DEZ 2020 MANAGERKREIS DER FRIEDRICH-EBERT-STIFTUNG Bürokratieabbau Post-Corona 1. Es besteht eine immense Nachfrage nach der Digitalisierung von Arbeitsprozessen, so das Ergebnis einer nicht repräsentativen Umfrage unter Mitgliedern des Managerkreises. 2. Die Befragten wünschen sich vor allem schnellere Fortschritte bei Digitalisierungsprozessen im Bereich der Datenabfrage und Kommunikation zwischen Unternehmen und Verwaltung. 3. Das Bürokratieentlastungsgesetz III hat den administrativen Arbeitsaufwand erleichtert. 4. Die Mehrheit der Befragten fühlt sich nicht in Optimierungsprozesse eingebunden. Sie wünschen sich mehr Möglichkeiten zur aktiven Mitgestaltung. 5. Um Anreize für die Teilnahme an Vergaben zu erhöhen, wünschen sich die Befragten die Refokussierung auf kleine Unternehmen. Bei geringerem bürokratischen Aufwand und realitätsnäheren Vorgaben würden sich mehr kleine Unternehmen auf Vergaben bewerben. Elena Müller Die Umfrage und die Befragten Methodik Der Managerkreis Berlin-Brandenburg hat am 22. Juni 2020 ein Fachgespräch mit Dr. Frank Nägele, Berliner Staatssekretär für Verwaltungs- und Infrastrukturmodernisierung, sowie LenaSophie Müller, Geschäftsführerin der Initiative D21, durchgeführt. Auf dieser Grundlage wurde die Umfrage„Bürokratieabbau Post-Corona: Mit smarter Verwaltung klein- und mittelständische Unternehmen fördern“ im August 2020 fertiggestellt und an die Mitglieder des Managerkreises Berlin-Brandenburg geschickt. Sie wurde Ende September 2020 geschlossen. Die Umfrage wurde über LamaPoll.de veröffentlicht und war durch ein Passwort nur für Mitglieder des Managerkreises zugänglich. An der Umfrage beteiligten sich 32 Personen. Die Zahl der Antworten auf die einzelnen Fragen ist in der jeweiligen Fußnote vermerkt. Die Umfrage ist nicht repräsentativ. Charakterisierung der Befragten Die Teilnehmer_innen der Umfrage sind alle Mitglieder des Managerkreises der Friedrich-Ebert-Stiftung. Positiv zu betonen ist die ähnlich große Menge an Angestellten(57%) und selbstständig Beschäftigten(43%). Die Grafik stellt die Sektoren dar, in welchen die Teilnehmer_innen arbeiten. Die Befragten kamen aus dem Bildungs-, Gesundheits- und aus dem Finanzwesen. Außerdem waren Befragte aus dem öffentlichen Dienst, IT-Bereich, Handel, Industrie und weiteren Branchen vertreten. Die angestellten Teilnehmer_innen stammten sowohl aus mittelständischen als auch aus großen Unternehmen. 1 24 Befragte kamen aus Unternehmen mit ca. 400 dauerhaft Beschäftigten. Eine befragte Person kam aus einem Unternehmen mit ca. 15.000 dauerhaft Beschäftigten. Allgemeine Zufriedenheit mit der Berliner Verwaltung 2 Im Großen und Ganzen ist zu erkennen, dass die Befragten viel Verbesserungspotenzial in der Berliner Verwaltung sehen. 42% der Befragten haben angegeben, dass sie unzufrieden mit der Verwaltung sind, und 5% sind sogar sehr unzufrieden. Im Gegensatz dazu stehen 5%, die im Allgemeinen sehr zufrieden und 26%, die zufrieden sind. 21% der Befragten haben ein neutrales Verhältnis zur Berliner Verwaltung. 1 Frage beantwortet: 27 Personen; Frage nicht beantwortet: 5 Personen 2 Frage beantwortet: 19 Personen; Frage nicht beantwortet: 13 Personen

Abbildung 1 Branchenzugehörigkeit der Befragten 40 % Quelle: eigene Darstellung 10 % 10 % 10 % 6,7 % 10 % Gesundheitswesen Bildungswesen Sozialbereich Finanzwesen Industrie öffentlicher Dienst IT Handel Produktion Sonstige Digitalisierung der Verwaltung: schnellere Kommunikation, weniger Aufwand Auswirkungen der Corona-Krise „Unter den Corona-Bedingungen hat sich die Verwaltung vom Bürger zurückgezogen.“  3 Insgesamt zeigt sich vor allem der Bedarf nach der Fortführung von Digitalisierungsprozessen. In den Anfängen der CoronaKrise war aus Sicht von vielen Befragten die Berliner Verwaltung nur schwer und selten zu erreichen. Da viele Prozesse in der Verwaltung noch nicht digitalisiert waren, wurden sie aus Sicht der Unternehmen in der Krise oft stillgelegt bzw. vorerst nicht weiter verfolgt. Mehrere frühere Umfragen, z.B. der Berliner IHK, haben die hohe Bedeutung der Digitalisierung der Verwaltung gerade für Mittelständler belegt. Auch die Bitkom hat immer wieder die massiven zeitlichen und finanziellen Einsparungen sowohl für Bürger_innen als auch für Unternehmen betont. Die Umfrage zeigt, dass ohne das Anschieben von Digitalisierungsprozessen die Wahrnehmung bei Unternehmen entstehen kann, dass sie in der Corona-Krise auf sich alleine gestellt sind. Neun der Befragten haben geantwortet, dass sie keine positiven Erfahrungen in der Corona-Krise mit der Verwaltung machen konnten. 4 Eine befragte Person gab an, dass sie die Verwaltung während der Krise nicht erreichen konnte. Die Befragten betonen:„Die Digitalisierung ist nur im Ansatz erkennbar. Die Prozesse sind nicht verbunden. Digitale Abläufe sind nicht vorhanden oder durchdacht.“ Vor allem der Stand der Digitalisierung bezüglich der Kommunikation, der Aufwand 3 Antwort einer befragten Person der Umfrage 4 Frage beantwortet: 19; Frage nicht beantwortet: 13 bei Dokumentationspflichten, das Bearbeiten von Anträgen und der generellen digitalen Infrastruktur wird als Problem wahrgenommen. Trotz der mehrheitlich negativen Erfahrungen mit der Verwaltung während der Krise gab es auch einzelne Rückmeldungen(insgesamt 4), die Positives betont haben. Die Brandenburger und auch Berliner Verwaltung wurden für ihre Bemühungen für schnelle, unkomplizierte Lösungen, ihre Corona-Hilfen und die Beratungen zur Kurzarbeit ausdrücklich gelobt. 5 Kommunikation mit der Verwaltung: Handlungsempfehlungen 6 In Bezug auf die zeitnahe Rückmeldung der Verwaltung bei Anfragen und Anträgen gab es einen Zwiespalt bei den Befragten. Es war eine leichte Tendenz zur Unzufriedenheit zu erkennen: 32% der Befragten sind unzufrieden und 16% sogar sehr unzufrieden mit der Zügigkeit der Rückmeldung der Verwaltung bei Anfragen und Anträgen. Im Gegensatz dazu gibt es 11%, die sehr zufrieden und 21%, die zufrieden mit dem Tempo der Verwaltung sind. Digitale Ausstattung der Mitarbeiter_innen der Verwaltung: Eine wichtige Schlussfolgerung ist, dass die Unterbesetzung des Personals als Schwachstelle wahrgenommen wird. Es muss den Mitarbeiter_innen möglich sein, während der Krise im Homeoffice arbeiten zu können. Nur dadurch ist die Aufrechterhaltung einer verbindlichen Rückmelde- und Bearbeitungskultur möglich. Die Befragten empfehlen, dass es im Rahmen von Datenschutzvorschriften möglich sein muss, Unterlagen und Akten an die 5 Frage beantwortet: 19; Frage nicht beantwortet: 13 6 Frage beantwortet: 11; Frage nicht beantwortet: 21 S 2

im Homeoffice arbeitenden Mitarbeiter_innen der Verwaltung zu schicken. Kommunikation von digitalen Prozessen: Die Teilnehmer_innen der Befragung kommunizieren an vielen Stellen, dass sie oft gar nicht oder nur über Umwege von digitalisierten Prozessen der Verwaltung erfahren. Das bedeutet, dass Unternehmen häufig unnötigerweise analog arbeiten, weil sie nicht erfahren haben, dass ein Prozess digitalisiert wurde. Die Befragten wünschen sich eine klarere Kommunikation der Verwaltung in diesem Bereich. Eine Verbesserung ist möglicherweise durch die Zentralisierung der Kommunikation zu erreichen. Durch einen regelmäßigen Newsletter oder einen Bereich auf der Website der Verwaltung könnte über Updates berichtet werden. Effiziente Interaktion: Handlungsempfehlungen 7 Bezüglich der Effizienz der Abfrage von Daten ist es wichtig hervorzuheben, dass 0% der Befragten sehr zufrieden sind. Nur 21% sind zufrieden mit der Datenabfrage und der Rest befindet sich im mittleren(47%), unzufriedenen(26%) oder sehr unzufriedenen Bereich(5%). Die Mitglieder des Managerkreises kommunizieren somit deutlich, dass es noch ein großes Ausbaupotenzial in der Effizienz der Datenabfrage gibt. Meldewesen digitalisieren: Digitales Bearbeiten und Einreichen von Anträgen vor allem beim Bürgeramt oder bei der Anmeldung von Gewerben. Das Bürokratieentlastungsgesetz III 8 Das BEG III gilt seit dem 1. Januar 2020 und bewirkt Erleichterungen im Arbeitsalltag. Es beinhaltet Maßnahmen wie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsmeldung und die Reduktion von Meldepflichten z.B. durch die Erhöhung auf vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung. Außerdem wurde das Registerwesen durch die Einführung eines Basisregisters mit einheitlichen Wirtschaftsnummern modernisiert. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Die Mehrheit der Befragten(46%) verhält sich neutral zu diesem Prozess. 23% empfinden ihn als gut und 15% finden ihn jeweils schlecht oder sehr schlecht. Aufgrund der allgemein hohen Nachfrage, welche die Verwaltung zur Digitalisierung der Arbeitsunfähigkeitsmeldung führte, ist davon auszugehen, dass die negativen Bewertungen sich hauptsächlich auf die Implementierung der digitalen Arbeitsunfähigkeitsmeldung berufen. Menge und Häufigkeit von Meldepflichten: Keine/r der Befragten ist sehr zufrieden oder sehr unzufrieden mit der Menge und Häufigkeit von Meldepflichten. Der Hauptanteil befindet sich mit 61% im Mittelfeld und scheint somit indifferent mit der Menge und Häufigkeit der Meldepflichten zu sein. 17% halten den derzeitigen Stand der Meldepflichten für gut und 22% halten ihn für schlecht. Die Mehrheit der Befragten verhält sich positiv oder neutral zu der Digitalisierung der Meldepflichten(sehr gut: 8%, gut: 17%, neutral: 50%). Auch hier gibt es einen kleinen Anteil, der höchstwahrscheinlich aufgrund der Implementierung mit dem Aspekt des Gesetztes unzufrieden ist(schlecht: 17%; sehr schlecht: 8%). Vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung: Die Reduktion der Umsatzsteuervoranmeldung auf einen vierteljährlichen Rhythmus wird von den Teilnehmer_innen der Umfrage als eine sehr positive Entwicklung wahrgenommen. 21% der Befragten empfinden sie als sehr gut und 43% als gut. 29% verhalten sich ihr gegenüber neutral. 0% der Befragten empfinden die Reduktion als sehr schlecht und nur 7% empfinden sie als schlecht. Einführung eines Basisregisters: Die Modernisierung des Basisregisters traf bei den Befragten auf großen Anklang: 17% finden die Einführung sehr gut und 33% halten sie für gut. 42% der Befragten sind neutral und nur 8% halten die Einführung für schlecht. 0% der Befragten halten sie für sehr schlecht. Austausch zwischen Unternehmen und der Verwaltung Die Mehrheit der Befragten fühlt sich nicht in Optimierungsprozesse eingebunden und in diesen berücksichtigt. 9 Bei einem großen Teil der Antworten sind Ärger und Ratlosigkeit über diese Situation bei den Befragten zu erkennen. So wird der Verwaltung unterstellt,„kein Interesse am Gelingen“ und„aufgegeben“ zu haben. Der Fakt, dass die existierenden Bemühungen der Berliner Verwaltung aus Sicht von verschiedenen Befragten nicht sichtbar sind, zeigt ein Kommunikationsproblem zwischen der Verwaltung und Unternehmen. Die Befragten formulieren klare Hinweise zur besseren Einbindung von Unternehmen in Optimierungsprozesse. Der unterliegende Wunsch in der Mehrheit der Antworten liegt dabei in einem höheren Maß an Mitgestaltungsmöglichkeiten. Die Befragten möchten nicht nur angehört werden, sondern wünschen sich auch sichtbare Veränderungen und die Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung. Anbei eine Auflistung der Empfehlungen zur Mitgestaltung der Unternehmen: 7 Frage beantwortet: 11; Frage nicht beantwortet: 21 8 Frage beantwortet: 14; Frage nicht beantwortet: 18 9 Frage beantwortet: 13; Frage nicht beantwortet: 19 S 3

Einbeziehen von Expert_innen in Entscheidungen IT-Gesprächskreise 10 Regelmäßige runde Tische zu Einzelthemen Vergaberecht: Neue Anreize für Unternehmen schaffen Die Befragten haben verschiedene Meinungen zum derzeitigen Stand des Vergaberechts zum Ausdruck gebracht. 11 Teilweise wird hervorgehoben, dass es sichtbare Verbesserungen gibt. Jedoch gibt es viele Teilnehmer_innen, die diese Verbesserungen nicht in ihrem Alltag erleben und die keinen Anreiz zur Teilnahme an Vergaben spüren. Die Befragten geben an, dass für sie die Bewerbung auf Vergaben attraktiver werden würde, wenn die Berliner Verwaltung auf folgende Aspekte stärker einginge: 10 Die befragte Person empfiehlt die IT-Gesprächskreise im Stil des BMFs durchzuführen. 11 Frage beantwortet: 10; Frage nicht beantwortet: 22 Klare Angaben zum Bieter: Die Befragten betonen, dass es häufig unzureichende Informationen zu den Angeboten und Bietern gibt. Sie wünschen sich umfangreiche Profile, um eine informierte Entscheidung treffen zu können. Geringerer Bürokratieaufwand: Es muss schneller und einfacher werden, sich auf Vergaben zu bewerben. Förderung von kleinen Unternehmen: Die Befragten betonen, dass es vergleichsweise schwierig für Kleinunternehmen ist, eine Chance im Vergabewettbewerb zu haben. Sie wünschen sich, dass die Teilnahmebedingungen und Vorgaben von Vergaben zugänglicher für kleine Unternehmen werden, sodass auch diese von Vergaben profitieren können. Somit soll die Verwaltung bei einer Vergabe ein Unternehmen nicht nur auswählen, weil es das günstigste Angebot macht. Laut Befragten sollte es auch einen Fokus darauf geben, aktiv kleine Unternehmen in ihrer Entwicklung zu fördern. In der Reihe Managerkreis Impulse sind zuletzt erschienen: Fahrplan aus der Krise – Wie der Managerkreis die wirtschaftspolitische Zukunft sieht Managerkreis der Friedrich-Ebert-Stiftung, November 2020. Digital, transformativ, innovativ – Agenda für die Zukunftsfähigkeit Bayerns Werner Widuckel und Doris Aschenbrenner, November 2020. Geldwäsche bekämpfen, aber bitte sachgerecht und effizient Harald Noack, Indranil Ganguli, Oktober 2020. Städte für Menschen bauen – Best-Practice-Beispiele aus Deutschland und Europa Elena Müller, Oktober 2020. Forderungen zur Bewältigung der Folgen der Corona-Krise für Mitteldeutschland Managerkreis Mitteldeutschland der Friedrich-Ebert-Stiftung, Juni 2020. Stark mit Quote – Unternehmenserfolg durch erfolgreiche Frauen im Vorstand? Beate Kummer, Katrin Rohmann, Petra Rossbrey, Juni 2020. Die Veröffentlichungen der Managerkreis Impulse finden Sie unter: https://www.managerkreis.de/publikationen Über die Autorin: Elena Müller, Studentin des Bachelors Politics, Economics and Social Thought und Student Research Assistant bei TMG ThinkTank for Sustainability GmbH. Die Ausführungen und Schlussfolgerungen sind von der Autorin in eigener Verantwortung vorgenommen worden und geben ausschließlich ihre persönliche Meinung wieder. Impressum:© Friedrich-Ebert-Stiftung| Herausgeber: Managerkreis der Friedrich-Ebert-Stiftung, Hiroshimastr. 17, 10785 Berlin www.managerkreis.de| ISBN: 978-3-96250-769-8| Eine gewerbliche Nutzung der von der FES herausgegebenen Medien ist ohne schriftliche Zustimmung durch die FES nicht gestattet. Design: Lobo-Design.com Druck: Brandt GmbH S 4