PRAXISBUCH DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK Krise – Umbruch – Chance

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK ÜBER DIESES BUCH VORWORT zur zweiten überarbeiteten Fassung 2021 Die KommunalAkademie der Friedrich-Ebert-Stiftung widmet sich seit vielen Jahren der Aufgabe, kommunalpolitische Akteur_innen zusammenzubringen und bei ihrer Arbeit zu unterstützen: Netzwerktreffen organisieren, Bildungsangebote schaffen, Publikationen erstellen, für kommunalpolitisches Engagement werben und ehrenamtliche Arbeit fördern. Und dann kam Corona. Die Pandemie hat unser aller Leben stark verändert. Familien- und Berufsleben vermischten sich im Homeoffice. Soziale Kontakte mussten eingeschränkt werden, ehrenamtliches Engagement ging nur auf Distanz und Familienfeiern sowie das Feierabendbier mit Freunden fanden über Videokonferenzen statt. Was wir alle im privaten und beruflichen Kontext erlebt haben, betraf auch die Kommunalpolitik: Die bewährten Arbeitsweisen funktionierten nicht mehr und es gab dennoch viel zu tun. Es galt, mutig zu sein, unbekannte Wege zu gehen, neue Werkzeuge auszuprobieren, sich auf ungewohntes Improvisieren einzulassen und der Kreativität noch größeren Raum zu gewähren als je zuvor. Wie kann Kommunalpolitik funktionieren, wenn wir uns nicht treffen können? Wie gelingt der Austausch mit Bürgerinnen und Bürgern, wenn Abstand gehalten werden muss? Wie können wir verhandeln und überzeugen, wenn persönliche Gespräche miteinander nicht möglich sind? Das Team der KommunalAkademie der FriedrichEbert-Stiftung hat sich auf den Weg gemacht, diese Fragen zu beantworten und neue Arbeitsweisen und Werkzeuge für die Kommunalpolitik zu denken. Das vorliegende Praxisbuch zur digitalen Zusammenarbeit in der Kommunalpolitik soll helfen, Kommunalpolitiker_innen bei ihrer Arbeit zu unterstützen. Im Frühjahr 2020 entstand dieses Buch auf eine besondere Weise. Es wurde von einer Vielzahl kommunalpolitischen Akteur_innen geschrieben – ohne dass diese sich dessen bewusst waren. Sie standen täglich vor riesigen und nie da gewesenen Herausforderungen. Sie verzagten nicht, sondern suchten unermüdlich nach neuen Wegen, diese zu meistern. Sie probierten aus, berieten sich gegenseitig, übertrugen Arbeitsweisen aus dem Berufsalltag und trauten sich an neue Tools heran. Wir haben sie bei ihrer Arbeit beobachtet und von ihnen gelernt. Wir trafen sie in Online-Seminaren, verfolgten ihre Social-Media-Posts, sprachen mit ihnen am Telefon wie auch in Videokonferenzen und lauschten ihren Podcasts. Was wir entdeckten, haben wir in diesem Buch zusammengetragen. Die Digitalisierung der kommunalpolitischen Arbeit hat schon weit vor dem März 2020 begonnen. Die besonderen Umstände haben diese Entwicklung massiv beschleunigt und dieses Rad lässt sich kaum zurückdrehen. Denn groß sind auch die Vorteile: Räumliche Distanz lässt sich im virtuellen Raum gut überbrücken, weite Anreisen entfallen und für viele Menschen ist das digitale Engagement besser vereinbar mit Beruf und Privatleben. Ein Jahr später wissen wir, dass wir digitale Infrastrukturen und Tools nutzen können, um unsere sozialen Strukturen selbst in Zeiten der Distanz zu erhalten. Und manch virtuelle Sitzung oder Workshop hat so gut funktioniert, dass wir viele der Technologien auch nach Corona weiter gewinnbringend einsetzen werden. Anne Haller Leiterin der KommunalAkademie der Friedrich-Ebert-Stiftung Katharina Mosene  Leibniz-Institut für Medienforschung Dennis Eighteen  Agentur für Sales und Kommunikation GmbH SEITE 2

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK INHALT Über dieses Buch Eine nie da gewesene Krise muss professionell gemanagt werden. S. 2 Das Praxisbuch soll Mut machen, Ideen anregen, Tipps geben und bei der Suche nach den passenden digitalen Tools helfen DIE GESCHICHTE Eine Stadt baut um S. 4 ... und dann kam Corona! Was wird aus dem Projekt Umbau der Innenstadt? Dafür bedarf es neuer Arbeitsweisen und Werkzeuge sowie der Bereitschaft, Kommunalpolitik neu zu denken. DER WERKZEUGKASTEN Tools für Ihre Arbeit S. 18 Digitale Kollaborationstools für die Kommunalpolitik SEITE 3

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK Freitagabend, Mai 2021 ... Und immer noch Lockdown. Das neue Normal der Familie Schmidt: Birgit arbeitet nun seit über 12 Monaten im Homeoffice, ihr Mann Bernhard geht – vorher getestet – an zwei Tagen ins Büro und Tochter Hanna kämpft sich durch das zweite Schuljahr im Wechselunterricht. Aber der Urlaub an der Nordsee, der ist fest eingeplant: Ab in die Modellregion Nordfriesland, endlich mal raus, ohne Bildschirm, am besten ohne Internet. Komme was wolle. Birgit klappt den Rechner zu und rutscht tiefer in die Couch:„Das war jetzt meine siebte Videokonferenz an einem Tag, wer kommt denn bei so was noch zum Arbeiten?“ Bernhard schüttelt den Kopf:„Wir hatten heute ein richtig gutes virtuelles Meeting, haben eine Menge geschafft und abgestimmt, das war top vorbereitet – vielleicht solltest du deinen Kolleg_innen mal eine Weiterbildung für gute Videomeetings ans Herz legen?!“ Hannah grummelt:„Das könnten manche an der Schule auch gebrauchen...“. Bernhard Schmidt blickt auf das blinkende Telefon auf dem Sofa neben seiner Frau.„Willst du nicht antworten? Du bekommst im Sekundentakt Chat-Nachrichten.“„Nein. Die schreiben sowieso seit Tagen alle dasselbe“, entgegnet Birgit Schmidt und streckt ihrem Mann das geöffnete Messengerfenster entgegen.„Alle sind ratlos. Die ganze Projektgruppe hat resigniert und alle sagen nur noch, dass wir die Kommunalpolitik auch einfach sein lassen können.“ „Wie im Klassenchat“, murmelt Hanna.„Ein Schwarzmaler nach dem anderen. Keine leichte Zeit für bedingungslose Optimistinnen wie dich, Mama!“„Optimistin?“ Birgit schaut ihre Tochter eine Weile an, grinst, senkt den Blick und tippt. DIE GESCHICHTE AG Neue Mitte Nils: Seht ihr, wie ich gesagt habe: So schnell wird nichts wieder normal! Wie soll das denn gehen? Die Bürger verlassen sich doch auf uns... MessengerDienste S. 20 SEITE 4

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK DIE GESCHICHTE AG Neue Mitte Birgit: Ich habe echt keinen Bock, dass uns Corona das ganze Projekt kaputt macht. Wir haben es den Leuten versprochen. Wir haben gesagt, wir bauen die Innenstadt um und sorgen für einen neuen Stadtkern. Cafés, Läden, Shared Space … Das kann so klasse werden … und endlich bewegt sich auch die Verwaltung … Ines: Wir können doch nicht einfach unsere guten Ideen in die Tonne kloppen! #WIRBRAUCHENEINENPLAN Nils: Wird schon … irgendwie! Lasst uns Montag in der Video­ schalte in Ruhe darüber reden. Birgit:@Ines Kannst du mir helfen, da mit dem Handy reinzukommen? Ines: Klar! Der Vorsitzende der Stadtratsfraktion Nils blättert abwesend durch das Parteiprogramm der letzten Kommunalwahl. Sein Blick bleibt auf Seite 7 hängen. In stolzen, fetten Buchstaben steht da: Neustadts Neue Mitte – Gemeinsam mit den Bürger_innen beleben wir unseren Stadtkern neu. Was waren das für Kämpfe gewesen, dieses Kapitel ins Programm zu bekommen! Nicht, weil jemand die Idee schlecht gefunden hätte, aus der hässlichen Durchgangs­straße einen attraktiven Stadtkern zu machen. Ganz im Gegenteil! Aber es hatte schon viele gescheiterte Versuche gegeben, das Projekt anzupacken. Jedes Mal versandete die Idee. Doch nach vielen endlosen Diskussionen stand das Projekt endlich im Programm und selbst Zweifler wie Rüdiger waren am Ende an Bord. Das positive Wahlergebnis stärkte Nils und seinem Team von tapferen Kommunalos zusätzlich den Rücken. … und dann kam Corona! Nils fährt mit dem Finger über die Seiten des Wahlprogramms.„Das muss doch gehen“, sagt er leise, während er umblättert. Auf der nächsten Seite lächeln ihm die Gesichter der Arbeitsgruppe entgegen. Es war Ines‘ Idee gewesen, dieses wichtige Projekt bereits im Wahlprogramm einem Team zuzuweisen. Tatkräftig, optimistisch, offen sehen sie aus. Ines, Birgit, Rüdiger, Attila und die anderen. Nicht wie verstaubte Politiker_innen, sondern wie Leute von nebenan, die sich um ihre Stadt kümmern.„Gemeinsam geht das!“ prangt die Überschrift optimistisch über der Seite. Nils Smartphone vibriert und reißt ihn aus seinen Gedanken.„Die sind echt nicht kleinzukriegen“, grinst er beim Blick auf den Chatverlauf der Arbeitsgruppe Neue Mitte. Seit dem Ausbruch der Pandemie hatte sich die Arbeit der Fraktion komplett verändert. Keine Treffen mehr. Alles online. Alles schneller und notgedrungen kreativer. Jeden Tag ein neues Digitaltool. Die Lernkurve war für alle steil und für viele hart an der Grenze der Überforderung. Dennoch war es gelungen, alle mitzunehmen. Selbst das„Digimufflon Rüdi“, wie Ines Rüdiger nur halb-heimlich nannte, war dabeigeblieben. Mürrisch wie eh und je grummelte er sich durch Videokonferenzen und Chats. Auch wenn er es wohl nie zugeben würde, er schien sich durch den Optimismus und der trotzig guten Laune des Fraktionsteams irgendwie anstecken zu lassen. Den größten Verdienst daran hatte wohl Ines, die Rüdiger mit großer Geduld die Vorteile und Handhabung von Messenger-Diensten und Co. erklärt hatte. Videokonferenzen S. 22 Messenger-Dienste S. 20 SEITE 5

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK IDEENSAMMLUNG Brainstorming am digitalen Whiteboard DIE GESCHICHTE Am Wochenende Nils sitzt mit seinem Ehemann am Frühstückstisch.„Buchst du gerade unseren Urlaub oder warum lächelst du dein Telefon so an?“„Nein“, antwortet Nils ohne aufzublicken.„Aber ich glaube, ich bin verliebt.“ „O.K.?“„Naja, in Ines und Birgit.“„Dann ist ja gut“, grinst Fabio seinen Mann über sein Toastbrot hinweg an. „Schau doch mal, die sind echt großartig!“ Nils schiebt sein Smartphone über den Tisch.„Das ist alles über Nacht passiert?“ Fabio scrollt ungläubig durch das digitale Whiteboard.„Das sind ja Tausende Ideen!“„Na, fast“, lacht Nils.„Ich habe g­ estern Abend noch ein neues Board eingerichtet und mit Ines und Birgit geteilt. Seitdem schreiben und schreiben sie da ihre Ideen rein. Nicht alles ist realistisch, aber echt kreativ und …“„… mutig“, beendet Fabio Nils‘ Gedanken.„Ja. Wenn wir das durchziehen …“ „Soll das heißen, dass du wieder 24 Stunden am Tag in deine kommuna­l­politische Welt verschwindest?“„Kann sein“, lächelt Nils. „Aber aus dem Homeoffice. Du wirst mich also noch eine Weile ertragen müssen.“„Kein Problem. Mein Büro ruft auch schon wieder.“ Fabio schiebt das Smartphone wieder zurück, nimmt seine Kaffeetasse und verschwindet im Flur, wo er die Kommode zum Schreibtisch umfunktioniert hat.„Du bist übrigens mit dem Abwasch dran.“ WHITEBOARD AG NEUE MITTE Digitale Whiteboards S. 25 Online: Bürgerbeteiligung, Workshops, Sprech­ stunden, Petition(?)… mit OBin sprechen, wie sie das einschätzt Mit wem müssen wir reden? GROSS DENKEN! Nicht Klein-Klein! Verwaltung mitnehmen erkennbar im Lead bleiben alle können mitmachen Das wird nicht einfach. Wo bekommen wir Hilfe her? NICHT AUF DIE verlassen. Selber machen. Das muss schnell gehen. Bordmittel, improvisieren: Nicht auf die offizielle Lösung warten! SEITE 6

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK VIDEOKONFERENZ Verbinden, kommunizieren und gemeinsam arbeiten Montag, 11 Uhr Die AG Neue Mitte trifft sich jetzt schon lange in Videokonferenzen, trotzdem findet ­Rüdiger noch immer nicht den Knopf um sein Mikro freizuschalten. Ines will ihm helfen, beide gestikulieren wild in die Kamera. Als Host kann sie ihn zwar stumm schalten,„entstummen“ muss er sich aber selbst. „Mensch, Rüdiger, das weißt du doch inzwischen: Du entscheidest, wann wir dich sehen und hören,“ grummelt sie und blickt dabei in Richtung ihres Sohnes. Finn lehnt sein Tablet gegen einen Stapel Bücher und setzt die Kopfhörer auf.„YouTube ist doch nicht Schule,“ murmelt sie leise. Rüdiger Rüdiger:„Was hast du gesagt, Ines?“ Ines:„Nichts. Nur pädagogische Bauchschmerzen. Sohnemann macht sein Abitur jetzt anscheinend über YouTube-Tutorials … Kannst du deine Lampe anschalten, Rüdiger? Ich kann dich zwar jetzt hören, aber du bist kaum zu erkennen.“ Nils Birgit Nils:„Schön, dass wir jetzt alle da sind. Noch jemand mit technischen Problemen?” Birgit:„Ich bin per Smartphone zugeschaltet. Ich hoffe, das klappt alles.“ Ines:„Bist du im WLAN? Nicht, dass du dein Datenvolumen leersaugst.“ Birgit:„Alles gut. Hab dran gedacht. Ich schalte mich jetzt auf stumm. Hier läuft die Waschmaschine. Das muss ja nicht unbedingt live gesendet werden.“ Nils:„Danke, Birgit. Das gilt übrigens auch für alle anderen. Macht bitte die Mikros aus, wenn ihr nicht sprecht. Das hilft sehr. Wenn jetzt keiner was hat, möchte ich anfangen. Ja, Rüdiger?“ DIE GESCHICHTE Ines Tipps für gelungene Videokonferenzen S. 10 SEITE 7

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK VIDEOKONFERENZ Verbinden, kommunizieren und gemeinsam arbeiten DIE GESCHICHTE Rüdiger:„Wie ist das eigentlich mit dem Datenschutz? Ich habe gelesen, dass diese Plattform unsicher ist.“ Nils:„Ines?“ Ines:„Klar, alles im Netz ist nur so halb sicher. Aber erstens verraten wir hier keine Geheimnisse und zum anderen bekomme ich inzwischen alle paar Tage E-Mails mit Sicherheitsupdates von der Firma, die diese Plattform betreibt. Die wissen, dass sie sich gerade jetzt keine Skandale und Fehler leisten können. Das ist auch deren Chance, sich fest zu etablieren. Außerdem höre ich von Stiftungen, Bundesministerien und großen Firmen, dass sie sich über diesen Weg austauschen. Wir sollten uns nicht verrückt machen lassen.“ Rüdiger:„Ich wollte es nur angesprochen haben. Ein bisschen Skepsis ist schon angebracht …” Nils:„O.K., dann zum Thema. Wir hatten bereits vor einer ganzen Weile damit begonnen, die alte Idee der ,Neuen Mitte für Neustadt’ wiederzubeleben. Das war im Wahlkampf auch ein Hit. Die Leute haben verstanden, dass wir eine echte Vision für die Innenstadt haben und nicht nur über Parkverbotszonen und Hundeauslaufwiesen sprechen. Die Idee der Umwandlung der Durchgangsstraße in eine Shared-Space-Zone hat echt gezogen. Es geht ja auch um Jobs, und außerdem könnten wir Vorbild für eine ganze Region sein! Die Arbeitsgruppe hatte ja schon die ersten Schritte gemacht und auch die Verwaltung scheint auf einmal Gefallen an der Idee gefunden zu haben. Ich glaube, es hilft echt, dass die Oberbürgermeisterin das Projekt unterstützt.“ Birgit:„Klar, sie will damit natürlich auch glänzen.“ Ines:„Soll sie. Das hilft uns allen. Ich glaube auch, dass sie der Schlüssel sein kann, das Projekt überparteilich aufzusetzen. Das nimmt die Bürgerinnen und Bürger noch mal ganz anders mit. Wir sollten über Bürgerbeteiligung nachdenken.“ Nils:„Ja, Rüdiger? Mach mal dein Mikro wieder an.“ Nils Birgit Ines Rüdiger Video­konferenzen S. 22 Rüdiger:„Hört man mich jetzt? Gut! Bin ich eigentlich der einzige Bedenken­ träger? Wovon reden wir denn hier? Seit dieser Virus alles lahmgelegt hat, sind die schönen Ideen doch alle mausetot. Bürgerbeteiligung? Wann wird der Zeitpunkt denn sein, an dem Bürger_innen tatsächlich wieder zusammen kommen und sich beteiligen können?” Nils:„Ich weiß, das ist alles Mist. Aber wir müssen einen Weg finden. Wir können doch nicht ein Schild an die Fraktionstür hängen und draufschreiben ,Sorry, we are closed!’“ Rüdiger:„Das sagt ja auch keiner. Aber vielleicht geht das Ganze‘ne Nummer kleiner.“ Birgit:„So ein Projekt geht nicht klein. Das geht nur mit der gesamten Stadt. Dafür ist es zu teuer – und auch zu komplex. Die Leute akzeptieren das nur, wenn wir sie einladen, mitzuarbeiten. Außerdem wird das Projekt auch besser, je mehr Ideen wir sammeln können.“ Rüdiger:„Digitale Bürgerbeteiligung also? Und meint ihr, die können das alle? Ich bin da skeptisch.“ Nils:„Ich denke, das kriegen wir hin. Sollen wir einmal hier abstimmen, ob wir das alle ähnlich sehen? Ines, du hast doch eine Blitzumfrage vorbereitet. Kannst du mal auf das Knöpfchen drücken?“ Ines:„Seht ihr auf eurem Bildschirm das Fenster mit der Frage? Einfach ,Ja’, ,Nein’ oder ,Weiß nicht’ klicken. Wie Nils sagte: Es geht noch nicht um das WIE. Es geht erst mal nur um das OB. So, vielen Dank! Die Antworten werden euch jetzt angezeigt.“ SEITE 8

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK VIDEOKONFERENZ Verbinden, kommunizieren und gemeinsam arbeiten DIE GESCHICHTE AG Neue Mitte Wollen wir, trotz Corona, das Projekt „Neue Mitte für Neustadt“ durchziehen?  60 %  20 % Nils:„Super, ich freue mich über die 60%ige Zustimmung. Die 20 % haben sicher viel mit dem latenten Gefühl zu tun, dass wir das unter den aktuellen Umständen nicht gestemmt kriegen. Das verstehe ich total. Lasst uns schnell einen Plan entwickeln: Will die bisherige Arbeitsgruppe weiterarbeiten oder wie machen wir das?“ Birgit:„Wir sollten …“ Ines:„Ich glaube … sorry, Birgit! Ich habe dir dazwischen gequatscht. Mach du mal zuerst.“ Weiß 20 % Birgit:„Alles gut. Was ich sagen wollte, war: Ich würde gerne ein, zwei Leute in das Team holen, die sich mit dem ganzen Technikzeug besser auskennen. Im Moment ist Ines die einzige, die solche Sachen kann.“ Nils:„Das habe ich auch schon gedacht. Die Fraktion ist da alleine überfordert.“ Abstimmungsund Umfragetools S. 27 Tipps für gelungene Videokonferenzen S. 10 Attila:„Ich will mich nicht aufdrängen. Bin ja auch gerade erst nachgerückt. Aber ich mache seit Jahren Web-Seminare für meine Firma. Da kann man bestimmt einiges übernehmen. Ich würde anbieten, mitzumachen. Ich will aber niemandem einen Platz wegnehmen.“ Nils:„Attila, das ist super. Davon, dass du jemandem einen Platz wegnimmst, kann gar nicht die Rede sein. Hier müssen alle anpacken, die helfen können. Vielen Dank! Wie verfahren wir weiter?“ Ines:„Ich schlage vor, wir holen noch Yasmin aus dem Ortsverband dazu und erarbeiten bis zur kommenden Woche ein Digitalkonzept für das Projekt. Ich würde das dann der gesamten Fraktion in der nächsten Videokonferenz vorstellen. Einverstanden?“ Attila:„Bestens! Ich schick auch noch gleich einen Blogbeitrag zum Thema Videoschalten rum.“ Terminabstimmung S. 29 Nils:„Klingt gut! Alle mal bitte den Daumen hochhalten, wenn ihr einverstanden seid. Ines, das sieht für mich aus wie 100 % Daumen. Haben alle schon genuudelt? Der Termin war ja noch offen.“ Ines:„Ja, hat geklappt. Montag, 16.30 Uhr.“ Nils:„Bestens! Bis dann!“ SEITE 9

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK VIDEOKONFERENZ Verbinden, kommunizieren und gemeinsam arbeiten DIE GESCHICHTE Nach der Videokonferenz „Na, wie lief es?“ Fabio stellt Nils eine frische Tasse Kaffee neben den Laptop.„Ganz gut, glaube ich. Hängt jetzt massiv an den Ideen der Arbeitsgruppe. Wenn die bis zur kommenden Woche einen Plan haben, geht es weiter. Wenn die Ideen nicht gut sind, kippt die Stimmung schnell. 20 % ‚Weiß nicht‘ und 20 % ‚Nein‘ ist nicht wenig.“ „Du hast eine SMS.“ Nils greift nach dem Smartphone. Rüdiger:„Hey, ich wollte nicht destruktiv sein. Aber ich habe echt Bauschmerzen. Ich schlucke die jetzt runter und helfe mit, wo ich kann.“ Fabio klopft seinem Mann auf die Schulter.„Na, siehst du. Wenn selbst der alte Meckerkopp an Bord ist …“ www.attilas-blog.de 15 TIPPS FÜR GELUNGENE VIDEOKONFERENZEN Von Attila Ertan 1.  Internet, am besten über LAN-Kabel. Ob WLAN, Kabel- oder Mobilfunknetz: Es ist wichtig, vor der Videokonferenz zu prüfen, ob die Leitung stabil ist.  2. Wenn die Leitung nicht gut ist, Webcams ausschalten, um die Leitung zu entlasten. Je mehr Licht, desto besser das Kamerabild. Zu dunkel und das Webcambild wird pixelig. Licht von hinten vermeiden. Nutzt virtuelle Hintergründe oder wählt eine weiße Wand als Hintergrund, um eure Privatsphäre zu schützen.  4. Das Wichtigste ist guter Ton. Ein externes Mikrofon ist ratsam. 5. Schaltet euer Mikrofon auf stumm, wenn ihr gerade nicht sprecht. 6.  als Moderator_in zu Beginn das Konferenz-Tool und die Navigation, probiere Chat und Reaktionen mit den Teilnehmenden aus und kläre, wie man sich einbringen kann. 7. Haltet Blickkontakt, schaut direkt in die Kamera. Auch die non-verbale Kommunikation ist wichtig.  8.  im Videofenster idealerweise euren Klarnamen, damit alle wissen, wer im Raum ist. Sprecht euch direkt mit Namen an.  9. Fallt euch nicht ins Wort. 10.  die Sitzung möglichst partizipativ(Gruppenarbeit, Whiteboard etc.). Wenn ihr zusätzliche Tools wie Whiteboards einbinden möchtet, bereitet diese gut vor und testet sie vorab. 11. Konzentration ist alles. Lasst euch nicht von Handys und Co. ablenken. 12. Macht Pausen. Länger als 30 Min. hält kaum jemand die Konzentration. 13.  gelassen, wenn mal was nicht funktioniert. Im Zweifel: Videokonferenz verlassen und noch mal neu betreten. 14.  euch um einen inhaltlichen, wie einen technischen Check-in der Teilnehmenden und achtet darauf, niemanden durch Technik abzuhängen. 15.  plant ihr mit einer inhaltlichen und einer technischen Moderation. SEITE 10

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK ONLINE-WORKSHOP Gemeinsam Ideen entwickeln DIE GESCHICHTE Zwei Tage später Die Arbeitsgruppe Neue Mitte für Neustadt hat sich zu einem Online-Workshop versammelt. Ziel ist es, den Optimismus der Gruppe in ein Konzept zu gießen, das aufzeigt, wie der Beteiligungsprozess der Bürger_innen umgesetzt werden kann. Mit einem Klick gibt Ines die Host-Rechte an Attila ab. Sie ist sehr froh, dass er den Workshop leitet. Seine Erfahrungen mit digitalen Seminarwerkzeugen ist eine große Hilfe. Sie nimmt einen Schluck Cappuccino, während sie auf Attilas Signal wartet. Er testet noch die Online-Pinnwand, an der gleich gemeinsam gearbeitet werden soll. Als er nickt, begrüßt sie die Runde. Ines:„O.K., lasst uns direkt loslegen. Die anderen erwarten von uns einen guten Plan.“ Birgit:„Wenn ich das richtig einschätze, sollte diese Gruppe mindestens eine Formel für die synthetische Golderzeugung entwickeln können. Jetzt, da Yasmin und Attila dabei sind, kann nichts mehr schief gehen. Ich habe alle auf den neuesten Stand gebracht. Rüdiger lässt sich übrigens entschuldigen. Wir können also starten.“ Ines:„Super! Willkommen an Bord! Wir brauchen alle Hilfe, die wir kriegen können. Wie fangen wir an?“ Attila:„Ich habe mal was vorbereitet. Ich zeige euch das mal. Moment, ich muss meinen Bildschirm teilen. So, könnt ihr das sehen?“ Ines:„Attila, warum schauen wir uns eine leere Seite an?“ Attila: „Das ist NOCH eine leere Seite. Ein Whiteboard, um genau zu sein. Das ist im Prinzip unsere Ideenwand. Funktioniert genau wie ein Flipchart oder eine Metaplanwand. Wir können darauf schreiben, Mindmaps erstellen, Karten anpinnen. WhiteboardTools S. 25 So wie in jedem Offline-Kreativraum auch. Ich poste mal den Link im Chat. Ich habe euch alle freigeschaltet. Wir können alle gleichzeitig auf der Wand arbeiten.“ Birgit:„Geht das auch über das Handy?“ Attila:„Im Prinzip ja. Die App ist ganz gut. Der Bildschirm ist aber leider etwas klein.“ Ines:„Birgit. Wir müssen schauen, dass wir dich aufrüsten! Ich habe mit dem Fraktionsbüro gesprochen. Die haben noch einen guten Laptop im Schrank, den keiner nutzt. Du kannst ihn dir abholen.“ Birgit:„Klasse! Attila, bitte entschuldige die Unterbrechung.“ Attila:„Kein Problem. Ines, wie wollen wir das machen. Du moderierst und ich halte die Ergebnisse auf dem Board fest?“ Ines:„Klingt super. So machen wir das.“ Attila:„Und wenn wir heute durch sind, kann ja jeder in den nächsten Tagen auf dem Whiteboard weiterarbeiten. Wir sehen dann alle die Veränderungen. Wenn ihr euch die App auf das Smartphone ladet, bekommt ihr sogar Nachrichten, wenn jemand was verändert hat. Ist echt cool.“ Birgit:„Das ist super. Ich werde nicht die ganze Zeit dabei sein können. Ich stürze mich dann heute Nacht noch mal drauf.“ Ines:„Na, dann mal los!“ SEITE 11

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK ONLINE WORKSHOP Gemeinsam Ideen entwickeln DIE GESCHICHTE www.attilas-blog.de VOM BRAINSTORMING ZUR KAMPAGNE – DAS KÖNNEN DIGITALE PINNWÄNDE Von Attila Ertan Im Seminar, Meetingraum oder Büro: Nichts geht ohne Flipchart oder Pinnwand. Das gilt auch für digitale Planungsrunden. Ideen sammeln, strukturieren, planen: Das und mehr können Teams online auf Whiteboards. · Gleichzeitig schreiben · Digitale Post-its kleben · Handschriftliche Notizen hinzufügen · Mindmap, Liste und Matrix erstellen(Ideal für die Ideensammlung!) · Dinge hervorheben, hin- und herschieben, clustern Und wenn alles fertig ist, heißt es speichern, teilen und weiterarbeiten. Warnung: Digitale Pinnwände machen echt süchtig! Nächster Montag „Das kann tatsächlich klappen.“ Rüdiger lehnt sich noch ein Stück weiter vor und pustet die Dampfwolken von seiner Kaffeetasse.„Komm mal her, Gerda.“ Seine Frau setzt sich neben ihn an den Küchentisch.„Schau dir das mal an.“„Bunt!“, sagt Gerda und kneift die Augen zusammen.„Was genau ist das? Sieht aus wie eine Schatzkarte oder ein Strickmuster.“„So was ähnliches“, grinst Rüdiger.„Das ist der Plan, wie wir den Bürgerbeteiligungsprozess für den Umbau des Stadtzentrums hinbekommen. Alles per Computer. Keine echten Treffen, keine Veranstaltungen. Alles digital.“ „Ich dachte, du hältst das für Quatsch?“ Gerda versucht zu erkennen, was die vielen bunten Karten, Kreise und Linien auf dem Bildschirm bedeuten sollen.„Hatte ich auch. Bis gestern Abend. Ines hat mich angerufen. Wir beide haben uns mal richtig ausgesprochen. Und dann“, fährt Rüdiger fort, „hat sie mir das hier alles gezeigt und erklärt. Schritt für Schritt.“ Rüdiger nippt an seinem Kaffee.„Das ist echt super. Verdammt viel Arbeit und echt Neuland, aber wenn das klappt …“ Gerda legt ihrem Mann die Hand auf den Arm und lächelt milde.„Sag bloß du alter Sturkopf hast dich von den jungen Leuten anstecken lassen.“„Schatz, bitte eine andere Formulierung. Da draußen gibt es eine Pandemie.“ Rüdigers Augen blitzen.„Aber ja. Der alte Sturkopf ist überzeugt.“ Er schaufelt drei Löffel Zucker in seinen Kaffee und rührt um.„Mal sehen, wie die anderen das sehen. Gleich muss ich wieder in die Videokonferenz.“„Also, vor ein paar Wochen wolltest du den Laptop nicht mal haben und nun das! Wie schnell sich die Dinge ändern können.“ SEITE 12

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK SHARED DOCS Dokumente erstellen& gleichzeitig mit anderen daran arbeiten Am gleichen Abend „Hallo Nils. Das war doch echt erfolgreich, findest du nicht?“ Ines sitzt auf dem Sofa, balanciert ein Rotweinglas auf dem linken Knie und hält das Smartphone ans Ohr.„Ich ruf noch schnell Birgit an, damit wir zu dritt die nächsten handwerklichen Schritte besprechen können. Warte kurz, ich schalte sie dazu.“ Ines nimmt ihr Smartphone vom Ohr und tippt auf den Telefonkonferenzbutton. Dann wählt sie Birgits Nummer aus. Das Weinglas schwankt bedenklich auf ihrem Knie.„So, jetzt müsste es geklappt haben. Birgit?“„Ja, ich bin hier. Nils, du auch?“„Ja. Videokonferenz, Telefonschalte … Ines, wollen wir uns aus Spaß mal gegenseitig ein Fax schicken?“„Wie wären Brieftauben?“, wirft Birgit ein. Nils räuspert sich.„Ich bin echt platt vom Tag. Das war alles echt super. Die Arbeitsgruppe hat wirklich geliefert und die Fraktion ist auch an Bord. Sogar Rüdiger. Jetzt müssen wir aber schnell den Weg in die Umsetzung finden. Wir brauchen einen klassischen Antrag für die Ratssitzung. Wir können da nicht mit einer Mindmap auflaufen. Wer schreibt den?“ Ines nimmt einen Schluck Wein und sagt:„Ich lege ein Shared Doc an und schalte frei, wen immer ihr wollt. Aber ich muss mich mal ein paar Tage rausziehen. Ich hab auch noch einen Job und einen schulpflichtigen Mitbewohner.“„Ich traue mich ja kaum zu fragen, aber was bitte ist ein Shared Doc?“, fragt Nils hörbar ermattet.„Das ist die versprochene Brieftaube“, lacht Ines.„Im Ernst. Alles ganz simpel. Das ist nichts anderes als ein Textdokument, in dem mehrere Leute gleichzeitig arbeiten können. Dann müssen wir das nicht immer hin und her mailen. Ich schicke euch gleich noch den Link und melde mich dann bis Donnerstag ab.“ DIE GESCHICHTE Kleine Telefonkonferenzen mit dem Smartphone S. 30 Shared Docs S. 31 SEITE 13

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK LIVESTREAM Virtuelle öffentliche Sitzungen DIE GESCHICHTE Ratssitzung HEUTE LIVESTREAM Ratssitzung zu Neustadts Neuer Mitte 147 45 Kommentare U. Heinrich Hoffentlich denkt der Rat auch an die 10 Bäume, die für das Projekt gefällt werden müssen …. Hab wenig Hoffnung! Gefällt mir · Antworten Nils Hallo, Herr Heinrich. Wir haben das auf dem Schirm. Keine Sorge! Sofern der Rat heute dem interfraktionellen Antrag zustimmt, laden wir Sie herzlich ein, in zwei Wochen an der Online-WerkStadt zur Neuen Mitte teilzunehmen. Einladungslink postet die Stadt auf ihrer Webseite. Gefällt mir · Antworten „Kommentar Nummer 45!“ Yasmin sitzt vor ihrem Tablet und schaltet zwischen dem Livestream der Ratssitzung und der Social-Media-Plattform hin und her.„Das klappt ja besser, als ich gedacht habe. Die Leute nehmen das echt an. Gut, dass das Land die Übertragung der Ratssitzung inzwischen erlaubt.“ Eine SMS erscheint auf ihrem Smartphone.„Gibt es eine Wortmeldung von Herrn Heinrich von der BürgerIni?“ Yasmin scrollt die lange Liste der Kommentare durch.„Ja, er spricht das Thema mit den alten Eichen an“, schreibt Yasmin zurück.„Du solltest ihm direkt antworten.“ Direkt unter dem Post von Herrn Heinrich taucht wenig später eine Antwort von Nils auf.„Das ging fix, Herr Vorsitzender!“, lächelt Yasmin ihren Monitor an. Sie macht sich eine Notiz, den Link zu der Online-WerkStadt auf allen Social-Media-Kanälen und über die Newsletter der Fraktion und des Ortsvereins zu verbreiten. www.attilas-blog.de LIVESTREAMS AUF SOCIAL: TRANSPARENZ UND BETEILIGUNG Von Attila Ertan Videokonferenzen lassen sich über Social-Media-Plattformen streamen. Damit lasst ihr euch über die Schulter schauen. Das schafft Transparenz und Vertrauen. Die Kommentarfunktion könnt ihr für Feedback der Bürger_innen nutzen. Entweder direkt aus der Sitzung oder von einem Social-Media-Team, das den Kontakt hält. Die Leute wollen nicht nur zugucken, sondern mitreden. Hinweis: Prüft, was eure Geschäftsordnung bzw. Kommunalverfassung erlaubt. Mehr … SEITE 14

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK ONLINE-WERKSTADT Digitale Bürger_innenbeteiligung 2 Wochen später Attila geht noch mal schnell alles durch. Gruppenarbeitsräume, digitale Pinnwände, Kontakt zum Moderator_innenteam … Die Online-WerkStadt ist vorbereitet. 67 Bürger_innen haben sich auf der Vorstellungswand vorgestellt. Attila klickt die einzelnen Profile der Teilnehmenden durch. ­„Beeindruckend!“ Der ausgedruckte Beschluss des Rats, die Idee der Arbeitsgruppe umzusetzen, heftet wie eine Trophäe am Kühlschrank. Attilas Freundin Sandra hat ihn dort hingehängt. Sie rückt das Blatt noch einmal gerade.„Mein Mann ist jetzt systemrelevant“, lächelt sie.„Mann?“ Attila schaut kurz auf. „Wer hat Mann gesagt?“, grinst Sandra.„Da musst du dich verhört haben.“ „Also, wenn ich nach dieser Nummer noch geradeaus gucken kann, flirte ich gerne mit dir weiter. Aber die WerkStadt geht los. Ich muss jetzt die Konferenz starten.“ Sandra tut so, als würde sie schmollen und setzt sich mit ihrem Laptop direkt neben Attila.„Was machst du?“„Ich bin Bürgerin dieser Stadt und will mich engagieren. Ich nehme auch teil.“ Sandra öffnet die Webseite und tippt demonstrativ laut, während sie ihr Vorstellungsprofil denen der anderen Teilnehmenden beifügt. Attila atmet tief ein:„So, jetzt wird es ernst.“ Nils hat sich in seinem Arbeitszimmer eingeschlossen und blickt gebannt auf den Bildschirm„Oh, Mann. Hoffentlich geht das gut.“ Er rutscht unruhig auf seinem Stuhl hin und her. Die Stimme der Oberbürgermeisterin klingt aus den Laptoplautsprechern. „HERZLICH WILLKOMMEN zur ersten Neustädter Online-WerkStadt.“ „Vor gut sechs Wochen hat der Rat in seiner ersten hybriden Sitzung einstimmig dem Antrag auf Durchführung von drei Online-WerkStädten zugestimmt. Gemeinsam mit den Bürgerinnen und Bürgern Neustadts soll ein Konzept entwickelt werden, wie wir unsere – zugegeben ziemlich unattraktive – Innenstadt wieder zu neuem Glanz führen können. Alle Fraktionen haben sich geeinigt, dass es ein Prozess sein wird, der möglichst viele zu Wort kommen lässt, die unterschiedlichen Interessen abwägt und zusammenführt. Es gibt lediglich einen 5-Punkte-Plan, der unsere Arbeit leiten soll, das Ergebnis aber nicht vorweg nimmt. Ich habe mit dem Land verabredet, wie weit unser Spielraum geht. Schließlich verändern wir einiges an den Verkehrsflüssen, wenn die Durchgangsstraße zum Shared Space umgebaut werden soll. Da die Umgehungsstraße sowieso schon im Bau ist, war das auch problemfrei. Das Land zieht mit. Der Vollständigkeit halber muss ich darauf hinweisen, dass wir nicht alle Wünsche werden umsetzen können. Baurecht, Budget und Interessensausgleich sind drei der Rahmenbedingungen, um die wir nicht herumkommen. Aber dennoch möchte ich Sie herzlich einladen, Ihrer Fantasie freien Lauf zu lassen. Nur so kommen wir auf Ideen, die wirklich innovativ sind. Jetzt möchte ich an Attila Ertan übergeben, der sich bereit erklärt hat, die WerkStadt ehrenamtlich zu leiten. Herr Ertan, vielen Dank für Ihre Unterstützung.“ Attila rückt sein Headset zurecht und räuspert sich.„Sehr verehrte Damen und Herren“, beginnt er nervös.„Wir werden im Laufe der kommenden zwei Stunden auf unterschiedliche Weisen miteinander arbeiten.“ Mit zwei Klicks teilt Attila seinen Bildschirm und zeigt den gut 30 Anwesenden die Tagesordnung.„Sie sehen, wir haben eine Mischung aus Input von Expertinnen und Experten sowie zwei Phasen, in denen Sie selbst an Ideen arbeiten können“, fährt er fort. DIE GESCHICHTE WerkStadt S. 22 Vorstellungswand S. 26 Digitale und hybride Ratssitzungen S. 35 SEITE 15

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK ONLINE-WERKSTADT Digitale Bürger_innenbeteiligung DIE GESCHICHTE Die WerkStadt läuft Gut 15 Gehminuten von Attila entfernt sitzt Rüdiger in seiner Küche und schiebt seine Maus über den Tisch.„Wie komme ich denn jetzt in diese Gruppenräume?“ Rüdiger sucht nach einem Button auf dem Bildschirm, der ihn aus dem Plenum der Videokonferenz in eine der sogenannten Break-Out-Sessions bringen soll. Was hatte Attila noch mal gesagt?„Ups, das ging ja ganz von alleine!“„Sprichst du schon wieder mit dir selbst, ­Liebster?“ Gerda schüttelt den Kopf über ihren Mann, der voller Begeisterung auf seinen Laptop starrt. Drei Straßen weiter lehnt sich Ines zurück und lässt den Blick von einem Bildschirm zum anderen wandern. Ihre Küche ist inzwischen komplett zum Cockpit mutiert. Ihre Familie hat vorsichtshalber das Weite gesucht. Als Attila sie gebeten hatte, ihn technisch bei der Moderation zu unterstützen, hatte sie spontan zugesagt und sich den zweiten Monitor von Freunden geliehen.„Ja, ich kann euch hören. Klappt alles super“, spricht sie ruhig in ihr Mikrofon.„Yasmin, magst bitte du den Bildschirm mit dem Whiteboard teilen? Dann können wir mit dem Brainstorming loslegen.“ Ines beobachtet fasziniert, wie sich auf ihrem Bildschirm parallel fünf Whiteboards mit Ideen zu füllen beginnen. In allen Gruppen scheinen die Diskussionen zu laufen und Ergebnisse zu produzieren.„Wie läuft’s?“ Ines’ Mann Karl beugt sich durch das offene Küchenfenster.„Echt gut. Die Leute sind total fleißig und kreativ. Schau doch, wie sich die Mindmaps entwickeln.“ Karl reckt sich, damit er auf einen der M­ onitore schauen kann.„Sieht super aus. Kannst nur du allen Gruppen auf die Pinnwände gucken?“„Pinnwände?“, lacht Ines.„Wunderbar analog, werter Karl.“ Sie zeigt mit dem Kaffeebecher auf den Bildschirm.„Attila als Gesamt­moderator kann das auch alles beobachten. Die Gruppen selbst sehen nur das eigene Whiteboard. Technisch ist das super einfach. Ich habe die Boards im Vorfeld eingerichtet und habe den Gruppenmoderatoren nur die jeweils eigenen Links geschickt. Zwei Stunden später streckt sich Attila in seinem Stuhl.„Geschafft!“ Er schiebt den Kopfhörer beiseite und blickt auf die Oberbürgermeisterin, die stumm auf seinem Bildschirm allen Beteiligten für ihr Engagement dankt. Sandra zeigt mit ausgestrecktem Finger auf ihren Laptop.„Nun hast du verpasst, dass sie sich auch bei dir bedankt hat.“ Attila lächelt erschöpft. „Na, wir machen das Ganze ja noch zwei Mal. Ich lausche beim nächsten Mal. Ich bin echt platt. Das ist anstrengender, als ich erwartet habe.“ Sandra schiebt ihre Schüssel mit Bonbons zu ihm rüber und klappt ihren Laptop zu. Gruppenraum 1 Gruppenraum 2 Infopoint Gruppenraum 5 PLENUM Gruppenraum 3 Gruppenraum 4 Break-Out-Sessions S. 22 Whiteboards S. 25 SEITE 16

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK ONLINE-PARTY Videokonferenz mal anders Nils:„Hammer!“ Ines:„Kann mal einer die Musik leiser drehen? Ich glaube, Rüdiger will was sagen.“ Rüdiger:„Leute, ich weiß, ich war nicht gerade der Ideengeber für diesen Prozess.“ Birgit:„Ja, nee.“ Nils:„Lass ihn ausreden. Ich glaube, er will gerade seine Kandidatur als Onlinebeauftragter der Fraktion bekannt geben.“ Rüdiger:„Sowas in der Art, lieber Nils. Ich kandidiere tatsächlich. Und zwar als Feelgoodmanager der Fraktion!“ Yasmin:„Was bitte?“ Ines:„Ich wusste nicht, dass du Denglisch sprichst.“ Rüdiger:„Wenn ihr jetzt bitte mal alle kurz die digitalen Schnäbel halten würdet.“ Nils:„Ich unterstütze Rüdigers Antrag auf ein kollektives ,Psst!‘“ Rüdiger: „Vielen Dank, Herr Vorsitzender! Wenn ihr gleich alle mal zu eurer Haustür gehen würdet und auf die Fußmatte schaut. Ich warte dann mal für‘ne Minute. Na los. Kein Witz. Bewegt euch. Das Internet ist noch hier, wenn ihr zurückkommt.“ Attila:„Hey, was ist das denn?“ Nils:„Rüdiger, was genau hast du da …?“ Rüdiger:„Ich weiß, ich bin nicht der mit den neuesten Ideen. Aber ich habe ein paar alte Tricks im Ärmel. Der Cateringdienst bei uns an der Ecke hat euch allen Partypakete vor die Tür gestellt. Ich glaube, die hatten zum ersten Mal, seit dieser Virus alles lahmgelegt hat, wieder Spaß. Laut Gerdas Schwester, die den Laden betreibt, ist das der erste richtige Auftrag seit einer Weile.“ Ines:„So, nun aber alle gleichzeitig aufmachen!“ Yasmin:„Cola, Chips und Pizza! Rüdi, das ist genau, was wir jetzt brauchen.“ DIE GESCHICHTE Nils 👏 Ines 👍 Rüdiger Yasmin Attila 👍 Birgit 👏 Rüdiger:„Ich weiß, dass wir uns alle über den Erfolg des Projekts freuen. Aber bitte nenn‘ mich nicht Rüdi. Sonst reiche ich die Cateringrechnung doch noch beim Geschäftszimmer ein.“ Ines:„Ich finde, Nils, du musst noch mal eine Rede halten. Schließlich war es unsere Fraktion, die trotz Pandemie einen Bürgerbeteiligungsprozess auf die Schiene gesetzt hat, der …“ Birgit: …einstimmig durch alle Stufen im Rat gelaufen ist.“ Attila:„Rede, Rede, Rede!“ Nils:„Nö!“ Ines:„Na gut, dann gratulier‘ uns jetzt wenigstens richtig.“ Nils:„Sehr gerne! Ich bin echt stolz auf uns. GLÜCKWUNSCH! 😀 🥳 🎉 Und nun macht die Musik wieder lauter. Das ist hier eine Party!“ Ende SEITE 17

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK DER WERKZEUGKASTEN DER WERKZEUGKASTEN Tools für Ihre Arbeit Nachdem Sie im ersten Teil des Praxisbuchs die Herausforderungen und Lösungen kollaborativen Arbeitens im realen Leben kennengelernt haben, wollen wir Ihnen im zweiten Teil die genannten Werkzeuge näher vorstellen. Wir wollen Ihnen dabei verschiedene technische Möglichkeiten und Anbieter aufzeigen, die Sie in der Kommunalpolitik beim kollaborativen Arbeiten unterstützen können. Alle Empfehlungen und Hinweise entsprechen dem Stand Mai 2021. SEITE 18

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK DATENSCHUTZ DER WERKZEUGKASTEN UND WIE IST DAS MIT DEM DATENSCHUTZ? Der Datenschutz ist bei allen Anbietern zunehmend in den Fokus gerückt. Grundsätzlich lohnt es sich immer, nach Alternativen zu den großen, proprietären Systemen zu schauen, in diesem Praxisbuch haben wir Ihnen einige vorgestellt. Achten Sie darauf, mit Ihren, wie mit personenbezogenen Daten von Dritten datensparsam und privatsphäreschonend umzugehen. Achten Sie, wo immer möglich die Grundlagen der Datenschutzgrundverordnung(DSGVO). Einen wichtigen Schritt in die richtige Richtung machen Sie immer, wenn Sie Werkzeuge nutzen, die auf europäischen oder gar deutschen Servern gehosted werden, oder wenn Sie einen eigenen Server aufsetzen. Ganz DSGVO-konform ist die Nutzung immer dann, wenn zur Lizenz ein Vertrag mit Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt, wenn datensparsame Vor-Einstellungen getroffen werden und wenn Transparenz über die Nutzung besteht, z. B. indem man das Tool in die eigene Datenschutzerklärung aufnimmt. Sicher müssen Sie immer abwägen: Kosten, Nutzerfreundlichkeit, Datenschutz – aber zunehmend entstehen auch DSGVO-konforme Entwicklungen, die es sich lohnt, für die eigene Arbeit in Betracht zu ziehen. Wir schlagen Ihnen möglichst DSGVO-konforme Werkzeuge vor, also Werkzeuge, die das europäische Datenschutzniveau einhalten, datensparsam und privatsphäreschonend sind. Anhand unserer Legende können Sie auf den ersten Blick erkennen, wie sich die vorgestellten Tools mit Blick auf die DSGVO verhalten.  = voll oder nahezu DSGVO-konform, deutliche Empfehlung zur Nutzung gegenüber Alternativem = in Teilen DSGVO-konform  = wenig bis gar nicht DSGVO-­konform, bitte nur mit Bedacht einsetzen Für die inhaltlichen Aussagen dieser Veröffentlichung tragen die Autorinnen und Autoren die Verantwortung. Die geäußerten Meinungen müssen nicht in allen Teilen der Meinung der Friedrich-Ebert-Stiftung entsprechen. Die hier genannten Werkzeuge und Instrumente sind keine offiziellen Empfehlungen der Friedrich-Ebert-Stiftung. Sie übernimmt insbesondere keine Haftung für die Konformität der besprochenen Programme mit den Vorgaben des europäischen Datenschuztes. Die Vorschläge basieren auf subjektiven Erfahrungswerten und entsprechen dem Stand Mai 2021. Die Autor_innen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. SEITE 19

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK MESSENGER-DIENSTE DER WERKZEUGKASTEN Messenger-Dienste haben längst die Kommunikation über E-MailVerteiler abgelöst. Sprachnachrichten, Videos, Textnachrichten, ­Bilder oder Dateien können per Messenger in Echtzeit ausgetauscht werden. Für Kommunalpolitiker_innen ist vor allem die Einrichtung von Gruppen interessant, um die gemeinsame Arbeit zu organisieren und abzustimmen. Spannend ist bei einigen Anbietern auch die Möglichkeit, Kanäle einzurichten: Mithilfe eines Kanals kann eine Fraktion, politische Partei oder andere Organisation mit einer Nachricht die Abonnent_innen ihres Kanals erreichen (one-to-­many). Das spart Zeit und kann die Reichweite von Nachrichten sehr erhöhen. TELEGRAM Telegram: https://telegram.org/ Manual: https://telegram.org/faq#telegram-grundlagen DSGVO: https://telegram.org/faq#f-was-ist-mit-der-gdpr-dsgvo Telegram ist ein kostenloser Instant-Messaging-Dienst zur Nutzung auf Smartphones, Tablets und PCs. Benutzer_innen von Telegram können Textnachrichten, Sprachnachrichten, Fotos, Videos und Dokumente austauschen. Neben dem Austausch von Nachrichten kann man auf Telegram auch Umfragen für Gruppen oder Kanäle erstellen, Sprachanrufe führen und Videonachrichten veröffentlichen. Generell sind Telegram-Chats cloudbasiert und damit für den Anbieter einsehbar. Über die Funktion sogenannter Geheim-Chats können Konversationen auf den jeweiligen Endgeräten gespeichert werden und gelten somit als deutlich sicherer (nicht in Gruppen möglich). Bedienung: Telegram lässt sich sehr einfach bedienen und intuitiv erlernen – wie die meisten anderen ­Messenger-Dienste auch. App im App Store/Google Play Store Ihres Endgeräts herunterladen. Vorteile Keine Werbung WebApp Kostenlos G roße Gruppen und Kanäle möglich (z. B.„Der Rote Faden“ oder„SPD“) Organisationen können ihre ­Kommunikation über Bots abwickeln Geheime Chats ermöglichen Ende-zu-Ende Verschlüsselung und die Selbstzerstörung von Nachrichten nach einer bestimmten Zeit Nachteile Nicht so weit verbreitet Zugriff auf Metadaten und Telefonbuch Standard-Chats sind nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt SEITE 20

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK DER WERKZEUGKASTEN MESSENGER-DIENSTE Weitere Messenger-Dienste SIGNAL Signal: https://signal.org/de/ Manual: https://support.signal.org/hc/de/ categories/360000674771-Erste-Schritte Signal · Kostenlose, einfach Bedienung · ist immer Ende-zu-Ende verschlüsselt · bestätigen die Kommunikation mit der richtigen Person · Zugriff auf Metadaten – keine Werbung, kein Tracking · Verschlüsselte Nutzerprofile · Zugriff auf das Telefonbuch: die Telefonbuch-­ Kontakte der Signal-User_innen werden nicht auf die Betriebsserver geladen. THREEMA Threema: https://threema.ch/de Threema · aut eigenen Angaben zu 100% DSGVO-konform · Hoher Datenschutz · lle gängigen Messenger-Funktionen vorhanden · eniger verbreitet als die anderen vorgestellten Messenger · Geringe einmalige Gebühr(max. 2,99 EUR) WHATSAPP WhatsApp: https://www.whatsapp.com/ Manual: https://www.whatsapp.com/features/ WhatsApp · Am weitesten verbreitet · alle gängigen Funktionen von Messengern · Ende-zu-Ende-Verschlüsselung · zu Facebook, erlaubt durch AGB Weitergabe von Nutzerdaten · Greift auf das Telefonbuch zu · Keine anonyme Nutzung möglich SEITE 21

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK VIDEOKONFERENZEN DER WERKZEUGKASTEN Videokonferenzen kommen dem Treffen vor Ort am nächsten. Sie ermöglichen, dass sich eine Fraktion oder ein Ortsverein virtuell trifft. Bild und Ton werden übertragen, alle sehen und hören sich. Um sich einzuwählen, brauchen die Teilnehmenden ein mobiles Endgerät(Smartphone, PC, Laptop oder Tablet) und eine stabile Internetverbindung. Per Videokonferenz können sich politisch Aktive nicht nur intern abstimmen, auch Workshops oder Konferenzen lassen sich per Videokonferenz abhalten. So lassen sich z. B. Bürgersprechstunden hervorragend online organisieren. In unserer Geschichte wird eine Videokonferenz-Software zur Bürgerbeteiligung genutzt. Um in verschiedenen Gruppen richtig zu arbeiten, werden hier die Teilnehmenden einer Videokonferenz in virtuelle Arbeitsgruppen verschoben(sog. Break-Out-Rooms). Während der Videokonferenz können Präsentationen gezeigt, Umfragen durchgeführt, Stimmungsbilder eingeholt oder gemeinsam an digitalen Whiteboards gearbeitet werden. Für eine WerkStadt, wie in unserer Geschichte beschrieben, kann eine Videokonferenz-Plattform als zentrales Element genutzt werden, über das sich die Teilnehmenden treffen. Weitere Tools, z. B. Whiteboards, Shared Documents und Umfragetools sind zum Teil bereits in den Videokonferenz-Lösungen integriert, zum Teil lohnt es sich, auch diese ergänzend einzusetzen. ZOOM MEETINGS ZOOM: https://zoom.us/ Manual: https://support.zoom.us/hc/ de?_ga=2.143207862.20239933.16209104221561850856.1617888731 ZOOM lizensieren, Kommunikation in Meetings verschlüsseln, Auftragsverarbeitungsvertrag schließen& ZOOM verpflichten Daten nur auf euro­ päischen Servern zu hosten, privatsphäreschonende Voreinstellungen einrichten(z. B. Voreinstellung: ­Kamera& Mikrofon aus)& Transparenz über die Nutzung(z.B. innerhalb der eigenen Datenschutzerklärung) ZOOM Nutzung ohne Lizenz und Vertrag Über Zoom Meetings können Videokonferenzen mit bis zu 1.000 Teilnehmer_innen abgehalten werden. Bild und Ton werden in HD-Qualität wiedergegeben. Während man die weiteren Teilnehmer_innen einer Konferenz auf dem Bildschirm sieht, kann man parallel im Chat Nachrichten an diese versenden und Dokumente teilen, um Präsentationen, Vorlagen etc. zu diskutieren. Enthalten ist auch eine einfache Whiteboard-Funktion. Darüber hinaus können Meetings aufgezeichnet oder live gestreamt werden, um sie nicht teilnehmenden Personen zugänglich zu machen. Über sogenannte Break-Out-Sessions können Teilnehmer_innen in verschiedene einzelne Räume aufgeteilt werden für Workshops, Gruppenarbeiten o. ä. Zoom hat viele der Datenschutz- und Datensicherheitsprobleme der Vergangenheit beheben können. Die Anwendung kann über den Browser oder eine App gestartet werden. Bedienung: Man kann einer Konferenz über einen Link beitreten. In der Videokonferenz selbst ist die Bedienung recht einfach über ein simples Menü auf der Fußleiste handhabbar. Wichtig sind Tests von Kamera und Mikrofon, bevor man an der ersten Zoom-Konferenz teilnimmt. Vorteile Hohe Bild- und Tonqualität In der Testversion kostenlos, verschiedene bedarfsorientierte Preismodelle vorhanden Keine Werbung Leichte Bedienung Einwahl auch über das Telefon möglich Verschlüsselung möglich Bei Lizenznahme Nutzung von europäischen Servern möglich Nachteile Datenschutz- und Datensicherheit weiter verbesserungsfähig Keine Zugangslinks ohne Passwortschutz oder Warteraum online stellen: Gefahr: Zoombombing SEITE 22

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK DER WERKZEUGKASTEN VIDEOKONFERENZEN Weitere Dienste für Videokonferenzen EDUDIP EduDip: https://www.edudip.com/de Manual: https://www.edudip.com/de/webinarsoftware Alfaview: https://alfaview.com/de/ Manual: https://alfaview.com/de/features/ JITSI Jitsi: https://jitsi.org/ Edudip · Videokonferenz-Funktionen · und ohne vorherige Installation sofort einsatzbereit · Deutschland entwickelt, betreut und in europäischen Rechenzentren gehostet · personenbezogenen Daten werden ausschließlich auf europäischen Servern gespeichert · DSGVO-konform · ab 34,00 Euro monatlich Alfaview · ängige Videokonferenz-Funktionen · usschließliche Nutzung von ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren mit Unternehmenssitz in Deutschland und der Europäische Union(DSGVO-Raum)= personenbezogenen Daten verbleiben in der Europäischen Union · aten werden nach aktuellen Standards(TLS/AES256) verschlüsselt · oll DSGVO-konform · osten ab 3,90 Euro monatlich Jitsi · externe Server über z. B. https://meet.jit.si/ · · & privatsphäreschonend · das Erstellen eines Accounts oder die Installation einer Software ist nicht notwendig · PC und mobil nutzbar · ist vollständig verschlüsselt, personenbezogene Daten werden nicht erhoben SEITE 23

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK DER WERKZEUGKASTEN VIDEOKONFERENZEN Weitere Dienste für Videokonferenzen BIGBLUEBUTTON BigBlueButton: https://bbbserver.de/bigbluebutton-konferenzen-datenschutzkonform WEBEX WebEx: https://www.webex.com/de/index.html MICROSOFT TEAMS Microsoft Teams: https://www.microsoft.com/ de-de/microsoft-teams/group-chat-software BigBlueButton · Integration mit Lern- und Inhaltsverwaltungssystemen · Whiteboard-Funktion · ann auf eigenen Servern gehostet werden, um Datenschutz und Datensicherheit zu verbessern · Einfaches Design · Einfache Bedienbarkeit · https://bbbserver.de/ auch mit externem Server als Service nutzbar(ab 08,33 Euro monatlich) · DSGVO-konform WebEx · Eine der erprobtesten Lösungen für Videokonferenzen · Bedienung mittlerweile doch recht intuitiv! · Sicherheitsstandards vergleichsweise hoch · Kostenlose Version für 30 Tage vorhanden · Kosten monatlich ab 12,85 Euro · Verschlüsselung möglich · SGVO konform, wenn die personenbezogenen Daten ausschließlich auf Servern in der EU verarbeitet werden, zugesichert durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag, basierend auf den sog. EU-Standardvertragsklauseln Microsoft Teams · Bestandteil von Microsoft Office 365 · Software in Verbindung mit Programmen zum Filesharing, Chat, Teamkanälen, Messaging · Für alleinige Nutzung für Videokonferenzen teuer · Bild- und Tonqualität nicht so gut wie bei Zoom · DSGVO-Konformität schwer einzuschätzen SEITE 24

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK WHITEBOARDS DER WERKZEUGKASTEN Virtuelle Whiteboards oder Concept Boards sind die Pinnwände des virtuellen Raums. Damit Ideen und Planungen nicht verloren gehen, können sie – für alle sichtbar und in Echtzeit – auf einem Whiteboard notiert werden. Die Whiteboards können von verschiedenen Nutzer_innen bearbeitet werden. Das kann zeitgleich, z. B. während einer Videokonferenz, geschehen, oder auch zeitversetzt. Manche Anbieter bieten grafisch sehr anschauliche Darstellungen. Die digitalen Whiteboards lassen sich auch z. B. als VorstellungsPinnwände nutzen. Bei Padlet kann z. B. jede_r Nutzer_in ein Foto von sich selbst hochladen und einen kurzen Vorstellungstext ergänzen. Teilnehmer_innen eines Workshops oder einer Konferenz können sich so vorher schon einander vorstellen – sozusagen die moderne Visitenkarte bei digitalen Veranstaltungen. Seien Sie grundsätzlich vorsichtig mit dem Einbinden von personenbezogenen Daten auf Online-Kollaborationstools! CONCEPTBOARD Conceptboard: https://conceptboard.com/de/use-cases/online-whiteboard/ Mit dem Conceptboard können verschiedene Personen gleichzeitig auf einem Whiteboard zusammenarbeiten, Notizen erstellen und Prozesse grafisch abbilden. Durch das gleichzeitige Arbeiten entsteht ein sehr agiler und kollaborativer Workflow. Ideen und Gedanken können gemeinsam ausgetauscht und in einer Workshop-Atmosphäre bearbeitet werden. Eine kostenfreie Version lässt das Erstellen weniger Boards zu. Bei häufiger Nutzung fallen monatliche Gebühren an. Bedienung Nach fünf Minuten des Herumprobierens hat man das Prinzip von Conceptboard verstanden und kann mit vielen Formen, Farben und Werkzeugen an einem interaktiven Workshop teilnehmen. Das Programm lässt sich intuitiv schnell erlernen, da es ähnlich aufgebaut ist wie klassische Workshop-Utensilien. Vorteile Intuitive Nutzung Kostenlose Testversion Modernes Layout Alles an einem Platz: gute Übersicht über Ideensammlungen und Arbeitsergebnisse Exportmöglichkeiten für die weitere Bearbeitung und Nutzung Verschlüsselt und gehostet in Deutschland= DSGVO-konform Nachteile Webseite von Conceptboard unübersichtlich Nutzung von Amazon Web Services SEITE 25

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK DER WERKZEUGKASTEN WHITEBOARDS Weitere Dienste für Whiteboards Flinga: https://flinga.fi/ Flinga · reduzierte Variante eines Whiteboards · zu erfassen und einfach zu verstehen · den Teilnehmenden werden keine personen­ bezogenen Daten erhoben und auswertet= DSGVO-konform MIRO Miro: https://miro.com MIRO · Intuitive Nutzung · Kostenlose Testversion · I ntegration mit MS Teams, Google, Dropbox möglich · Modernes Layout · Webseite von Miro unübersichtlich · SGVO-Konformität nicht abschließend zu bewerten; zum Teil werden Daten mithilfe der Amazon Web Services in die USA übertragen, andere Daten verbleiben je nach Lizenz auf europäischen Servern MURAL Mural: https://www.mural.co Mural · Workspace mit Schwerpunkt auf Visualisierung von digitaler Kollaboration · von Mural auf internationalen Servern; unklar, welche Daten wohin abfließen · Bis zu 20 Euro pro Mitglied und Monat · Firmentarife vereinbar PADLET Padlet: https://padlet.com/dashboard · Erstellung von Boards, Dokumenten und Webseiten · rowser-Anwendung mit kostenfreier Testversion für 30 Tage · Simples Design und einfache und intuitive Nutzung · ehrwert liegt hauptsächliche in der Möglichkeit der Einbindung audiovisueller medialer Inhalte · adlet nutzt verschiedene Analysedienste, die durch das Data Processing Addendum gedeckt sind und keine Rückschlüsse auf identifizierbare Personen zulassen · erfolgt das Nutzen ohne gleichzeitiges Login an anderen Plattformen und mit einem sicheren Browser wie z. B. dem DuckDuckGo Browser · der Server sind in den USA SEITE 26

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK DER WERKZEUGKASTEN ABSTIMMUNGS- UND UMFRAGETOOLS Wenn wir uns vor Ort treffen, können wir schriftlich oder per Handzeichen abstimmen oder uns Meinungsbilder einholen. Im digitalen Raum lassen sich solche Abstimmungen leicht durchführen und die Ergebnisse sind direkt für alle sichtbar. Wie geht das? Sie legen eine Umfrage oder Abstimmung an und schicken den Link an die Teilnehmenden per E-Mail oder stellen ihn während einer Videokonferenz in den Chat. Alle Teilnehmenden geben ihre Antworten ein und sofort ist das Ergebnis abrufbar. Dies erleichtert auch, alle Meinungen oder Terminoptionen persönlich einzuholen. TWEEDBACK Tweedback: https://tweedback.de/ Mit Tweedback kann man sowohl in der Präsenz als auch in virtuellen Meetings anonymes Feedback bzw. Umfragen generieren und die Ergebnisse in Echtzeit(alleine oder mit der gesamten Gruppe) anschauen. Man kann Meinungen einholen, Wissen abfragen und eine Chatwall als Feedbackinstrument und Fragen-­ Sammelstelle nutzen. ­Bedienung Auf der Tweedback-Startseite kann man direkt(sogar ohne Login) eine Session erstellen, in die Umfragen, Quizze und eine Wall eingebunden werden können. Teilnehmende gelangen via QR-Code oder einem Link zur Umfrage. Vorteile Einfacher Nutzen, schönes Design, Sehr intuitiv Kostenfrei Deutsche Server= DSGVO-konform Nachteile Keine Integration von eigenen Bildern oder Medien in die Umfragen (noch) keine Ausgabe von Tag-Clouds bei Freitextfragen SEITE 27

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK DER WERKZEUGKASTEN ABSTIMMUNGS- UND UMFRAGETOOLS Weitere Dienste für Abstimmungs- und Umfragetools PINGO Pingo: https://pingo.coactum.de/ Pingo · Single-Choice, sowie Freitextfragen möglich · von Ergebnissen in Grafiken und Tag-Clouds · Server= DSGVO-konform Sli.do: https://www.sli.do/de Sli.do · Bekannte Möglichkeiten der Abfrage · infache Integration in die gängigen Softwarelösungen(Powerpoint, etc.) · ist nicht ganz klar, welche Daten in die USA übermittelt werden bzw. die EU verlassen MENTIMETER Mentimeter: https://www.mentimeter.com/ Mentimeter · Einfache Erstellung von Umfragen · Tool zur Erstellung von interaktiven Präsentationen · Erstellung von Wordclouds · Modernes Design · Derzeit keine deutsche Version erhältlich · Kostenfreier Test möglich · s ist nicht ganz klar, welche Daten in die USA übermittelt werden kahoot: https://kahoot.it/ kahoot · ier kann man spielerisch lernen und miteinander quizzen · ielfältige Möglichkeiten der Erstellung von Quizzen sowie Einbindung von Medien · s ist nicht ganz klar, welche Daten in die USA über­mittelt werden bzw. die EU verlassen SEITE 28

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK TERMINABSTIMMUNGEN DER WERKZEUGKASTEN Mit Werkzeugen wie Doodle können Terminabstimmungen vorgenommen und einfache Online-Umfragen erstellt werden. Aber es gibt auch gute DSGVO-konforme Alternativen mit ganz ähnlichen Funktionen: · azu gehören z. B. das Tool dudle der TU Dresden (https://dudle.inf.tu-dresden.de/), · owie das nuudel von Digitalcourage (https://nuudel.digitalcourage.de/). Doodle: https://doodle.com/de/ Mit Doodle können Terminabstimmungen vorgenommen und einfache Online-Umfragen erstellt werden. Der Dienst kann teilweise anonym, kostenlos und ohne Registrierung genutzt werden, teilweise ist eine Registrierung notwendig und die Dienste sind kostenpflichtig. Die Umfragen dienen auf den ersten Blick der Abstimmung von Terminen für Personen, die keinen gemeinsamen Kalender haben. Das Tool kann allerdings auch für einfache Sachumfragen genutzt werden. Die Ergebnisse sind für alle Teilnehmer_innen sichtbar. Bedienung Doodle führt die Benutzer_innen einfach durch das Programm, sodass eine Umfrage innerhalb weniger Minuten erstellt ist. Die teureren Bezahlmodelle ermöglichen viele zusätzliche integrierte Softwarebestandteile, wie z. B. Inte­gra­tion von Slack, eigene Planungsassistenten Vorteile Einfache Nutzung Kostenlose Testversion Modernes Design Nachteile Keine Integration anderer Systeme Werbung Datenschutzbedenken SEITE 29

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK TELEFONKONFERENZEN DER WERKZEUGKASTEN Kleine Telefonkonferenzen mit dem Smartphone erstellen Auf den gängigen Android- und Apple-Smartphones ist es möglich, einfache Telefonkonferenzen durchzuführen. Zunächst ruft der/die Moderator_in eine_n ­erste_n Gesprächsteilnehmer_in an. Daraufhin lässt sich mittels eines Plus-Zeichens eine weitere Person anrufen, währenddessen der bereits bestehende Anruf gehalten wird. Sobald die zweite Person den Anruf angenommen hat, lässt sich üblicherweise durch das Drücken auf ein Pfeil-Symbol der Anruf zusammenführen. Mit dem beschriebenen Prozess lassen sich zusätzliche Personen hinzufügen. Moderation und Absprachen in großen Telefon-Runden sind tricky, da man sich nicht sieht! Gerade in großen Runden mit einem hohen Kommunikationsbedarf sollte die Videokonferenz der reinen Telefonkonferenz vorgezogen werden, da hier Moderation und Beteiligung sehr viel einfacher sind. MEETYOO CONFERENCING MICROSOFT TEAMS Meetyoo Conferencing Meetyoo ist ein kostenpflichtiger Dienst zur Einrichtung von Telefonkonferenzen, ebenso Webkonferenzen. Es gibt verschiedene Optionen zum Konfigurieren von Konferenzen in verschiedenen Größenordnungen. Die Tarifstruktur ist übersichtlich, feste Vereinbarungen können monatlich gekündigt werden. Bedienung Einfache Einrichtung von Telefonkonferenzen im Browser in Windows-Optik, damit recht intuitiv erfassbar. Vorteile Stabiles System Monatliche Kündigung möglich Viele Optionen vorhanden DSGVO-konform Nachteile Tarifstruktur kann teuer werden bei nicht-bedarfsgerechter Auswahl Kein kostenloser Test möglich Microsoft Teams · PC/Smartphone Konferenzen möglich. Zu näheren Informationen s. Videokonferenzen ZOOM MEETINGS Zoom Meetings · PC/Smartphone Konferenzen möglich. Zu näheren Informationen s. Videokonferenzen BUSINESS KONFERENZ Telekom Business Konferenz · 10,5 Cent/Minute/ Teilnehmer · Sicherheit · Testmöglichkeit SEITE 30

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK SHARED DOCUMENTS Kollaborative Textbearbeitung DER WERKZEUGKASTEN Sie kennen das: Sie wollen gemeinsam mit weiteren Personen an einem Dokument arbeiten und ständig werden unterschiedliche Versionen per E-Mail an alle geschickt. Bald geht der Überblick verloren, wer wann etwas geändert hat und welche Version die aktuell gültige ist. Davon können Sie sich verabschieden, wenn Sie Ihr Dokument als„Shared D­ oc(ument)“ anlegen. Die Datei wird beim Anbieter hinterlegt, mit einem Link können die Bearbeiter_innen zugreifen, bearbeiten und direkt abspeichern. Der/die Nächste greift mit dem Link dann immer auf die neueste Version zu. Seien Sie grundsätzlich vorsichtig mit dem Einbinden von personenbezogenen Daten auf Online-Kollaborationstools! Nutzung über folgende Links · v ia Server Digitalcourage: https://pad.foebud.org/ · v ia EduPad: https://edupad.ch/ · v ia YoPad: https://yopad.eu/ Den Open-Source-Code von Etherpad kann man entweder auf dem eigenen Server aufsetzen oder über dritte Instanzen(Server) nutzen. Kein Hin- und Herschicken mehr per E-Mail, einfach ein Pad einrichten, den Link freigeben und mit der Zusammenarbeit beginnen. Mit Etherpad können Dokumente gemeinsam in Echtzeit bearbeitet werden, egal ob Protokolle, Einladungen, Pressemitteilungen oder To-Do-Listen – alle können gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten. Vorteile Sehr einfach Handhabe, Nutzung und Navigation Browserbasiert und anonym nutzbar Pads löschen sich automatisch nach einer voreingestellten Zeit Einfacher Export möglich Extrem datensparsam und privatsphäreschonend, deshalb weitgehend DSGVO-konform Nachteile Nur begrenzte Formatierungs­ möglichkeiten Keine Möglichkeit der Einbindung von Medien(Dateien, Bilder, etc.) SEITE 31

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK SHARED DOCUMENTS Kollaborative Textbearbeitung DER WERKZEUGKASTEN Weitere Dienste für kollaborative Textbearbeitung GOOGLE DOCS Google Docs: https://docs.google.com/ Mit Google Docs können Textdokumente gemeinsam erstellt, gleichzeitig bearbeitet und geteilt werden. Als Browser-Anwendung ist G­ oogle Docs leicht erreichbar und lässt sich intuitiv bedienen. Alle gängigen Dokumentformate lassen sich importieren und nach der Bearbeitung auch wieder exportieren. Bedienung: Sehr simple Bedienung nach kurzer Einarbeitung, ein Login bei Google ist für die Nutzung notwendig. Vorteile Einfache Handhabung E infaches Einbinden von Medien Als Browser-Anwendung leicht ­erreichbar Google Docs ist Teil des GoogleOffice-Pakets, welches weitere ­Anwendungen beinhaltet wie Sheets, Slides und Forms Mehrere Nutzer können parallel an einem Dokument arbeiten Erkennt die gängigen DokumentFormate Kostenlos Nachteile Bedenken beim Datenschutz Bei der Übertragung von aus­g­ e­ fallenen und k­ omplexen Dateien gibt es teilweise Probleme in der ­Darstellung MICROSOFT OFFICE WORD Microsoft Office Word: https:// support.microsoft.com/de-de/office/ zusammenarbeiten-an-word-dokumenten-mit-gemeinsamer-dokumenterstellung-in-echtzeit-7dd3040c-3f30-4fddbab0-8586492a1f1d Microsoft Office Word · Office 365 einen Monat kostenlos testbar · ie meisten Benutzer_innen sind mit OfficeAnwendungen vertraut · Hohe Programmtiefe · emeinsames Bearbeiten von Dokumenten möglich · Keine dauerhaft kostenlose Nutzung möglich · emeinsames Bearbeiten von Dokumenten möglich, in der Regel via Cloud(OneDrive) · Unklarheiten beim Datenschutz EDUPAD.CH Edupad.ch: https://edupad.ch Edupad.ch · Basierend auf Open-Source-Plattform E­ therPad · Kostenlos nutzbar und simple Anwendung · Keine Registrierung notwendig SEITE 32

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK DATENTRANSFER DER WERKZEUGKASTEN Wenn große Dateien verschickt werden sollen, streikt häufiger das E-Mail-Postfach. Große Anhänge können oft nicht verschickt werden oder verstopfen beim Empfänger das Postfach. Deshalb eignen sich verschiedene Anbieter für Datentransfers, wenn viele oder große Dateien verteilt werden müssen. Beim Dienstleister können die Dateien hochgeladen und entweder temporär oder dauerhaft in dessen Cloud abgespeichert werden. Mit einem Download-Link oder einem individuellen Zugang können die Dateien dann dem Empfänger zugänglich gemacht werden. TELEKOM Telekom: https://cloud.telekom-dienste.de/hilfe/speicher/speicherplatz-kostenlos Telekom · Kostenlos bis zu 3 GB Speicherkapazität · Server in Deutschland · Weitestgehend DSGVO-konform NEXTCLOUD Nextcloud: https://nextcloud.com/de/ DROPBOX Dropbox: https://www.dropbox.com/ Mit der Nextcloud können Sie nicht nur Dateispeicher organisieren und Rechte verteilen, sondern auch zunehmend Online-Zusammenarbeit ermöglichen. Man kann diese Lösung auf dem eigenen Server oder mit einem DSGVO-konformen Provider aufsetzen(lassen). So ist das System voll verschlüsselt und DSGVO-konform. Kosten ab 50 Euro monatlich. Vorteile Einfach zu bedienen  Nutzer_innen- und ­Rechtemanagement möglich Kollaboration möglich Verschlüsselung DSGVO-konform Nachteile Nicht unerhebliche Kosten Dropbox · Sehr einfach, intuitiv und bis zu 2 GB kostenfrei · Drag& Drop · wird beim Nutzen von Dropbox die Verschlüsselung geprüft und ein AV-Vertrag geschlossen(der das Unternehmen auf die DSGVO verpflichtet) · Bedenken bei Datenschutz und Datensicherheit · GB Speicherplatz reichen oft nicht aus bei Nutzung von Medieninhalten (Foto, Video), sodass auf einen kostenpflichtigen Account gewechselt werden muss. SEITE 33

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK DER WERKZEUGKASTEN DATENTRANSFER Weitere Dienste für Datentransfer GOOGLE DRIVE Google Drive: https://www.google.com/drive/ Google Drive · Speichern von Dateien in der Cloud · ugang für verschiedene Nutzer_innen möglich · Intuitive, simple Oberfläche · Bis zu 15 GB kostenfrei nutzbar · in Google-Ökosystem, also für Nutzer_innen der Google-Systeme sehr geeignet · Datenschutz wie üblich bei Google fraglich · wird beim Nutzen von GoogleDrive die Verschlüsselung geprüft und ein AV-Vertrag geschlossen(der das Unternehmen auf die DSGVO verpflichtet) WETRANSFER WeTransfer: https://wetransfer.com/ WeTransfer · Browser-Anwendung · Keine Registrierung notwendig · ersand von Dateien via E-Mail-Benachrichtigung und Download durch Empfänger_innen · Bis zu 2 GB pro Versand kostenfrei · Einfache Bedienung · Verschlüsselter Datentransfer Für den reinen Datentransfer braucht es nicht unbedingt eine Cloud, es reicht auch ein reiner Transfer-Dienst wie WeTransfer, der es kostenfrei und einfach ermöglicht, größere Dateien zu versenden und zugänglich zu machen. Eine Alternative zu W­ eTransfer, die etwas mehr Wert auf Datenschutz legt, ist zum Beispiel SwissTransfer: https://www.swisstransfer.com/de SEITE 34

PRAXISBUCH: DIGITALE ZUSAMMENARBEIT IN DER KOMMUNALPOLITIK VIRTUELLE RATS- UND AUSSCHUSSITZUNGEN In vielen Bundesländern sind und waren digitale Ratssitzungen vorübergehend während der Pandemie befristet möglich. Digitale, ebenso wie hybride Ratssitzungen, bei denen nur ein Teil der Gemeinderäte vor Ort ist, unterliegen aber strengen Regeln. Zum Teil müssen jene, die nicht in Person anwesend sind, erklären, dass sie Teil einer Risikogruppe sind; zum Teil müssen mindestens die jeweiligen Vorsitzenden vor Ort sein. Außerdem muss sichergestellt werden, dass auch wirklich nur die Abgeordneten der Räte und Ausschüsse anwesend sind und es darf in manchen Bundesländern nicht alles online beschlossen werden. Hinzu kommen Bedenken mit Blick auf die Verschwiegenheit im Kontext nicht-öffentlicher Teile der Sitzungen, und zugleich muss das Öffentlichkeitsprinzip für Bürger_innen und Medien, zum Beispiel in Form eines Livestreams, gewahrt bleiben. KURZ GESAGT: Es bleibt kompliziert! Virtuelle Sitzungen bieten eine Menge Chancen und Möglichkeiten mit Blick auf Reichweite und das Einbeziehen von Bürger_innen, trotzdem müssen die grundsätzlichen Regeln eingehalten werden. Mehr Informationen zum Thema finden Sie hier: https://kommunal.de/digitale-ratssitzung-gesetz DER WERKZEUGKASTEN SEITE 35

IMPRESSUM Herausgegeben von der Friedrich-Ebert-Stiftung, Abteilung Politische Bildung und Dialog, KommunalAkademie Verantwortlich: Anne Haller Godesberger Allee 149 53175 Bonn Telefon+49(0) 228 883-7126 www.fes.de/kommunalakademie 2. überarbeitete Fassung 2021 Autor_innen: Dennis Eighteen, Katharina Mosene Gestaltung: ASK.Berlin Publikationen der Friedrich-Ebert-Stiftung dürfen nicht für Wahlkampfzwecke verwendet werden.