) Salaire des employé.es Rémunération des bénévoles Débit(Dépenses) 31

Annexe 2 Journal quotidien de l’OSC FRIEDRICH-EBERT-STIFTUNG - GESTION FINANCIÈRE Numéro de Type de Date de Nom du Nom du/de la Type de Numéro de Descriptif de Montant l’opération l’opération l’opération compte bénéficiaire document document l’opération (devise) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 32

Annexe 3 Budget du projet Budget du projet Nom du compte Revenus Financement Dons Autres revenus Total des revenus Dépenses ANNEXES Solde du compte Total des dépenses Différence(déficit ou excédent) 33

FRIEDRICH-EBERT-STIFTUNG - GESTION FINANCIÈRE Annexe 4 Calcul annuel de liquidité Type de compte Revenus Nom du compte Réalisé Attendu 15 janvier 15 février Attendu 15 mars Attendu 15 avril Attendu 15 mai Attendu 15 juin Dépenses Total des dépenses dans le mois Liquidité disponible 34

Attendu 15 juillet Attendu Attendu Attendu Attendu Attendu 15 août 15 septembre 15 octobre 15 novembre 15 décembre 35

IMPRESSION IMPRESSION Friedrich-Ebert-Stiftung| Bureau Algérie 175 blvd Krim Belkacem| Telemly| 16000 Alger https://algeria.fes.de Commande de publications: info@fes-algeria.org Version originale, Friedrich-Ebert-Stiftung(2015): http://library.fes.de/pdf-files/bueros/beirut/12318.pdf Traduction de l’arabe: Noureddine Bessadi Relecture: Amel Lafif-Jedidi Design et mise en page: Atelier Graphèmes L’utilisation commerciale des médias publiés par la Friedrich-Ebert-Stiftung(FES) est interdite sans autorisation écrite de la FES ISBN: 978-9931-551-19-5

GESTION FINANCIÈRE DES ORGANISATIONS DE LA SOCIÉTÉ CIVILE Réponses pratiques à des questions essentielles • Quelle est l’importance de la gestion financière pour les organisations de la société civile? • Quelle est la différence entre la gestion financière des entreprises à but lucratif et la gestion financière des organisations de la société civile? • Quelles sont les composantes de base du système financier de l’organisation? • Qu’est-ce qu’un audit financier? • Quelles sont les difficultés auxquelles on peut être confrontés et comment peut-on les surmonter? Plus d’information sous ce lien: http://algeria.fes.de